【正文】 的想法，就從中間的圓圈上再引出一條新線。 如果某個(gè)想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫在上面。 在想到與您的主題相關(guān)的想法時(shí)，從圓圈向外畫線，就像車輪的輪輻，然后在每一條線上寫一個(gè)想法。目的的表述應(yīng)該簡潔：以“為了”開頭，并包括一個(gè)動(dòng)詞，例如“說服”。 將您的目的寫在圓圈里。 在一張紙的中間畫一個(gè)圓圈。在進(jìn)行團(tuán)隊(duì)集體寫作的時(shí)候，這種方法格外有效，因?yàn)槭褂眠@種方法在寫作之初就能獲得每個(gè)人的想法。使用頭腦風(fēng)暴式提綱頭腦風(fēng)暴式提綱是一種形式自由的構(gòu)思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。 他們的排列是否符合邏輯順序？一旦擬好提綱，就應(yīng)考慮以下問題：傳統(tǒng)式提綱通常使用字母、羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字表明信息的層次。擬一份傳統(tǒng)式提綱傳統(tǒng)式提綱最適合那些能在動(dòng)筆之前構(gòu)思出文檔邏輯結(jié)構(gòu)的人?！笔褂眠@種方法時(shí)，應(yīng)考慮您對受眾的興趣和關(guān)注事項(xiàng)的了解。 我應(yīng)該怎樣準(zhǔn)備這些會(huì)議？ 將這些問題轉(zhuǎn)化為肯定性陳述之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點(diǎn)。 我們?yōu)槭裁匆匍_這些新會(huì)議？ 例如，吉莉安必須寫一份備忘錄，介紹合作推出某新產(chǎn)品的員工召開的每周部門間會(huì)議。這種方法有助于確保您的文檔能告訴讀者他們需要了解的內(nèi)容。他在威爾士親王的國際商業(yè)領(lǐng)袖論壇委員會(huì)任職，并擔(dān)任社區(qū)商業(yè)主席。在成為畢馬威國際主席和畢馬威英國的高級合伙人之前，他還擔(dān)任過畢馬威歐洲主席。1984年到1986年，他主要在比利時(shí)和盧森堡負(fù)責(zé)審計(jì)業(yè)務(wù)，隨后前往中東負(fù)責(zé)了三年的審計(jì)業(yè)務(wù)。雷克爵士1972年加入畢馬威（前稱Peat邁克爾由此可見，你必須得一遍一遍地重復(fù)。針對這些問題，你做了個(gè)演示，清楚而簡短，似乎大家都明白了。我能明白這一點(diǎn)，跟我的一次工作經(jīng)歷有關(guān)。他們也可以理解，事物總會(huì)發(fā)生一些變化，風(fēng)向變了，總是該調(diào)整航線，但是必須有一個(gè)目標(biāo)。”人們最難理解的是戰(zhàn)略和方向總是不停變更，卻又毫無必要。不能因?yàn)檎f過一兩次、寫在手冊中、發(fā)過電子郵件，或者就在戰(zhàn)略文檔中，就想當(dāng)然地認(rèn)為人們已經(jīng)理解或牢牢記住了這些信息，即使他們曾聽到或看到過。不但要有效進(jìn)行內(nèi)部溝通，在很多情況下，更要做好外部溝通。高管視角:理想的溝通形式需要深思熟慮才能決定。例如，如果要分發(fā)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報(bào)告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完整報(bào)告的詳細(xì)信息。最后，傳遞形式也會(huì)影響文檔的效果。如果寫得太早，時(shí)機(jī)尚未成熟，讀者就不會(huì)關(guān)注您提出的問題。您自己？您的上司？整個(gè)團(tuán)隊(duì)？不同的選擇必定會(huì)對讀者有不同的影響。思考傳達(dá)信息的策略懂得有效寫作的人知道，即便文檔寫的不錯(cuò)，如果未能以合適人選的名義在合適的時(shí)間以合適的形式傳遞，其效果也會(huì)受到影響。是否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老板建議寫的，而且公司的法律顧問參與了這封信的撰寫？是有五位客戶感到不滿還是他們威脅要提起訴訟的事實(shí)與此披露內(nèi)容相關(guān)？如果沒有必要透露這些信息，則可以考慮將其刪除。作為撰文者，您面臨的挑戰(zhàn)在于如何讓語句表達(dá)出最佳效果。簡練的文字還可以節(jié)省讀者寶貴的時(shí)間。事實(shí)上，在能傳達(dá)必要信息的前提下，文檔越短越好。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)彼此無關(guān)的關(guān)鍵信息要寫，則應(yīng)分別撰寫兩份不同的文檔?！