【正文】 C/CX01132020《檔案管理程序》 華惠道橋檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室 11 / 98 程 序 文 件 文件 編號(hào)： HHRBDC/CX01042020 第 1 頁(yè) 共 3 頁(yè) 標(biāo) 題： 文件控制程序 第 1 版 第 0 次修改 發(fā)布日期： 2020 年 07 月 01 日 一、目 的 控制本公司管理體系的所有文件的制定、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放、變更，防止使用無(wú)效、過(guò)期、作廢文件；并定期審查、修訂文件，確保文件持續(xù)適用和滿(mǎn)足使用要求。 三、職 責(zé) 實(shí)驗(yàn)室主任負(fù) 責(zé)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的批準(zhǔn)； 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織技術(shù)性文件的編制和批準(zhǔn)； 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的編制及審核； 各科室負(fù)責(zé)本部門(mén)技術(shù)性文件的編制和審核； 辦公室負(fù)責(zé)文件的日常管理和控制。 b) 程序文件：質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件，描述為實(shí)施管理體系要素所涉及 到的各職能部門(mén)的活動(dòng)的完成所規(guī)定的途徑 (或方法 )，明確了具體質(zhì)量活動(dòng)的目的、范圍、責(zé)任部門(mén) (人 )和工作流程。記錄包括實(shí)驗(yàn)室所有質(zhì)量活動(dòng)和檢測(cè)活動(dòng)的即時(shí)記錄，諸如原始觀測(cè)記錄、報(bào)告、內(nèi)審和管理評(píng)審的報(bào)告等。計(jì)劃包括檢測(cè)計(jì)劃、審核和評(píng)審計(jì)劃、能力驗(yàn)證 和比對(duì)計(jì)劃、測(cè)量溯源計(jì)劃、人員培訓(xùn)計(jì)劃、儀器設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、開(kāi)展新項(xiàng)目的計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、抽樣計(jì)劃等。本實(shí)驗(yàn)室的管理體系文件和技術(shù)文件是受控文件，外來(lái)技術(shù)文件和法規(guī)性文件是否受控由辦公室確定。 華惠道橋檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室 12 / 98 程 序 文 件 文件編號(hào)： HHRBDC/CX01042020 第 2 頁(yè) 共 3 頁(yè) 標(biāo) 題：文件控制程序 第 1 版 第 0 次修改 發(fā)布日期： 2020 年 07 月 01 日 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等技術(shù)性文件由相關(guān)檢測(cè)業(yè)務(wù)科室人員編寫(xiě)、室主任審核、技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 經(jīng)批準(zhǔn)的文件由辦公室檔案管理員編號(hào)登記。 說(shuō)明 ：主體文件的編號(hào)形式是 HHRBDC / □□ — □□ — □□□□ 文件附表的編號(hào)形式是 HHRBDC / □□ — FB□□ — □□□□ 文件的發(fā)放 由檔案管理員填寫(xiě)《文件 發(fā)放（領(lǐng)用）審批表》，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放文件。 文件發(fā)放時(shí)要注明分發(fā)號(hào)和文件受控狀態(tài)，由領(lǐng)用人簽收。 受控文件不得私自外借或隨意復(fù)印。 文件丟失后文件使用人須重新辦理申領(lǐng)手續(xù)，但必須在領(lǐng)用原因中作出說(shuō)明，檔案管理員 在補(bǔ)發(fā)文件中應(yīng)給新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。 文件需要更改時(shí)，一般應(yīng)由原編制部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表 》，說(shuō)明更改原因，對(duì)重大更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。 文件更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后，由原編制部門(mén)實(shí)施更改 (文件修改單頁(yè)不超過(guò) 30字的，可由文件持有人根據(jù)批準(zhǔn)后的《文件更改申請(qǐng)表》用碳素墨水劃改相應(yīng)部分 )。 文件的換版與作廢 文件經(jīng)多次更改或需大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版 ，原版文件作廢，換發(fā)新版本。 文件的管理 審批后的原版文件由檔案管理員登記歸檔，存入磁盤(pán)的文件均應(yīng)有備份，備份文件也應(yīng)標(biāo)識(shí)歸檔。 復(fù)制管理體系文件須經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理員辦理，并登記編號(hào) 。 