【文章內(nèi)容簡介】 。另一欄則針對非技術型讀者，對前一欄中的信息進行精簡。確定段落結(jié)構(gòu)聚焦段落對于任何文檔來說，段落都是最基本的組成部分。它們能揭示您文檔中的思路，幫助讀者理解您要傳達的信息。有效的段落具備以下特征： 集中在一個想法或一個主題上。也就是說，一個段落只針對一個主題，通常第一句就會開篇明義，余下的句子則會繼續(xù)論述這個主題。 六行左右。 句子的結(jié)構(gòu)和長度并不相同。 符合您撰寫文檔的目的。 例如，下面的段落取自關于在組織中推行高管輔導計劃的報告。注意這個段落是如何展現(xiàn)上面列出的各個特征的。許多公司通過教練式輔導概述高管的業(yè)績。最近的一項調(diào)查表明，《財富》500強企業(yè)中有40%到50%通過內(nèi)部項目或外部輔導員對高管進行輔導。教練式輔導正快速得到公司的認可。在一份針對美國和歐洲200家公司的人力資源專家的調(diào)查中，57%的受訪者稱，過去一年中，教練式輔導在他們的公司中應用得更加頻繁。自然過渡我文中的每個字都經(jīng)過了反復推敲，經(jīng)常要擦掉重寫，而且往往這樣反復好幾次。所以，我鉛筆上的橡皮總是比鉛筆早逝。–伏拉地米爾納波科夫(Vladimir Nabokov)在構(gòu)建段落時，應思考一下每個段落應怎樣融入整個文檔。如果段落之間及段落中的句子之間能自然過渡，就可以幫助讀者看清各種觀點之間的聯(lián)系以及論證是如何展開的。考慮下面的段落。過渡句以黑體表示：提議增加餐館座位的人沒有提供任何有關工程建設、運作成本以及稅金的估算。沒有這些估算，評估他們的建議書只會浪費時間。就算工程建設成本合理且可控，我們?nèi)詴媾R很高的收益不確定性風險。誰都不知道座位增加一倍會對年收入產(chǎn)生什么影響。假設收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加75%？上述示例段落都有各自關注的主題：第一段討論擴展現(xiàn)有餐館的成本，第二段討論如果擴展，收入可能增加多少。過渡性陳述自然地實現(xiàn)了兩個主題的過渡。在段落的句子之間，過渡詞或詞組也能讓您自然地過渡?？纯聪旅娴倪^渡詞示例（黑體顯示），它自然地完成了段落中兩個句子的過渡：我們的庫存管理人員嚴格控制著原料或成品。因此，營運資本需求已經(jīng)下降了8個百分點。在這個例子中，因此一詞建立了兩個句子間的因果關系。其他有用的過渡表達還有：結(jié)果、此外、同樣、同時、例如、最后、另一方面、而且以及然而?；泳毩?評估段落這些段落是否緊扣主題、易于理解？（1）進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。（2）他們富有遠見。（3）這樣的公司有足夠的信息來決定將產(chǎn)品瞄準哪個市場。（4）他們可以相應地推出系列產(chǎn)品、進行創(chuàng)新并進行營銷活動。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。（6）成功的其他關鍵因素還包括戰(zhàn)略是否合理、公司處理未預見的障礙時是否敏捷靈活。上面的段落有什么缺陷？（252。）所有句子的結(jié)構(gòu)大致相同。解釋：正確選項。段落中的句子都是主語開頭，謂語動詞緊隨其后。如果某些句子能換個開關，整個段落會更加有趣易讀：例如，加入一些介詞短語，如“在激烈的競爭中，進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢?！保?52。）某些句子與段落主題無關。解釋：正確選項。這是段落最大的缺陷，第一句表明段落主要是市場調(diào)查的優(yōu)勢。但第二、五、六句與這個主題無關。這導致整個段落傳達出的信息不一致。（）段落太長。解釋：非最佳選項。對于讀者來說，這個段落并不算長。（252。）