痹诤芏嗲闆r下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文檔開頭或接近開頭的地方闡明，文檔的其他地方則用于描述細(xì)節(jié)，回答“為什么”或“我的提議有哪些含義”。該信息應(yīng)該簡明清晰，通常只有一兩句話。路易斯清楚表達(dá)關(guān)鍵信息難的不是如何影響讀者，而是如何完全按照你的意愿去影響他們。客戶們知道了公司將搬到什么地方，但卻不知道應(yīng)該從什么時(shí)候開始使用這個(gè)新地址。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面是一個(gè)真實(shí)的故事，有家公司想通過明信片宣布地址變更一事，這看似簡單，但公司在寫明信片的時(shí)候卻沒有對受眾進(jìn)行分析。從讀者的角度對文檔進(jìn)行構(gòu)思、起草、組織和編輯，能夠提高文檔的明確性并促使讀者付諸行動(dòng)。核心概念:另一方面，如果是向高層管理人員匯報(bào)該工作組的實(shí)際調(diào)查結(jié)果，則應(yīng)收窄范圍。就上述營銷報(bào)告的例子而言，如果您的目的是向負(fù)責(zé)研究營銷部門和潛在解決方案的工作組提供信息，則可能需要全面鋪開。 績效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷商支持與促銷 出現(xiàn)具體績效問題的領(lǐng)域 公司營銷部門的發(fā)展歷程 例如，假設(shè)您需要匯報(bào)公司在營銷職能方面的不足，全面鋪開的闡述可以包括下列內(nèi)容：起草完畢之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保初衷得以實(shí)現(xiàn)。在從事文檔撰寫這樣的普通任務(wù)時(shí)，許多撰文者都會(huì)偏離自己的目的。 要求采取行動(dòng)：“設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在5月1日之前完成并提交產(chǎn)品規(guī)格。 發(fā)布好消息或壞消息：“不幸的是，你們報(bào)告的引擎起火事件發(fā)生在保修期過后的第二天。 影響讀者：“工程團(tuán)隊(duì)一定能夠如期完工。 傳達(dá)信息：“管理層想讓所有員工都知道新產(chǎn)品的季度銷售額超出了預(yù)期。 對行為進(jìn)行解釋或辯護(hù)：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給我們的出價(jià)都太高，因此我們決定拒絕他們并尋找其他供應(yīng)商。若想了解更多信息，請?jiān)L問她的網(wǎng)站：。她還為《世界圖書百科全書》編寫了有關(guān)商務(wù)寫作的章節(jié)。BusinessGuide杜梅因女士還著有Theto the Top:Writing forCommunications的研修班。這家公司主要從事商務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)才能、技術(shù)、財(cái)務(wù)及銷售方面的寫作培訓(xùn)，其培訓(xùn)課程得到全世界的認(rèn)可。杜梅因是Better Focus sheet?（焦點(diǎn)工作表?）導(dǎo)師簡介黛博拉 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟讓語氣貼近受眾讓您的信息重點(diǎn)明確 聚焦段落 核心概念: 核心概念:采取“以讀者為中心”的方法 拓展o 《哈佛商業(yè)評論》文章o 推薦書目o 哈佛商學(xué)在線推薦資源o 參考文獻(xiàn)20 分鐘掌握精華 練習(xí)o 情景模擬o 知識檢測o 簡明扼要，并使用附件o 謹(jǐn)記受眾的需求o 采用簡單的格式o 回顧公司的電子郵件政策o 知道什么時(shí)候不能發(fā)送電子郵件o 互動(dòng)練習(xí):讓語氣貼近受眾o 檢查文檔是否簡明扼要o 高管視角:讓您的信息重點(diǎn)明確o 有策略地排列關(guān)鍵信息o 回答讀者的問題：“為什么？”o 高管視角:粗略寫完o 從讓您感覺最容易下筆的地方開始o(jì) 按“類別”寫作o 技術(shù)文檔的特殊注意事項(xiàng)o 確定段落結(jié)構(gòu)o 聚焦段落o 自然過渡o 互動(dòng)練習(xí):選擇組織方法o 重要性排序法o 時(shí)序法o 過程和程序法o 空間排列法o 比較和對比法o 具體到一般法或一般到具體法o 分析法o 互動(dòng)練習(xí):就是要不斷重復(fù)你的信息o 開始o(jì) 預(yù)測讀者的問題o 擬一份傳統(tǒng)式提綱o 使用頭腦風(fēng)暴式提綱o 嘗試自由寫作o 互動(dòng)練習(xí): 學(xué)習(xí)o 了解基本信息o 講清楚您的目的o 界定主題范圍o 核心概念: 利用編輯和設(shè)計(jì)原則提高郵件內(nèi)容的影響力站點(diǎn)地圖 根據(jù)閱讀者的需要組織郵件內(nèi)容辛迪還應(yīng)該使郵件目的一目了然，在郵件主題行和正文開頭，都應(yīng)該清晰地說明郵件的目的。