【正文】 取相應(yīng)的做法。　　所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊(cè)”中，這樣這個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨(dú)有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順利無(wú)誤地完成工作?！倍议_(kāi)口時(shí)，要先從結(jié)論說(shuō)起，這樣，對(duì)方就會(huì)知道談話重點(diǎn)所在，不但不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，也比較不會(huì)發(fā)生誤會(huì)。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，說(shuō)話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費(fèi)時(shí)間，更會(huì)令上司感到不耐煩，而影響到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。基于這些，會(huì)議的召集人最好事先準(zhǔn)備“議題”、“問(wèn)題要點(diǎn)”、“對(duì)策”等等用紙，預(yù)先要求提案者提出報(bào)告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個(gè)人，這樣每個(gè)問(wèn)題、觀念都一目了然，自能提高會(huì)議的效率。29開(kāi)會(huì)前要求提案者準(zhǔn)備書面報(bào)告　　馬拉松會(huì)議的原因，都在于事先準(zhǔn)備得不夠周全。如果等到遲到者全來(lái)了之后才開(kāi)始開(kāi)會(huì)，等于使其他準(zhǔn)時(shí)而來(lái)的人都損失十分鐘，造成時(shí)間大量的浪費(fèi)。　　 28.預(yù)先通知參加開(kāi)會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的　　無(wú)論做任何事，總有人不守時(shí)。舉例來(lái)說(shuō)，因?yàn)槿雽W(xué)考試每堂只考一小時(shí)，考生為在限時(shí)內(nèi)寫完考卷，就會(huì)集中全副心神專心作答。　　27.事先訂好會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間　　在召集會(huì)議時(shí)，最好先決定會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間，并通知開(kāi)會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時(shí)間，會(huì)使參加人員產(chǎn)生專心開(kāi)會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效。　　上午是開(kāi)始一天工作的時(shí)段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達(dá)到很高的工作效率。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)會(huì)談，可說(shuō)是有效與人會(huì)談的要訣。　　25.與客戶面談時(shí)，請(qǐng)他帶份備忘錄前來(lái)　　當(dāng)客戶要約你面談時(shí)，你最好要求對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)面談，因?yàn)?，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實(shí)際用口說(shuō)出來(lái)，還是會(huì)有很多不清楚的問(wèn)題所在。以這種方法來(lái)打斷談話，對(duì)方也能夠接受。等到手表響起，你就說(shuō)：“實(shí)在很抱歉，我另外有急事。可是，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。　　24.對(duì)付長(zhǎng)舌的妙法〖HT5”，5SS〗在這個(gè)世界上，有種舌頭特別長(zhǎng)的人，正事談完了依然喋喋不休地說(shuō)個(gè)不停?！睅拙湓捑桶咽虑榻鉀Q。　　在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”來(lái)打斷對(duì)方的話頭，以便趕快進(jìn)入主題。　　最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作。先前因搬家地址不明以至于沒(méi)有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來(lái)的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。　　20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。你只要在卡片上親筆加上幾句話，并且在先前的復(fù)印名單上，再蓋個(gè)章，以表示確認(rèn)無(wú)誤。　　先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來(lái)，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過(guò)。　　將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進(jìn)行工作。　　18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率　　為了在交待秘書寄賀年卡、問(wèn)候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“○”、“△”、“”、“□”等等記號(hào)。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時(shí)間，很快找到自己所要的資料。　　17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分　　活頁(yè)卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個(gè)字音，填入索引欄。　　這些資料一目了然，可以說(shuō)是效率很高的通訊錄。　　15.借著人才錄的幫助，即使多年不見(jiàn)的人，也能談得很融洽　　“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等　　因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。　　至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因?yàn)槿绻R上將原始資料丟棄，就無(wú)法對(duì)比“人才錄”上的記錄有無(wú)錯(cuò)誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯(cuò)陽(yáng)差的現(xiàn)象。這些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無(wú)法再發(fā)展下去。　　13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上　　最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時(shí)候，也會(huì)順便寫上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等等。　　此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對(duì)你有什么不滿，也會(huì)一筆勾銷。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)影響到工作效率與工作成果，因此很多人對(duì)女性職員都特別用心。　　最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。　　10．名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象　　除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見(jiàn)面日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來(lái)。　　9．與公司主管會(huì)面時(shí)，在對(duì)方名片上書寫秘書小姐的芳名　　當(dāng)你與公司董事高級(jí)主管交換名片時(shí)，你可以請(qǐng)教對(duì)方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。在與這種沒(méi)有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著又安排另一個(gè)約會(huì)，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會(huì)，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見(jiàn)面吧”!　　這么一來(lái)，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)間有限，會(huì)面得以快速地進(jìn)行。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個(gè)字，這一點(diǎn)是非常重要的。從初次見(jiàn)到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來(lái)源?！　∷?，你盡可能在開(kāi)會(huì)時(shí)間加上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十五分”，這樣一來(lái)，會(huì)令人心生疑惑：“這個(gè)時(shí)間是不是具有什么特別意義?”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會(huì)議就能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。　　6．開(kāi)會(huì)時(shí)間要加上尾數(shù)，以防止遲到　　召集會(huì)議時(shí)，如果把時(shí)間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。　　5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息　　出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)間，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，只是平常不太會(huì)感覺(jué)到，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時(shí)間，一累積起來(lái)，也是相當(dāng)可觀的。　　如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。　　4.名片的整理　　在整理通訊錄時(shí)，可采用一般的方法，按照姓氏來(lái)排列。　　如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對(duì)方遲到，也可有意義地打發(fā)時(shí)間。　　