【正文】 行中的點子。　　如果記載事項無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標題、中標題并且按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標題就可以了解其內(nèi)容?！　?0. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作　　使用活頁式筆記，其最大優(yōu)點在于能夠自由地插換頁數(shù)，必要時可以重新插入，不要的可以丟棄。這樣活頁夾中的資料，其正確性與精密度都會增加，并且越來越充實、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點，正是活頁紙的魅力所在。　　所以，在活頁夾上加上新的活頁紙同時，除了插換的頁數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時間。　　31．呈送出去的書類文件也要做標題和目錄　　除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上面附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標上標題與目錄。　　因為標題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。　　乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是很好的。　　32．寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。　　所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。　　33．寫報告或書信時，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改　　在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當大的份量，不過畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會影響到業(yè)務的進度。　　要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究只會寫一字涂一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個草稿，然后再加以修改。　　34．利用業(yè)余時間構思文稿　　在寫稿工作上，構思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合，進行構思與草稿的寫作。　　下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構思的時段。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產(chǎn)生許多絕妙的靈感。想好了整個結構大綱之后，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成草稿工作。　　35．利用文書處理機來輸入文稿　　商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很多都是相同的格式。文書處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點時間來輸入，不過為了日后的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較理想。　　36. 文書處理機的磁碟片以一張一個為原則　　使用文書處理機時，必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來說，原則上一張磁碟片中，只儲存一個資料。　　磁碟片的容量，因機種而有所不同，不過一張大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時，就非常的麻煩，不太合乎效率原則?！　“捶N類準備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。　　37. 以不同顏色的標簽來區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片　　雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個缺點，一般應該采用的方法是——在磁碟片上貼彩色標簽。 舉例來說，會計事務所中所采用的分類法是，綠色標簽表示“個別專題”，藍色標簽表示“一般專題”，黃色標簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。　　38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片　　和錄像帶一樣，文書處理機的磁碟片可反復使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。　　輸入資料要花費相當?shù)墓し颍绻麑⑵鋾r間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張磁碟片中存入相關的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。　　39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應該繼續(xù)進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢。　　40.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處”　　在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事后重讀時，即使記得不太完整，但只要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細調查?？晒﹨⒖贾?，備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。　　41.在“單純作業(yè)”時間，利用耳機充實自己　　在剛進入機關工作時，在“單純作業(yè)”時間里，最適合利用耳機來充實自己。工作中有復印之類的單純作業(yè)，在復印時間內(nèi)，可趁機學習語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學習的成效，當然復印的工作也可以不受妨礙地順利進行。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時，推廣這個一舉兩得的點子是科學的統(tǒng)籌方法。　　42.增強工作意念的妙法　　將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因為這么一來，每劃掉一項就可確認“這項工作已經(jīng)完成”，當時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。　　如此看來似乎沒什么意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都在于工作流于單調、冗長。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來處理。此外，采用這個方式還可免于遺漏某項工作。　　43.防止厭倦單調工作的“成功畫面思考法”　　撰寫一本書著實需要有強烈的意志力，但多達數(shù)百頁的稿紙，雖說用口述錄音機或文書處理機之類的文明工具，可達到很高的工作效率，不過，有時候也是一件非常痛苦的事?！　≡谶@種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會再次提起干勁。重要的是，如果一心只想到眼前單調的工作，不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫面思考法，想像計劃成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。　　44.“悅音”卡帶以回轉式為佳　　很多人在做單調工作時，都習慣聽輕音樂(BGM)，以集中精神。單調的工作盡可能的交給機器或屬下去做，當四周吵得令人無法專心做事時，就可放點輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。也就是說，以“悅音”來對抗噪音，同時，這種卡帶最好采用回轉式的，這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。　　45.以上的方法處理問題　　經(jīng)常有人發(fā)牢騷說，就是因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說，以自己的方式來處理例行公事。　　