【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 。另一欄則針對(duì)非技術(shù)型讀者，對(duì)前一欄中的信息進(jìn)行精簡(jiǎn)。確定段落結(jié)構(gòu)聚焦段落對(duì)于任何文檔來(lái)說(shuō)，段落都是最基本的組成部分。它們能揭示您文檔中的思路，幫助讀者理解您要傳達(dá)的信息。有效的段落具備以下特征： 集中在一個(gè)想法或一個(gè)主題上。也就是說(shuō)，一個(gè)段落只針對(duì)一個(gè)主題，通常第一句就會(huì)開篇明義，余下的句子則會(huì)繼續(xù)論述這個(gè)主題。 六行左右。 句子的結(jié)構(gòu)和長(zhǎng)度并不相同。 符合您撰寫文檔的目的。 例如，下面的段落取自關(guān)于在組織中推行高管輔導(dǎo)計(jì)劃的報(bào)告。注意這個(gè)段落是如何展現(xiàn)上面列出的各個(gè)特征的。許多公司通過(guò)教練式輔導(dǎo)概述高管的業(yè)績(jī)。最近的一項(xiàng)調(diào)查表明，《財(cái)富》500強(qiáng)企業(yè)中有40%到50%通過(guò)內(nèi)部項(xiàng)目或外部輔導(dǎo)員對(duì)高管進(jìn)行輔導(dǎo)。教練式輔導(dǎo)正快速得到公司的認(rèn)可。在一份針對(duì)美國(guó)和歐洲200家公司的人力資源專家的調(diào)查中，57%的受訪者稱，過(guò)去一年中，教練式輔導(dǎo)在他們的公司中應(yīng)用得更加頻繁。自然過(guò)渡我文中的每個(gè)字都經(jīng)過(guò)了反復(fù)推敲，經(jīng)常要擦掉重寫，而且往往這樣反復(fù)好幾次。所以，我鉛筆上的橡皮總是比鉛筆早逝。–伏拉地米爾納波科夫(Vladimir Nabokov)在構(gòu)建段落時(shí)，應(yīng)思考一下每個(gè)段落應(yīng)怎樣融入整個(gè)文檔。如果段落之間及段落中的句子之間能自然過(guò)渡，就可以幫助讀者看清各種觀點(diǎn)之間的聯(lián)系以及論證是如何展開的?？紤]下面的段落。過(guò)渡句以黑體表示：提議增加餐館座位的人沒(méi)有提供任何有關(guān)工程建設(shè)、運(yùn)作成本以及稅金的估算。沒(méi)有這些估算，評(píng)估他們的建議書只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。就算工程建設(shè)成本合理且可控，我們?nèi)詴?huì)面臨很高的收益不確定性風(fēng)險(xiǎn)。誰(shuí)都不知道座位增加一倍會(huì)對(duì)年收入產(chǎn)生什么影響。假設(shè)收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加75%？上述示例段落都有各自關(guān)注的主題：第一段討論擴(kuò)展現(xiàn)有餐館的成本，第二段討論如果擴(kuò)展，收入可能增加多少。過(guò)渡性陳述自然地實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)主題的過(guò)渡。在段落的句子之間，過(guò)渡詞或詞組也能讓您自然地過(guò)渡?？纯聪旅娴倪^(guò)渡詞示例（黑體顯示），它自然地完成了段落中兩個(gè)句子的過(guò)渡：我們的庫(kù)存管理人員嚴(yán)格控制著原料或成品。因此，營(yíng)運(yùn)資本需求已經(jīng)下降了8個(gè)百分點(diǎn)。在這個(gè)例子中，因此一詞建立了兩個(gè)句子間的因果關(guān)系。其他有用的過(guò)渡表達(dá)還有：結(jié)果、此外、同樣、同時(shí)、例如、最后、另一方面、而且以及然而?；?dòng)練習(xí):評(píng)估段落這些段落是否緊扣主題、易于理解？（1）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)。（2）他們富有遠(yuǎn)見。（3）這樣的公司有足夠的信息來(lái)決定將產(chǎn)品瞄準(zhǔn)哪個(gè)市場(chǎng)。（4）他們可以相應(yīng)地推出系列產(chǎn)品、進(jìn)行創(chuàng)新并進(jìn)行營(yíng)銷活動(dòng)。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。（6）成功的其他關(guān)鍵因素還包括戰(zhàn)略是否合理、公司處理未預(yù)見的障礙時(shí)是否敏捷靈活。