【正文】 息。就算您決定使用書面形式，您也會(huì)發(fā)現(xiàn)用口頭交流的方式作為補(bǔ)充有助于將影響力擴(kuò)大。在選擇傳遞形式時(shí)，應(yīng)考慮寫作目的、受眾以及您想要傳達(dá)的信息。同時(shí)還要考慮文檔的撰寫時(shí)間是否太早或太晚。這樣一來，句子就變成：瓊向心存不滿的客戶寫了封道歉信。請(qǐng)看下面的示例：應(yīng)老板的建議，在公司法律顧問的幫助下，瓊向五位心存不滿、威脅要提起訴訟的客戶寫了封道歉信。讓信息簡明扼要忙碌的讀者喜歡簡練的文檔。例如：“為了遵守客戶的交付期限，我們必須在5月1日之前完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)。 –羅伯特由于沒有站在讀者的角度考慮，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期。采取“以讀者為中心”的方法核心概念一個(gè)公司如果沒有考慮到客戶的需求和態(tài)度，就無法與客戶溝通，同樣，如果您不理解讀者，不了解他們的所思所想和偏好的信息接收方式，也就無法與他們溝通。因?yàn)槭鼙妼⑾ＭM可能多地了解該部門的情況。 潛在的解決方案 若只在淺窄范圍內(nèi)討論此主題，只需強(qiáng)調(diào)一到兩個(gè)方面，可能包括的內(nèi)容有： 營銷對(duì)實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)有什么作用 為了幫助您始終牢記自己的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提醒，并在寫作過程中回顧和參考?！?” 學(xué)習(xí)了解基本信息講清楚您的目的在著手撰寫商務(wù)文檔時(shí)，您首先應(yīng)該做的就是問自己：“我為什么要寫這份文檔？”商務(wù)寫作的目的有很多，例如：Writing（商務(wù)寫作速問速答指南）一書，由iUniverse出版。InstantAnswer杜梅因女士是WriteCommunications公司的創(chuàng)始人兼總裁。 電子郵件的寫作技巧 核心概念:粗略寫完 預(yù)測讀者的問題 應(yīng)用o 應(yīng)用步驟o 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟o 內(nèi)容編輯的步驟o 風(fēng)格編輯的步驟o 應(yīng)用技巧o 重要性排序法的運(yùn)用技巧o 比較和對(duì)比法的運(yùn)用技巧o 電子郵件的寫作技巧o 商務(wù)備忘錄的寫作技巧o 商業(yè)信件的寫作技巧o 提案的寫作技巧o 應(yīng)用工具o Focus sheet?（焦點(diǎn)工作表?）o 文檔組織指南o 視覺沖擊力設(shè)計(jì)參考指南o “做自己的編輯”檢查表不要過分追求細(xì)節(jié)o 使用主動(dòng)語態(tài)o 檢查精確度o 起草電子郵件o 了解常見問題o 從主題行開始o(jì) 每封郵件只涵蓋一個(gè)主題，并迅速說明您的意圖。評(píng)估段落o 內(nèi)容編輯o 核心概念:如何開始寫作？o 組織材料o 核心概念: 導(dǎo)入o 課程目標(biāo)o 站點(diǎn)地圖o 20 分鐘掌握精華o 導(dǎo)師簡介您的信件能否達(dá)到想要的結(jié)果？課程目標(biāo)本課程提供相關(guān)信息，幫助您完成以下各項(xiàng)工作：通常情況下，每封郵件只應(yīng)包含一個(gè)主題。在郵件里，她注明將有高層管理人員參加他們的員工會(huì)議。辛迪不知道到底發(fā)生了什么事。兩周前，她將會(huì)議紀(jì)要用電子郵件發(fā)給團(tuán)隊(duì)成員，并在郵件中注明，周五上午召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議。可是，當(dāng)銷售副總裁出現(xiàn)在下一次會(huì)議上時(shí)，她的團(tuán)隊(duì)卻表現(xiàn)得措手不及。如果郵件涉及多個(gè)主題，內(nèi)容冗長繁瑣，閱讀者往往會(huì)抓不住主要內(nèi)容，甚至沒有耐心讀完整封郵件。 