沒有過渡語解釋：正確選項。這個段落沒有用來承接上下文的過渡語。例如“進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。利用這些調(diào)查結(jié)果，他們可以推出系列產(chǎn)品，進行創(chuàng)新……”沒有過渡語，段落顯得有些脫節(jié)。2.（1）在經(jīng)模擬用戶企業(yè)培訓時有巨大的潛力。（2）在傳統(tǒng)培訓環(huán)境中，學員只能嘗試從讀寫資料中吸收知識，而參與在線模擬培訓的學員卻可以在毫無風險的環(huán)境中學習應用新技能，從而真正掌握知識。（3）另外，在線模擬會讓學員覺得有趣、吸引人甚至是一種變革。這種體驗能夠轉(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。（4）因此，投資在線模擬培訓定能獲得極高的回報。上面的段落有什么優(yōu)點，是什么讓這個段落有效傳達信息？（）每一句都介紹了一個新的主題。解釋：非正確選項。這個段落中所有的句子都與第一名闡述的主題有關，所有才能有效傳達信息。（252。）段落中包含過渡語。解釋：正確選項。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點之間的聯(lián)系，并自然地從一句過渡到下一句。（252。）整個段落只有一個中心思想。解釋：正確選項。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓的潛力。其他的句子都與這個主題相關，因此整個段落傳達的思想是一致的。（）句子的長度和結(jié)構(gòu)是一致的。解釋：非正確選項。所有句子的結(jié)構(gòu)和長度并不千篇一律，這讓段落更有趣易讀。內(nèi)容編輯核心概念:讓您的信息重點明確核心概念寫完初稿后，應該仔細檢查，看看所有主要觀點的闡述是否符合邏輯、緊扣中心意思且清楚明確。詢問自己是否清楚傳達了關鍵信息。是否納入了讀者需要的所有信息來幫助他們了解需要做些什么？這些信息是否準確？如果您是通知最后期限或者是要求讀者采取行動，則應使用清楚標記，以便讀者一眼就能明白需要怎么做。最后，檢查您在論述各部分之間是否順利地實現(xiàn)了過渡。如果您發(fā)現(xiàn)文檔在這些方面存在不足，應進行編輯，彌補這些缺陷。您的初稿中是否傳達了讀者需要采取行動的信息？有策略地排列關鍵信息初稿中另一個需要關注的要素就是關鍵信息的位置。您最想讓讀者記住的一點是什么？在大多數(shù)情況下，您應將該信息放在文檔開頭。如果關鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會略過不看。如果您確定讀者可能不愿接受您的觀點，則需要巧妙地安排關鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關注的地方。您會發(fā)現(xiàn)，在介紹關鍵信息之前為其做些鋪墊會更有幫助。回答讀者的問題：“為什么？”您的文檔不僅要闡述關鍵信息，還要向讀者解釋該信息為什么重要。例如，如果您的關鍵信息是您需要更多的時間來完成某項目的工作，您就不能一說完需要便結(jié)束，還應從以下方面對原因做出解釋： 如果您不能獲得更多的時間，會發(fā)生什么情況 延長時間會對哪些人造成影響 延長時間會對您正在從事的其他項目造成什么影響 您的讀者會受到什么影響 在撰寫文檔時，務必要清楚說明您的關鍵信息會造成哪些與受眾有關的影響。例如，與其僅僅是寫：“選項A比選項B好。”不如寫：“選項A比選項B好，因為前者能夠為我們節(jié)約30%的年度開支成本?！备吖芤暯?傳達戰(zhàn)略高管視角如果你的戰(zhàn)略能在乘坐電梯的一分鐘空檔內(nèi)說清楚，或者能寫在一小片紙上，當然，語言要流暢，不能有太多的逗號或分號，那么這個戰(zhàn)略就可以執(zhí)行并能發(fā)揮作用。