【正文】 商務(wù)備忘錄的寫作技巧 到點(diǎn)擊“發(fā)送”之前的那一刻再鍵入收件人的地址。 加入結(jié)束語。 把關(guān)鍵信息放在您的主題行中，以確保讀者不會(huì)刪除您的郵件。 不要在同一部分同時(shí)陳述優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，這樣容易產(chǎn)生混淆。 在比較兩項(xiàng)事物時(shí)，應(yīng)從讀者較為熟悉的一項(xiàng)開始。 當(dāng)您的寫作對(duì)象為兩名或多名讀者時(shí)，應(yīng)考慮最重要的讀者可能會(huì)有的反應(yīng)，通常情況下最重要的讀者是決策者。例如，與其寫：“這個(gè)軟件是總工程師親自設(shè)計(jì)的”，不如寫：“總工程師親自設(shè)計(jì)了這個(gè)軟件”。簡潔但完整地陳述您的信息。 寫作語氣影響讀者對(duì)內(nèi)容的看法隨意的語氣可能適合您所熟悉的同事，但不適合客戶或上級(jí)。 花些時(shí)間創(chuàng)建一個(gè)能夠吸引讀者的視覺構(gòu)架。您會(huì)發(fā)現(xiàn)在引出關(guān)鍵信息前做一些鋪墊會(huì)更有效果。同時(shí)確保您的寫作內(nèi)容準(zhǔn)確，范圍適中。 最常見的錯(cuò)誤之一是撰文者僅關(guān)注自己的思路而沒能滿足讀者的需求。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)不相關(guān)的關(guān)鍵信息，則應(yīng)撰寫兩份文檔。2. 分析受眾。要撰寫備忘錄要求人們下班后參加會(huì)議，應(yīng)該預(yù)測讀者的問題，然后針對(duì)這些問題進(jìn)行寫作。）預(yù)測讀者的問題正確選項(xiàng)。什么樣的開始策略最合適？（）嘗試自由寫作非最佳選項(xiàng)。撰寫用戶手冊(cè)時(shí)，應(yīng)該選擇過程和程序法。如果您撰寫的是追溯一系列事件的文檔，那么時(shí)序法更為合適。）過程和程序法正確選項(xiàng)。寫得好的段落應(yīng)該只闡述一個(gè)思想或主題，通常在第一句就開篇明義。（）四個(gè)以上非最佳選項(xiàng)。段落中應(yīng)該涵蓋幾個(gè)主題？（252。比較可行的做法是，將郵件交流的次數(shù)限制在四次以內(nèi)。但是如果您發(fā)現(xiàn)自己同一位同事或團(tuán)隊(duì)成員郵件來往次數(shù)超過四次，這可能說明您在逃避做出決議或決策。如果您發(fā)現(xiàn)自己同一位同事或團(tuán)隊(duì)成員郵件來往次數(shù)超過四次，這可能說明您在逃避做出決議或決策。在開始撰寫文檔時(shí)，除了擬定頭腦風(fēng)暴式提綱外，其他值得推薦的策略還包括：(1)傳統(tǒng)式提綱，(2)想像讀者會(huì)提出什么樣的問題并加以回答，以及(3)自由寫作。（）頭腦風(fēng)暴式提綱非最佳選項(xiàng)。）精心打造出一個(gè)精彩的開場白正確選項(xiàng)。而一開始就絞盡腦汁，力求設(shè)計(jì)一個(gè)精彩的開場白，這種做法不值得推薦，因?yàn)檫@很費(fèi)時(shí)間。審閱初稿時(shí)，很容易就能將長句縮短或拆成兩句。（）15個(gè)字或者更少非最佳選項(xiàng)。正確的選擇是：約15到20個(gè)字。審閱初稿時(shí)，很容易就能將長句縮短或拆成兩句?！眴栴} 5冗長累贅的句子令人望而生厭，還會(huì)使讀者疏漏關(guān)鍵信息?！保ǎ澳阋卫斡涀?，這個(gè)方案是由總工程師設(shè)計(jì)和開發(fā)的?！狈亲罴堰x項(xiàng)。這句話沒有犯常見的風(fēng)格錯(cuò)誤。您應(yīng)該將整篇文檔按類別拆分，按照自己的節(jié)奏逐個(gè)完成。如果不想辦法把重要文檔拆分成若干個(gè)易于處理的部分，那么寫作任務(wù)會(huì)顯得相當(dāng)繁重。您應(yīng)該將整篇文檔按類別拆分，按照自己的節(jié)奏逐個(gè)完成。想像一下，您就是各類讀者中的一員，這樣您就能設(shè)想出他們圍繞您寫作的主題可能會(huì)提出的五花八門的問題。從讀者的角度思考，可以讓您規(guī)避商務(wù)文檔讀者最常見的不滿，那就是很多時(shí)候他們不知道作者要他們做什么。