【正文】 你早已回答過的問題，因為你說的話并沒有入他們的耳。作為領導者，你必須永無休止地簡化你要傳達的信息，使之清楚統(tǒng)一，更要無休止地進行傳達，確保每個人都能正確地理解吸收。雷克爵士(Michael Rake)畢馬威國際主席邁克爾Marwick）并在歐洲分部工作。1989年，他調(diào)往倫敦，兩年后成為英國董事會成員，歷任多個領導職位后，于1998年成為英國高級合伙人，2002年成為畢馬威國際主席。在他的任期內(nèi)，他監(jiān)督指導了一項活動，確保對“后安然時代”有一個漸進式、實用性的立法回應。開始預測讀者的問題寫出讀者對您的主題可能會產(chǎn)生的疑問。這種方法還能幫助您預見讀者對文檔的反應。預測到讀者關(guān)注的事項后，她提出了下列問題： 議程將包括哪些內(nèi)容？ 例如：“召開第一次會議時，請事先準備好您所在部門的工作計劃。如果您對受眾不太熟悉，則應找一位熟悉他們的人對您預測的問題進行補充。如果您缺乏寫作經(jīng)驗，或者涉及的主題很復雜，這種方法就格外有用。對大多數(shù)商務文檔來說，三級標題（羅馬數(shù)字、大寫字母和阿拉伯數(shù)字）就足夠了。 提綱中是否已經(jīng)列出了我要寫的所有主題和副主題？ 開頭、中間和結(jié)尾是否清楚明白？如果提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開始對每一條加以充實，從而創(chuàng)建文檔。頭腦風暴式提綱鼓勵自由聯(lián)想，這有助于激發(fā)您的創(chuàng)造力。創(chuàng)建頭腦風暴式提綱的方法： 記住，您的目的就是您撰寫這份文檔的原因。 對于從中間的圓圈發(fā)散出來的主要想法，應認真進行分類。嘗試自由寫作當您出現(xiàn)寫作障礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥”時，自由寫作通常是最好的解決方法。請記住，自由寫作最重要的規(guī)則就是沒有規(guī)則。 準備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤上，然后讓思維自由馳騁。 寫下腦海中出現(xiàn)的任何想法，哪怕這些想法與您的寫作主題毫無關(guān)系。 至少應自由寫上10分鐘，這樣才能思如泉涌。 當您思維受阻時，也要將這種情況記錄下來。 如果您用的是計算機，關(guān)閉屏幕可能有助于防止您過早編輯。然后將這些要點按照邏輯分類，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風暴式提綱相同。如何開始寫作？不同的寫作挑戰(zhàn)決定了您開始寫作時要采取不同的策略。，提議更改您部門的一個關(guān)鍵業(yè)務流程。）預測讀者的問題解釋：正確選項。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非正確選項。（）使用頭腦風暴式提綱解釋：非正確選項。（）嘗試自由寫作解釋：非正確選項。在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是提出一個可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來應對?？墒牵看卧阪I盤前想開始寫，都不知道怎么寫，什么樣的開始策略最適合她？（）預測讀者的問題解釋：非最佳選項。在本例中，努爾面對的寫作挑戰(zhàn)是不知道應該寫什么，這需要其他策略來應對。如果努爾需要涉及的主題很復雜，那么開始撰寫時，擬一個傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，而現(xiàn)在，努爾需要一個能讓她文思泉涌的策略。如果努爾與一個團隊合作，或者需要激發(fā)創(chuàng)意，那么開始撰寫時，使用頭腦風暴式提綱更有效，而現(xiàn)在，她需要一個能讓她文思泉涌的策略。）嘗試自由寫作解釋：最佳選項。，對公司內(nèi)潛在的危機進行預測和應對。納賽爾最好通過什么樣的策略開始寫作？（）預測者的問題解釋：非最佳選項。（252。