【正文】 哈佛時(shí)間管理法則　　一、辦公促效法 　　□ 促效法 　　1．將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái)　　最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF)，即為功能之因此，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無(wú)所謂，可以大大的節(jié)省人力與時(shí)間。　　可是，這種精心設(shè)計(jì)出來(lái)的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。其原因之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內(nèi)部報(bào)表文件上經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)，文章是用文書(shū)處理機(jī)打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率。　　2．單面使用活頁(yè)紙　　從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛(ài)以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。當(dāng)然，有時(shí)也會(huì)使用一般的筆記本。不過(guò)，從講究效率的觀點(diǎn)來(lái)說(shuō)，活頁(yè)紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁(yè)紙的單面。　　或許，這樣會(huì)令人覺(jué)得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門(mén)別類(lèi)自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說(shuō)，必要的時(shí)候活頁(yè)紙可以插換。此外復(fù)印時(shí)只單面使用，可以免去一張張翻頁(yè)的麻煩，得以順利的進(jìn)行作業(yè)。　　3．把書(shū)架上大套書(shū)籍書(shū)背向下排置　　百科全書(shū)類(lèi)的大套書(shū)籍，可以稱之為知識(shí)的寶庫(kù)，平常應(yīng)經(jīng)常翻閱利用才是。事實(shí)上，這類(lèi)書(shū)籍往往被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津。　　把大套書(shū)籍排上書(shū)架時(shí)，都要書(shū)背向下排置。大套書(shū)籍所以被人敬而遠(yuǎn)之的原因之一，在于難以放在普通的書(shū)架上。只要向下排置，就可以解決這個(gè)困擾。把書(shū)背向下排置時(shí)，令書(shū)底朝外并在上面寫(xiě)上書(shū)名，這么一來(lái)就可以隨手抽取查閱，不會(huì)再有笨重、不便的感覺(jué)了。　　4．利用百科全書(shū)的硬紙盒來(lái)收藏，可收一舉兩得之效　　把百科全書(shū)排上書(shū)架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來(lái)，讓它“赤裸裸”地排在書(shū)架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。　　百科全書(shū)或全集之類(lèi)的大套書(shū)，一套都有數(shù)十冊(cè)之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門(mén)別類(lèi)地收藏明信片、書(shū)信等信件資料，實(shí)在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書(shū)信、明信片，所以，按類(lèi)別或用途分別收藏是最理想不過(guò)了。以后檢索找尋，自是“手到擒來(lái)”。　　5．將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化　　在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫(xiě)上“人、住、印、檔”，然后交給秘書(shū)，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經(jīng)濟(jì)使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化，在交待工作的時(shí)候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩。　　不只是一般的事務(wù)工作，連書(shū)信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡(jiǎn)略化。例如“悉”表示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書(shū)去打字。　　6．將重要的剪貼資料印成B5大小　　很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過(guò)，如果以此來(lái)整理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。　例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當(dāng)不便。　　在管理者辦公室中，剪下的報(bào)紙、雜志文章一律要復(fù)印，而且利用復(fù)印機(jī)放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來(lái)，不但日后容易整理，而且檢索工作也會(huì)更為輕松愉快。　　7．在活頁(yè)紙的兩側(cè)打孔　　我們習(xí)慣在活頁(yè)紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無(wú)遺。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。　　如果有兩側(cè)打孔的活頁(yè)紙，在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂(lè)而不為呢?　　8．參考書(shū)籍在復(fù)印出所需資料后，要立刻歸位　　書(shū)架亂七八糟，找一本急需要的書(shū)都得花上大半天，當(dāng)然會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。書(shū)架要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。整理的要訣在于——盡快將使用過(guò)的書(shū)籍歸位。　　通常，工作前所需的資料，在一本書(shū)中頂多占兩、三頁(yè)左右，因此，不管搬出多少本書(shū)，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來(lái)，隨即把書(shū)籍放回書(shū)架上，這么一來(lái)，書(shū)架才能保持有條不紊，過(guò)后也不必為了找尋書(shū)籍，而浪費(fèi)許多不必要的時(shí)間。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實(shí)在是一舉兩得。　　9．編制派得上用場(chǎng)的“專屬用書(shū)”〖HT5”，5SS〗每個(gè)月都要寫(xiě)相當(dāng)多的稿件。寫(xiě)一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書(shū)，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時(shí)間也不夠用。一般來(lái)說(shuō)，專門(mén)書(shū)籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書(shū)中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。　　