（252。雖然寫作時(shí)有時(shí)可以想象是在與讀者面對(duì)面交流，但這并不是“以讀者為中心進(jìn)行寫作”的正確定義。在這種情況下，您的目的是讓讀者徹底了解問題。（）讓銷售團(tuán)隊(duì)確信公司有必要組建定非最佳選項(xiàng)。在這種情況下，您的目的是讓讀者徹底了解問題。受眾想盡可能多地了解有關(guān)情況，因?yàn)楣ぷ鹘M將仔細(xì)審查這個(gè)問題。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，您需要把報(bào)告的范圍收窄，側(cè)重于工作組的具體研究成果，而不是全面鋪開。為了盡可能高效地進(jìn)行溝通，需要花一番心思，精心組織材料，以便更好地滿足讀者所需，而不是您自己的需求。所有這些要素可進(jìn)一步幫助喬治從讀者的角度出發(fā)進(jìn)行寫作，同時(shí)也解決了讀者之所需。對(duì)任何一封電子郵件來說，主題行是郵件的大標(biāo)題，它能極其有效地使您的讀者迅速了解您要傳遞的信息。只表達(dá)一個(gè)主題可以使您的信息既簡明扼要又重點(diǎn)突出，那些一天要收許多電子郵件的讀者非常注重這一點(diǎn)。非最佳選項(xiàng)。例如，讀者可能會(huì)誤解表示幽默的信息而產(chǎn)生被冒犯的感覺；會(huì)曲解作者的原意而把批評(píng)看得太重；或者用更強(qiáng)烈的對(duì)抗情緒回應(yīng)表示憤怒的信息。在給托妮寫電子郵件時(shí)喬治該遵循下列原則中的哪一條？（）為了真誠地表達(dá)對(duì)項(xiàng)目延期的歉意，喬治應(yīng)在電子郵件的開頭，為需要花更多時(shí)間完成報(bào)告由衷地道歉。然后，她建議喬治給EEI駐PrimeCo的聯(lián)系人托妮打個(gè)電話，告訴她計(jì)劃變更。第正確選項(xiàng)。為了能更有效地傳達(dá)自己的意思，喬治應(yīng)當(dāng)在提出延期申請(qǐng)后，闡明如果米婭不同意延期將會(huì)產(chǎn)生什么后果。喬治的備忘錄應(yīng)該先提供米婭需要的信息，然后著重傳遞另一個(gè)信息，即他需要延期，同時(shí)說明延期可能帶來的影響。非最佳選項(xiàng)。當(dāng)他正在琢磨該怎么辦時(shí)，喬治收到了他的主管米婭的一封電子郵件。2當(dāng)您考慮在書面的商業(yè)交流文檔中運(yùn)用非正式或幽默的手法時(shí)，應(yīng)格外小心。這是另外一個(gè)說明如何從讀者的角度出發(fā)進(jìn)行寫作的例子。）在詳細(xì)比較兩個(gè)候選地址的部分，應(yīng)先列舉布萊頓地區(qū)的信息，再詳述灣景地區(qū)的詳情。在這個(gè)案例中，PrimeCo最想知道的可能是在兩個(gè)候選廠址中，喬治會(huì)推薦哪一個(gè)。喬治首先考慮的是如何組織內(nèi)容。而另外一個(gè)候選廠址灣景地區(qū)則離PrimeCo總部較遠(yuǎn)。1，批準(zhǔn)后者提出的休假申請(qǐng)。他把信息轉(zhuǎn)發(fā)給其他團(tuán)隊(duì)成員。（）恰當(dāng) （252。（252。）不恰當(dāng)解釋：“問題”行為最好先面談解決。）不恰當(dāng)解釋：發(fā)送郵件的員工并不打算讓其他人閱讀自己的郵件，所以帕沙德不應(yīng)該把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給所有團(tuán)隊(duì)成員?；?dòng)練習(xí): 在電子郵件中表達(dá)情緒時(shí)要格外謹(jǐn)慎。如果您連續(xù)數(shù)小時(shí)或數(shù)周不斷與某人郵件往來，而無法達(dá)成解決方案，請(qǐng)拿起電話安排會(huì)面。 不要通過電子郵件發(fā)送私人信息。為此，許多公司都制定了政策，明確規(guī)定了在工作中應(yīng)怎樣使用電子郵件。采用簡單的格式在電子郵件系統(tǒng)中，您無法控制信息會(huì)以什么形式呈現(xiàn)在收件人的計(jì)算機(jī)屏幕上，因此不要指望別致的格式能在傳達(dá)過程中得到保留。用電子郵件信息告訴讀者附件的內(nèi)容，以及應(yīng)該怎樣處理該附件。