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最佳員工生存手冊(cè)(doc126)-人事制度表格-在線瀏覽

2024-10-21 16:13本頁(yè)面
  

【正文】 品的辦公桌:此類人把私生活和工作嚴(yán)格分開(kāi)來(lái),在工作之余不喜歡與同事一起玩樂(lè)也不愿意多說(shuō)話。 千萬(wàn)別 以為辦公桌是你個(gè)人 “ 場(chǎng)所 ” ,想怎么弄就怎么弄,精明的老板只要向你的辦公桌瞟一眼,便對(duì)你的個(gè)性了解十之八九。 以下就是幾種不同風(fēng)格的人,看看你是哪一種? ● 有條不紊型 —— 所有材料、物品堆放得十分整齊 工作認(rèn)真,責(zé)任感強(qiáng),講究效率,說(shuō)好兩點(diǎn)完成的工作絕不會(huì)拖到兩點(diǎn)零一分。 ● 亂中有序型 —— 桌面上堆滿紙張和垃圾 這類員工善于橫向思維,常有別出心裁的好 想法,同時(shí)有著歇斯底里傾向,有時(shí)不顧別人的想法,只一味地強(qiáng)調(diào)自己的感受。 ● 自我張揚(yáng)型 —— 桌面上擺著照片等私人物品 這類員工時(shí)常需要娛樂(lè)一番,也喜歡津津樂(lè)道地同別人談起自己的家事。 ● 陳列獎(jiǎng)品型 —— 精心擺放每樣物品以求獲得最佳效應(yīng) 該類員工是天生的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo),但凡事求成心切,一旦不受重用 ,可能會(huì)怒形于色。 上班時(shí)間別讓辦公桌太干凈 想讓你的老板也認(rèn)為你是一個(gè)勤奮、有效率并且有團(tuán)隊(duì)精神的員工嗎?也許,在辦公桌上做點(diǎn)改變,就能有這樣的效果。 大量管理資料下載 ● 外觀有點(diǎn) “ 亂 ” 但 “ 亂中有序 ” 的模式。各種文檔分門別類, 排列的非常合理而且具有邏輯性。而且,它被安排得井井有條,任何機(jī)器、文檔,即使是一支筆,都放在它們應(yīng)該放的地方。你不太可能花很多時(shí)間在社交上,或讓自己休息一下。你很有可能從事的是創(chuàng)造性的工作: 如記者。 這種辦公桌你肯定也不會(huì)太陌生,它總是被掩蓋在各種各樣的檔案之下,而且這些檔案還有向周圍領(lǐng)域(如架子和地板)擴(kuò)張的傾向。 如果你的辦公桌是這樣的,它就替你向公司每一個(gè)人叫囂著, “ 我的主人是多么忙碌??! ” 即使你并沒(méi)有比別人有更多的活。然而,另一方面,可能也會(huì)有人 認(rèn)為你效率低下、總是浪費(fèi)時(shí)間,因?yàn)樵谀嵌褭n案里找到想要的檔案會(huì)多么困難! ● 外觀上展示成績(jī)的桌子。在這里,擺滿了各種你能夠得以驕傲的各種憑證:如公司給你的獎(jiǎng)勵(lì)、你某時(shí)某次贏得了某種猜謎才藝大賽。 如果你就是這張桌子的主人,那么,就說(shuō)明你生性活潑、精力充沛、充滿野心。不過(guò),你總是太繁忙了,所以,你不容易注意到細(xì)節(jié)問(wèn)題 :這可能是你向目標(biāo)前進(jìn)的阻礙之一。有哪些東西是需要扔掉 的呢? ◇ 沒(méi)用的餐具 在辦公室里用餐,一次性餐具最好立刻扔掉,不要長(zhǎng)時(shí)間擺在桌子或茶幾上??蜌獾恼?qǐng)求易于被他人接受。 ◇ 過(guò)多而無(wú)用的筆 你可能在桌上、抽屜放了一堆鉛筆、原子筆、熒光筆 ?? 去蕪存菁留下幾支你常用的,辦公桌看起來(lái)會(huì)清爽一點(diǎn)! ◇ 不斷暴增的名片 把用得到的名片資料鍵入電腦或電子記事本,然后扔掉這些占空間的紙卡,以后你只要指尖輕輕一點(diǎn),就可以馬上找到你要聯(lián)絡(luò)的人,這會(huì)省下你不少寶貴時(shí)間。