【正文】 頁紙。　　當然不只是筆記，連收集雜志、報紙等資料復(fù)印本時，也要打上二十六個孔，然后再夾到活頁夾上。　　28．使用電動打孔機比較方便　　除了活頁式筆記本之外，報紙、雜志的剪貼資料也一律復(fù)印成B5大小，然后打上二十六個孔，再夾到活頁夾上。由于經(jīng)常需要在相當多的資料上打孔，手動式打孔機已經(jīng)不合用了，一改用電動式打孔機之后，即可節(jié)省很多時間。 　　29. 在活頁紙上寫上大標題　　活頁式筆記本都劃有標線，其使用方法是，在最上面寫上大標題，比如“效率法”之類的大標題，其下寫上“收集資料”之類的中標題，接著按照標題分別列出小標或?qū)嵭兄械狞c子?！　?0. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作　　使用活頁式筆記，其最大優(yōu)點在于能夠自由地插換頁數(shù)，必要時可以重新插入，不要的可以丟棄。　　所以，在活頁夾上加上新的活頁紙同時，除了插換的頁數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時間?！　∫驗闃祟}和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。　　32．寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。　　要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。　　34．利用業(yè)余時間構(gòu)思文稿　　在寫稿工作上，構(gòu)思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合，進行構(gòu)思與草稿的寫作。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產(chǎn)生許多絕妙的靈感。　　35．利用文書處理機來輸入文稿　　商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很多都是相同的格式。最初雖然不得不多花一點時間來輸入，不過為了日后的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較理想。舉例來說，原則上一張磁碟片中，只儲存一個資料?！　“捶N類準備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。為了解決這個缺點，一般應(yīng)該采用的方法是——在磁碟片上貼彩色標簽。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。且大家都認為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。　　39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”?？晒﹨⒖贾?，備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時間內(nèi)，可趁機學(xué)習(xí)語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時，推廣這個一舉兩得的點子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。　　如此看來似乎沒什么意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長。此外，采用這個方式還可免于遺漏某項工作。　　在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會再次提起干勁。試用成功畫面思考法，想像計劃成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。單調(diào)的工作盡可能的交給機器或?qū)傧氯プ?，當四周吵得令人無法專心做事時，就可放點輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。　　45.以上的方法處理問題　　經(jīng)常有人發(fā)牢騷說，就是因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說，以自己的方式來處理例行公事。　　46.辦公桌最理想的狀態(tài)　　對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環(huán)境?！豹ァ　?7.自己整理辦公桌　　自己的辦公桌一定要自己動手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。　　為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。　　如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率就會顯著下降。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒有辦法看書；但光線太強，也會造成同樣的效果。　　雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實在是太少了?！　?9.臺燈要放在左側(cè)　　前面提過，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。　　而且，這樣對眼睛也不好。　　50.將內(nèi)容固定的文章格式化　　能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時間與精力。　　51.抽屜整理盡可能細分化　　當然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會越多。回紋針、鉛筆等等文具用品，自是當然的事，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時，就可一下子找到。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。就連這么一點點小事，也會影響到工作效率。不過，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上?；诖?，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無謂的時間浪費。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費并不算貴。從這個觀點來看，經(jīng)常可見的附玻璃窗的書架，就稍有問題了。這么短短的空檔，累積起來也相當浪費，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時間更是不容忽視。　　56.即使價錢貴一點，也要選用高及天花板的書架　　一般來說，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。　　在購進新書架之前，要精確地測量放置書架的空間大小，以隨時備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購大小適合的書架。　　57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來排列整理　　藏書不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟、語言等等一般的書別來整理，大概沒有什么問題。　　58.有計算功能的手表，隨時隨地都可驗算數(shù)字　　在公車上突然想要計算數(shù)字，計算機手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計算機，且對口算心算沒有把握時，這種“計算機手表”更能發(fā)揮特有的功能。　　59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價格急速降低，有不少人除了文書處理機外，還在家里自備傳真機、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。　　□ 溝通促效法 　　1.站著開會也能提高開會效率　　一般說來，大家似乎都認定開會一定要坐著開，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。所以相對而言，那種又臭又長的會議，只是浪費時間而已。　　2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”　　任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細的個人資料。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊。在等人的時間中，也可以用來收集信息，一點也不浪費時間。只要稍加用心，等人時間就可以變成充實、有意義的時間，而且大書店目標很容易找，可以說是最適當?shù)臅鎴鏊?。不過名片方面，就不用要這個方法，而是要分成工作、公司等幾個項目來整理。　　此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。　　所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快……，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感覺這只是個概括性的標準，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來遲。　　7．立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料　　對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。　　當與人交換名片后，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。　　8．與沒有時間觀念的人約會時，可接著安排另一個約會　　約會老是遲到，沒有時間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說個沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準備暢談一番。從第二個意義上來說，又可防止時間的浪費。　　因為在與這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時，他們不可能會親自接電話，通常都經(jīng)過秘書轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日后的工作自是大有益處。當然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象?！　?1牢記女職員的生日　　 整體工作能不能順利進行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此?；诖它c最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡?！　—?12. 通訊錄要采用活頁卡片，以便插換追加　　通訊錄最好是采用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上只登記一個人，所以不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單。舉例來說，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。　　對這些賀年卡上的新信息，你必須仔細篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當事人的卡片上。　　14.個人動態(tài)的原始資料，要保存一定期間　　只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。為了防止誤認或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。　　16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便　　采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。以“林達新”來說，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個字，如此一來，在L區(qū)之中，還可按4的順序，加以細分化。 雖然找一個人省不了多少時間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同?！啊稹北硎久磕昙目ㄆ娜耍啊鳌北硎疽鸭牧撕脦啄陞s一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“□”表示目前不在國內(nèi)的人。　　19.先將通訊錄復(fù)印下來，以便進行核對賀年卡的工作　　如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來，以便進行核對賀年卡的工作。這階段的工作，你可全部交給秘書去做。如此一來，就不會發(fā)生漏寄的情形。如果用筆勾記號，其記號的大小與位置很難統(tǒng)一，確認時很容易發(fā)生眼睛疲勞等負面現(xiàn)象。　　21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理　　如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會馬上再補寄一張，因此，過了正月初七之后，還是經(jīng)常會收到卡片。 　　以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補寄一張給他。　　22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面　　一年之中，也許你會收到很多很多的信件，所以，收到時若不好好整理，最后就會亂成一堆，陷入無法整理的狀態(tài)。　　23. 以“請問你有何貴事?”這句話會打斷廢話太多的電話　　在最忙碌的當兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗。視情況而定，也可以說：“我現(xiàn)在有客人，有事請直說。這樣或許有些不客氣，不過，如果一通電話要浪費數(shù)秒到數(shù)分鐘的時間，長時間累積下來，也是相當可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時間浪費。在這種會談之中，有時也會意外地獲取有用的信息。　　在與長舌的人會面時，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會談的時刻”，并先在手表上設(shè)定時間?！苯璐私Y(jié)束會談。讓定時表說出有口難言的“逐客令”。　　請客戶先大略整理一下要點，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚……等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當?shù)臅r間。　　26.選擇下午時間與人會談　　與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免占用有效利用的時間。　　而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會感到有點疲倦，在這個時候與人會面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。這就是心理學(xué)上所說的“截止效果”。將這原理應(yīng)用到會議上，就不會浪費時間與精力。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。　　因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。沒有審議議題內(nèi)容的時間，在會場中被要求馬上說出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對的份兒，當然在沉默中浪費不少時間。　　30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領(lǐng)。　　不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來。　　31.好的工作程序要記入工作手冊，使新進者也能應(yīng)用　　在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，不過，在嘗試的過程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此，所造成的時間浪費無法估計。　　32.“實用工作手冊”來自以往的工作經(jīng)驗　　不管期望做得多么完整，“工作手冊”一定會有所遺漏。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊，將其當成“試金石”。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。除了前面提過的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你可以適時地予以嘉勉慰問，或是與她們談?wù)勊饺说臒溃o予一點建議與幫助。無論如何，只要獲得女性職員的支持，萬事都會有所依靠?！蹦阕詈眠@么說