在動腦筋想如何以自己的方式工作的當兒，會發(fā)現(xiàn)前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。　　46.辦公桌最理想的狀態(tài)　　對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環(huán)境。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)?！豹ァ　?7.自己整理辦公桌　　自己的辦公桌一定要自己動手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。如果任由他人多事“收東收西”，等到自己開始工作時，很容易找不到自己所要的東西。　　為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從這個意義上來說，就是保持在合乎自己使用習慣的狀況下。　　如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率就會顯著下降。　　48.過暗或過亮的工作場所都會導致效率低落　　當因出差必須投宿旅館時，可隨身攜帶折疊式的臺燈，因為一般旅館的照明大部分都過暗。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒有辦法看書；但光線太強，也會造成同樣的效果。 過暗或過亮的光線都會降低工作與學習的效率。　　雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關心的人，實在是太少了。經(jīng)常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設備，在過暗的工作場所中工作，往往會事倍功半?！　?9.臺燈要放在左側　　前面提過，辦公桌上的擺設，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過桌上的照明設備卻是例外，對慣用右手的人來說，臺燈如果不放在左側，是非常不方便的，因為如果臺燈放在右側，寫字時就會受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。　　而且，這樣對眼睛也不好。這雖然是最普通的常識，不過如果桌子左側靠墻，往往就把臺燈移置右側，請務必遵守“臺燈左放”原則。　　50.將內(nèi)容固定的文章格式化　　能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時間與精力。這也可以應用于一般商業(yè)業(yè)務工作，比如對象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應用，如此可大幅度地縮短工作時間。　　51.抽屜整理盡可能細分化　　當然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會越多。　　抽屜如果不整理得有條不紊的話，實在很難搞清楚那個抽屜中裝的是什么東西，所以抽屜的整理盡可能細分化?；丶y針、鉛筆等等文具用品，自是當然的事，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時，就可一下子找到。　　52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上　　一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。而回來之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。就連這么一點點小事，也會影響到工作效率?！　—?3.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)　　依各人個性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。不過，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。　　比如處理文件時，要伸手拿支筆就得特地移動身子或站起來，這樣會影響工作的專注?；诖耍木哂霉P最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無謂的時間浪費。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。　　在家里或上下班的車上看書時，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來的靈感，如果手上隨時有筆的話，效率會非常的高。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費并不算貴?！　?5.有玻璃窗的書架效率不佳　　如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價值就會減半，假如能縮短書籍的出入時間，就可能加速工作的進行。從這個觀點來看，經(jīng)?？梢姷母讲ＡТ暗臅埽蜕杂袉栴}了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當浪費，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關關的時間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。　　56.即使價錢貴一點，也要選用高及天花板的書架　　一般來說，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。在選購書架之際，即使多花一點錢，還是可選用高及天花板的尺寸。　　在購進新書架之前，要精確地測量放置書架的空間大小，以隨時備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購大小適合的書架。這么一來，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達到最高的使用效率。　　57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來排列整理　　藏書不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟、語言等等一般的書別來整理，大概沒有什么問題?？墒牵坏└黝惒貢噙_數(shù)百冊，如果不以一個主題，比如“繼承法”之類，來排列整理的話，那么檢索就要浪費很多時間，效率實在太低。　　58.有計算功能的手表，隨時隨地都可驗算數(shù)字　　在公車上突然想要計算數(shù)字，計算機手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計算機，且對口算心算沒有把握時，這種“計算機手表”更能發(fā)揮特有的功能。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個缺點不足掛齒。　　59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價格急速降低，有不少人除了文書處理機外，還在家里自備傳真機、電腦等家庭辦公設備，以期提高工作與學習的效率。　　只要能夠運用自如，對電腦設備的投資，絕對是值得的。　　□ 溝通促效法 　　1.站著開會也能提高開會效率　　一般說來，大家似乎都認定開會一定要坐著開，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。站著說話，會產(chǎn)生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結論，問題一下子就決定了。所以相對而言，那種又臭又長的會議，只是浪費時間而已。目前也有相當多的企業(yè)采用這種方法。　　2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”　　任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細的個人資料。　　在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個項目，詳細記錄個人的專長、特征、學歷背景等等，所以在求才的時候，非常方便。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊。　　3.與人會面選在書店最適合　　與人會面時，如果對方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會面的地點，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會面處。在等人的時間中，也可以用來收集信息，一點也不浪費時間。　　如果比約定的時間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對