【正文】 行中的點(diǎn)子。　　如果記載事項(xiàng)無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標(biāo)題、中標(biāo)題并且按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標(biāo)題就可以了解其內(nèi)容?！　?0. 在加上新活頁紙的同時(shí)，順便做整理淘汰的工作　　使用活頁式筆記，其最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠自由地插換頁數(shù)，必要時(shí)可以重新插入，不要的可以丟棄。這樣活頁夾中的資料，其正確性與精密度都會(huì)增加，并且越來越充實(shí)、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁紙的魅力所在。　　所以，在活頁夾上加上新的活頁紙同時(shí)，除了插換的頁數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時(shí)間。　　31．呈送出去的書類文件也要做標(biāo)題和目錄　　除了時(shí)間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報(bào)告時(shí)，一定要在上面附標(biāo)題和目錄，同時(shí)也要求部屬，在呈送任何書類文件時(shí)，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標(biāo)上標(biāo)題與目錄。　　因?yàn)闃?biāo)題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對文件的整體觀點(diǎn)與主題方向，有一個(gè)概括性的了解。　　乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的工作時(shí)間，也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對是很好的。　　32．寫報(bào)告時(shí)，先將問題列在紙上，事后再一并查閱　　在寫報(bào)告時(shí)，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個(gè)影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費(fèi)時(shí)間，反而耽誤了工作進(jìn)度。　　所以一旦有必須查閱的事項(xiàng)，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。　　33．寫報(bào)告或書信時(shí)，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改　　在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當(dāng)大的份量，不過畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會(huì)影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。　　要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究只會(huì)寫一字涂一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個(gè)草稿，然后再加以修改。　　34．利用業(yè)余時(shí)間構(gòu)思文稿　　在寫稿工作上，構(gòu)思要費(fèi)很大的功夫，毫無準(zhǔn)備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合，進(jìn)行構(gòu)思與草稿的寫作。　　下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會(huì)產(chǎn)生許多絕妙的靈感。想好了整個(gè)結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機(jī)和文書處理機(jī)，就可以迅速地完成草稿工作。　　35．利用文書處理機(jī)來輸入文稿　　商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很多都是相同的格式。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點(diǎn)時(shí)間來輸入，不過為了日后的方便，還是用文書處理機(jī)來輸入文稿比較理想。　　36. 文書處理機(jī)的磁碟片以一張一個(gè)為原則　　使用文書處理機(jī)時(shí)，必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來說，原則上一張磁碟片中，只儲(chǔ)存一個(gè)資料。　　磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。　　按種類準(zhǔn)備不同的磁碟片，不會(huì)花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。　　37. 以不同顏色的標(biāo)簽來區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片　　雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個(gè)缺點(diǎn)，一般應(yīng)該采用的方法是——在磁碟片上貼彩色標(biāo)簽。 舉例來說，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個(gè)別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項(xiàng)目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲(chǔ)存的項(xiàng)目內(nèi)容做成表單。　　38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片　　和錄像帶一樣，文書處理機(jī)的磁碟片可反復(fù)使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認(rèn)為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費(fèi)。　　輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し颍绻麑⑵鋾r(shí)間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會(huì)派上用場，如將其消除反而是一種浪費(fèi)，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。　　39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時(shí)間　　不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且，活頁式手冊可隨時(shí)增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢。　　40.備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”　　在看書或看電視時(shí)，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項(xiàng)寫下來的，以一頁一個(gè)項(xiàng)目為原則，至少標(biāo)明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標(biāo)明主題與日期，事后重讀時(shí)，即使記得不太完整，但只要回想一下當(dāng)時(shí)的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細(xì)調(diào)查?？晒﹨⒖贾茫瑐渫浬先绻麡?biāo)明這三項(xiàng)，則資料就會(huì)越來越有份量。　　41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己　　在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來充實(shí)自己。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時(shí)間內(nèi)，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語言或準(zhǔn)備某項(xiàng)考試，因此可隨身攜帶小型錄音機(jī)。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進(jìn)行。在辦公時(shí)間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時(shí)，推廣這個(gè)一舉兩得的點(diǎn)子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。　　42.增強(qiáng)工作意念的妙法　　將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來，每劃掉一項(xiàng)就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。　　如此看來似乎沒什么意義，不過在工作無甚進(jìn)展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來處理。此外，采用這個(gè)方式還可免于遺漏某項(xiàng)工作。　　43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”　　撰寫一本書著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁的稿紙，雖說用口述錄音機(jī)或文書處理機(jī)之類的文明工具，可達(dá)到很高的工作效率，不過，有時(shí)候也是一件非常痛苦的事?！　≡谶@種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會(huì)再次提起干勁。重要的是，如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會(huì)心生厭煩，而且工作效率也會(huì)一落千丈。試用成功畫面思考法，想像計(jì)劃成功或完成工作時(shí)的成就感，是防止這些弊端的方法之一。　　