【正文】 領(lǐng)用人領(lǐng)用鑰匙后，需在領(lǐng)用單上注明確認(rèn)。 員工離職時(shí)須將更衣柜清理干凈。 . 更衣柜、鑰匙的管理 員工更衣柜不能隨便與他人調(diào)換，不能私裝鎖頭和私配鑰匙，不能存放易燃易爆危險(xiǎn)物品，不要存放貴重物品，物管公司 /管理處不負(fù)任何私人財(cái)物損失的責(zé)任。 員工須注意愛(ài)護(hù)員工證，人為損壞或遺失，除按規(guī)定及時(shí)到行政人事部補(bǔ)辦手續(xù)外，將視實(shí)際情況可能給予一定的紀(jì)律處分。 22 其他行政管理規(guī)定 . 員工證 所有員工在入職時(shí)均由物管公司行政人事部簽發(fā)的員工證。 會(huì)客請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室。開(kāi)會(huì)所需的物品，在會(huì)議結(jié)束后，立即由該部門(mén)負(fù)責(zé)搬離會(huì)議室。 垃圾簍只供臨時(shí)放置紙屑的雜物，食物殘?jiān)?、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請(qǐng)勿放進(jìn)垃圾簍。位于公共通道上的文件柜面，不許放置任何物品；座位旁的文件柜面，只許放置整齊的文件夾；圖紙一律放到文件柜 內(nèi)。平時(shí)文件柜鑰匙請(qǐng)不要插在柜上，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管以免遺失或不慎折斷。 辦公桌下不許放置非經(jīng)同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機(jī)、電源設(shè)備、移動(dòng)柜、垃圾簍除外。 保持辦公桌的整潔，上班時(shí)電話機(jī)、文件要擺放整齊，不放置與工作無(wú)關(guān)的東西。 復(fù)印非對(duì)外的正式文件、或?qū)俟緝?nèi)部的往來(lái)文件，使用雙面的復(fù)印方式、或用二次用紙復(fù)印。 對(duì)已無(wú)效、但原有的內(nèi)容屬保密的二次用紙，可留作自用，在可能的情況下避免 碎、毀的處理方法。屢犯不改者，視情節(jié)給予處分，直至辭退處理。 行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)不全即幫他人撥打長(zhǎng)途電話者，除當(dāng)次電話費(fèi)由其全額支付外，每發(fā) 現(xiàn)一次罰款 50 元。各管理處可根據(jù)話費(fèi)預(yù)算，統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi) IP 電話卡，由行政人員保管，員工因公需要撥打長(zhǎng)途的，必須在《長(zhǎng)話登記冊(cè)》上注明對(duì)方號(hào)碼、撥打原因，由部門(mén)主管或管理處主任簽字確認(rèn)，行政助理才予以協(xié)助撥打，并記錄每次時(shí)長(zhǎng)及消費(fèi)額。 消防監(jiān)控、工程報(bào)障及客戶(hù)熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設(shè)，業(yè)務(wù)撥打電話應(yīng)盡可能采用總機(jī)線路 。 各管理處的每月電話費(fèi)用應(yīng)不超過(guò)費(fèi)用預(yù)算的 10%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書(shū)面報(bào)告予物管公司審核，否則超出費(fèi)用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。對(duì)電話費(fèi)用有疑問(wèn)的，應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門(mén)查明原因，為費(fèi)用結(jié)算提供合 理的數(shù)據(jù)資料。 由各管理處主任根據(jù)實(shí)際情況編制每年度辦公電話費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司審核，并負(fù)責(zé)對(duì)辦公電話的費(fèi)用支出做出有效控制和監(jiān)督。 前臺(tái)文員接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為“您好， x x 新世界 管理處 ，當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí)，說(shuō)“請(qǐng)稍候！”如分機(jī)占線，說(shuō)“電話占線，請(qǐng)稍后再撥。” 總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。 ,或撥 0 由總機(jī)為您服務(wù)。 總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為“您好， x x 客戶(hù)服務(wù)中心，請(qǐng)撥分機(jī)號(hào)碼，查號(hào)請(qǐng)撥 0。管理處主任： 801；客戶(hù)服務(wù)部： 802805，客戶(hù)服務(wù)部前臺(tái) 800；人事行政部： 806；財(cái)務(wù)部： 807808；保安部： 809810；工程部： 811812。 員工打電話，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以節(jié)約話費(fèi)成本。一旦發(fā)現(xiàn)，將給予書(shū)面警告處分。 公司及各管理處的電話，主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開(kāi)展辦公業(yè)務(wù)之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話作私人用途。 