【正文】 　　辦完事之后，就用不著這張地圖，不過，為了供以后其他人使用，仍將其收回并予歸檔保存，如此，即使是新來的實習(xí)生，只要交給他這張地圖，馬上就能夠前往目的場所。　　11.一卡在手，方便行事　　對時間就是金錢的現(xiàn)代人而言，電話卡是隨身必備品。　　10.搭火車不預(yù)先購票，是種浪費　　業(yè)務(wù)人員搭火車出差的機會非常多，很多人都認(rèn)為，出差時預(yù)先購票，是很浪費的。　　8.多花點時間，也要選換車次數(shù)少的路線　　外出時，如果有好幾條通往目的地的路線，似乎大部分的人都會選擇時間最短的路線，但是，從積極利用車上時間的觀點來看，還是盡可能的選擇換車次數(shù)少的路線為好。把檔案夾的背面朝前放在膝上，在其上面寫東西。　　比起提早一小時，晚一小時的效率反而比較好，不過，無法這么做的話，比平常早一小時上班，也是個很好的方法。每天花個五分鐘到十分鐘，稍稍想一下，工作的進展速度將大大的提高。　　5.養(yǎng)成通勤時間查看手冊的習(xí)慣　　每天上班后，你首先要做的是，進行重要的電話聯(lián)絡(luò)，交待屬下工作，然后大致看一下留言條，再按順序處理預(yù)定的工作。如果連那里也進不去，在車門與座位之間還有大約三十英寸左右的空間，可以做為自己的“特別座”。　　3.車內(nèi)的掛鉤處，可以暫且權(quán)充“書房”　　在市區(qū)中，有不少人在通勤上花費兩、三個小時，這段時間也能有效地加以利用。雖然只是小事一件，只要稍加注意確切實行，就會有意想不到的方便之處。　　 □ 通勤促效法　　1.把手表朝向手腕內(nèi)側(cè)　　一般說來，男性都習(xí)慣把手表朝向手腕的外側(cè)，而女性則朝向手腕的內(nèi)側(cè)。電視上的“預(yù)習(xí)”工夫，也有助于提高自己看書的效果。這樣既可以培養(yǎng)親子之間的感情，又可以同時訓(xùn)練自己的英語聽力，真可謂是“一舉兩得”。　　因此，值得推薦的是， ICRT的新聞節(jié)目，從國際大事到當(dāng)?shù)貓髮?dǎo)，節(jié)目中一概具全。”其實，目前許多信息都可以由電話咨詢獲得。　　29.電話號碼要記上隨身手冊　　必要的信息并不是都可以隨身攜帶。這是充分利用這種以“耳”為主的信息收集工具。有時是出差人要對公司進行聯(lián)絡(luò)，有時是公司要對出差人進行聯(lián)絡(luò)，但是，有時從排滿的行程中抽出時間，特地打電話回公司，但聯(lián)絡(luò)對象卻不在，即使打通電話，連一點簡單的聯(lián)絡(luò)事項也無法傳達(dá)。舉例來說，把“六一六七八六七”想成“溜一溜，去吧溜去。不過，走路中即使冒出靈感來，或在擁擠的人群中，想提筆加以記錄實在是很困難的。　　25.留言條上一定要寫5W　　若以基本的5W——“何時”、“何人”、“何事”、“何處”、“怎么做”來寫留言條的話，就不會浪費許多無謂的時間。在假日時，你可充分利用對講機的優(yōu)點。　　此外，在桌子的右上方要準(zhǔn)備備忘紙，以便在接電話時能馬上記下備忘錄。此外，盡早主動提起對方的姓名、事情內(nèi)容，即使對方先前沒注意到，至此也會知道打錯了電話，因而減少時間上的浪費。在這種情況下，可以利用電話答錄機。把電話答錄機當(dāng)做“備忘錄”使用，甚為方便。不過，如果換另一種使用方法，也可以當(dāng)做自己的“備忘錄”。而有時候，即使留話，也沒有交待好重點，以致對方回家后根本不清楚事情的原委，所以，對方只好再打電話來詢問，結(jié)果又得再說一遍，造成雙方時間的浪費?！比缓缶蛼鞌嚯娫挘鋵?，大多數(shù)事情都不一定非得直接告訴當(dāng)事人，才能夠達(dá)到自己的目的。　　17留話請接電話的人代為轉(zhuǎn)達(dá)　　為了順利處理電話，你可以編制一本應(yīng)對電話的手冊。的確，長時間通話不但浪費時間，電話費也相當(dāng)驚人。如果是普通的電話，在等候時即使想做其他事，由于電話線的緣故，行動范圍總限于半徑一米之內(nèi)，再怎么也無法有效利用等待的空檔。　　14.采用有監(jiān)聽功能的電話　　打電話找人時，通常對方都不會馬上來聽，而要“稍等一下!”　　在這種情況下，大部分的人都是拿著話筒，一直到對方來接聽，這里有一個最好的方法是利用電話的監(jiān)聽功能，在電話揚聲器傳來對方的聲音之前，你可以專心做別的工作?？墒?，這個“一會兒”可是很難預(yù)料!有時以為對方會馬上打來，而苦苦等候著，不料竟拖到第二天才打過來。舉例來說，如果你在秘書送來的紙條上寫“W7”，即表示“七分鐘之后，立即回電話。　　即使不學(xué)語言或讀書，也可以每天早上在床上思考五分鐘，想想要用什么方式來進行今天的工作。當(dāng)你一邊工作一邊學(xué)習(xí)語言的時候，可使用睡眠學(xué)習(xí)機來聽錄音帶，從而有效利用時間。對大人來說，不斷的看電視，也會造成一樣的后果。　　不過，如果不在卡帶上標(biāo)明內(nèi)容，充分做好分類整理的工作，在檢索上就很費工夫，所以，這一點必須特別注意。如此一來，一小時的節(jié)目也能縮短到二十分鐘左右，其效率實在是一級棒。在這卡片上，就不只是寫上標(biāo)題，把你認(rèn)為必要的事也一并寫上去。　　平日養(yǎng)成不二次錄音的習(xí)慣，就不會發(fā)生把重要資料洗掉的失誤。在這種情況下，用耳朵學(xué)習(xí)的效率最佳，不管車上再怎么擠，一點也不會受到影響。　　3.一卷卡帶一個主題，便于檢索　　當(dāng)你家里收藏很多很多的卡帶，如此之多的卡帶該如何去保管收藏呢?一般來說，最好的保管原則是，一個主題一卷卡帶。因為，這樣可以一邊收聽本國語播放的信息，一邊學(xué)習(xí)英語，就像觀賞外國電影時，既能夠享有看電影的樂趣，又能夠了解本國文化與外國文化之間的差異。最近，市面上也有出售定時的錄音機。　　舉例來說，一場電影放映時間如果是兩小時的話，扣掉插播廣告的時間，實際上只有九十五分鐘左右，把時間花在這些廣告上，實在是太可惜了。　　45.以“音樂”避免噪音干擾　　想專心工作或讀書時，四周噪音不絕于耳，弄得人心神散亂，根本無法集中精神。