【正文】 每份。 僅把電子郵件發(fā)送給需要接收它們的人。這會降低您發(fā)送未完成電子郵件或錯發(fā)電子郵件的可能性。 對于外部讀者，應使用一些簡單結束語，如“祝好”或“致以問候”。 在轉發(fā)電子郵件時，請先查看原始主題行。如果答案是否定的，請不要發(fā)送這封電子郵件。 切勿在怒火中燒時發(fā)送電子郵件。 先對郵件進行編輯和拼寫檢查，然后再發(fā)送電子郵件。 每封電子郵件僅涵蓋一個主題。盡量使收件人打開郵件后不用滾動屏幕即可看到所有相關信息。 電子郵件的寫作技巧 比較和對比法的運用技巧 對于不易接受的或有抵觸情緒的讀者，在陳述關鍵信息前，您需要提供更多的鋪墊和背景信息。 對于易于接受您觀點的讀者，關鍵信息應放在開頭。相應地組織文檔的內(nèi)容。 應用技巧重要性排序法的運用技巧5. 檢查精確度。主動句與被動句的主要差別在于主動句表示施動者主動執(zhí)行某動作。 4. 使用主動語態(tài)。3. 檢查文檔是否簡明扼要。此外，您的措辭方式會對讀者的理解產(chǎn)生影響。2. 讓語氣貼近受眾。恰當?shù)剡\用視覺沖擊力能使您要傳達的要點從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。 風格編輯的步驟1. 設計視覺沖擊力。4. 務必回答“為什么？” 不要跳過這個問題，這是確立您的可信度的關鍵所在。如果您認為您的讀者不太容易接受您的想法，則需要有策略地安排關鍵信息的位置，將其放在讀者最容易讀到和最有可能加以考慮的地方。3. 有策略地為信息排序。 使您的寫作目的（尤其是與讀者有關的行動步驟或最終期限）易于發(fā)現(xiàn)和理解。仔細檢查文檔，確保所寫的內(nèi)容包含了讀者的需要。 在思考寫作策略時，您應該問自己以下問題：o 我是否是傳達這一信息的合適人選？ o 我是否需要在文檔中包含一份單獨的封頁？ o 我應該使用怎樣的傳遞方式？電子郵件？快遞？ o 時間的選擇是否太早？或者發(fā)送該信息是否已經(jīng)太晚？內(nèi)容編輯的步驟1. 確保您的信息以受眾為中心。每份文檔只表述一個主題，這樣才能從讀者那里得到最理想的結果。您越早將關鍵信息歸納為一兩句話，就越容易撰寫文檔。 思考以下有關您的受眾的問題：o 我的讀者對我的建議是會接受、漠視還是抵觸？ o 我的讀者對主題已經(jīng)有了怎樣的了解？ o 我的讀者了解多少技術信息？ o 我的讀者的風格是怎樣的，我如何與其相匹配？ o 對我的讀者來說，這當中包含了什么？ 3. 分析和提煉您的基本要點。您的寫作目的是什么？您可能希望：o 解釋 o 通知 o 影響 o 傳達 o 要求 您可以考慮通過在上述幾個動詞后面添加具體信息使您的寫作目的更加明確。應用應用步驟規(guī)劃寫作任務的步驟1. 明確寫作目的。如果您缺乏寫作經(jīng)驗，或者涉及的主題很復雜，那么開始撰寫時，擬一份傳統(tǒng)式提綱是很好的策略。預測讀者的問題和顧慮，您就能確保您的備忘錄告訴了讀者他們需要了解的信息，例如“我們?yōu)槭裁聪铝税噙€要參加會議？”和“我們需要做哪些準備？”。（252。當您出現(xiàn)寫作障礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥”時，自由寫作是比較好的選擇。您大概知道應該在備忘錄里寫些什么，但下筆有些躊躇。問題 10您正在起草一份備忘錄，要求幾名團隊成員在下周下班后留在公司，參加班后會議。分析法最適用于技術報告、年報和財務分析。撰寫用戶手冊時，應該選擇過程和程序法。（）時序法非最佳選項。在用戶手冊中，需要說明誰要做什么，什么時候做。