根據(jù)閱讀者的需要組織郵件內(nèi)容 學(xué)習(xí)o 了解基本信息o 講清楚您的目的o 界定主題范圍o 核心概念:選擇組織方法o 重要性排序法o 時(shí)序法o 過程和程序法o 空間排列法o 比較和對(duì)比法o 具體到一般法或一般到具體法o 分析法o 互動(dòng)練習(xí):讓您的信息重點(diǎn)明確o 有策略地排列關(guān)鍵信息o 回答讀者的問題：“為什么？”o 高管視角:o 簡明扼要，并使用附件o 謹(jǐn)記受眾的需求o 采用簡單的格式o 回顧公司的電子郵件政策o 知道什么時(shí)候不能發(fā)送電子郵件o 互動(dòng)練習(xí): 拓展o 《哈佛商業(yè)評(píng)論》文章o 推薦書目o 哈佛商學(xué)在線推薦資源o 參考文獻(xiàn)20 分鐘掌握精華 核心概念: 聚焦段落讓語氣貼近受眾 Focus sheet?（焦點(diǎn)工作表?）導(dǎo)師簡介黛博拉這家公司主要從事商務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)才能、技術(shù)、財(cái)務(wù)及銷售方面的寫作培訓(xùn)，其培訓(xùn)課程得到全世界的認(rèn)可。to the Top:Writing forGuide她還為《世界圖書百科全書》編寫了有關(guān)商務(wù)寫作的章節(jié)。 對(duì)行為進(jìn)行解釋或辯護(hù)：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給我們的出價(jià)都太高，因此我們決定拒絕他們并尋找其他供應(yīng)商。 影響讀者：“工程團(tuán)隊(duì)一定能夠如期完工。 要求采取行動(dòng)：“設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在5月1日之前完成并提交產(chǎn)品規(guī)格。起草完畢之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保初衷得以實(shí)現(xiàn)。 公司營銷部門的發(fā)展歷程 績效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷商支持與促銷 另一方面，如果是向高層管理人員匯報(bào)該工作組的實(shí)際調(diào)查結(jié)果，則應(yīng)收窄范圍。從讀者的角度對(duì)文檔進(jìn)行構(gòu)思、起草、組織和編輯，能夠提高文檔的明確性并促使讀者付諸行動(dòng)。客戶們知道了公司將搬到什么地方，但卻不知道應(yīng)該從什么時(shí)候開始使用這個(gè)新地址。路易斯”在很多情況下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文檔開頭或接近開頭的地方闡明，文檔的其他地方則用于描述細(xì)節(jié)，回答“為什么”或“我的提議有哪些含義”。事實(shí)上，在能傳達(dá)必要信息的前提下，文檔越短越好。作為撰文者，您面臨的挑戰(zhàn)在于如何讓語句表達(dá)出最佳效果。思考傳達(dá)信息的策略懂得有效寫作的人知道，即便文檔寫的不錯(cuò)，如果未能以合適人選的名義在合適的時(shí)間以合適的形式傳遞，其效果也會(huì)受到影響。如果寫得太早，時(shí)機(jī)尚未成熟，讀者就不會(huì)關(guān)注您提出的問題。例如，如果要分發(fā)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報(bào)告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完整報(bào)告的詳細(xì)信息。高管視角:不能因?yàn)檎f過一兩次、寫在手冊(cè)中、發(fā)過電子郵件，或者就在戰(zhàn)略文檔中，就想當(dāng)然地認(rèn)為人們已經(jīng)理解或牢牢記住了這些信息，即使他們?cè)牭交蚩吹竭^。