44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳　　很多人在做單調(diào)工作時(shí)，都習(xí)慣聽輕音樂(BGM)，以集中精神。單調(diào)的工作盡可能的交給機(jī)器或?qū)傧氯プ?，?dāng)四周吵得令人無法專心做事時(shí)，就可放點(diǎn)輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。也就是說，以“悅音”來對抗噪音，同時(shí)，這種卡帶最好采用回轉(zhuǎn)式的，這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。　　45.以上的方法處理問題　　經(jīng)常有人發(fā)牢騷說，就是因?yàn)楣ぷ魈珶o聊，所以才無法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。　　同樣地，不妨不要理睬別人怎么說，以自己的方式來處理例行公事。　　在動(dòng)腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。　　46.辦公桌最理想的狀態(tài)　　對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環(huán)境。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)。”　　47.自己整理辦公桌　　自己的辦公桌一定要自己動(dòng)手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。如果任由他人多事“收東收西”，等到自己開始工作時(shí)，很容易找不到自己所要的東西。　　為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從這個(gè)意義上來說，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。　　如果任由他人隨便動(dòng)自己辦公桌上的東西，工作效率就會(huì)顯著下降。　　48.過暗或過亮的工作場所都會(huì)導(dǎo)致效率低落　　當(dāng)因出差必須投宿旅館時(shí)，可隨身攜帶折疊式的臺(tái)燈，因?yàn)橐话懵灭^的照明大部分都過暗。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒有辦法看書；但光線太強(qiáng)，也會(huì)造成同樣的效果。 過暗或過亮的光線都會(huì)降低工作與學(xué)習(xí)的效率。　　雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實(shí)在是太少了。經(jīng)常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設(shè)備，在過暗的工作場所中工作，往往會(huì)事倍功半?！　?9.臺(tái)燈要放在左側(cè)　　前面提過，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過桌上的照明設(shè)備卻是例外，對慣用右手的人來說，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻_(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。　　而且，這樣對眼睛也不好。這雖然是最普通的常識，不過如果桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺(tái)燈移置右側(cè)，請務(wù)必遵守“臺(tái)燈左放”原則。　　50.將內(nèi)容固定的文章格式化　　能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準(zhǔn)備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時(shí)間與精力。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時(shí)間。　　51.抽屜整理盡可能細(xì)分化　　當(dāng)然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會(huì)越多。　　抽屜如果不整理得有條不紊的話，實(shí)在很難搞清楚那個(gè)抽屜中裝的是什么東西，所以抽屜的整理盡可能細(xì)分化?；丶y針、鉛筆等等文具用品，自是當(dāng)然的事，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時(shí)，就可一下子找到。　　52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上　　一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。　　這固然是為油墨用完、遺失等臨時(shí)狀況而準(zhǔn)備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會(huì)有所不便。而回來之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。就連這么一點(diǎn)點(diǎn)小事，也會(huì)影響到工作效率?！　—?3.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)　　依各人個(gè)性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。不過，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。　　比如處理文件時(shí)，要伸手拿支筆就得特地移動(dòng)身子或站起來，這樣會(huì)影響工作的專注?；诖耍木哂霉P最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無謂的時(shí)間浪費(fèi)。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。如此一來，隨時(shí)隨地都不會(huì)缺少必要的文具用筆。　　在家里或上下班的車上看書時(shí)，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來的靈感，如果手上隨時(shí)有筆的話，效率會(huì)非常的高。從效率投資的觀點(diǎn)來看，三套用筆的花費(fèi)并不算貴?！　?5.有玻璃窗的書架效率不佳　　如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價(jià)值就會(huì)減半，假如能縮短書籍的出入時(shí)間，就可能加速工作的進(jìn)行。從這個(gè)觀點(diǎn)來看，經(jīng)?？梢姷母讲ＡТ暗臅?，就稍有問題了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當(dāng)浪費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時(shí)間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。　　56.即使價(jià)錢貴一點(diǎn)，也要選用高及天花板的書架　　一般來說，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。在選購書架之際，即使多花一點(diǎn)錢，還是可選用高及天花板的尺寸。　　在購進(jìn)新書架之前，要精確地測量放置書架的空間大小，以隨時(shí)備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購大小適合的書架。這么一來，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達(dá)到最高的使用效率。　　57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來排列整理　　藏書不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟(jì)、語言等等一般的書別來整理，大概沒有什么問題。可是，一旦各類藏書多達(dá)數(shù)百冊，如果不以一個(gè)主題，比如“繼承法”之類，來排列整理的話，那么檢索就要浪費(fèi)很多時(shí)間，效率實(shí)在太低。　　58.有計(jì)算功能的手表，隨時(shí)隨地都可驗(yàn)算數(shù)字　　在公車上突然想要計(jì)算數(shù)字，計(jì)算機(jī)手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計(jì)算機(jī)，且對口算心算沒有把握時(shí)，這種“計(jì)算機(jī)手表”更能發(fā)揮特有的功能。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。　　59.即使貴一點(diǎn)，對電腦處理的投資也要在所不惜　　最近市面上電腦的價(jià)格急速降低，有不少人除了文書處理機(jī)外，還在家里自備傳真機(jī)、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。　　只要能夠運(yùn)用自如，對電腦設(shè)備的投資，絕對是值得的。　　□ 溝通促效法 　　1.站著開會(huì)也能提高開會(huì)效率　　一般說來，大家似乎都認(rèn)定開會(huì)一定要坐著開，其實(shí)，偶而站著開會(huì)也是個(gè)很好的方法。站著說話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問題一下子就決定了。所以相對而言，那種又臭又長的會(huì)議，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法。　　2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”　　任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細(xì)的個(gè)人資料。　　在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。　　“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊。　　3.與人會(huì)面選在書店最適合　　與人會(huì)面時(shí)，如果對方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會(huì)面處。在等人的時(shí)間中，也可以用來收集信息，一點(diǎn)也不浪費(fèi)時(shí)間。　　如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對