您最可能使用哪種方法來組織手冊的內(nèi)容？（252。段落的其他句子應該與這個主題相關。（）兩個到四個之間非最佳選項。寫得好的段落應該只闡述一個思想或主題，通常在第一句就開篇明義。段落的其他句子應該與這個主題相關。）僅一個正確選項。問題 8您正準備起草一個普通長度的段落。如果您發(fā)現(xiàn)自己同一位同事或團隊成員郵件來往次數(shù)超過四次，這可能說明您在逃避做出決議或決策。在3天后停止發(fā)送電子郵件會顯得武斷，因為時間間隔與已發(fā)生的電子郵件通訊的次數(shù)并不相關。應見面討論此問題，或通過電話討論。通過一兩封電子郵件解決問題在常理之內(nèi)，這樣的問題不需要通過面對面交流來解決。應見面討論此問題，或通過電話討論。）一般來說，郵件來往次數(shù)不要超過四次正確選項。問題 7許多管理者陷入了這樣的誤區(qū)：他們無休止地向團隊成員發(fā)送電子郵件，以求解決問題，卻不會進行面對面溝通。最好采用一種切實可行的策略，為您的文檔構建整體結構。開始撰寫文檔時，擬一份頭腦風暴式提綱是值得推薦的策略。開始撰寫文檔時，值得推薦的四個策略包括：(1)傳統(tǒng)式提綱，(2)頭腦風暴式提綱，(3)想像讀者會提出什么樣的問題并加以回答，以及(4)自由寫作。耗費時間設計一個精彩的開場白，這個方法并不高明。（252。最好采用一種切實可行的策略，為您的文檔構建整體結構。開始撰寫文檔時，擬定一份傳統(tǒng)式提綱是值得推薦的策略。每五、六行還可以留出一些空白。將句子的長度限制在20個字左右，并將段落的長度控制在6行左右。沒有必要把句子限制在15個字之內(nèi)。每五、六行還可以留出一些空白。將句子的長度限制在20個字左右，并將段落的長度控制在6行左右。句子的長度若達25到30個字，讀者很難快速閱讀。每五、六行還可以留出一些空白。最好將一句話的長度限制在大約15到20個字，一個段落的長度限制在6行左右。那么，關于句子的長度，有什么恰當?shù)臉藴誓?？?52。如果改成這樣，效果會好得多：“請注意，是總工程師一手設計并開發(fā)了這個方案?！闭_選項。如果改成這樣，效果會好得多：“請注意，是總工程師一手設計并開發(fā)了這個方案。這句話沒有犯常見的風格錯誤?！保ǎ敖ⅹ毩⒌姆咒N渠道，取代現(xiàn)有的運輸中心，此舉每年可為我們節(jié)約30%的成本。與之對比，“你要牢牢記住，這個方案是由總工程師設計和開發(fā)的”這句話濫用被動語態(tài)，這是常見的風格錯誤?！狈亲罴堰x項。如果您能夠把文檔拆分成一系列較小、較易處理的任務，再按照自己習慣的節(jié)奏一一完成，寫作質量必然會提升。將整篇文檔分成幾個部分，盡量先完善目前這部分的內(nèi)容，再開始寫下一部分，這樣會使撰寫初稿的工作顯得讓人無法承受。如果您能夠把文檔拆分成一系列較小、較易處理的任務，再按照自己習慣的節(jié)奏一一完成，寫作質量必然會提升。）將整篇文檔按類別拆分，按照自己的節(jié)奏逐個完成正確選項。如果您能夠把文檔拆分成一系列較小、較易處理的任務，再按照自己習慣的節(jié)奏一一完成，寫作質量必然會提升。從文檔開頭部分著手，根據(jù)寫作提綱一步步有條不紊地寫下去，這樣會使撰寫初稿的工作顯得讓人無法承受。從讀者的角度思考，可以讓您規(guī)避商務文檔讀者最常見的不滿，那就是很多時候他們不知道作者要他們做什么?！耙宰x者為中心進行寫作”指在寫作過程的每個步驟都要考慮讀者之所需，換句話說，就是要從讀者的角度出發(fā)進行寫作。（）在整個文檔中反復說明寫作的目的，以強化讀者對這個目的的理解非最佳選項。想像一下，您就是各類讀者中的一員，這樣您就能設想出他們圍繞您寫作的主題可能會提出的五花八門的問題。）