他們也可以理解，事物總會(huì)發(fā)生一些變化，風(fēng)向變了，總是該調(diào)整航線，但是必須有一個(gè)目標(biāo)。針對(duì)這些問題，你做了個(gè)演示，清楚而簡短，似乎大家都明白了。邁克爾1984年到1986年，他主要在比利時(shí)和盧森堡負(fù)責(zé)審計(jì)業(yè)務(wù)，隨后前往中東負(fù)責(zé)了三年的審計(jì)業(yè)務(wù)。他在威爾士親王的國際商業(yè)領(lǐng)袖論壇委員會(huì)任職，并擔(dān)任社區(qū)商業(yè)主席。例如，吉莉安必須寫一份備忘錄，介紹合作推出某新產(chǎn)品的員工召開的每周部門間會(huì)議。 我應(yīng)該怎樣準(zhǔn)備這些會(huì)議？ 將這些問題轉(zhuǎn)化為肯定性陳述之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點(diǎn)。擬一份傳統(tǒng)式提綱傳統(tǒng)式提綱最適合那些能在動(dòng)筆之前構(gòu)思出文檔邏輯結(jié)構(gòu)的人。一旦擬好提綱，就應(yīng)考慮以下問題：使用頭腦風(fēng)暴式提綱頭腦風(fēng)暴式提綱是一種形式自由的構(gòu)思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。 在一張紙的中間畫一個(gè)圓圈。目的的表述應(yīng)該簡潔：以“為了”開頭，并包括一個(gè)動(dòng)詞，例如“說服”。 如果某個(gè)想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫在上面。 一邊繼續(xù)構(gòu)思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上畫新線。與頭腦風(fēng)暴式提綱一樣，自由寫作允許您放飛想象，以催生靈感，這樣優(yōu)秀的創(chuàng)意會(huì)躍然紙上，或者出現(xiàn)在電腦上。 不要對(duì)記下的東西進(jìn)行編輯?；?dòng)練習(xí):您意識(shí)到員工們可能會(huì)抑制變革，管理者則可能沒有時(shí)間培訓(xùn)員工應(yīng)用新流程，通過什么樣的策略開始寫作能夠幫助您最好地構(gòu)思這個(gè)備忘錄?（252。如果您缺乏寫作經(jīng)驗(yàn)，或者涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，在本例中，您面對(duì)的寫作挑戰(zhàn)是一個(gè)可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來應(yīng)對(duì)。如果您遇到了寫作障礙，那么開始撰寫時(shí)，自由寫作是很好的策略。如果努爾打算提出一個(gè)可能會(huì)讓讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開始寫作時(shí)，預(yù)測讀者問題是一個(gè)不錯(cuò)的策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最佳選項(xiàng)。自由寫作打破寫作障礙的絕佳方式。如果納賽爾打算提出一個(gè)可能會(huì)讓讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開始寫作時(shí)，預(yù)測讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開始寫作時(shí)，預(yù)測讀者問題更合適，但現(xiàn)在是要擬定危機(jī)管理計(jì)劃，所以需要采用其他策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最佳選項(xiàng)。如果納賽爾不知道應(yīng)該在計(jì)劃中包含哪些信息，自由寫作會(huì)是更好的策略。（）擬一份傳統(tǒng)式提問解釋：非最佳選項(xiàng)。如果您與一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作，那么開始撰寫時(shí)，使用頭腦風(fēng)暴式提綱是最好的策略。