由于納賽爾要涉及的主題很復雜，而且他缺乏撰寫此類計劃的經(jīng)驗，所以擬定傳統(tǒng)式提綱是很好的策略。如果納賽爾與一個團隊合作，則使用頭腦風暴式提綱更合適。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項。而在本例中，他需要采用其他策略。根據(jù)莎倫的預測，人們對培訓建議書不會有什么強烈的反對，所以預測讀者問題不是最有效的策略，在此示例中，她需要采用其他策略。如果莎倫需要涉及的主題很復雜，那么開始撰寫時，擬一個傳統(tǒng)式提綱更有效，在此示例中，她需要采用其他策略。）使用頭腦風暴式提綱解釋：最佳選項。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項。組織材料核心概念:下面列出了各種類型的寫作及其適用的組織方式。將最關(guān)鍵的信息放在文檔開頭，您可以幫助忙碌的讀者快速看到最重要的信息。當文檔的內(nèi)容包含產(chǎn)品發(fā)展史這樣的信息時，這種方法非常有用。 抓住重要、有巨大影響的事實。 利用視覺設計突出重要信息，例如您的關(guān)鍵信息，因為使用這種發(fā)展時序法時可能會遺漏這些信息。 如果有五個以上的日期，應避免每個句子都以日期開頭?？偟膩碚f，過程就是要描述在各個階段由誰做什么、發(fā)生了什么或?qū)⒁l(fā)生什么。例如：“發(fā)票應首先交給費用發(fā)生部門批準，然后再交給會計付賬。由于程序是一系列設定好的步驟，所以陳述的方式與軟件安裝說明或者菜譜是一樣。例如：“請給發(fā)票加蓋日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部門記錄”。 以表格形式陳述正式程序，并給每一步編號。 按照發(fā)生的準確順序陳述過程或程序中的階段或步驟。將其想像成一幅二維或三維地圖，帶領讀者在您的主題中徜徉，以幫助他們理解您的信息。使用此方法時： 比較和對比法比較和對比法用于展示各種概念的相似或不同之處。當您想評估兩種可能性各自的優(yōu)缺點時，這種方法格外有效。 優(yōu)點：地點A和地點B 在使用這兩種方法時，需要考慮的關(guān)鍵問題是：“我的讀者已經(jīng)了解了多少？”回答了此問題后，即可從讀者熟悉的信息開始寫文檔。由于是會計團隊發(fā)起的要求，因此在給他們的備忘錄中應首先重申他們提出的修改細節(jié)，然后從更廣的角度講述此次修改會對全公司產(chǎn)生的影響。務必隨時對讀者可能不熟悉的關(guān)鍵術(shù)語給出解釋。 確定您的讀者對該主題已經(jīng)了解了多少。 以讀者熟悉的信息開始寫文檔。 對熟悉該主題的讀者采用具體到一般法。 對不熟悉該主題的讀者采用一般到具體法。 盡可能將關(guān)鍵信息置于開頭。這種方法適用于技術(shù)報告、年報和財務分析。 務必將假設的每個方面都包括進來，以避免說服力不強甚至更糟的情況，即做出錯誤的業(yè)務決策。 從以下幾個方面分析您的資料：相似之處、不同之處、邏輯聯(lián)系、內(nèi)在含意以及建議采取的行動。 為非技術(shù)型讀者簡化技術(shù)方面的語言，這樣做在撰寫面向大眾的公司報告時尤有必要。組織對于您負責的每個寫作主題，必須選擇最合適的組織方法。她需要采用什么方法來組織該文檔的內(nèi)容？（）分析法解釋：非最佳選項。（252。伊麗莎白的正式投訴需要追溯一系列事件，這些事件的發(fā)生有特定的順序，所以應該采用時序法組織。如果伊麗莎白撰寫的是指導說明或用戶手冊，那么過程和程序法更為合適。這封信將發(fā)給公司所有的活躍客戶。如果邁爾斯要撰寫的是出差報告、某設備的說明或是研究報告，那么空間排列法是不錯的選擇。如果邁爾斯撰寫的是可行性分析、調(diào)查結(jié)果或規(guī)劃報告，那么比較和對比法更合理。）具體到一般法或一般到具體法解釋：非最佳選項。，向高管團隊介紹她小組最近的研究結(jié)果，她需要采用什么方法來組織該文檔的內(nèi)容？（252。亞斯明的讀者是忙碌的高管。（）時序法解釋：非最佳選項。（）過程和程序法解釋：非最佳選項。撰寫初稿核心概念:只有您一個人看而已。