上面的段落有什么缺陷？（252。）所有句子的結(jié)構(gòu)大致相同。解釋：正確選項(xiàng)。段落中的句子都是主語(yǔ)開頭，謂語(yǔ)動(dòng)詞緊隨其后。如果某些句子能換個(gè)開關(guān)，整個(gè)段落會(huì)更加有趣易讀：例如，加入一些介詞短語(yǔ)，如“在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)?！保?52。）某些句子與段落主題無(wú)關(guān)。解釋：正確選項(xiàng)。這是段落最大的缺陷，第一句表明段落主要是市場(chǎng)調(diào)查的優(yōu)勢(shì)。但第二、五、六句與這個(gè)主題無(wú)關(guān)。這導(dǎo)致整個(gè)段落傳達(dá)出的信息不一致。（）段落太長(zhǎng)。解釋：非最佳選項(xiàng)。對(duì)于讀者來(lái)說(shuō)，這個(gè)段落并不算長(zhǎng)。（252。）沒(méi)有過(guò)渡語(yǔ)解釋：正確選項(xiàng)。這個(gè)段落沒(méi)有用來(lái)承接上下文的過(guò)渡語(yǔ)。例如“進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)。利用這些調(diào)查結(jié)果，他們可以推出系列產(chǎn)品，進(jìn)行創(chuàng)新……”沒(méi)有過(guò)渡語(yǔ)，段落顯得有些脫節(jié)。2.（1）在經(jīng)模擬用戶企業(yè)培訓(xùn)時(shí)有巨大的潛力。（2）在傳統(tǒng)培訓(xùn)環(huán)境中，學(xué)員只能嘗試從讀寫資料中吸收知識(shí)，而參與在線模擬培訓(xùn)的學(xué)員卻可以在毫無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技能，從而真正掌握知識(shí)。（3）另外，在線模擬會(huì)讓學(xué)員覺得有趣、吸引人甚至是一種變革。這種體驗(yàn)?zāi)軌蜣D(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。（4）因此，投資在線模擬培訓(xùn)定能獲得極高的回報(bào)。上面的段落有什么優(yōu)點(diǎn)，是什么讓這個(gè)段落有效傳達(dá)信息？（）每一句都介紹了一個(gè)新的主題。解釋：非正確選項(xiàng)。這個(gè)段落中所有的句子都與第一名闡述的主題有關(guān)，所有才能有效傳達(dá)信息。（252。）段落中包含過(guò)渡語(yǔ)。解釋：正確選項(xiàng)。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點(diǎn)之間的聯(lián)系，并自然地從一句過(guò)渡到下一句。（252。）整個(gè)段落只有一個(gè)中心思想。解釋：正確選項(xiàng)。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓(xùn)的潛力。其他的句子都與這個(gè)主題相關(guān)，因此整個(gè)段落傳達(dá)的思想是一致的。（）句子的長(zhǎng)度和結(jié)構(gòu)是一致的。解釋：非正確選項(xiàng)。所有句子的結(jié)構(gòu)和長(zhǎng)度并不千篇一律，這讓段落更有趣易讀。內(nèi)容編輯核心概念:讓您的信息重點(diǎn)明確核心概念寫完初稿后，應(yīng)該仔細(xì)檢查，看看所有主要觀點(diǎn)的闡述是否符合邏輯、緊扣中心意思且清楚明確。詢問(wèn)自己是否清楚傳達(dá)了關(guān)鍵信息。是否納入了讀者需要的所有信息來(lái)幫助他們了解需要做些什么？這些信息是否準(zhǔn)確？如果您是通知最后期限或者是要求讀者采取行動(dòng)，則應(yīng)使用清楚標(biāo)記，以便讀者一眼就能明白需要怎么做。最后，檢查您在論述各部分之間是否順利地實(shí)現(xiàn)了過(guò)渡。如果您發(fā)現(xiàn)文檔在這些方面存在不足，應(yīng)進(jìn)行編輯，彌補(bǔ)這些缺陷。您的初稿中是否傳達(dá)了讀者需要采取行動(dòng)的信息？有策略地排列關(guān)鍵信息初稿中另一個(gè)需要關(guān)注的要素就是關(guān)鍵信息的位置。您最想讓讀者記住的一點(diǎn)是什么？在大多數(shù)情況下，您應(yīng)將該信息放在文檔開頭。如果關(guān)鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會(huì)略過(guò)不看。