通話完畢時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“謝謝，再見(jiàn)”。 撥打電話 電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥?wèn)候，如：“您好”，并作自我介紹。 中途若遇急事需暫時(shí)中 斷與對(duì)方通話時(shí)，應(yīng)先征得對(duì)方的同意，并表示感謝，恢復(fù)與對(duì)方通話時(shí)，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮? 通話完畢，應(yīng)說(shuō)：“謝謝，再見(jiàn)！”語(yǔ)氣平和，并在對(duì)方放下電話后再輕輕放下電話，任何時(shí)候不得用力擲聽(tīng)筒。 18 電話接聽(tīng)制度 接聽(tīng)電話 鈴響三聲以?xún)?nèi)，必須接聽(tīng)電話。 舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至解雇。 員工離職時(shí)，應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償費(fèi)或搬家費(fèi)用。 29 17 宿舍管理制度 因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統(tǒng)一配備床鋪及必需生活用品，并制定員工住宿及管 理規(guī)定如下： 住宿員工需提供個(gè)人資料，到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)手續(xù)。 ． 11 杜絕員工無(wú)證或未經(jīng)允許駕駛公司車(chē)輛。 ． 9 司機(jī)每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)。 ． 8 公司人員下班后或周末確需用車(chē)的，應(yīng)提前向資源部提出申請(qǐng)，確有急事應(yīng)口頭申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，方可用車(chē)。 ． 6 司機(jī)出車(chē)時(shí)應(yīng)向用車(chē)人收回“車(chē)輛使用申請(qǐng)表”，并在工作日志中及時(shí)登記起點(diǎn)至目的地區(qū)段名和行程公里數(shù)，由用車(chē)人簽名確認(rèn)。 ． 4 車(chē)輛需在指定加油站加油，由資源部統(tǒng)一支 付油費(fèi)。 ． 2 必須在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行定期維修、保養(yǎng)，以確保車(chē)輛保持良好運(yùn)行；司機(jī)有責(zé)任在每次出車(chē)前進(jìn)行檢查，確保安全后方可用車(chē)。 ． 5 員工外出聯(lián)系業(yè)務(wù)盡可能考慮使用地鐵、公共汽車(chē)等交通工具。 ． 3 資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車(chē)。 車(chē)輛使用程序 ． 1 周一上午本部各部門(mén)以電郵形式申報(bào)本周用車(chē)計(jì)劃，交由前臺(tái)文員定出“公司車(chē)輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。 16 車(chē)輛使用管理制度 總則 為加強(qiáng)公司車(chē)輛管理，確保行 車(chē)安全，提高辦事效率，減少經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，制定本制度。 各管理處行政人員負(fù)責(zé)工衣交收，檢查及費(fèi)用核算工作，并于月底統(tǒng)一洗滌服務(wù)商結(jié)算 換洗周期：（根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營(yíng)狀況，暫定以下標(biāo)準(zhǔn)） 適用范圍 夏季 冬季 備注 客服人員 4 次 /月 2 次 /月 保安人員 2 次 /月 1 次 /月 工程人員 1 次 /月 1 次 /月 后勤人員 2 次 /月 1 次 /月 制服的保管 各管理處行政人員 /倉(cāng)管員負(fù)責(zé)制服的進(jìn)出倉(cāng)，保 管工作 員工離職時(shí)，行政人員 /倉(cāng)管員應(yīng)仔細(xì)檢查制服，將破損情況 3 決定回收或折舊報(bào)廢，并將具體情況在員工離職手續(xù)清單上標(biāo)明，如需要折舊或賠償?shù)模毤皶r(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)計(jì)算費(fèi)用。 工鞋之折舊 皮鞋類(lèi)按一年時(shí)間折舊；布鞋類(lèi)按半年時(shí)間折舊； 涉及個(gè)人衛(wèi)生問(wèn)題，員工離職時(shí)一律采用工鞋折舊方法，工鞋不予回收 其他用品之折舊 如女門(mén)童使用的保暖長(zhǎng)襪等，一般按半年時(shí)間折舊，離職時(shí)不予回收，其他如保安精神帶等配飾，一般按一年時(shí)間折舊，或根據(jù)具體情況作出決定。 遇下雨天，保安部可統(tǒng)一不戴帽子； 因保安制服分冬裝和秋裝兩款，保安部可根據(jù)天氣情況統(tǒng)一窒著其中一款，原則上以溫度攝氏 22 度為穿著標(biāo)準(zhǔn)， 22 度以上的統(tǒng)一穿秋裝，但一切視實(shí)際情況而定，各班組必須統(tǒng)一著裝； 員工不得在制服的任意部位標(biāo)記個(gè)人標(biāo)識(shí) ,只能在制服的腰線及褲頭部位標(biāo)記員工工號(hào)以作識(shí)別。 