留下一兩樣具有紀(jì)念價(jià)值的東西就好,你會(huì)發(fā)現(xiàn)你不再老覺(jué)得眼花繚亂! ● 做好文件分類 開(kāi)會(huì)在即,老板等著看你精彩的企劃案,你正準(zhǔn)備拿著熬了數(shù)個(gè)夜晚的成果向同事展現(xiàn)。原本精彩的企劃內(nèi)容無(wú)法完整展現(xiàn),你的心血與專業(yè)能力也大打折扣。 在公司分配的有限空間下,運(yùn)用一些巧思增加自己的工作空間后,還得要把文件物品歸納得宜,才能算是成功又能真正得心應(yīng)手。如果說(shuō)過(guò)去的紙張使用量是 1,目前用量卻是 ,可見(jiàn)電腦化時(shí)代并未能真正減少紙張的使用。 初步救急的方式只適用于少量文件,大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來(lái)歸納。每份文件可能有不 同版本,建議每次更新都能注明日期,這樣就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的內(nèi)容或是否修訂有誤,也可輕易找到。重點(diǎn)就是要按自己的工作對(duì)象與需求來(lái)分類,分類后,最好能利用有索引內(nèi)頁(yè)的文件分類套來(lái)歸納,更方便找尋。經(jīng)常閱讀期刊的人如果把所有的期刊堆疊成一座小山,不僅不利調(diào)閱,占空間,有時(shí)同事借走后一去 不回,也不容易察覺(jué)。首先分成周刊、月 大量管理資料下載 刊,周刊下又可以再分細(xì)一點(diǎn)。 至于分類到底要分到多細(xì)呢?千萬(wàn)不要分太復(fù)雜,復(fù)雜的分類系統(tǒng)反而可能造成尋找不便。過(guò)于復(fù)雜的分類,在一段時(shí)間后可能會(huì)被你遺忘,讓你因?yàn)檎也坏轿募陡写煺?,達(dá)不到你原來(lái)進(jìn)行分類想要達(dá)到的目的了。所以,千萬(wàn)別小看了名片,在現(xiàn)代職業(yè)場(chǎng)上,一張小小的名片往往能起到你無(wú)法估量的作用。由于它印制規(guī)范、文字簡(jiǎn)潔、使用方便、便于攜帶、易于保存,而且不講尊卑、不分職業(yè)、不論男女老幼均可使用,因此它用途廣泛,頗受社會(huì)各界的歡迎。如無(wú)特殊需要,不應(yīng)將名片制作過(guò)大 ,甚至有意搞折疊式,免得給人以標(biāo)新立異、虛張聲勢(shì)、有意擺譜之感。最好不要印制雜色名片,令人看得眼花繚亂。不提倡在名片上印人像、漫畫、花卉、寵物。 在國(guó)內(nèi)使用的名片,宜用漢語(yǔ)簡(jiǎn)體字,不要故弄玄虛,使用繁體漢字。制作名片 ,最好不要手書(shū)自制,也不要以復(fù)印、油印、影印的方法制作名片,它們均不夠正規(guī)。在合乎規(guī)范的前提下,可以講究自己的風(fēng)格,表現(xiàn)自己的個(gè)性。就字體而言,行、草、篆、隸及各種美術(shù)字體均可。如可以在片頭上印一些裝飾圖案,還可以將單位徽記印在名片上,以樹(shù)立企業(yè)形象。名片是一個(gè)人身份的象征,當(dāng)前已成為人們社交活動(dòng)的重要工具。 名片必須是經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)的作品,它的功用是要讓別人能想起世上還有你這號(hào)人物。 ● 交換名片 大量管理資料下載 向?qū)Ψ竭f名片時(shí),應(yīng)面帶微笑,注視對(duì)方,將名片正面對(duì)著對(duì)方,用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩 角送給對(duì)方。遞送名片時(shí)要注意:地位低的人先向地位高的人遞名片,男性先向女性遞名片,當(dāng)面對(duì)許多人時(shí),應(yīng)先將名片遞給職務(wù)較高或年齡較大者,如分不清職務(wù)高低和年齡大小時(shí),則可先和自己對(duì)面左側(cè)方的人交換名片。