如果您確定讀者可能不愿接受您的觀點(diǎn)，則需要巧妙地安排關(guān)鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關(guān)注的地方。您會(huì)發(fā)現(xiàn)，在介紹關(guān)鍵信息之前為其做些鋪墊會(huì)更有幫助。回答讀者的問(wèn)題：“為什么？”您的文檔不僅要闡述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息為什么重要。例如，如果您的關(guān)鍵信息是您需要更多的時(shí)間來(lái)完成某項(xiàng)目的工作，您就不能一說(shuō)完需要便結(jié)束，還應(yīng)從以下方面對(duì)原因做出解釋： 如果您不能獲得更多的時(shí)間，會(huì)發(fā)生什么情況 延長(zhǎng)時(shí)間會(huì)對(duì)哪些人造成影響 延長(zhǎng)時(shí)間會(huì)對(duì)您正在從事的其他項(xiàng)目造成什么影響 您的讀者會(huì)受到什么影響 在撰寫文檔時(shí)，務(wù)必要清楚說(shuō)明您的關(guān)鍵信息會(huì)造成哪些與受眾有關(guān)的影響。例如，與其僅僅是寫：“選項(xiàng)A比選項(xiàng)B好?！辈蝗鐚懀骸斑x項(xiàng)A比選項(xiàng)B好，因?yàn)榍罢吣軌驗(yàn)槲覀児?jié)約30%的年度開支成本?！备吖芤暯?傳達(dá)戰(zhàn)略高管視角如果你的戰(zhàn)略能在乘坐電梯的一分鐘空檔內(nèi)說(shuō)清楚，或者能寫在一小片紙上，當(dāng)然，語(yǔ)言要流暢，不能有太多的逗號(hào)或分號(hào)，那么這個(gè)戰(zhàn)略就可以執(zhí)行并能發(fā)揮作用。切記，在戰(zhàn)略中不要使用任何花哨的口號(hào)，特別是在我們這一行，也不要使用任何很專業(yè)的詞語(yǔ)，雖然我們總是非常熱衷于此。戰(zhàn)略必須非常簡(jiǎn)單易懂，盡可能扼要，這樣才便于團(tuán)隊(duì)實(shí)施。以O(shè)range集團(tuán)戰(zhàn)略為例。這個(gè)文檔非常大，我們?yōu)榇俗隽撕芏嗉?xì)致的工作。這個(gè)文檔以客戶為中心，當(dāng)然也應(yīng)該如此，但Orange集團(tuán)的33,000名員工不太能理解這個(gè)文檔。而我需要他們每個(gè)人的幫助、參與、執(zhí)行和努力，需要他們?cè)谠搼?zhàn)略上投入全部的精力，所以一直以來(lái)，我們首先要做的，就是讓戰(zhàn)略通俗易懂，并提出：“在Orange集團(tuán)，這是決定因素，是我們戰(zhàn)略的全部，我們需要員工每天都奉行?！痹诮桓对搼?zhàn)略的過(guò)程中，他們每個(gè)人都扮演著不同的角色。我們有必要把文檔的實(shí)質(zhì)提取出來(lái)，把它濃縮精煉成簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的一張紙，使之淺顯易懂，每位員工都能理解，都知道在執(zhí)行和交付戰(zhàn)略的過(guò)程中，自己能夠起到或應(yīng)該起到什么作用。如果你的目標(biāo)不夠清楚明白，就不用指望一流的執(zhí)行效果了。獲得成果的最佳方法是讓戰(zhàn)略變得簡(jiǎn)單易懂、可以執(zhí)行并讓每個(gè)人都能理解。桑吉阿華加(Sanjiv Ahuja)Orange集團(tuán)首席執(zhí)行官桑吉阿華加在印度德里大學(xué)拿到電子工程學(xué)士學(xué)位，之后在紐約哥倫比亞大學(xué)拿到計(jì)算機(jī)科學(xué)碩士學(xué)位。1979年，他加入IBM擔(dān)任軟件工程師。在這家公司，他度過(guò)了15個(gè)年頭，期間任過(guò)各種管理職位，最高的職位包括帶領(lǐng)公司進(jìn)入電信軟件行業(yè)。離開IBM后，他成為Telcordia科技公司（前身為貝爾通信實(shí)驗(yàn)室）的總裁，這家公司是世界上電信行業(yè)最大的運(yùn)營(yíng)支持系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)軟件及咨詢與工程服務(wù)提供商。之后，他加入位于加州的Comstellar科技公司，擔(dān)任首席執(zhí)行官。2003年4月，桑吉阿華加進(jìn)入Orange集團(tuán)，擔(dān)任首席運(yùn)營(yíng)官，2004年3月升任首席執(zhí)行官。