任何人為損壞或遺失 ,員工需負(fù)責(zé)賠償制服費(fèi)用 ,同時(shí)亦將會(huì)給予必要的紀(jì)律處分 ,嚴(yán)重者將由公司管理層作出裁決 。 每位員工當(dāng)值時(shí) ,必須穿整齊制服 ,下班后應(yīng)將制服放回更衣柜 ,工作服要整潔 ,鈕扣要扣齊 ,不允許敞開(kāi)外衣 ,非工作需 要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上； ,衣領(lǐng)不顯露個(gè)人衣物 ,制服外不顯露個(gè)人物品 ,有裝衣袋不裝過(guò)大或過(guò)厚的物品 ,袋內(nèi)物品不外露 。 圖書(shū)處理 指對(duì)原借閱人自己或因轉(zhuǎn)借他人而造成圖書(shū)的人 為損壞、或遺失的情況而作出處理； 借閱人書(shū)面說(shuō)明損壞 /遺失圖書(shū)的原因，管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見(jiàn)。 圖書(shū)借閱 管理處每一位員工都可以借閱管理處圖書(shū)，先向行政助理查詢(xún)書(shū)籍明細(xì)， 查出所需圖書(shū)的編號(hào)，再填寫(xiě)借閱登記； 為了提高圖書(shū)的利用效率和資源共享的目的，原則上圖書(shū)借閱一般不得超過(guò)三個(gè)月；因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理，并由行政助理作出追蹤、登記工作； 圖書(shū)借閱人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持圖書(shū)的整潔的完整，不得涂污及損壞；如有損壞或遺失，公司將酌情要求賠償。 管理處行政人員負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)，購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)所發(fā)生的費(fèi)用由申請(qǐng)管理處負(fù)擔(dān)。 申購(gòu)、入倉(cāng)、登記、借出 申請(qǐng)購(gòu)書(shū)者，先向行政助理查詢(xún)管理處書(shū)籍明細(xì)，搜索所需購(gòu)買(mǎi)的書(shū)籍或類(lèi)似的書(shū)籍是否已 26 備有。如因謊報(bào)造成較大的負(fù)面影響或較嚴(yán)重后果的，由管理處對(duì)當(dāng)事人給予行政處罰并上報(bào)公司人事部。 如工程部按與業(yè)主約定的時(shí)間到場(chǎng)業(yè)主不在，立即回復(fù)客服部重新約定時(shí)間，客服跟進(jìn)該單處理過(guò)程，但不再重新發(fā)單。未完成的任務(wù)單由工程部主管跟進(jìn)落實(shí)，并每單完成后由具體處理人即時(shí)回復(fù)客服前臺(tái)登記。 客服中班助理在當(dāng)天上班前致電相關(guān)業(yè)主回訪《任務(wù)單》完成情況，并將業(yè)主反饋的情況記錄在第一、三聯(lián)單上。簽名確認(rèn)后第二聯(lián)返還接單部門(mén)保管，第一聯(lián)由發(fā)單 部門(mén)存檔，第三聯(lián)由客服部門(mén)次日轉(zhuǎn)行政部存檔。工程部每天已完成的任務(wù)單于當(dāng)日中班 19： 00 到客服部前臺(tái)回單。 發(fā)單后，第一聯(lián)由客服部保管，第二、三聯(lián)交由工程部保管，并由工程部主管或領(lǐng)班按實(shí)際情況派單工作，《工作任務(wù)單》必須由責(zé)任部門(mén)保管好，不可遺失。 13． 3《工作任務(wù)單》管理制度 《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶(hù)服務(wù)部前臺(tái)接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡(jiǎn)明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時(shí)間，必須寫(xiě)上預(yù)約好 的時(shí)間。 對(duì)講機(jī)使用過(guò)程因接受信號(hào)不好，接收雙方聽(tīng)不清楚時(shí)，呼叫三次無(wú)反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時(shí)代為轉(zhuǎn)告。 用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)先報(bào)崗位，然后講要找的崗位，再說(shuō)具體事情；使用對(duì)講機(jī)時(shí)應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，要求別人辦事時(shí)應(yīng)多用“請(qǐng)”字，如“消防中心 CALL 巡樓保安，請(qǐng)即到層檢查號(hào)煙感”，接收人收到后應(yīng)回復(fù)“收到”或不清楚時(shí)說(shuō)“請(qǐng)重復(fù)”，檢查后回復(fù)“巡樓保安 CALL 消防中心，檢查無(wú)火情，請(qǐng)復(fù)位”，“謝謝”。 在公眾場(chǎng)合注意控制對(duì)講機(jī)音量，避免對(duì)客戶(hù)造成滋擾。 用對(duì)講機(jī)后必須保持對(duì)講機(jī)處于開(kāi)機(jī)狀態(tài)，并注意及時(shí)更換電池，更換電池時(shí)，必須先關(guān)機(jī)后再更換電池，以保護(hù)和延長(zhǎng)對(duì)講機(jī)使用壽命。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書(shū)面報(bào)告，查明原因，屬于人為損壞的須負(fù)賠償責(zé)任。 