讓讀者明白您的郵件是要號(hào)召行動(dòng)、征求信息、傳達(dá)信息還是提出建議。 收件人能更輕松地理解和回復(fù)單個(gè)信息。每封郵件只涵蓋一個(gè)主題，并迅速說明您的意圖。 讓您的信息便于歸檔和檢索（例如“約翰的全球企業(yè)報(bào)告”） 如果您的主題行過于籠統(tǒng)或含混，讀者可能會(huì)跳過不看。主題行應(yīng)該具有下列特點(diǎn)： 不幸的是，電子郵件的快捷與方便也為商務(wù)寫作者及其所在公司帶來了一些問題，例如：請(qǐng)一位寫作水平讓您欽佩的同事檢查重要文檔。一般情況下，通過主語與動(dòng)詞的關(guān)系即可判斷一個(gè)句子是否為被動(dòng)句，被動(dòng)句的主語通常是動(dòng)詞所示動(dòng)作的受動(dòng)者。使用主動(dòng)語態(tài)思考以下例句：電話是客戶打來的。1995年至2000年，他擔(dān)任Aegis集團(tuán)的集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。在離開公司前，他已晉升至集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。一年后他加入了英國燃?xì)夤?，在那里呆?年，先后擔(dān)任過內(nèi)部審計(jì)、管理會(huì)計(jì)和項(xiàng)目會(huì)計(jì)。有太多人因?yàn)槿狈ψ孕呕驗(yàn)榱俗C明自己的正確而躲在一大堆細(xì)節(jié)后面。下一個(gè)。有沒有三四張關(guān)鍵的幻燈片？”“有。最近剛好有這樣一個(gè)例子：我們的下屬公司要給我們做個(gè)演示。事后回顧，我才悟出：“這不是前進(jìn)的道路。從中我學(xué)到了一點(diǎn)，那就是如果公司因?yàn)殄e(cuò)誤的產(chǎn)品戰(zhàn)略或市場組合而陷入困境，那再關(guān)注細(xì)節(jié)也救不了你。我們要接收到很多報(bào)告，也有太多報(bào)告要給別人，這讓我們很驕傲。 句子長度是否不超過15到20個(gè)字？ ”不如寫：“我們將開個(gè)短會(huì)，趕在南希的委員會(huì)繼續(xù)前行之前，將他們的工作整合一下。 –托馬斯若使用得當(dāng)，非正式、幽默的語氣能夠拉近與讀者的距離。尖銳、前瞻性的語氣可能適合為公司內(nèi)部通訊撰寫的觀點(diǎn)類文章，而不適合公司的年報(bào)。 對(duì)列舉的條目使用圓點(diǎn)或序號(hào)，哪怕是在句子當(dāng)中 句子長度不超過20個(gè)字 利用視覺效果增強(qiáng)手段，可以使要傳達(dá)的要點(diǎn)從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。風(fēng)格編輯為您的初稿注入視覺沖擊力寫作光是清楚、準(zhǔn)確而連貫是不夠的。阿華加進(jìn)入Orange集團(tuán)，擔(dān)任首席運(yùn)營官，2004年3月升任首席執(zhí)行官。在這家公司，他度過了15個(gè)年頭，期間任過各種管理職位，最高的職位包括帶領(lǐng)公司進(jìn)入電信軟件行業(yè)。桑吉”在交付該戰(zhàn)略的過程中，他們每個(gè)人都扮演著不同的角色。以O(shè)range集團(tuán)戰(zhàn)略為例?！备吖芤暯? 延長時(shí)間會(huì)對(duì)您正在從事的其他項(xiàng)目造成什么影響 回答讀者的問題：“為什么？”您的文檔不僅要闡述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息為什么重要。您最想讓讀者記住的一點(diǎn)是什么？在大多數(shù)情況下，您應(yīng)將該信息放在文檔開頭。是否納入了讀者需要的所有信息來幫助他們了解需要做些什么？這些信息是否準(zhǔn)確？如果您是通知最后期限或者是要求讀者采取行動(dòng)，則應(yīng)使用清楚標(biāo)記，以便讀者一眼就能明白需要怎么做。所有句子的結(jié)構(gòu)和長度并不千篇一律，這讓段落更有趣易讀。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓(xùn)的潛力。