3.與人會(huì)面選在書店最適合　　與人會(huì)面時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會(huì)面處。　　在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長(zhǎng)、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法。站著說(shuō)話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話說(shuō)完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問(wèn)題一下子就決定了。　　只要能夠運(yùn)用自如，對(duì)電腦設(shè)備的投資，絕對(duì)是值得的。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。可是，一旦各類藏書多達(dá)數(shù)百冊(cè)，如果不以一個(gè)主題，比如“繼承法”之類，來(lái)排列整理的話，那么檢索就要浪費(fèi)很多時(shí)間，效率實(shí)在太低。這么一來(lái)，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達(dá)到最高的使用效率。在選購(gòu)書架之際，即使多花一點(diǎn)錢，還是可選用高及天花板的尺寸。對(duì)提高效率而言，玻璃窗可以說(shuō)是無(wú)用的廢物。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開(kāi)來(lái)關(guān)去不可?！　?5.有玻璃窗的書架效率不佳　　如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價(jià)值就會(huì)減半，假如能縮短書籍的出入時(shí)間，就可能加速工作的進(jìn)行。　　在家里或上下班的車上看書時(shí)，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來(lái)的靈感，如果手上隨時(shí)有筆的話，效率會(huì)非常的高。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使用。　　比如處理文件時(shí)，要伸手拿支筆就得特地移動(dòng)身子或站起來(lái)，這樣會(huì)影響工作的專注。　　53.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)　　依各人個(gè)性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無(wú)章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。而回來(lái)之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。　　52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上　　一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。　　抽屜如果不整理得有條不紊的話，實(shí)在很難搞清楚那個(gè)抽屜中裝的是什么東西，所以抽屜的整理盡可能細(xì)分化。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對(duì)象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時(shí)間。這雖然是最普通的常識(shí)，不過(guò)如果桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺(tái)燈移置右側(cè)，請(qǐng)務(wù)必遵守“臺(tái)燈左放”原則。不過(guò)桌上的照明設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來(lái)說(shuō)，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻_(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無(wú)形中降低了工作效率。經(jīng)常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設(shè)備，在過(guò)暗的工作場(chǎng)所中工作，往往會(huì)事倍功半。 過(guò)暗或過(guò)亮的光線都會(huì)降低工作與學(xué)習(xí)的效率。　　48.過(guò)暗或過(guò)亮的工作場(chǎng)所都會(huì)導(dǎo)致效率低落　　當(dāng)因出差必須投宿旅館時(shí)，可隨身攜帶折疊式的臺(tái)燈，因?yàn)橐话懵灭^的照明大部分都過(guò)暗。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。如果任由他人多事“收東收西”，等到自己開(kāi)始工作時(shí)，很容易找不到自己所要的東西。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)。　　在動(dòng)腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)前所未有的樂(lè)趣，這樣才能提高效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。也就是說(shuō)，以“悅音”來(lái)對(duì)抗噪音，同時(shí)，這種卡帶最好采用回轉(zhuǎn)式的，這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。　　44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳　　很多人在做單調(diào)工作時(shí)，都習(xí)慣聽(tīng)輕音樂(lè)(BGM)，以集中精神。重要的是，如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會(huì)心生厭煩，而且工作效率也會(huì)一落千丈。　　43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”　　撰寫一本書著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁(yè)的稿紙，雖說(shuō)用口述錄音機(jī)或文書處理機(jī)之類的文明工具，可達(dá)到很高的工作效率，不過(guò)，有時(shí)候也是一件非常痛苦的事。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來(lái)處理。　　42.增強(qiáng)工作意念的妙法　　將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來(lái)，每劃掉一項(xiàng)就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來(lái)源。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進(jìn)行。　　41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己　　在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來(lái)充實(shí)自己。如果備忘錄上標(biāo)明主題與日期，事后重讀時(shí)，即使記得不太完整，但只要回想一下當(dāng)時(shí)的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細(xì)調(diào)查。　　40.備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”　　在看書或看電視時(shí)，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁(yè)紙上，記下備忘錄。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行哪些工作，就馬上記在手冊(cè)上。　　輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し颍绻麑⑵鋾r(shí)間成本列入考慮，則長(zhǎng)久不用的資料有朝一日也會(huì)派上用場(chǎng)，如將其消除反而是一種浪費(fèi)，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。　　38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片　　和錄像帶一樣，文書處理機(jī)的磁碟片可反復(fù)使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。 舉例來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個(gè)別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。　　37. 以不同顏色的標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片　　雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過(guò)如果不一一顯示屏幕，還是無(wú)法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。　　磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過(guò)一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。　　36. 文書處理機(jī)的磁碟片以一張一個(gè)為原則　　使用文書處理機(jī)時(shí)，必須特別注意磁碟片的整理方法。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。想好了整個(gè)結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機(jī)和文書處理機(jī)，就可以迅速地完成草稿工作。　　下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。如果一開(kāi)始就想寫出完美無(wú)缺的作品，終究只會(huì)寫一字涂一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個(gè)草稿，然后再加以修改。　　33．寫報(bào)告或書信時(shí)，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改　　在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當(dāng)大的份量，不過(guò)畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會(huì)影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。　　所以一旦有必須查閱的事項(xiàng)，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。　　乍聽(tīng)之下，似乎令人覺(jué)得很麻煩，不過(guò)只要想到這項(xiàng)工作不但能