他是法國(guó)電信集團(tuán)管理委員會(huì)的成員。2006年5月，桑吉阿華加還被任命為吉百利史威士股份有限公司的非執(zhí)行董事。風(fēng)格編輯為您的初稿注入視覺沖擊力寫作光是清楚、準(zhǔn)確而連貫是不夠的。讀者需要在粗覽文檔之后就能找到關(guān)鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。如果一份文檔易于閱讀且關(guān)鍵信息能躍然紙上，該文檔就具有視覺沖擊力?；〞r(shí)間打造能夠吸引受眾的視覺結(jié)構(gòu)。利用視覺效果增強(qiáng)手段，可以使要傳達(dá)的要點(diǎn)從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定擁有所需的格式功能或程序，以至于不能以您創(chuàng)建時(shí)使用的格式打開文檔，甚至根本無(wú)法打開。下面列出了一些視覺效果增強(qiáng)手段： 用大字標(biāo)題突出最關(guān)鍵的要點(diǎn) 句子長(zhǎng)度不超過(guò)20個(gè)字 使用簡(jiǎn)短的段落和句群，最多5到6行 適當(dāng)留出空白區(qū)域 用粗體和斜體突出重要信息 對(duì)列舉的條目使用圓點(diǎn)或序號(hào)，哪怕是在句子當(dāng)中 利用表格分類組織信息 核心概念:讓語(yǔ)氣貼近受眾核心概念您所撰寫內(nèi)容的語(yǔ)氣應(yīng)該適合目標(biāo)讀者。例如，隨意、幽默而不那么正式的語(yǔ)氣可能適合您熟悉的同事，但不適合客戶或上級(jí)。尖銳、前瞻性的語(yǔ)氣可能適合為公司內(nèi)部通訊撰寫的觀點(diǎn)類文章，而不適合公司的年報(bào)。語(yǔ)氣自您的遣詞造句中來(lái)。行文要使用正式、專業(yè)的語(yǔ)氣時(shí)，應(yīng)使用第三人稱，所有的觀點(diǎn)都要用完整的句子來(lái)表達(dá)。例如：許多公司通過(guò)教練式輔導(dǎo)來(lái)改善高管的業(yè)績(jī)。若使用得當(dāng)，非正式、幽默的語(yǔ)氣能夠拉近與讀者的距離。要達(dá)到這種效果，可以使用縮寫、第二人稱和不那么完整的句子。例如：您是不是把改善高層領(lǐng)導(dǎo)者業(yè)績(jī)的希望寄托在教練式輔導(dǎo)上？如果是這樣，那您并不孤獨(dú)。您所撰寫文檔的語(yǔ)氣是會(huì)取悅讀者，還是會(huì)冒犯他們？檢查文檔是否簡(jiǎn)明扼要最有價(jià)值的才能是在能用一個(gè)詞表達(dá)的時(shí)候從不用兩個(gè)詞。 –托馬斯杰斐遜(Thomas Jefferson)許多作者喜歡使用復(fù)雜冗長(zhǎng)的詞、詞組或句子，錯(cuò)誤地認(rèn)為這樣顯得自己很聰明或知識(shí)淵博。實(shí)際上，要實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)，簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言遠(yuǎn)比華而不實(shí)要好。例如，與其寫：“我們將召開一次為期很短的預(yù)規(guī)劃會(huì)議，目的在于趕在南希的委員會(huì)繼續(xù)前進(jìn)之前將分配給他們的任務(wù)整合一下。”不如寫：“我們將開個(gè)短會(huì)，趕在南希的委員會(huì)繼續(xù)前行之前，將他們的工作整合一下?！痹跈z查初稿是否精煉時(shí)，應(yīng)自問(wèn)下列問(wèn)題： 每一段是否都已限制在6行以內(nèi)？ 每一段是否只集中講述一個(gè)想法？ 句子長(zhǎng)度是否不超過(guò)15到20個(gè)字？ 是否盡量刪去了不必要的文字？ 如果所有問(wèn)題的答案均為“否”，則需要修改，讓文稿更簡(jiǎn)潔。高管視角:不要過(guò)分追求細(xì)節(jié)高管視角當(dāng)我還是財(cái)務(wù)這行的“新兵”時(shí)，在一家電子公司當(dāng)會(huì)計(jì)主管。我們要接收到很多報(bào)告，也有太多報(bào)告要給別人，這讓我們很驕傲。那個(gè)時(shí)候，這樣的工作似乎是很有價(jià)值的。我還記得那時(shí)候我拼命工作、超時(shí)加班，就為了準(zhǔn)備這些報(bào)告。現(xiàn)在回頭看看，我實(shí)在想不出要這么做的理由。從中我學(xué)到了一點(diǎn)，那就是如果公司因?yàn)殄e(cuò)誤的產(chǎn)品戰(zhàn)略或市場(chǎng)組合而陷入困境，那再關(guān)注細(xì)節(jié)也救不了你。