選擇組織方法通過選擇最適當(dāng)?shù)慕M織方式，您可以更清楚地向讀者傳達(dá)信息。時(shí)序法按照時(shí)序法，您可以按發(fā)生的先后順序列出事件，進(jìn)而說明主題。 過程和程序法過程和程序法對(duì)指導(dǎo)說明和用戶手冊(cè)都適用?！背绦騽t按照完成目標(biāo)所需的順序提供讀者可以實(shí)際采取的行動(dòng)步驟。無論使用哪一種方法，都應(yīng)注意下列事項(xiàng)： 空間排列法空間排列法適用于出差報(bào)告、機(jī)械說明以及銷售研究報(bào)告。 設(shè)定具體、連貫而便于理解的順序，例如從左至右、從上到下或由內(nèi)而外。 有意識(shí)地使用富于變化的語句和新的措辭來替代陳詞濫調(diào)，以吸引讀者的注意力。例如，在研究了兩種可能性之后，您建議在市區(qū)的某個(gè)地點(diǎn)設(shè)立新辦公室，為此，您可以按下列順序陳述研究結(jié)果：例如，在宣布所有部門領(lǐng)導(dǎo)都必須修改每月預(yù)算時(shí)，可以使用具體到一般法創(chuàng)建送給會(huì)計(jì)部的備忘錄。使用此方法時(shí)： 使用此方法時(shí)： ，追溯一系列談話和行動(dòng)。）時(shí)序法解釋：最佳選項(xiàng)。，解釋如何使用新服務(wù)。（）比較和對(duì)比法解釋：非最佳選項(xiàng)。通過一般到具體法，邁爾斯可以先向讀者大體介紹新服務(wù)，然后提供使用服務(wù)說明。重要性排序法能夠讓他們?cè)趫?bào)告開關(guān)就讀到最重要的信息。如果亞斯明撰寫的是指導(dǎo)說明或用戶手冊(cè)，那么過程和程序法更為合適。粗略完成初稿有兩大好處。從讓您感覺最容易下筆的地方開始在寫作時(shí)，寫得簡約跟寫好一樣難以做到。將寫作大綱或?qū)懽饔?jì)劃擺在面前，并參照它來確定從哪兒動(dòng)筆會(huì)讓您覺得最方便。不時(shí)停筆，將草稿與您的計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比。技術(shù)文檔的特殊注意事項(xiàng)在起草面向非技術(shù)型受眾的技術(shù)文檔時(shí)，要多花一點(diǎn)時(shí)間分析您的受眾。確定段落結(jié)構(gòu)聚焦段落對(duì)于任何文檔來說，段落都是最基本的組成部分。也就是說，一個(gè)段落只針對(duì)一個(gè)主題，通常第一句就會(huì)開篇明義，余下的句子則會(huì)繼續(xù)論述這個(gè)主題。 句子的結(jié)構(gòu)和長度并不相同。注意這個(gè)段落是如何展現(xiàn)上面列出的各個(gè)特征的。在一份針對(duì)美國和歐洲200家公司的人力資源專家的調(diào)查中，57%的受訪者稱，過去一年中，教練式輔導(dǎo)在他們的公司中應(yīng)用得更加頻繁。納波科夫(Vladimir Nabokov)在構(gòu)建段落時(shí)，應(yīng)思考一下每個(gè)段落應(yīng)怎樣融入整個(gè)文檔。沒有這些估算，評(píng)估他們的建議書只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。過渡性陳述自然地實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)主題的過渡。在這個(gè)例子中，因此一詞建立了兩個(gè)句子間的因果關(guān)系。（2）他們富有遠(yuǎn)見。（6）成功的其他關(guān)鍵因素還包括戰(zhàn)略是否合理、公司處理未預(yù)見的障礙時(shí)是否敏捷靈活。段落中的句子都是主語開頭，謂語動(dòng)詞緊隨其后。解釋：正確選項(xiàng)。（）段落太長。）沒有過渡語解釋：正確選項(xiàng)。2.（1）在經(jīng)模擬用戶企業(yè)培訓(xùn)時(shí)有巨大的潛力。（4）因此，投資在線模擬培訓(xùn)定能獲得極高的回報(bào)。（252。（252。其他的句子都與這個(gè)主題相關(guān)，因此整個(gè)段落傳達(dá)的思想是一致的。