因此，從必用的參考文獻(xiàn)中，事先印下認(rèn)為需要的資料，編成一本“專屬用書(shū)”。先將資料整理成一冊(cè)，高效率地進(jìn)行工作。　　10．采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄　　喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無(wú)論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。　　除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來(lái)，即使身邊沒(méi)帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業(yè)務(wù)員也都應(yīng)這樣，隨身攜帶筆記簿。如果采用這種方法，隨時(shí)隨地都可迅速地記下備忘錄。　　11．善用鉛筆型橡皮擦　　我們?cè)趯?xiě)稿的時(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是長(zhǎng)方體，不過(guò)這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來(lái)使用。它和一般橡皮擦最大的不同點(diǎn)在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。　　一旦習(xí)慣了，就可右手寫(xiě)左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。無(wú)論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。　　12．在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西　　大部分的辦公桌，都會(huì)在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過(guò)這種塑膠盤(pán)卻不實(shí)用，尤其是塑膠盤(pán)把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時(shí)都浪費(fèi)掉了。　　所以就利用空名片盒，來(lái)裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規(guī)格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門(mén)別類(lèi)用來(lái)放置郵票、大小回紋針、零錢(qián)等小東西，移動(dòng)很方便。　　13．經(jīng)常備有文具目錄　　經(jīng)常在辦公室中備有文具目錄，對(duì)自己來(lái)說(shuō)，能夠提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不過(guò)由于文具的種類(lèi)實(shí)在太多了，即使到大型的文具專賣(mài)店，也不見(jiàn)得能夠找到自己想要的東西，這時(shí)候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，并且知道正確的商品名稱。　　想要目錄，只要向廠商索取，他們就會(huì)寄來(lái)，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當(dāng)然能有效迅速找到適用的文具制品。　　14．事先決定文具的“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)存量”　　要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠(yuǎn)都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實(shí)施文具庫(kù)存管理，是非常重要的。因此，事先決定“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)存量”，再根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。　　15．記下常用文具的商品號(hào)碼　　前面講過(guò)，利用目錄來(lái)選購(gòu)文具的方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)碼預(yù)先記錄下來(lái)，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號(hào)碼，就是商品的正式名稱。只要告訴廠商這個(gè)號(hào)碼，就能夠正確且迅速的讓對(duì)方了解到所需哪一類(lèi)文具。　　例如，如果指名要“ＸＸ牌三○一夾”，即指一般的輕便夾，可以需要的數(shù)量和顏色來(lái)訂購(gòu)，就不會(huì)有送錯(cuò)東西的情形發(fā)生。比起在店里對(duì)老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大……”這些繁瑣的話，卻不必能說(shuō)清情況。　　16．期數(shù)完整的雜志須編制索引　　通常將雜志上必要部分印下來(lái)之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來(lái)。　　可是有些雜志自從創(chuàng)刊以來(lái)，已達(dá)幾百期，過(guò)期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時(shí)加以檢索。一般說(shuō)來(lái)，即使收藏完整無(wú)缺的雜志，大概也很少有人會(huì)特地編制一本“索引”。其實(shí)把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時(shí)，能節(jié)省不少時(shí)間。　　17．在書(shū)架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”　　整理書(shū)架時(shí)，大概很多人都是根據(jù)書(shū)籍的內(nèi)容，而分門(mén)別類(lèi)的排列，有關(guān)法律書(shū)籍，就應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，例如，“債權(quán)法”、“民法”……區(qū)分成不同的范圍。不過(guò)，在書(shū)架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”，為特殊書(shū)籍提供隨時(shí)可用的空間。　　剛剛開(kāi)始著手一項(xiàng)新工作時(shí)，資料不會(huì)太多，但是隨著工作的進(jìn)行，有時(shí)資料會(huì)一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。　　18．把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印〖HT5”，5SS〗在現(xiàn)代的辦公室中，OA機(jī)器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過(guò)除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動(dòng)點(diǎn)腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說(shuō)，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應(yīng)俱全)。　　在需要反復(fù)書(shū)寫(xiě)同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫(xiě)，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)間。