我們?yōu)楣咀隽私y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、數(shù)字和分析，但說(shuō)實(shí)話，人們不可能會(huì)看。沒(méi)人會(huì)讀完這些東西并消化吸收它。我們當(dāng)時(shí)太沉溺于這些細(xì)節(jié)，以致于公司業(yè)務(wù)和市場(chǎng)完全脫節(jié)。事后回顧，我才悟出：“這不是前進(jìn)的道路。公司不是這樣管理的。”我得到了教訓(xùn)，這個(gè)教訓(xùn)很重要，我在以后供職的公司中一直嘗試讓人們吸取我的教訓(xùn)，那就是不要過(guò)分追求細(xì)節(jié)。讓業(yè)務(wù)盡可能簡(jiǎn)單，通過(guò)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，也就是KPI來(lái)管理業(yè)務(wù)。最近剛好有這樣一個(gè)例子：我們的下屬公司要給我們做個(gè)演示。他們大概做了200多張幻燈片，就為了證明一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)重組是合理的。他們準(zhǔn)備用將近一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)向我們解釋，但后來(lái)的情況演變成：“你們要干嘛？”“我們要做XYZ?！薄昂?。有沒(méi)有三四張關(guān)鍵的幻燈片？”“有?！薄昂?，就讓我們看看這些關(guān)鍵的?！庇谑蔷统闪??！巴?。下一個(gè)。”這些人呆呆地站在講臺(tái)上，完全不需要演示剩下的196張幻燈片。他們不知道我們是不是認(rèn)真的，不知道我們是太惱火了要解雇他們，還是沒(méi)把他們當(dāng)回事。事實(shí)是，你根本用不著200張幻燈片來(lái)說(shuō)明一個(gè)觀點(diǎn)。有太多人因?yàn)槿狈ψ孕呕驗(yàn)榱俗C明自己的正確而躲在一大堆細(xì)節(jié)后面?？屏执?Colin Day)利潔時(shí)公司的首席財(cái)務(wù)官科林戴從1973年在柯達(dá)公司做見習(xí)會(huì)計(jì)起開始了他的職業(yè)生涯。一年后他加入了英國(guó)燃?xì)夤?，在那里呆?年，先后擔(dān)任過(guò)內(nèi)部審計(jì)、管理會(huì)計(jì)和項(xiàng)目會(huì)計(jì)。1980年，進(jìn)入DeLaRue集團(tuán)，8年時(shí)間里，他在該集團(tuán)及其子公司Crosfield電子公司先后擔(dān)任過(guò)各種財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)職位。在離開公司前，他已晉升至集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。1988年，他加入了ABB集團(tuán)，擔(dān)任上市公司ABBKent，并晉升至ABB儀表有限公司的集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。1995年至2000年，他擔(dān)任Aegis集團(tuán)的集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。離開Aegis后，科林戴又在利潔時(shí)擔(dān)任了5年的集團(tuán)首席財(cái)務(wù)官。此外，他還在易捷航空公司和Bell集團(tuán)分別擔(dān)任了4年和5年的非執(zhí)行董事。使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)思考以下例句：電話是客戶打來(lái)的。這個(gè)句子有什么問(wèn)題？這個(gè)句子使用的是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這種語(yǔ)法結(jié)構(gòu)缺乏影響力。要想讓句子更有影響力，應(yīng)該改成：客戶打來(lái)了電話。請(qǐng)注意第二句，它包含了主動(dòng)做某事的主語(yǔ)。一般情況下，通過(guò)主語(yǔ)與動(dòng)詞的關(guān)系即可判斷一個(gè)句子是否為被動(dòng)句，被動(dòng)句的主語(yǔ)通常是動(dòng)詞所示動(dòng)作的受動(dòng)者。例如：會(huì)議在大會(huì)議室舉行。檢查精確度精確的文檔應(yīng)保證語(yǔ)法、