【正文】 頁夾，常備有大量的活頁紙。這么一來，不管活頁夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類。　　然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。　　由于每天反復(fù)這個(gè)流程，有時(shí)候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁，當(dāng)然上面記載的全是些懸而未決的問題。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費(fèi)空間，所以為了講求效率，應(yīng)測(cè)量書架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購尺寸合適的制品。　　在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時(shí)，就可立刻隨手記下。　　在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)間。　　剛剛開始著手一項(xiàng)新工作時(shí)，資料不會(huì)太多，但是隨著工作的進(jìn)行，有時(shí)資料會(huì)一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。一般說來，即使收藏完整無缺的雜志，大概也很少有人會(huì)特地編制一本“索引”。比起在店里對(duì)老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大……”這些繁瑣的話，卻不必能說清情況。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)碼預(yù)先記錄下來，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。　　想要目錄，只要向廠商索取，他們就會(huì)寄來，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當(dāng)然能有效迅速找到適用的文具制品。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。　　11．善用鉛筆型橡皮擦　　我們?cè)趯懜宓臅r(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。　　10．采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄　　喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。寫一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時(shí)間也不夠用。整理的要訣在于——盡快將使用過的書籍歸位。　　7．在活頁紙的兩側(cè)打孔　　我們習(xí)慣在活頁紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。以后檢索找尋，自是“手到擒來”。把書背向下排置時(shí)，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來就可以隨手抽取查閱，不會(huì)再有笨重、不便的感覺了。事實(shí)上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。　　或許，這樣會(huì)令人覺得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁碼，使筆記更加清楚易讀。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大的節(jié)省人力與時(shí)間。　　可是，這種精心設(shè)計(jì)出來的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。　　2．單面使用活頁紙　　從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。也就是說，必要的時(shí)候活頁紙可以插換。　　把大套書籍排上書架時(shí)，都要書背向下排置。　　4．利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效　　把百科全書排上書架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。　　5．將經(jīng)常使用的工作用語記號(hào)化、簡(jiǎn)略化　　在處理的事務(wù)過程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。　　6．將重要的剪貼資料印成B5大小　　很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過，如果以此來整理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。　　通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來，隨即把書籍放回書架上，這么一來，書架才能保持有條不紊，過后也不必為了找尋書籍，而浪費(fèi)許多不必要的時(shí)間。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。　　除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來，即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。普通橡皮擦，都是長方體，不過這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來使用?！　?2．在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西　　大部分的辦公桌，都會(huì)在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過這種塑膠盤卻不實(shí)用，尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時(shí)都浪費(fèi)掉了。　　14．事先決定文具的“購買庫存量”　　要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠(yuǎn)都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實(shí)施文具庫存管理，是非常重要的。所謂的商品號(hào)碼，就是商品的正式名稱。　　16．期數(shù)完整的雜志須編制索引　　通常將雜志上必要部分印下來之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來。其實(shí)把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時(shí)，能節(jié)省不少時(shí)間。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。即使要多花點(diǎn)錢，但是由于節(jié)省手寫作業(yè)的時(shí)間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開電燈，就可以記錄。　　21．將剪貼資料的印本直接存檔　　前面談過，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁夾上，方便存檔。這么一來，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。　　24．以不同顏色的活頁夾來區(qū)別不同內(nèi)容的檔案　　保存資料的活頁夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。　　25．經(jīng)常備有新的活頁紙　　為新書寫稿的時(shí)候，要以活頁紙做備忘錄，一有新點(diǎn)子，馬上提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁夾中。　　26．使用白色活頁紙，日后的整理工作將更方便　　有的人認(rèn)為，根據(jù)大項(xiàng)目或主題不同，使用不同顏色的活頁紙，分類時(shí)將更為簡(jiǎn)便。　　27．使用二十六孔的活頁紙　　應(yīng)一直使用活頁式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁紙。在活頁紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說來，應(yīng)該是五十二孔才對(duì)。如果必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，還是電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。這樣活頁夾中的資料，其正確性與精密度都會(huì)增加，并且越來越充實(shí)、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁紙的魅力所在。　　乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的工作時(shí)間，也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對(duì)是很好的。　　33．寫報(bào)告或書信時(shí)，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改　　在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當(dāng)大的份量，不過畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會(huì)影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。　　下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。　　磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。 舉例來說，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個(gè)別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。　　輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し颍绻麑⑵鋾r(shí)間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會(huì)派上用場(chǎng)，如將其消除反而是一種浪費(fèi)，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。　　40.備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”　　在看書或看電視時(shí)，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。　　41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己　　在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來充實(shí)自己。　　42.增強(qiáng)工作意念的妙法　　將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來，每劃掉一項(xiàng)就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。　　43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”　　撰寫一本書著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁的稿紙，雖說用口述錄音機(jī)或文書處理機(jī)之類的文明工具，可達(dá)到很高的工作效率，不過，有時(shí)候也是一件非常痛苦的事。　　44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳　　很多人在做單調(diào)工作時(shí)，都習(xí)慣聽輕音樂(BGM)，以集中精神。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)。從這個(gè)意義上來說，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。 過暗或過亮的光線都會(huì)降低工作與學(xué)習(xí)的效率。不過桌上的照明設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來說，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻_(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對(duì)象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時(shí)間。　　52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上　　一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上?！　—?3.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)　　依各人個(gè)性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使用?！　?5.有玻璃窗的書架效率不佳　　如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價(jià)值就會(huì)減半，假如能縮短書籍的出入時(shí)間，就可能加速工作的進(jìn)行。對(duì)提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。這么一來，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達(dá)到最高的使用效率。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。站著說話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問題一下子就決定了。　　在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。　　如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對(duì)方遲到，也可有意義地打發(fā)時(shí)間。　　如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。　　6．開會(huì)時(shí)間要加上尾數(shù)，以防止遲到　　召集會(huì)議時(shí)，如果把時(shí)間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來源。在與這種沒有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著又安排另一個(gè)約會(huì)，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會(huì)，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見面吧”!　　這么一來，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)間有限，會(huì)面得以快速地進(jìn)行。　　10．名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象　　除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見面日期”、“見面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)影響到工作效率與工作成果，因此很多人對(duì)女性職員都特別用心。　　此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。這些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無法再發(fā)展下去。　　15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽　　“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等　　因此，即使與多年不見的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來，相談甚歡。　　17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分　　活頁卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個(gè)字音，填入索引欄。　　18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率　　為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“○”、“△”、“”、“□”等等記號(hào)。　　先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。　　20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。　　最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作?！睅拙湓捑桶咽虑榻鉀Q?？墒?，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。以這種方法來打斷談話，對(duì)方也能夠接受。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來會(huì)談，可說是有效與人會(huì)談的要訣。　　27.事先訂好會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間　　在召集會(huì)議時(shí)，最好先決定會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間，并通知開會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時(shí)間，會(huì)使參加人員產(chǎn)生專心開會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效?！　—?28.預(yù)先通知參加開會(huì)的人，