在寫作過程的每個步驟都考慮讀者之所需正確選項。從讀者的角度思考，可以讓您規(guī)避商務文檔讀者最常見的不滿，那就是很多時候他們不知道作者要他們做什么。“以讀者為中心進行寫作”指在寫作過程的每個步驟都要考慮讀者之所需，換句話說，就是要從讀者的角度出發(fā)進行寫作。問題 2“以讀者為中心進行寫作”是什么意思？（）在寫作的時候，想象您正在與讀者面對面地交流非最佳選項。受眾想盡可能多地了解有關情況，因為工作組將仔細審查這個問題。正確答案是“將公司面臨的定價問題告知新組建的工作組”。為了實現(xiàn)這個目的，您需要把報告的范圍收窄，側重于公司為什么需要定價工作組，而不是全面鋪開。全面鋪開的報告能夠向讀者提供他們履行職責所需的背景信息。受眾想盡可能多地了解有關情況，因為工作組將仔細審查這個問題。）將公司面臨的定價問題告知新組建的工作組正確選項。全面鋪開的報告能夠向讀者提供他們履行職責所需的背景信息。在這種情況下，您的目的是讓讀者徹底了解問題。撰寫文檔的目的以及面向的受眾決定了文檔內(nèi)容的范圍。知識檢測問題 1全面鋪開的報告最適合以下哪種目的？（）將工作組對定價問題的研究結果匯報給公司高級管理層非最佳選項。同時，一定要解釋您所通知的信息將帶來的結果，回答“因此將怎么樣？”這個問題。商務寫作，無論是報告、備忘錄，還是電子郵件，對于繁忙的管理人員來說都是富有挑戰(zhàn)的。結尾喬治在郵件中寫了一個清晰明了的主題行，郵件正文非常簡短，著重敘述了托妮所需要的信息。”在正文中，喬治應解釋為什么不能按時完成，并且簡單地（不用太飽含感情）表達歉意，同時還應說明延期提交對托妮的好處（例如報告的分析可以更加透徹）。主題行應該：(1)包含關鍵信息，(2)包含您希望讀者采取的所有行動或回應，(3)具體而簡明，并且(4)方便您的讀者歸檔和檢索郵件。正確選項。（252。隨著電子郵件在商界的普及，這一點變得尤為重要。這份電子郵件的信息太凌亂。（）在描述進度時，先總結項目當前取得的進展，接著告知托妮有關項目延期的消息，最后說明他會如何避免進一步的延期，以打消托妮的疑慮。在本案例中，托妮可能會認為喬治過于沮喪甚至可能過于擔憂。一般來說，包含情感信息的電子郵件在發(fā)送時應格外謹慎，因為這樣的電子郵件很容易被收件人誤解。非最佳選項。喬治坐在計算機前，思索著該在郵件中寫些什么內(nèi)容。喬治恰好知道托妮出差了，但她肯定會經(jīng)常查看電子郵件。米婭看了備忘錄，考慮了各種可能后，認為對于這個項目，再延長一周時間是可以接受的。3為了確保您涵蓋了所有的問題，務必要審閱初稿，并詢問自己：“我寫作時是否是從讀者的角度出發(fā)”以及“我的提議可能會帶來什么樣的結果”，然后根據(jù)結論對文稿做必要的編輯。一份有效的商業(yè)文檔并不只是傳達了信息即可，它還應該對“為什么”或“我的提議有何影響”進行解答。）按要求匯報最新進展，表明需要延期，并且闡述延期將會帶來的所有影響。例如，他應該更確切地說明如果他的延期請求得不到批準，其他項目會受到怎樣的影響。這種方法沒有解答一個關鍵問題：“為什么”，換句話說，沒有說明“提議延期有何影響”。（）說明到目前為止他在PrimeCo項目上已完成的工作，然后要求延期提交文檔。許多人在進行商務寫作時都是只按照自己的思路走，而不從讀者的角度出發(fā)。在這個案例中，米婭需要的是一份備忘錄，讓她詳細了解PrimeCo項目的最新進展。喬治該如何在備忘錄中向米婭提出延期申請？（）解釋PrimeCo報告需要延遲的原因，列出其他急待完成的項目，然后提出幾種解決方案，包括延期。米婭要求喬治在當天下午4點之前向她匯報PrimeCo項目的最新進展情況。他確定自己必須延期。