如果不參加，又恐怕錯失珍貴信息；可是，一喝了酒，往往會影響到當(dāng)晚甚至第二天的工作。不過，也有不少人白白放過這種機會，原因之一是，他們都是三五成群去參加宴會，同去的熟人大眾聚在一起，只和同伴說話，當(dāng)然是無法擴展人際關(guān)系。　　夜晚的交際應(yīng)酬，確實有其正面的意義，可是，喝了一家再換一家，這種狂歌無度的方式，可真令人不敢恭維。從這個意義上來說，像車站剪票口之類無法聯(lián)絡(luò)的場所，是不適合做為會面的地點的。　　41.確認(rèn)會面場所的電話號碼　　與人會面，但是無法準(zhǔn)時到達(dá)，先打電話告知對方，這是理所當(dāng)然的事。　　當(dāng)然，想一通電話就得到珍貴信息，平日就必須先布好信息網(wǎng)。　　沙發(fā)坐起來是比較舒服，因而思考力會隨之減弱，判斷反應(yīng)就不如平日那般敏捷、正確。大家都知道，這段時間內(nèi)每一家餐廳都擠得滿滿的，晚一點到就得站著等，好不容易有位置坐了，又得等東西送上桌。　　因此，如果你與朋友準(zhǔn)備午餐約會，最好先定位。這是種寶貴的人際關(guān)系，也是十分重要的信息網(wǎng)。這樣多叮嚀一句，不但可以防止浪費時間，且能提高工作效率。　　35.想知道交待工作的結(jié)果，必須先聲明　　交待屬下辦件事，等了好久都不見回復(fù)，一問起來，才回答說：“我打算待會兒去向你報告?！蹦阕詈眠@么說：“我要在某月某日幾點之前到達(dá)，請為我訂購訂位車票。除了前面提過的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你可以適時地予以嘉勉慰問，或是與她們談?wù)勊饺说臒?，給予一點建議與幫助。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊，將其當(dāng)成“試金石”。　　31.好的工作程序要記入工作手冊，使新進者也能應(yīng)用　　在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，不過，在嘗試的過程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此，所造成的時間浪費無法估計。　　30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在對人傳達(dá)要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領(lǐng)。　　因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。將這原理應(yīng)用到會議上，就不會浪費時間與精力。　　而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會感到有點疲倦，在這個時候與人會面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。　　請客戶先大略整理一下要點，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚……等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r間。”借此結(jié)束會談。在這種會談之中，有時也會意外地獲取有用的信息。視情況而定，也可以說：“我現(xiàn)在有客人，有事請直說。　　22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面　　一年之中，也許你會收到很多很多的信件，所以，收到時若不好好整理，最后就會亂成一堆，陷入無法整理的狀態(tài)。　　21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理　　如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會馬上再補寄一張，因此，過了正月初七之后，還是經(jīng)常會收到卡片。如此一來，就不會發(fā)生漏寄的情形。　　19.先將通訊錄復(fù)印下來，以便進行核對賀年卡的工作　　如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來，以便進行核對賀年卡的工作。 雖然找一個人省不了多少時間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。為了防止誤認(rèn)或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。　　對這些賀年卡上的新信息，你必須仔細(xì)篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當(dāng)事人的卡片上?！　—?12. 通訊錄要采用活頁卡片，以便插換追加　　通訊錄最好是采用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上只登記一個人，所以不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單?！　?1牢記女職員的生日　　 整體工作能不能順利進行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。　　因為在與這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時，他們不可能會親自接電話，通常都經(jīng)過秘書轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日后的工作自是大有益處。　　8．與沒有時間觀念的人約會時，可接著安排另一個約會　　約會老是遲到，沒有時間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說個沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準(zhǔn)備暢談一番。　　