如果郵件涉及多個(gè)主題，內(nèi)容冗長繁瑣，閱讀者往往會(huì)抓不住主要內(nèi)容，甚至沒有耐心讀完整封郵件。辛迪可能試圖在電子郵件中傳遞大量信息，以致沒有真正實(shí)現(xiàn)與同事之間的溝通?？墒?，當(dāng)銷售副總裁出現(xiàn)在下一次會(huì)議上時(shí)，她的團(tuán)隊(duì)卻表現(xiàn)得措手不及。一周后，辛迪再次向每個(gè)人發(fā)了份電子郵件，這次是關(guān)于月度報(bào)告的事宜。兩周前，她將會(huì)議紀(jì)要用電子郵件發(fā)給團(tuán)隊(duì)成員，并在郵件中注明，周五上午召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議。商務(wù)寫作 2導(dǎo)入 2課程目標(biāo) 2站點(diǎn)地圖 320 分鐘掌握精華 5導(dǎo)師簡介 5學(xué)習(xí) 6了解基本信息 6開始 10組織材料 14撰寫初稿 18確定段落結(jié)構(gòu) 20風(fēng)格編輯 25起草電子郵件 29練習(xí) 32情景模擬 32知識檢測 35問題 1 35問題 2 35問題 3 36問題 4 36問題 5 37問題 6 37問題 7 38問題 8 38問題 9 39問題 10 39應(yīng)用 40應(yīng)用步驟 40應(yīng)用工具 44拓展 44《哈佛商業(yè)評論》文章 44推薦書目 45哈佛商學(xué)在線推薦資源 45參考文獻(xiàn) 45商務(wù)寫作導(dǎo)入如果是您，您會(huì)怎么做？辛迪的同事對她的工作一直鼎力支持，但最近他們好像不太買辛迪的賬了。辛迪不知道到底發(fā)生了什么事。然而到了周五那天，只有兩個(gè)人到會(huì)。在郵件里，她注明將有高層管理人員參加他們的員工會(huì)議。是她的團(tuán)隊(duì)成員不把她當(dāng)回事嗎？還是因?yàn)樗龥]有與他們做好溝通？如果是您，您會(huì)怎么做？電子郵件是最近的一種科技創(chuàng)新，但要用好它，辛迪需要倒退一步，運(yùn)用亙古不變的好信件原則。通常情況下，每封郵件只應(yīng)包含一個(gè)主題。辛迪的電子郵件應(yīng)該寫得簡短精練，這符合大家的利益。您的信件能否達(dá)到想要的結(jié)果？課程目標(biāo)本課程提供相關(guān)信息，幫助您完成以下各項(xiàng)工作： 運(yùn)用各種寫作策略完成寫作任務(wù) 導(dǎo)入o 課程目標(biāo)o 站點(diǎn)地圖o 20 分鐘掌握精華o 導(dǎo)師簡介采取“以讀者為中心”的方法o 清楚表達(dá)關(guān)鍵信息o 讓信息簡明扼要o 思考傳達(dá)信息的策略o 高管視角:如何開始寫作？o 組織材料o 核心概念:組織o 撰寫初稿o 核心概念:評估段落o 內(nèi)容編輯o 核心概念:傳達(dá)戰(zhàn)略o 風(fēng)格編輯o 為您的初稿注入視覺沖擊力o 核心概念:不要過分追求細(xì)節(jié)o 使用主動(dòng)語態(tài)o 檢查精確度o 起草電子郵件o 了解常見問題o 從主題行開始o(jì) 每封郵件只涵蓋一個(gè)主題，并迅速說明您的意圖。恰當(dāng)使用電子郵件 應(yīng)用o 應(yīng)用步驟o 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟o 內(nèi)容編輯的步驟o 風(fēng)格編輯的步驟o 應(yīng)用技巧o 重要性排序法的運(yùn)用技巧o 比較和對比法的運(yùn)用技巧o 電子郵件的寫作技巧o 商務(wù)備忘錄的寫作技巧o 商業(yè)信件的寫作技巧o 提案的寫作技巧o 應(yīng)用工具o Focus sheet?（焦點(diǎn)工作表?）o 文檔組織指南o 視覺沖擊力設(shè)計(jì)參考指南o “做自己的編輯”檢查表 核心概念: 預(yù)測讀者的問題選擇組織方法粗略寫完 核心概念: 核心概念: 了解常見問題 電子郵件的寫作技巧杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉Communications公司的創(chuàng)始人兼總裁。自1978年以來，已有86,000名學(xué)員參加了Better杜梅因女士是WriteCorporate Success（寫往頂峰：為公司成功而寫作）一書的作者，該書最近剛由RandomHouse修訂再版發(fā)行。