交換名片的順序一般是: “ 先客后主,先低后高 ” 。名片的遞送應(yīng)在介紹之后,在尚未弄清對(duì)方身份時(shí)不應(yīng)急于遞送名片,更不要把名片視同傳單隨便散發(fā)。名片是表達(dá)自我的 “ 作品 ” 。 其實(shí)要記住名字,也是有方法的,我們常在一些場(chǎng)合中交換名片時(shí),不要拿到名片就往口袋塞,最好還是看一下名片,默念一下對(duì)方的名字及名片 上的內(nèi)容。在職場(chǎng)上要記住人家的名字,名片的整理真的很重要。當(dāng)你做了整理之后,你還是要做好聯(lián)絡(luò)的工作 ,這是建立人際網(wǎng)絡(luò)很重要的一點(diǎn)。首先在人多的場(chǎng)合,一定要帶足夠的名片。有些時(shí)候人家并沒(méi)有要跟你拿名片,你卻猛塞給人家,這是不好的?;蛘呤钱?dāng)人家正在談話時(shí),也不要打斷談話去發(fā)名片。隨后有一個(gè)微笑閱讀名片的過(guò)程,閱讀時(shí)可將對(duì)方的姓名職銜念出聲來(lái),并抬頭看看對(duì)方的臉,使對(duì)方產(chǎn)生一種受重視的滿足感。在對(duì)方離去之前,或話題尚未結(jié)束,不必急于將對(duì)方的名片收藏起來(lái)。 大量管理資料下載 碰上以下幾種情況,則不必將自己的名片遞給對(duì)方,或與對(duì)方交換名片: 對(duì)方是陌生人; 不想認(rèn)識(shí)對(duì) 方; 不愿與對(duì)方深交; 對(duì)方對(duì)自己并無(wú)興趣; 經(jīng)常與對(duì)方見(jiàn)面; 雙方之間地位、身份、年齡懸殊。接過(guò)別人的名片切不可隨意擺弄或扔在桌子上,也不要隨便地塞在口袋里或丟在包里。 一本厚厚的名片冊(cè)是必不可少的工作幫手。在名片旁,不妨粘一張便條紙,寫上得到的時(shí)間、此人的特征、從他身上可 獲得哪些幫助和資訊等等。 對(duì)于那些平日里常用的名片,不妨將它們收置在一個(gè)小巧的名片盒里,隨身攜帶,方便易用。 對(duì)于不善利用名片的人,收到的名片就像一堆廢紙,毫無(wú)用處。 記住幾點(diǎn): ? 隨時(shí)隨地?cái)y 帶數(shù)量充足的名片。 ? 在情況適宜時(shí),才遞上名片。 ? 遞上名片時(shí),如果對(duì)方先出示名片,你就應(yīng)該隨之馬上遞上你的名片。 ? 在每張收到的名片上記上日期以及相關(guān)事項(xiàng),以便于日后整理與查核??墒?,通 過(guò)電話來(lái)交談的話,就只有依靠語(yǔ)言了,所以,在打電話時(shí)要特別講究談話的藝術(shù)。在電話中,可以認(rèn)識(shí)許多人,這些人和你并沒(méi)見(jiàn)面,或者見(jiàn)面很少,只因?yàn)樵陔娫捴薪佑|得多了,因此一聽(tīng)到你的聲音,就對(duì)你產(chǎn)生了某種印象。印象好,他自 己就會(huì)跟你多談幾句,很順利地解決問(wèn)題。因此,雖然你面對(duì)著的只是個(gè)沒(méi)有生命的設(shè)備,然而你必須能在想象中看見(jiàn)遠(yuǎn)方那個(gè)接電話的人,好像面對(duì) 他那樣。這是因?yàn)樗麤](méi)有運(yùn)用想象力,不能像雙方面對(duì)面談話那般親切、有禮。因此,你的善意、親切、好感,完全依靠你的語(yǔ)言和聲音來(lái)傳達(dá)。但在電話里,一切都只有聲音,全靠聲音表達(dá)。 請(qǐng)注意,你的口要正對(duì)著話筒,你的口唇要離開(kāi)話筒大約半寸,音量不要太大或太小,咬字要清楚,說(shuō)話速度要比平時(shí)速度略微緩慢,必要時(shí)把重要的話重復(fù)兩次;提到時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)目字,一定要交代得非常清楚。他們也許是你朋友的朋友,也許是你朋友的父母、兄弟、姐妹、同事、助手 ?? 