資料的收集與管理 檢測(cè)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、外來(lái)文件、技術(shù)文件和技術(shù)資料及其信息的收集，并及時(shí)將收集到的信息或資料提供綜合檔案室，由檔案管理員登記編號(hào)造冊(cè)，或進(jìn)行跟蹤收集，以保證技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及各類(lèi)文件現(xiàn)行有效。 五、附表或記錄 HHRBDC/CX0104FB012020《文件和資料發(fā)放登記表》 HHRBDC/CX0104FB022020《文件和資料接收登記表》 HHRBDC/CX0104FB032020《文件更改申請(qǐng)表》 HHRBDC/CX0104FB042020《文件借閱單》 HHRBDC/CX0104FB052020《會(huì)議簽到表》 HHRBDC/CX0138FB012020《檔案銷(xiāo)毀記錄表》 六、相關(guān)程序文件 HHRBDC/CX01052020《網(wǎng) 絡(luò)系統(tǒng)、檢測(cè)用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)軟件管理程序》 HHRBDC/CX01382020《檔案管理程序》 華惠道橋檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室 14 / 98 程 序 文 件 文件編號(hào)： HHRBDC/CX01052020 第 1 頁(yè) 共 2 頁(yè) 標(biāo) 題：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檢測(cè)用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)軟件管理程序 第 1 版 第 0 次修改 發(fā)布日期： 2020 年 07 月 01 日 一、目 的 對(duì)檢測(cè)用計(jì)算機(jī)或自動(dòng)化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行有效的控制，維持系統(tǒng)正常運(yùn)行，以保護(hù)數(shù)據(jù)、信息、文件的完整性和安全性。 三、職 責(zé) 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全實(shí)驗(yàn)室計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理軟件的維護(hù)、升級(jí)和管理等技術(shù)支持工作； 各科室負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)或自動(dòng)化設(shè)備、系統(tǒng)管理軟件的安全使用、保密和日常維護(hù)工作； 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本程序執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查工作。 任何科室和個(gè)人不得利用聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)從事危害本實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)服務(wù)器、局域網(wǎng)服務(wù)器、工作站的活動(dòng)，不得危害或侵入未授權(quán)的服務(wù)器、工作站。 局域網(wǎng)上必須使用合法版權(quán)的軟件，維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。每個(gè)員工負(fù)責(zé)為自己的登 錄口令和密碼保密。 對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件及信息、數(shù)據(jù)、文件實(shí)施保密措施，信息資源保密等級(jí)分為： (1)可向 Inter網(wǎng)公開(kāi)的； (2)可向有關(guān)部門(mén)或個(gè)人公開(kāi)的； (3)可向全省環(huán)境檢測(cè)系統(tǒng)公開(kāi)的； (4)可向省環(huán)保局系統(tǒng)公開(kāi)的； (5)可在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)公開(kāi)的； (6)僅限于本科室使用的； (7)僅限于個(gè)人使用的。 華惠道橋檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室 15 / 98 程 序 文 件 文件編號(hào)： HHRBDC/CX01052020 第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè) 標(biāo) 題：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檢測(cè)用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)軟件管理程序 第 1 版 第 0 次修改 發(fā)布日期： 2020 年 07 月 01 日 檢測(cè)用計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化設(shè)備 用于檢測(cè)和數(shù)據(jù)管理的計(jì)算機(jī)及自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)納入《儀器設(shè)備管理程序》的管理范圍。 需要對(duì)計(jì)算機(jī)或自動(dòng)化設(shè)備進(jìn)行設(shè)置的，應(yīng)由經(jīng)培訓(xùn)的操作人員操作，并檢查輸入數(shù)據(jù)或參數(shù)設(shè)置的完整性和正確性。