第一，能讓您的思路集中在自己想要寫入文檔的關(guān)鍵想法上。正在撰寫初稿？暫時抑制您改錯的沖動。 –W毛姆(W. Somerset Maugham)沒有任何規(guī)定要求您必須從頭開始。大多數(shù)寫作經(jīng)驗豐富的人都會到最后才寫引言部分，因為在知道了結(jié)論之后更容易寫出精彩的開篇之語。寫完之后，再選擇下一項讓您感覺容易下筆的內(nèi)容來寫，依此類推。按“類別”寫作寫重要信件時，如果您沒辦法將其分割為若干易于駕馭的部分，則會感到難以下筆。下表列出了在幾類文檔中常常會出現(xiàn)的類別。確保您準確掌握了以下問題的答案：受眾對該主題有多少了解？有一種經(jīng)驗證對許多撰文者都很有用的方法是分兩欄寫。另一欄則針對非技術(shù)型讀者，對前一欄中的信息進行精簡。它們能揭示您文檔中的思路，幫助讀者理解您要傳達的信息。 集中在一個想法或一個主題上。 例如，下面的段落取自關(guān)于在組織中推行高管輔導計劃的報告。許多公司通過教練式輔導概述高管的業(yè)績。教練式輔導正快速得到公司的認可。自然過渡我文中的每個字都經(jīng)過了反復推敲，經(jīng)常要擦掉重寫，而且往往這樣反復好幾次。–伏拉地米爾如果段落之間及段落中的句子之間能自然過渡，就可以幫助讀者看清各種觀點之間的聯(lián)系以及論證是如何展開的。過渡句以黑體表示：提議增加餐館座位的人沒有提供任何有關(guān)工程建設、運作成本以及稅金的估算。就算工程建設成本合理且可控，我們?nèi)詴媾R很高的收益不確定性風險。假設收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加75%？上述示例段落都有各自關(guān)注的主題：第一段討論擴展現(xiàn)有餐館的成本，第二段討論如果擴展，收入可能增加多少。在段落的句子之間，過渡詞或詞組也能讓您自然地過渡。因此，營運資本需求已經(jīng)下降了8個百分點。其他有用的過渡表達還有：結(jié)果、此外、同樣、同時、例如、最后、另一方面、而且以及然而。評估段落這些段落是否緊扣主題、易于理解？（1）進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。（3）這樣的公司有足夠的信息來決定將產(chǎn)品瞄準哪個市場。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。上面的段落有什么缺陷？（252。解釋：正確選項。如果某些句子能換個開關(guān)，整個段落會更加有趣易讀：例如，加入一些介詞短語，如“在激烈的競爭中，進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。）某些句子與段落主題無關(guān)。這是段落最大的缺陷，第一句表明段落主要是市場調(diào)查的優(yōu)勢。這導致整個段落傳達出的信息不一致。解釋：非最佳選項。（252。這個段落沒有用來承接上下文的過渡語。利用這些調(diào)查結(jié)果，他們可以推出系列產(chǎn)品，進行創(chuàng)新……”沒有過渡語，段落顯得有些脫節(jié)。（2）在傳統(tǒng)培訓環(huán)境中，學員只能嘗試從讀寫資料中吸收知識，而參與在線模擬培訓的學員卻可以在毫無風險的環(huán)境中學習應用新技能，從而真正掌握知識。這種體驗能夠轉(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。上面的段落有什么優(yōu)點，是什么讓這個段落有效傳達信息？（）每一句都介紹了一個新的主題。這個段落中所有的句子都與第一名闡述的主題有關(guān)，所有才能有效傳達信息。）段落中包含過渡語。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點之間的聯(lián)系，并自然地從一句過渡到下一句。）整個段落只有一個中心思想。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓的潛力。（）句子的長度和結(jié)構(gòu)是一致的。