即便他們是朋友家的傭人或公司話務(wù)員,你也不應(yīng)該怠慢,因?yàn)樗麄兌际悄銘?yīng)該 結(jié)交的電話中的朋友??雌饋?lái)打電話很容易,對(duì)著話筒同對(duì)方交談,覺(jué)得和當(dāng)面交談一樣簡(jiǎn)單,其實(shí)不然,打電話大有講究,可以說(shuō)是一門學(xué)問(wèn)、一門藝術(shù)。在電話中只要稍微注意一下自己的 行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。因此要記住,接電話時(shí),應(yīng)有 “ 我代表企業(yè)形象 ” 的意識(shí)。面部表情會(huì)影響聲音的變化,所以即使是在電話中,也要抱著 “ 對(duì)方看著我 ” 的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。如果你打電話的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的,無(wú)精打采的;若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿活力。 (四)迅速準(zhǔn)確地接聽(tīng) 現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì)有兩三部電話,聽(tīng)到電話鈴聲,應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒,最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。即便電話 離自己很遠(yuǎn),而附近也沒(méi)有其他人時(shí),聽(tīng)到電話鈴聲后,我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的,這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。 (五)認(rèn)真清楚地記錄 隨時(shí)牢記 5W1H 技巧。在工作中這些資料都是十分重要 的。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,這有賴于 5W1H 技巧。接電話時(shí)也要盡可能地問(wèn)清事由,避免誤事。 (七)掛電話前的禮貌 要結(jié)束電話交談時(shí),一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提 出,然后彼此客氣地道別,說(shuō)一聲 “ 再見(jiàn) ” ,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。借用別家單位電話,一般不要超過(guò)十分鐘。 向電話微笑 我們忘記了打電話的時(shí)候向電話微笑。也許我們真是很誠(chéng)懇、很熱情地在微笑呢,可是對(duì)方從電話中聽(tīng)到我們的聲音也許是平淡的、呆板的,甚至是不愉快的。正是因?yàn)閷?duì)方不能從電話中看見(jiàn)你的笑容,所以你的聲調(diào)就要負(fù)起全部的責(zé)任來(lái)。比 平時(shí)高興的時(shí)候更多的笑意。若沒(méi)有,就得加以訓(xùn)練,使你能把你的友好與真誠(chéng)灌進(jìn)你的聲調(diào)中去。現(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的 “ 原聲 ” 傳遞給對(duì)方。你要有一種特殊的適合于打電話的節(jié)奏與速度,你的音量也要加以調(diào)整,太輕太重都使對(duì)方聽(tīng)起來(lái)不清晰。數(shù)目、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等等,要特別注意,最好能重復(fù)一遍,并且確知對(duì)方 已經(jīng)完全聽(tīng)清楚了。