過(guò)程結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查、核對(duì)。 應(yīng)對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)傳輸裝置和線路進(jìn)行定期維護(hù)和檢查。 對(duì)計(jì)算機(jī)錄入或自動(dòng)化設(shè)備采集的數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)處理后的數(shù)據(jù)和結(jié)果必須妥善保存，及時(shí)備份。 計(jì)算機(jī)軟件 所有計(jì)算機(jī)軟件均應(yīng)備份，由綜合檔案室妥善保存。 自行研制或委托編制的專(zhuān)用計(jì)算機(jī)軟件（如系統(tǒng)管理軟件，測(cè)量或匯總軟件、課題專(zhuān)用軟件等）應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人或課題組負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行功能測(cè) 評(píng)、驗(yàn)證，并經(jīng)其批準(zhǔn)后使用，保證數(shù)據(jù)、信息采集的完整性，數(shù)據(jù)、信息處理的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴? 在用軟件的修改須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人授權(quán)，修改后的軟件要重新履行審批手續(xù)。 所有計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝病毒防火墻軟件。若程序或數(shù)據(jù)已遭破壞，應(yīng)用備份軟件恢復(fù)。修復(fù)過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全保密措施，防止計(jì)算機(jī)中存貯的程序、文件或數(shù)據(jù)失密、丟失或被修改。 二、范 圍 適用于我實(shí)驗(yàn)室接受指令性任務(wù)、與客戶(hù)簽訂標(biāo)書(shū)或合同 (協(xié)議 )的評(píng)審及與客戶(hù)的溝通。 項(xiàng)目承擔(dān)科室配合合同管理員接洽業(yè)務(wù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢測(cè)方案的編制，標(biāo)書(shū)和合同的填寫(xiě)。必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘，編制檢測(cè)方案； 檢測(cè)方案需經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)； 遇客戶(hù)電話(huà) 訂約，應(yīng)了解和記錄客戶(hù)的情況及其需求，向客戶(hù)說(shuō)明所能提供的服務(wù)，與客戶(hù)達(dá)成初步意向。 合同書(shū)除交委托方外，公司財(cái)務(wù)部、實(shí)驗(yàn)室綜 合室應(yīng)各留存 1 份； 合同、委托協(xié)議及標(biāo)書(shū)評(píng)審 評(píng)審內(nèi)容 (1)合同內(nèi)容是否符合環(huán)保法規(guī)要求，選用檢測(cè)方法及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是否合適； (2)時(shí)間要求能否滿(mǎn)足； (3)人力、技術(shù)等資源是否配置得當(dāng)和充足； (4)分包或協(xié)作單位的工作條件、能力應(yīng)滿(mǎn)足要求； (5)客戶(hù)要求與合同草案之間是否有差異； (6)經(jīng)費(fèi)核算是否全面并符合《關(guān)于調(diào)整我省計(jì)量檢定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的通知（粵價(jià) [2020]43號(hào)）》和財(cái)務(wù)制度。 任務(wù)下達(dá) 承接指令性任務(wù)和客戶(hù)委托的業(yè)務(wù)并簽訂合同后，由合同管理員將合同、委托協(xié)議及標(biāo)書(shū)正式移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 合同簽訂后的任何偏離由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或合同管理員及時(shí)與客戶(hù)溝通，并保存相應(yīng)的記錄。 五、附表或記錄 HHRBDC/CX0106FB012020 技術(shù)咨詢(xún)合同書(shū) HHRBDC/CX0106FB022020 技術(shù)服務(wù)合同書(shū) HHRBDC/CX0106FB032020 檢測(cè)業(yè)務(wù)委托協(xié)議 HHRBDC/CX0106FB042020《合同評(píng)審記錄表》 HHRBDC/CX0106FB052020《合同評(píng)審會(huì)簽單》 HHRBDC/CX0106FB062020《合同評(píng)審會(huì)議記錄表》 六、相關(guān)程序文件 HHRBDC/CX01072020《分包管理程序》 HHRBDC/CX01292020《檢測(cè)工 作程序》 華惠道橋檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室 18 / 98 程 序 文 件 文件編號(hào)： HHRBDC/CX01072020 第 1 頁(yè) 共 2 頁(yè) 標(biāo) 題： 分包管理程序 第 1 版 第 0 次修改 發(fā)布日期： 2020 年 07 月 01 日 一、