即使要多花點(diǎn)錢(qián)，但是由于節(jié)省手寫(xiě)作業(yè)的時(shí)間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。　　19．夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來(lái)可馬上記下　　躺在床上時(shí)，突然靈感一閃，大概很多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。的確，有許多絕妙的靈感都是產(chǎn)生于枕邊，不過(guò)，要是不立刻記下來(lái)，到了第二天早上就會(huì)忘得一干二凈，這種情況經(jīng)?？梢?jiàn)。　　在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時(shí)，就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開(kāi)電燈，就可以記錄。　　20．深度太高的書(shū)架，只會(huì)造成空間與時(shí)間的浪費(fèi)〖HT5”，5SS〗以排列A4大小的書(shū)籍來(lái)說(shuō)，書(shū)架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書(shū)架，深度大都高達(dá)三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的原因之一。　　在這種書(shū)架上，B5大小的書(shū)籍只占一半的位置，A5大小的書(shū)籍兩列直排也還占不滿。把書(shū)排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費(fèi)空間，所以為了講求效率，應(yīng)測(cè)量書(shū)架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購(gòu)尺寸合適的制品。　　21．將剪貼資料的印本直接存檔　　前面談過(guò)，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁(yè)夾上，方便存檔。　　如此，不但省去粘貼的麻煩，也不會(huì)有日久剝落的現(xiàn)象發(fā)生，尤其是資料夾成一冊(cè)，整齊而不占空間，好像一本書(shū)一樣。　　22．將處理完畢的筆記頁(yè)要即刻抽出　　經(jīng)常使用便于插換的活頁(yè)筆記，隨意把第二天的預(yù)定工作和一定要處理的事項(xiàng)記在筆記本之后，將已處理完畢的事項(xiàng)用紅筆劃掉，而且，在全部事項(xiàng)完成之后，即將這一頁(yè)從筆記本中抽出移至保存檔案。　　由于每天反復(fù)這個(gè)流程，有時(shí)候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁(yè)，當(dāng)然上面記載的全是些懸而未決的問(wèn)題。這么一來(lái)，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。　　23．日后還會(huì)使用的資料要收到“暫時(shí)檔案”里　　從筆記本抽出已處理完畢的活頁(yè)紙，或許不會(huì)馬上用，不過(guò)偶而也會(huì)有再度派上用場(chǎng)的可能，像這樣的資料，要都交給秘書(shū)，像平日一樣加以復(fù)印，自行判斷分類(lèi)歸檔。但是，并不是馬上收到最后分類(lèi)的活頁(yè)夾檔案中，而是收到“暫時(shí)檔案”里。　　然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書(shū)的分類(lèi)有無(wú)錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類(lèi)的檔案中。　　24．以不同顏色的活頁(yè)夾來(lái)區(qū)別不同內(nèi)容的檔案　　保存資料的活頁(yè)夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來(lái)我們就使用這種活頁(yè)夾，到它有各種不同的顏色，因此應(yīng)想出一套使用方法充分利用。　　比如塑膠面的活頁(yè)夾，專門(mén)保存內(nèi)部業(yè)務(wù)手冊(cè)與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區(qū)別；而布面的活頁(yè)夾，則專門(mén)保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。這么一來(lái)，不管活頁(yè)夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類(lèi)。　　25．經(jīng)常備有新的活頁(yè)紙　　為新書(shū)寫(xiě)稿的時(shí)候，要以活頁(yè)紙做備忘錄，一有新點(diǎn)子，馬上提筆寫(xiě)下，然后將其保存在專用的活頁(yè)夾中。　　存檔時(shí)，如果發(fā)覺(jué)新點(diǎn)子比舊點(diǎn)子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，活頁(yè)夾中的資料就會(huì)越來(lái)越豐富。當(dāng)然，一個(gè)活頁(yè)夾只能為一本書(shū)一個(gè)主題所專用，為了能夠隨時(shí)使用新的活頁(yè)夾，常備有大量的活頁(yè)紙。　　26．使用白色活頁(yè)紙，日后的整理工作將更方便　　有的人認(rèn)為，根據(jù)大項(xiàng)目或主題不同，使用不同顏色的活頁(yè)紙，分類(lèi)時(shí)將更為簡(jiǎn)便?！　〉?，最好一律使用白色活頁(yè)紙，因?yàn)楸緛?lái)可以隨心所欲大肆使用的活頁(yè)紙，一旦區(qū)別顏色，不但日后分類(lèi)非常麻煩，而且一一區(qū)分顏色也很累人。另外，在復(fù)印時(shí)，除了彩色復(fù)印以外，資料會(huì)有不清楚等麻煩。　　基于上述的理由，應(yīng)一律使用白色活頁(yè)紙。　　27．使用二十六孔的活頁(yè)紙　　應(yīng)一直使用活頁(yè)式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁(yè)紙?？讛?shù)太少，紙張撕破的危險(xiǎn)性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活頁(yè)紙。此外，二十六孔的活頁(yè)紙歸檔時(shí)也非常簡(jiǎn)便。　　當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報(bào)紙等資料復(fù)印本時(shí)，也要打上二十六個(gè)孔，然后再夾到活頁(yè)夾上。在活頁(yè)紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，應(yīng)該是五十二孔才對(duì)。　　28．使用電動(dòng)打孔機(jī)比較方便　　除了活頁(yè)式筆記本之外，報(bào)紙、雜志的剪貼資料也一律復(fù)印成B5大小，然后打上二十六個(gè)孔，再夾到活頁(yè)夾上。　　以前使用手動(dòng)式打孔機(jī)，但是在數(shù)量增多的情況下，打孔實(shí)在是件既麻煩又費(fèi)時(shí)的工作。由于經(jīng)常需要在相當(dāng)多的資料上打孔，手動(dòng)式打孔機(jī)已經(jīng)不合用了，一改用電動(dòng)式打孔機(jī)之后，即可節(jié)省很多時(shí)間。如果必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，還是電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。 　　29. 在活頁(yè)紙上寫(xiě)上大標(biāo)題　　活頁(yè)式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫(xiě)上大標(biāo)題，比如“效率法”之類(lèi)的大標(biāo)題，其下寫(xiě)上“收集資料”之類(lèi)的中標(biāo)題，接著按照標(biāo)題分別列出小標(biāo)或?qū)?