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點(diǎn)之間的聯(lián)系，并自然地從一句過渡到下一句。這個(gè)段落中所有的句子都與第一名闡述的主題有關(guān)，所有才能有效傳達(dá)信息。這種體驗(yàn)?zāi)軌蜣D(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。利用這些調(diào)查結(jié)果，他們可以推出系列產(chǎn)品，進(jìn)行創(chuàng)新……”沒有過渡語，段落顯得有些脫節(jié)。（252。這導(dǎo)致整個(gè)段落傳達(dá)出的信息不一致。）某些句子與段落主題無關(guān)。解釋：正確選項(xiàng)。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。評(píng)估段落這些段落是否緊扣主題、易于理解？（1）進(jìn)行市場調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)。因此，營運(yùn)資本需求已經(jīng)下降了8個(gè)百分點(diǎn)。假設(shè)收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加75%？上述示例段落都有各自關(guān)注的主題：第一段討論擴(kuò)展現(xiàn)有餐館的成本，第二段討論如果擴(kuò)展，收入可能增加多少。過渡句以黑體表示：提議增加餐館座位的人沒有提供任何有關(guān)工程建設(shè)、運(yùn)作成本以及稅金的估算。–伏拉地米爾教練式輔導(dǎo)正快速得到公司的認(rèn)可。 例如，下面的段落取自關(guān)于在組織中推行高管輔導(dǎo)計(jì)劃的報(bào)告。 集中在一個(gè)想法或一個(gè)主題上。另一欄則針對(duì)非技術(shù)型讀者，對(duì)前一欄中的信息進(jìn)行精簡。下表列出了在幾類文檔中常常會(huì)出現(xiàn)的類別。寫完之后，再選擇下一項(xiàng)讓您感覺容易下筆的內(nèi)容來寫，依此類推。毛姆(W. Somerset Maugham)沒有任何規(guī)定要求您必須從頭開始。正在撰寫初稿？暫時(shí)抑制您改錯(cuò)的沖動(dòng)。只有您一個(gè)人看而已。（）過程和程序法解釋：非最佳選項(xiàng)。亞斯明的讀者是忙碌的高管。）具體到一般法或一般到具體法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果邁爾斯要撰寫的是出差報(bào)告、某設(shè)備的說明或是研究報(bào)告，那么空間排列法是不錯(cuò)的選擇。如果伊麗莎白撰寫的是指導(dǎo)說明或用戶手冊(cè)，那么過程和程序法更為合適。（252。組織對(duì)于您負(fù)責(zé)的每個(gè)寫作主題，必須選擇最合適的組織方法。 從以下幾個(gè)方面分析您的資料：相似之處、不同之處、邏輯聯(lián)系、內(nèi)在含意以及建議采取的行動(dòng)。這種方法適用于技術(shù)報(bào)告、年報(bào)和財(cái)務(wù)分析。 對(duì)不熟悉該主題的讀者采用一般到具體法。 以讀者熟悉的信息開始寫文檔。務(wù)必隨時(shí)對(duì)讀者可能不熟悉的關(guān)鍵術(shù)語給出解釋。在使用這兩種方法時(shí)，需要考慮的關(guān)鍵問題是：“我的讀者已經(jīng)了解了多少？”回答了此問題后，即可從讀者熟悉的信息開始寫文檔。當(dāng)您想評(píng)估兩種可能性各自的優(yōu)缺點(diǎn)時(shí)，這種方法格外有效。 使用此方法時(shí)： 按照發(fā)生的準(zhǔn)確順序陳述過程或程序中的階段或步驟。例如：“請(qǐng)給發(fā)票加蓋日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部門記錄”。例如：“發(fā)票應(yīng)首先交給費(fèi)用發(fā)生部門批準(zhǔn)，然后再交給會(huì)計(jì)付賬。 如果有五個(gè)以上的日期，應(yīng)避免每個(gè)句子都以日期開頭。 抓住重要、有巨大影響的事實(shí)。將最關(guān)鍵的信息放在文檔開頭，您可以幫助忙碌的讀者快速看到最重要的信息。