行政助理應(yīng)建立對(duì)講機(jī)的設(shè)備臺(tái)帳，及時(shí)掌握對(duì)講機(jī)的性能狀況及使用情況。 各管理處各部門(mén)必須設(shè)立對(duì)講機(jī)使用登記薄，由部門(mén)每天統(tǒng)一發(fā)放、驗(yàn)收，并做好對(duì)講機(jī)交接工作。 12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定 對(duì)講機(jī)的管理 對(duì)講機(jī)由各管理處各部門(mén)領(lǐng)用保管，遵守“誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)保管，誰(shuí)損壞，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)。 使用者與公司提前解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，需同時(shí)返還手機(jī)及其配件、 UIM 卡，結(jié)清話費(fèi)，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機(jī)的市場(chǎng)價(jià)款、話費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 將會(huì)受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。 使用者實(shí)際話費(fèi)如超過(guò)公司批準(zhǔn)的定額報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，超出部分由使用者自行承擔(dān)。 員工經(jīng)公司書(shū)面批準(zhǔn)，將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對(duì)應(yīng)的號(hào)碼，并可以享有定額手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。為更好地進(jìn)行管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定： 公司配發(fā)員工使用的手機(jī)及其配件、號(hào)碼，屬公司所有，員工僅享有使用權(quán)，未征得公司書(shū)面同意，使用者不能擅自更改號(hào)碼或轉(zhuǎn)讓手機(jī)及其配件。 員工如想把原屬于自己的 CDMA 手機(jī)號(hào)碼退出公司集團(tuán)網(wǎng)，可以向資源部提出申請(qǐng)，由資源部辦理。話費(fèi)方面由員工自己以預(yù)存話費(fèi)方式繳費(fèi)。加入后，手機(jī)號(hào)碼屬員工不變，超出話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。 其他 員工在領(lǐng)取 CDMA 手機(jī)時(shí)，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議； 員工在領(lǐng)取 CDMA 手機(jī)后，在使用過(guò)程中，如果出現(xiàn)手機(jī)損壞、遺失等情況，由員工負(fù)責(zé)賠償； 員工在離職后，需把手機(jī)交還公司，如果私自帶走手機(jī)者，當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費(fèi)用，同時(shí)公司有權(quán)追究其法律責(zé)任； 如員工在領(lǐng)取手機(jī)后，在公司工作滿(mǎn)兩年（從領(lǐng)取手 機(jī)后開(kāi)始算），公司把其使用的手機(jī)及號(hào)領(lǐng)用人部門(mén)主 管 批準(zhǔn)后簽名 領(lǐng)用物品總價(jià)值是否在 300元以?xún)?nèi) 管理處主任 審核后簽名 否 是 否 是 行政助理 /倉(cāng)管員 憑單發(fā)貨 行政助理 /倉(cāng)管員憑單 進(jìn)行銷(xiāo)帳 領(lǐng)料人攜舊物料交行政助理 /倉(cāng)管員辦理出倉(cāng)手續(xù)，并對(duì)舊物品進(jìn)行處理 是否以舊換新物品 倉(cāng)管 /行政助理 復(fù)核庫(kù)存數(shù) 23 碼送于該員工。具體參照“手機(jī)通信費(fèi)用管理規(guī)定”。 員工在使用 CDMA 手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī)，無(wú)法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。 手機(jī)使用管理 CDMA 手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用 CDMA 手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。 物料領(lǐng)用流程 報(bào)價(jià)分析 呈公司資源部核準(zhǔn) 依審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批 安排貨期 驗(yàn)收通過(guò)否 登記入倉(cāng)，填寫(xiě)入庫(kù)登記表及入倉(cāng)單 退貨跟進(jìn) 資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽 使用部門(mén)領(lǐng)用，出倉(cāng)填寫(xiě)出庫(kù)登記表及出倉(cāng)單 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo) 建檔 否 是 領(lǐng)用人 憑工作任務(wù)單 /領(lǐng)料單領(lǐng)料 22