切記，在戰(zhàn)略中不要使用任何花哨的口號，特別是在我們這一行，也不要使用任何很專業(yè)的詞語，雖然我們總是非常熱衷于此。戰(zhàn)略必須非常簡單易懂，盡可能扼要，這樣才便于團隊實施。以Orange集團戰(zhàn)略為例。這個文檔非常大，我們?yōu)榇俗隽撕芏嗉氈碌墓ぷ?。這個文檔以客戶為中心，當然也應該如此，但Orange集團的33,000名員工不太能理解這個文檔。而我需要他們每個人的幫助、參與、執(zhí)行和努力，需要他們在該戰(zhàn)略上投入全部的精力，所以一直以來，我們首先要做的，就是讓戰(zhàn)略通俗易懂，并提出：“在Orange集團，這是決定因素，是我們戰(zhàn)略的全部，我們需要員工每天都奉行?！痹诮桓对搼?zhàn)略的過程中，他們每個人都扮演著不同的角色。我們有必要把文檔的實質(zhì)提取出來，把它濃縮精煉成簡簡單單的一張紙，使之淺顯易懂，每位員工都能理解，都知道在執(zhí)行和交付戰(zhàn)略的過程中，自己能夠起到或應該起到什么作用。如果你的目標不夠清楚明白，就不用指望一流的執(zhí)行效果了。獲得成果的最佳方法是讓戰(zhàn)略變得簡單易懂、可以執(zhí)行并讓每個人都能理解。桑吉阿華加(Sanjiv Ahuja)Orange集團首席執(zhí)行官桑吉阿華加在印度德里大學拿到電子工程學士學位，之后在紐約哥倫比亞大學拿到計算機科學碩士學位。1979年，他加入IBM擔任軟件工程師。在這家公司，他度過了15個年頭，期間任過各種管理職位，最高的職位包括帶領公司進入電信軟件行業(yè)。離開IBM后，他成為Telcordia科技公司（前身為貝爾通信實驗室）的總裁，這家公司是世界上電信行業(yè)最大的運營支持系統(tǒng)、網(wǎng)絡軟件及咨詢與工程服務提供商。之后，他加入位于加州的Comstellar科技公司，擔任首席執(zhí)行官。2003年4月，桑吉阿華加進入Orange集團，擔任首席運營官，2004年3月升任首席執(zhí)行官。他是法國電信集團管理委員會的成員。2006年5月，桑吉阿華加還被任命為吉百利史威士股份有限公司的非執(zhí)行董事。風格編輯為您的初稿注入視覺沖擊力寫作光是清楚、準確而連貫是不夠的。讀者需要在粗覽文檔之后就能找到關鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。如果一份文檔易于閱讀且關鍵信息能躍然紙上，該文檔就具有視覺沖擊力?；〞r間打造能夠吸引受眾的視覺結(jié)構(gòu)。利用視覺效果增強手段，可以使要傳達的要點從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定擁有所需的格式功能或程序，以至于不能以您創(chuàng)建時使用的格式打開文檔，甚至根本無法打開。下面列出了一些視覺效果增強手段： 用大字標題突出最關鍵的要點 句子長度不超過20個字 使用簡短的段落和句群，最多5到6行 適當留出空白區(qū)域 用粗體和斜體突出重要信息 對列舉的條目使用圓點或序號，哪怕是在句子當中 利用表格分類組織信息 核心概念:讓語氣貼近受眾核心概念您所撰寫內(nèi)容的語氣應該適合目標讀者。例如，隨意、幽默而不那么正式的語氣可能適合您熟悉的同事，但不適合客戶或上級。尖銳、前瞻性的語氣可能適合為公司內(nèi)部通訊撰寫的觀點類文章，而不適合公司的年報。語氣自您的遣詞造句中來。行文要使用正式、專業(yè)的語氣時，應使用第三人稱，所有的觀點都要用完整的句子來表達。例如：許多公司通過教練式輔導來改善高管的業(yè)績。若使用得當，非正式、幽默的語氣能夠拉近與讀者的距離。要達到這種效果，可以使用縮寫、第二人稱和不那么完整的句子。例如：您是不是把改善高層領導者業(yè)績的希望寄托在教練式輔導上？如果是這樣，那您并不孤獨。您所撰寫文檔的語氣是會取悅讀者，還是會冒犯他們？