組織材料核心概念:）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：最佳選項(xiàng)。根據(jù)莎倫的預(yù)測，人們對(duì)培訓(xùn)建議書不會(huì)有什么強(qiáng)烈的反對(duì)，所以預(yù)測讀者問題不是最有效的策略，在此示例中，她需要采用其他策略。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項(xiàng)。由于納賽爾要涉及的主題很復(fù)雜，而且他缺乏撰寫此類計(jì)劃的經(jīng)驗(yàn)，所以擬定傳統(tǒng)式提綱是很好的策略。納賽爾最好通過什么樣的策略開始寫作？（）預(yù)測者的問題解釋：非最佳選項(xiàng)。）嘗試自由寫作解釋：最佳選項(xiàng)。如果努爾需要涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，而現(xiàn)在，努爾需要一個(gè)能讓她文思泉涌的策略?？墒?，她每次在鍵盤前想開始寫，都不知道怎么寫，什么樣的開始策略最適合她？（）預(yù)測讀者的問題解釋：非最佳選項(xiàng)。（）嘗試自由寫作解釋：非正確選項(xiàng)。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非正確選項(xiàng)。，提議更改您部門的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。然后將這些要點(diǎn)按照邏輯分類，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風(fēng)暴式提綱相同。 至少應(yīng)自由寫上10分鐘，這樣才能思如泉涌。 準(zhǔn)備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤上，然后讓思維自由馳騁。嘗試自由寫作當(dāng)您出現(xiàn)寫作障礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥”時(shí)，自由寫作通常是最好的解決方法。 記住，您的目的就是您撰寫這份文檔的原因。創(chuàng)建頭腦風(fēng)暴式提綱的方法： 開頭、中間和結(jié)尾是否清楚明白？如果提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開始對(duì)每一條加以充實(shí)，從而創(chuàng)建文檔。對(duì)大多數(shù)商務(wù)文檔來說，三級(jí)標(biāo)題（羅馬數(shù)字、大寫字母和阿拉伯?dāng)?shù)字）就足夠了。如果您對(duì)受眾不太熟悉，則應(yīng)找一位熟悉他們的人對(duì)您預(yù)測的問題進(jìn)行補(bǔ)充。 議程將包括哪些內(nèi)容？ 這種方法還能幫助您預(yù)見讀者對(duì)文檔的反應(yīng)。在他的任期內(nèi)，他監(jiān)督指導(dǎo)了一項(xiàng)活動(dòng)，確保對(duì)“后安然時(shí)代”有一個(gè)漸進(jìn)式、實(shí)用性的立法回應(yīng)。Marwick）并在歐洲分部工作。作為領(lǐng)導(dǎo)者，你必須永無休止地簡化你要傳達(dá)的信息，使之清楚統(tǒng)一，更要無休止地進(jìn)行傳達(dá)，確保每個(gè)人都能正確地理解吸收。當(dāng)時(shí)，我們公司打算從比較復(fù)雜的合伙制出發(fā)，讓公司成員間的合作更加緊密，并讓泛歐以及泛英戰(zhàn)略更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。他們可以理解，他們必須以非常簡單的方式知道自己前進(jìn)的大致方向，這樣他們才能朝著這個(gè)方向前進(jìn)。這是領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)之一，要做好這件事，領(lǐng)導(dǎo)者要做到以下幾點(diǎn)：簡化信息、保證信息清楚統(tǒng)一，還有最難做到的一點(diǎn)，那就是認(rèn)識(shí)到自己必須無休止地重復(fù)這些信