部分喬治決定在PrimeCo報告中先說明自己的建議，然后將灣景地區(qū)與客戶熟知的布萊頓地區(qū)進行比較分析，并且全篇都以正式專業(yè)的語氣陳述。第通常，只有在您對讀者十分熟悉的前提下，才適合在寫作中運用非正式或幽默的表述。對于其他類型的刊物（如新聞雜志或是非正式的新聞稿）來說，這是一種有效的方法，但是對于喬治要完成的這種正式的比較研究報告來說，這種方法并不合適。（）為吸引讀者注意，在報告的一開頭，提供一張與PrimeCo所處行業(yè)有關的漂亮圖片或令人驚訝的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。這種做法有助于讀者從熟悉過渡到不熟悉，從而使他們更容易吸收您提供的詳細信息。正確選項。（252。一旦PrimeCo了解了喬治的建議，它就會進一步查看讓喬治得出結論的詳細信息。在大多數(shù)商務交流文檔中，最好是在一開始就告訴讀者他們想要了解的信息。在組織報告內(nèi)容時，喬治應遵循下列哪條原則？（）在分析報告中，他應做到細節(jié)詳盡，各段落重點分明，再輔以圖表，最后陳述結論。這個報告要在下周前完成。經(jīng)過一番分析后，喬治認為灣景地區(qū)更適合作為新廠址。由于候選廠址之一布萊頓地區(qū)離PrimeCo總部不遠，所以PrimeCo對其已經(jīng)相當熟悉。部分喬治是EEI公司剛剛上任的研究部經(jīng)理，該公司主要從事環(huán)境影響研究，其客戶是一些需要籌建新工廠的企業(yè)。練習情景模擬第（252。如果他把信息轉發(fā)給其他人，不但會浪費他們的時間，還可能因為將公司信箱用于個人用途而違反公司政策。（）恰當 （252。）不恰當解釋：克拉克和阿米拉現(xiàn)在應該安排會面。由于上一封郵件是克拉克發(fā)出的，所以阿米拉坐下來準備再回復一封。）恰當 （）不恰當解釋：加勒特寫了封簡潔的郵件，附上自己的報告，這樣做可以幫助梅控制好時間，有條理地處理工作。加勒特寫了封簡短的郵件給梅，附上自己寫完的報告。不過，在面談之后，蘇美拉可以給該員工發(fā)一封電子郵件，概括和記錄兩人之間的談話。（）恰當 （252。（）恰當 （252。恰當使用電子郵件您能否區(qū)分電子郵件的正確用法和不當用法嗎？下面這些管理者是否恰當?shù)厥褂昧穗娮余]件？，信中坦誠了對新政策的顧慮。面談或打電話可能是更好的選擇。幽默可能被誤解，批評可能被曲解，而憤怒的情緒則可能被進一步放大。 刪除群發(fā)郵件，不要將它們轉發(fā)。通常應該遵循的原則是，將電子郵件交流的次數(shù)限制在四次以內(nèi)。 如果電子郵件起不到有效作用，則應安排面談。若要交流私人或機密信息，應打電話或與對方會面。除了遵守所在公司的電子郵件政策，您還應考慮以下建議：了解您的公司是否有這樣的政策，以確保自己不會違反規(guī)定。回顧公司的電子郵件政策盡管電子郵件給企業(yè)帶來了巨大的便利，但也讓公司容易卷入有關騷擾和誹謗的訴訟糾紛。對于大標題和重點內(nèi)容，可全部采用大寫，但不要在整封郵件中都使用大寫字體，因為這會讓讀者感到您在大吼大叫。根據(jù)讀者調(diào)整自己的語氣和語言。謹記受眾的需求如果寫作對象是同級同事和朋友，您可以隨意采取非正式形式。如果要發(fā)送長篇信息，請使用附件，而不要用電子郵件文本。簡明扼要，并使用附件篇幅太長的電子郵件需要收件人不斷滾動屏幕，令人厭煩。 除了在每封郵件中只涵蓋一個主題外，您還應該將您的意圖直接告知讀者，可以在主題行中，也可以在郵件開頭處告知。 這種做法有兩大優(yōu)點：將每封電子郵件都視為目標一致的信息包，用于提出問題、表達您的意見或