檢查文檔是否簡明扼要最有價值的才能是在能用一個詞表達的時候從不用兩個詞。 –托馬斯杰斐遜(Thomas Jefferson)許多作者喜歡使用復雜冗長的詞、詞組或句子，錯誤地認為這樣顯得自己很聰明或知識淵博。實際上，要實現(xiàn)您的目標，簡單明了的語言遠比華而不實要好。例如，與其寫：“我們將召開一次為期很短的預規(guī)劃會議，目的在于趕在南希的委員會繼續(xù)前進之前將分配給他們的任務整合一下?！辈蝗鐚懀骸拔覀儗㈤_個短會，趕在南希的委員會繼續(xù)前行之前，將他們的工作整合一下?！痹跈z查初稿是否精煉時，應自問下列問題： 每一段是否都已限制在6行以內(nèi)？ 每一段是否只集中講述一個想法？ 句子長度是否不超過15到20個字？ 是否盡量刪去了不必要的文字？ 如果所有問題的答案均為“否”，則需要修改，讓文稿更簡潔。高管視角:不要過分追求細節(jié)高管視角當我還是財務這行的“新兵”時，在一家電子公司當會計主管。我們要接收到很多報告，也有太多報告要給別人，這讓我們很驕傲。那個時候，這樣的工作似乎是很有價值的。我還記得那時候我拼命工作、超時加班，就為了準備這些報告?，F(xiàn)在回頭看看，我實在想不出要這么做的理由。從中我學到了一點，那就是如果公司因為錯誤的產(chǎn)品戰(zhàn)略或市場組合而陷入困境，那再關注細節(jié)也救不了你。我們?yōu)楣咀隽私y(tǒng)計數(shù)據(jù)、數(shù)字和分析，但說實話，人們不可能會看。沒人會讀完這些東西并消化吸收它。我們當時太沉溺于這些細節(jié)，以致于公司業(yè)務和市場完全脫節(jié)。事后回顧，我才悟出：“這不是前進的道路。公司不是這樣管理的?！蔽业玫搅私逃枺@個教訓很重要，我在以后供職的公司中一直嘗試讓人們吸取我的教訓，那就是不要過分追求細節(jié)。讓業(yè)務盡可能簡單，通過關鍵績效指標，也就是KPI來管理業(yè)務。最近剛好有這樣一個例子：我們的下屬公司要給我們做個演示。他們大概做了200多張幻燈片，就為了證明一個相對簡單的業(yè)務重組是合理的。他們準備用將近一個小時的時間來向我們解釋，但后來的情況演變成：“你們要干嘛？”“我們要做XYZ。”“好。有沒有三四張關鍵的幻燈片？”“有?！薄昂?，就讓我們看看這些關鍵的。”于是就成了?！巴?。下一個?！边@些人呆呆地站在講臺上，完全不需要演示剩下的196張幻燈片。他們不知道我們是不是認真的，不知道我們是太惱火了要解雇他們，還是沒把他們當回事。事實是，你根本用不著200張幻燈片來說明一個觀點。有太多人因為缺乏自信或為了證明自己的正確而躲在一大堆細節(jié)后面?？屏执?Colin Day)利潔時公司的首席財務官科林戴從1973年在柯達公司做見習會計起開始了他的職業(yè)生涯。一年后他加入了英國燃氣公司，在那里呆了5年，先后擔任過內(nèi)部審計、管理會計和項目會計。1980年，進入DeLaRue集團，8年時間里，他在該集團及其子公司Crosfield電子公司先后擔任過各種財務和會計職位。在離開公司前，他已晉升至集團財務總監(jiān)。1988年，他加入了ABB集團，擔任上市公司ABBKent，并晉升至ABB儀表有限公司的集團財務總監(jiān)。1995年至2000年，他擔任Aegis集團的集團財務總監(jiān)。離開Aegis后，科林戴又在利潔時擔任了5年的集團首席財務官。此外，他還在易捷航空公司和Bell集團分別擔任了4年和5年的非執(zhí)行董事。使用主動語態(tài)思考以下例句：電話是客戶打來的。這個句子有什么問題？這個句子使用的是被動語態(tài)，這種語法結(jié)構(gòu)缺乏影響力。要想讓句子更有影響力，應該改成：客戶打來了電話。請注意第二句，它包含了主動做某事的主語。一般情況下，通過主語與動詞的關系即可判斷一個句子是否為被動句，被動句的主語通常是動詞所示動作的受動者。例如：會議在大會議室舉行。檢查精確度精確的文檔應保證語法、