所有句子的結(jié)構(gòu)和長度并不千篇一律，這讓段落更有趣易讀。讓您的信息重點明確核心概念寫完初稿后，應該仔細檢查，看看所有主要觀點的闡述是否符合邏輯、緊扣中心意思且清楚明確。是否納入了讀者需要的所有信息來幫助他們了解需要做些什么？這些信息是否準確？如果您是通知最后期限或者是要求讀者采取行動，則應使用清楚標記，以便讀者一眼就能明白需要怎么做。如果您發(fā)現(xiàn)文檔在這些方面存在不足，應進行編輯，彌補這些缺陷。您最想讓讀者記住的一點是什么？在大多數(shù)情況下，您應將該信息放在文檔開頭。如果您確定讀者可能不愿接受您的觀點，則需要巧妙地安排關(guān)鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關(guān)注的地方?；卮鹱x者的問題：“為什么？”您的文檔不僅要闡述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息為什么重要。 如果您不能獲得更多的時間，會發(fā)生什么情況 延長時間會對您正在從事的其他項目造成什么影響 例如，與其僅僅是寫：“選項A比選項B好?！备吖芤暯?切記，在戰(zhàn)略中不要使用任何花哨的口號，特別是在我們這一行，也不要使用任何很專業(yè)的詞語，雖然我們總是非常熱衷于此。以Orange集團戰(zhàn)略為例。這個文檔以客戶為中心，當然也應該如此，但Orange集團的33,000名員工不太能理解這個文檔?！痹诮桓对搼?zhàn)略的過程中，他們每個人都扮演著不同的角色。如果你的目標不夠清楚明白，就不用指望一流的執(zhí)行效果了。桑吉阿華加在印度德里大學拿到電子工程學士學位，之后在紐約哥倫比亞大學拿到計算機科學碩士學位。在這家公司，他度過了15個年頭，期間任過各種管理職位，最高的職位包括帶領公司進入電信軟件行業(yè)。之后，他加入位于加州的Comstellar科技公司，擔任首席執(zhí)行官。阿華加進入Orange集團，擔任首席運營官，2004年3月升任首席執(zhí)行官。2006年5月，桑吉風格編輯為您的初稿注入視覺沖擊力寫作光是清楚、準確而連貫是不夠的。如果一份文檔易于閱讀且關(guān)鍵信息能躍然紙上，該文檔就具有視覺沖擊力。利用視覺效果增強手段，可以使要傳達的要點從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。下面列出了一些視覺效果增強手段： 句子長度不超過20個字 適當留出空白區(qū)域 對列舉的條目使用圓點或序號，哪怕是在句子當中 讓語氣貼近受眾核心概念您所撰寫內(nèi)容的語氣應該適合目標讀者。尖銳、前瞻性的語氣可能適合為公司內(nèi)部通訊撰寫的觀點類文章，而不適合公司的年報。行文要使用正式、專業(yè)的語氣時，應使用第三人稱，所有的觀點都要用完整的句子來表達。若使用得當，非正式、幽默的語氣能夠拉近與讀者的距離。例如：您是不是把改善高層領導者業(yè)績的希望寄托在教練式輔導上？如果是這樣，那您并不孤獨。 –托馬斯實際上，要實現(xiàn)您的目標，簡單明了的語言遠比華而不實要好?！辈蝗鐚懀骸拔覀儗㈤_個短會，趕在南希的委員會繼續(xù)前行之前，將他們的工作整合一下。 每一段是否都已限制在6行以內(nèi)？ 句子長度是否不超過15到20個字？ 高管視角:我們要接收到很多報告，也有太多報告要給別人，這讓我們很驕傲。我還記得那時候我拼命工作、超時加班，就為了準備這些報告。從中我學到了一點，那就是如果公司因為錯誤的產(chǎn)品戰(zhàn)略或市場組合而陷入困境，那再關(guān)注細節(jié)也救不了你。沒人會讀完這些東西并消化吸收它。事后回顧，我才悟出：“這不是前進的道路。”我得到了教訓，這個教訓很重要，我在以后供職的公司中一直嘗試讓人們吸取我的教訓，那就是不要過分追求細節(jié)。最近剛好有這樣一個例子：我們的下屬公司要給我們做個演示。他們準備用將近一個小時的時間來向我們解釋，但后來的情況演變成：“你們要干嘛？”“我們要做XYZ。有沒有三四張關(guān)鍵的幻燈片？”“有。”于是就成了。下一個。他們不知道我們是不是認真的，不知道我們是太惱火了要解雇他們，還是沒把他們當回事。有太多人因為缺乏自信或為