InstantAnswertoWriting（商務(wù)寫作速問速答指南）一書，由iUniverse出版。杜梅因女士在美國史密斯學(xué)院獲文學(xué)學(xué)士及文學(xué)碩士學(xué)位。學(xué)習(xí)了解基本信息講清楚您的目的在著手撰寫商務(wù)文檔時(shí)，您首先應(yīng)該做的就是問自己：“我為什么要寫這份文檔？”商務(wù)寫作的目的有很多，例如：” ” ” ” ” 在開始寫作的時(shí)候應(yīng)牢記自己寫作的目的。為了幫助您始終牢記自己的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提醒，并在寫作過程中回顧和參考。界定主題范圍界定主題范圍意味著確定主題的廣度與深度，這個(gè)范圍可寬可窄。 營銷對實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)有什么作用 營銷方面的人力資源 潛在的解決方案 若只在淺窄范圍內(nèi)討論此主題，只需強(qiáng)調(diào)一到兩個(gè)方面，可能包括的內(nèi)容有： 建議的補(bǔ)救措施 如何界定書面文檔的合適范圍？靠目的引導(dǎo)。因?yàn)槭鼙妼⑾ＭM可能多地了解該部門的情況。因?yàn)樵谶@種情況下，受眾最感興趣的可能只是了解您所確定的問題細(xì)節(jié)以及建議的解決方案。采取“以讀者為中心”的方法核心概念一個(gè)公司如果沒有考慮到客戶的需求和態(tài)度，就無法與客戶溝通，同樣，如果您不理解讀者，不了解他們的所思所想和偏好的信息接收方式，也就無法與他們溝通。如果讀者能夠理解您想要傳達(dá)的信息以及他們下一步應(yīng)該做些什么，他們的工作就更容易開展。由于沒有站在讀者的角度考慮，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期。想要讀者明白你的意思？那就先要了解他們。 –羅伯特斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)確定了文檔的寫作目的并從受眾的角度進(jìn)行了考慮之后，下一個(gè)任務(wù)就是提煉出您想讓讀者記住的關(guān)鍵信息。例如：“為了遵守客戶的交付期限，我們必須在5月1日之前完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)。每份文檔集中講述一個(gè)主題，以使文檔盡量清楚明確。讓信息簡明扼要忙碌的讀者喜歡簡練的文檔。簡短的文檔可以確保突出關(guān)鍵信息。請看下面的示例：應(yīng)老板的建議，在公司法律顧問的幫助下，瓊向五位心存不滿、威脅要提起訴訟的客戶寫了封道歉信。就上述例句而言，對受眾的了解能提供有效指導(dǎo)。這樣一來，句子就變成：瓊向心存不滿的客戶寫了封道歉信。在開始寫作之前，考慮應(yīng)該以誰的名義傳達(dá)信息。同時(shí)還要考慮文檔的撰寫時(shí)間是否太早或太晚。如果寫得太晚，您就丟失了提出建議或防范問題的機(jī)會(huì)。在選擇傳遞形式時(shí)，應(yīng)考慮寫作目的、受眾以及您想要傳達(dá)的信息。您也可以邀請管理層和其他關(guān)鍵人員觀看一次調(diào)查結(jié)果演示。就算您決定使用書面形式，您也會(huì)發(fā)現(xiàn)用口頭交流的方式作為補(bǔ)充有助于將影響力擴(kuò)大。就是要不斷重復(fù)你的信息高管視角當(dāng)今世界，溝通是領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)必要做好的一件事。這是領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)之一，要做好這件事，領(lǐng)導(dǎo)者要做到以下幾點(diǎn)：簡化信息、保證信息清楚統(tǒng)一，還有最難做到的一點(diǎn)，那就是認(rèn)識到自己必須無休止地重復(fù)這些信息。你就是要不斷地重復(fù)戰(zhàn)略是什么、問題是什么，而且要使用簡單的語言，別擔(dān)心人們會(huì)說：“天哪，我聽了太多次了。他們可以理解，他們必須以非常簡單的方式知道自己前進(jìn)的大致方向，這樣他們才能朝著這個(gè)方向前進(jìn)。你必須有一個(gè)清晰的目標(biāo)，指明你要去哪，然后你要不斷重復(fù)這個(gè)目標(biāo)是什么。當(dāng)時(shí)，我們公司打算從比較復(fù)雜的合伙制出發(fā)，讓公司成員間的合作更加緊密，并讓泛歐以及泛英戰(zhàn)略更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一?？墒?，三周或一個(gè)月后，當(dāng)你造訪另一間辦公室或者另一個(gè)國家的時(shí)候，每個(gè)人又開始問你那些