內(nèi)容編輯核心概念:最后，檢查您在論述各部分之間是否順利地實(shí)現(xiàn)了過渡。如果關(guān)鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會(huì)略過不看。例如，如果您的關(guān)鍵信息是您需要更多的時(shí)間來完成某項(xiàng)目的工作，您就不能一說完需要便結(jié)束，還應(yīng)從以下方面對(duì)原因做出解釋： 您的讀者會(huì)受到什么影響 在撰寫文檔時(shí)，務(wù)必要清楚說明您的關(guān)鍵信息會(huì)造成哪些與受眾有關(guān)的影響。傳達(dá)戰(zhàn)略高管視角如果你的戰(zhàn)略能在乘坐電梯的一分鐘空檔內(nèi)說清楚，或者能寫在一小片紙上，當(dāng)然，語言要流暢，不能有太多的逗號(hào)或分號(hào)，那么這個(gè)戰(zhàn)略就可以執(zhí)行并能發(fā)揮作用。這個(gè)文檔非常大，我們?yōu)榇俗隽撕芏嗉?xì)致的工作。我們有必要把文檔的實(shí)質(zhì)提取出來，把它濃縮精煉成簡簡單單的一張紙，使之淺顯易懂，每位員工都能理解，都知道在執(zhí)行和交付戰(zhàn)略的過程中，自己能夠起到或應(yīng)該起到什么作用。阿華加(Sanjiv Ahuja)Orange集團(tuán)首席執(zhí)行官桑吉離開IBM后，他成為Telcordia科技公司（前身為貝爾通信實(shí)驗(yàn)室）的總裁，這家公司是世界上電信行業(yè)最大的運(yùn)營支持系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)軟件及咨詢與工程服務(wù)提供商。他是法國電信集團(tuán)管理委員會(huì)的成員。讀者需要在粗覽文檔之后就能找到關(guān)鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定擁有所需的格式功能或程序，以至于不能以您創(chuàng)建時(shí)使用的格式打開文檔，甚至根本無法打開。 使用簡短的段落和句群，最多5到6行 利用表格分類組織信息 核心概念:語氣自您的遣詞造句中來。要達(dá)到這種效果，可以使用縮寫、第二人稱和不那么完整的句子。杰斐遜(Thomas Jefferson)許多作者喜歡使用復(fù)雜冗長的詞、詞組或句子，錯(cuò)誤地認(rèn)為這樣顯得自己很聰明或知識(shí)淵博?！痹跈z查初稿是否精煉時(shí)，應(yīng)自問下列問題： 是否盡量刪去了不必要的文字？ 如果所有問題的答案均為“否”，則需要修改，讓文稿更簡潔。那個(gè)時(shí)候，這樣的工作似乎是很有價(jià)值的。我們?yōu)楣咀隽私y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、數(shù)字和分析，但說實(shí)話，人們不可能會(huì)看。公司不是這樣管理的。他們大概做了200多張幻燈片，就為了證明一個(gè)相對(duì)簡單的業(yè)務(wù)重組是合理的?！薄昂?，就讓我們看看這些關(guān)鍵的?！边@些人呆呆地站在講臺(tái)上，完全不需要演示剩下的196張幻燈片?？屏?980年，進(jìn)入De1988年，他加入了ABB集團(tuán)，擔(dān)任上市公司ABB離開Aegis后，科林這個(gè)句子有什么問題？這個(gè)句子使用的是被動(dòng)語態(tài)，這種語法結(jié)構(gòu)缺乏影響力。例如：會(huì)議在大會(huì)議室舉行。起草電子郵件了解常見問題發(fā)送電子郵件太過容易，以致于有時(shí)候人們不把電子郵件看作書面溝通。 員工互相收發(fā)浪費(fèi)時(shí)間、毫無必要的郵件。 寫電子郵件的人發(fā)送的郵件有時(shí)帶有情緒或不適合業(yè)務(wù)環(huán)境。 收件人通常會(huì)匆匆瀏覽電子郵件，因此錯(cuò)過一些重要的細(xì)節(jié)。 包含關(guān)鍵信息（例如“銷售會(huì)議的時(shí)間改為周五下午3點(diǎn)”） 如果主題行為空，讀者可能會(huì)將其刪除。