所以,只有在必要的時(shí)候才打電話,在打電話的時(shí)候,只講重要的事情,這也是我們應(yīng)該注意的要點(diǎn)。一定要等電話響兩聲之后再接。電話總是由各種各樣的人打來(lái),他們總會(huì)帶來(lái)一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息,將你的情緒信號(hào)毫無(wú)保留地傳遞給對(duì)方,不免偶爾也會(huì)表錯(cuò)情。電話響兩聲,對(duì)打電話的人來(lái)說(shuō),是完全可以接受的等待時(shí)間,也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)。世上很多事情,需要一個(gè)小小的停頓和轉(zhuǎn)折,別那么急著拿起電話。 另外,還要記一點(diǎn),那就是,如果你的辦公室里有客戶,不要接電話。但卻很少人意識(shí)到,這時(shí)接電話是一種不禮貌的行為。除非你是在等一個(gè)非常重要的電話,否則就讓語(yǔ)音信箱留信息。 大量管理資料下載 記住幾點(diǎn) : ? 必須在 24 小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有的來(lái)電。把 24 小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有來(lái)電養(yǎng)成一種習(xí)慣,就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)上的資訊暢通程度。 ? 對(duì)掛斷電話不要猶豫。 “ 對(duì)不起,我不想浪費(fèi)你的時(shí)間。 ? 適當(dāng)打斷對(duì)方。 ? 注意不良習(xí)慣。如果你有愛(ài)清嗓子,說(shuō)口頭禪,或喜歡東拉西扯等壞習(xí)慣,這張?zhí)嵝涯愕募垥?huì)幫助你擺脫它們的危害。說(shuō)到名字時(shí),他要說(shuō)出名字的拼法,同時(shí)要求對(duì)方復(fù)述,以核對(duì)是否準(zhǔn)確,當(dāng)你用電話遞送消息時(shí),即使是一般的社交 消息,你也必須弄清楚對(duì)方是否真正明白了你的意思。今天開(kāi)始到未來(lái)的 10 年,移動(dòng)技術(shù)將徹底改變我們工作和生活的一切。 “ 那個(gè)東西曾經(jīng)是無(wú)比遙遠(yuǎn)的黑色磚頭,曾經(jīng)是被人炫耀地舉在腦袋上的身份象征,曾 經(jīng)是我們精打細(xì)算想要添置的 奢侈品。最后,大概所有人都會(huì)問(wèn)一個(gè)問(wèn)題,除了手機(jī),我們還需要?jiǎng)e的嗎? ” 有了手機(jī),你不能再以 “ 現(xiàn)在不在 ” 的借口逃避不想接聽(tīng)的電話,許多人因?yàn)槭謾C(jī)而被迫將 8 小時(shí)工作時(shí)間無(wú)限延長(zhǎng) ?? 正是現(xiàn)代社會(huì)中人們對(duì)時(shí)刻保持聯(lián)系的渴望催生了手機(jī),他們害怕錯(cuò)過(guò)任何一條信息,努力讓自己生活在 “ 信息氣泡 ” 中,并且?guī)е?“ 氣泡 ” 跑來(lái)跑去。美國(guó)《洛杉磯時(shí)報(bào)》認(rèn)為: “ 該影片或許是 90 年代探索互聯(lián)網(wǎng)給人際關(guān)系帶來(lái)沖擊的《電子情書(shū)》稍微黑暗的翻版。可以改為靜音模式。因?yàn)槭謾C(jī)鈴聲會(huì)打擾到別人! ● 在一個(gè)擁擠的環(huán)境中接電話時(shí),最好離開(kāi)這個(gè)房間。
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