7．立刻在收到的名片上寫“當(dāng)事人”的資料　　對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。　　所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快……，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。不過名片方面，就不用要這個方法，而是要分成工作、公司等幾個項目來整理。在等人的時間中，也可以用來收集信息，一點也不浪費時間。　　2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”　　任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細(xì)的個人資料。　　□ 溝通促效法 　　1.站著開會也能提高開會效率　　一般說來，大家似乎都認(rèn)定開會一定要坐著開，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。　　58.有計算功能的手表，隨時隨地都可驗算數(shù)字　　在公車上突然想要計算數(shù)字，計算機手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計算機，且對口算心算沒有把握時，這種“計算機手表”更能發(fā)揮特有的功能。　　在購進新書架之前，要精確地測量放置書架的空間大小，以隨時備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購大小適合的書架。這么短短的空檔，累積起來也相當(dāng)浪費，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時間更是不容忽視。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費并不算貴?；诖?，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無謂的時間浪費。就連這么一點點小事，也會影響到工作效率?；丶y針、鉛筆等等文具用品，自是當(dāng)然的事，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時，就可一下子找到。　　50.將內(nèi)容固定的文章格式化　　能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準(zhǔn)備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時間與精力?！　?9.臺燈要放在左側(cè)　　前面提過，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒有辦法看書；但光線太強，也會造成同樣的效果。　　為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。　　46.辦公桌最理想的狀態(tài)　　對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環(huán)境。　　45.以上的方法處理問題　　經(jīng)常有人發(fā)牢騷說，就是因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。試用成功畫面思考法，想像計劃成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。此外，采用這個方式還可免于遺漏某項工作。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時，推廣這個一舉兩得的點子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。可供參考之用，備忘錄上如果標(biāo)明這三項，則資料就會越來越有份量。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢。且大家都認(rèn)為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。為了解決這個缺點，一般應(yīng)該采用的方法是——在磁碟片上貼彩色標(biāo)簽。舉例來說，原則上一張磁碟片中，只儲存一個資料。　　35．利用文書處理機來輸入文稿　　商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很多都是相同的格式。　　34．利用業(yè)余時間構(gòu)思文稿　　在寫稿工作上，構(gòu)思要費很大的功夫，毫無準(zhǔn)備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合，進行構(gòu)思與草稿的寫作。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作?！　∫驗闃?biāo)題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解?！　?0. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作　　使用活頁式筆記，其最大優(yōu)點在于能夠自由地插換頁數(shù)，必要時可以重新插入，不要的可以丟棄。由于經(jīng)常需要在相當(dāng)多的資料上打孔，手動式打孔機已經(jīng)不合用了，一改用電動式打孔機之后，即可節(jié)省很多時間。　　當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報紙等資料復(fù)印本時，也要打上二十六個孔，然后再夾到活頁夾上。　　基于上述的理由，應(yīng)一律使用白色活頁紙。當(dāng)然，一個活頁夾只能為一本書一個主題所專用，為了能夠隨時使用新的活