【文章內(nèi)容簡介】 友、多一個(gè)工作上的合作伙伴。 記住幾點(diǎn)： ? 隨時(shí)隨地?cái)y 帶數(shù)量充足的名片。 ? 先檢查自己是否已 “ 全副武裝 ” 。 ? 在情況適宜時(shí)，才遞上名片。 ? 出門前備好足夠的名片，并放置在固定的地方，以免需要時(shí)用完或找不到。 ? 遞上名片時(shí)，如果對方先出示名片，你就應(yīng)該隨之馬上遞上你的名片。 ? 將得到的名片和自己的分開放，以免誤將別人的送了出去。 ? 在每張收到的名片上記上日期以及相關(guān)事項(xiàng)，以便于日后整理與查核。 大量管理資料下載 辦公室智慧 電話的學(xué)問 面對面的交談，有表情、有手勢，可以幫助我們表達(dá)思想、情感。可是，通 過電話來交談的話，就只有依靠語言了，所以，在打電話時(shí)要特別講究談話的藝術(shù)。 在現(xiàn)代社會(huì)中，每天有許多事情，都要通過電話來商談、詢問、通知、解決。在電話中，可以認(rèn)識(shí)許多人，這些人和你并沒見面，或者見面很少，只因?yàn)樵陔娫捴薪佑|得多了，因此一聽到你的聲音，就對你產(chǎn)生了某種印象。這種印象可能好，也可能不好。印象好，他自 己就會(huì)跟你多談幾句，很順利地解決問題。印象不好，也許三言兩語就會(huì)收線。因此，雖然你面對著的只是個(gè)沒有生命的設(shè)備，然而你必須能在想象中看見遠(yuǎn)方那個(gè)接電話的人，好像面對 他那樣。 有些人做不到這點(diǎn)，平時(shí)對人還不錯(cuò)，可是一打電話就機(jī)械、單調(diào)，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，讓人聽起來很不愉快。這是因?yàn)樗麤]有運(yùn)用想象力，不能像雙方面對面談話那般親切、有禮。 在打電話時(shí)，由于你的姿態(tài)、笑容、動(dòng)作表情，對方完全看不見。因此，你的善意、親切、好感，完全依靠你的語言和聲音來傳達(dá)。 在平時(shí)，你的聲調(diào)不大好，你的語言不大講究，別人還可以看見你的態(tài)度舉止和你的面目表情。但在電話里，一切都只有聲音，全靠聲音表達(dá)。所以你必須小心地控制你的聲調(diào)，讓你的聲調(diào)能夠溫和地、 親切地、悅耳地傳達(dá)出你的情誼，同時(shí)，你的口齒也要清晰地傳達(dá)出你談話的內(nèi)容。 請注意，你的口要正對著話筒，你的口唇要離開話筒大約半寸，音量不要太大或太小，咬字要清楚，說話速度要比平時(shí)速度略微緩慢，必要時(shí)把重要的話重復(fù)兩次；提到時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)目字，一定要交代得非常清楚。 有時(shí)候，即便接電話的人并不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對待。他們也許是你朋友的朋友，也許是你朋友的父母、兄弟、姐妹、同事、助手 ?? 即便他們是朋友家的傭人或公司話務(wù)員，你也不應(yīng)該怠慢，因?yàn)樗麄兌际悄銘?yīng)該 結(jié)交的電話中的朋友。 學(xué)會(huì)打電話 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、打大量的電話?？雌饋泶螂娫捄苋菀?，對著話筒同對方交談，覺得和當(dāng)面交談一樣簡單，其實(shí)不然，打電話大有講究，可以說是一門學(xué)問、一門藝術(shù)。 ● 打電話，不要以為很容易 （一）第一聲很重要 當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的 行為就會(huì)給對方留下完全不同的印象。同樣說 “ 你好，這里是 XX 公司 ” ，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有 “ 我代表企業(yè)形象 ” 的意識(shí)。 （二）帶著喜悅的心情 大量管理資料下載 打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是也會(huì)被你歡快的語調(diào)所感染，對你留下極佳的印象。面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使是在電話中，也要抱著 “ 對方看著我 ” 的心態(tài)去應(yīng)對。 （三）端正自己的坐姿 打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散 的姿勢對方也能夠 “ 聽 ” 得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。 （四）迅速準(zhǔn)確地接聽 現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約 3 秒種，若長時(shí)間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，對你的單位留下不好的印象。即便電話 離自己很遠(yuǎn)，而附近也沒有其他人時(shí)，聽到電話鈴聲后，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥嗽S久，接起電話只是 “ 喂 ” 了一聲，對方會(huì)十分不滿，會(huì)給對方留下不好的印象。 （五）認(rèn)真清楚地記錄 隨時(shí)牢記 5W1H 技巧。所謂 5W1H 是指： When（何時(shí)）、 Who（何人）、 Where（何地）、 What（何事）、 Why（為什么）和 HOW（如何進(jìn)行）。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于 5W1H 技巧。 （六）了解來電的目的 上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，也切忌只說 “ 不在 ” 就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能地問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，即便自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對方的好感。 （七）掛電話前的禮貌 要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提 出，然后彼此客氣地道別，說一聲 “ 再見 ” ，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。 ● 這樣接打電話能使工作更順利 （一）遲到、請假由自己打電話； （二）外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系； （三）外出辦事應(yīng)告知去處及電話； （四）延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)； （五）用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)； （六）同事家中電話不要輕易告訴別人； 大量管理資料下載 （七）借用別家單位電話應(yīng)注意。借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。 向電話微笑 我們忘記了打電話的時(shí)候向電話微笑。難道我們瘋了嗎？為什么要向電話微笑呢？對方是不可能從他的電話中看見我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，可是對方從電話中聽到我們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。 所以，我們打電話時(shí)第一件事，就是用聲調(diào)，表達(dá)出你友誼的微笑來。正是因?yàn)閷Ψ讲荒軓碾娫捴锌匆娔愕男θ?，所以你的聲調(diào)就要負(fù)起全部的責(zé)任來。你的聲調(diào)要充滿笑意。比 平時(shí)高興的時(shí)候更多的笑意。 你的聲調(diào)有笑意嗎？有溫暖嗎？你自己對照一下吧。若沒有，就得加以訓(xùn)練，使你能把你的友好與真誠灌進(jìn)你的聲調(diào)中去。 許多人忽略了聲音通過電話后音調(diào)變了?，F(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的 “ 原聲 ” 傳遞給對方。因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平時(shí)說話的習(xí)慣。你要有一種特殊的適合于打電話的節(jié)奏與速度，你的音量也要加以調(diào)整，太輕太重都使對方聽起來不清晰。 一般來說，你的嘴要正對著話筒，咬字要清楚，一個(gè)字、一個(gè)字地說。數(shù)目、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等等，要特別注意，最好能重復(fù)一遍，并且確知對方 已經(jīng)完全聽清楚了。 此外，你在電話中談話要盡可能地簡短，因?yàn)殡娫捦瑫r(shí)只能容兩個(gè)人談話，在你跟這個(gè)朋友談得太久的時(shí)候，可能另一個(gè)朋友打電話找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。所以，只有在必要的時(shí)候才打電話，在打電話的時(shí)候，只講重要的事情，這也是我們應(yīng)該注意的要點(diǎn)。 不要以為接電話沒有什么，其實(shí)里面還是有很深的學(xué)問。一定要等電話響兩聲之后再接。為什么？你要利用這段時(shí)間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內(nèi)容是什么之前，不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個(gè)人，哪怕你此刻是歡快的， 你怎么知道對方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音？當(dāng)然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應(yīng)該了。電話總是由各種各樣的人打來，他們總會(huì)帶來一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息，將你的情緒信號(hào)毫無保留地傳遞給對方，不免偶爾也會(huì)表錯(cuò)情。 接電話，有時(shí)就像看待人生，要有寧靜、平和的心態(tài)。電話響兩聲，對打電話的人來說，是完全可以接受的等待時(shí)間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)。對接電話的人來說，在短短的一聲電話鈴聲里，你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對任何事，寵辱不驚 地面對任何人。世上很多事情，需要一個(gè)小小的停頓和轉(zhuǎn)折，別那么急著拿起電話。記住，鈴聲響兩下后，再接。 另外，還要記一點(diǎn)，那就是，如果你的辦公室里有客戶，不要接電話。這種情況很常見。但卻很少人意識(shí)到，這時(shí)接電話是一種不禮貌的行為。這樣做其實(shí)是告訴你的客戶，電話那端的人比他更重要。除非你是在等一個(gè)非常重要的電話，否則就讓語音信箱留信息。如果你要接電話，應(yīng)該讓客戶知道你為什么接這個(gè)電話，比如說 “ 我正在等老板的電話 ” 。 大量管理資料下載 記住幾點(diǎn) : ? 必須在 24 小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有的來電。 如果你的經(jīng)營哲學(xué)是 “ 能拖到明天，就不必急著今天做 ” ，那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把 24 小時(shí)內(nèi)回復(fù)所有來電養(yǎng)成一種習(xí)慣，就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)上的資訊暢通程度。對某些職業(yè)而言，如果你不立即回復(fù)電話，就可能失去一次交易的機(jī)會(huì)。 ? 對掛斷電話不要猶豫。 比如當(dāng)一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時(shí)，打斷他是一種仁慈的行為。 “ 對不起，我不想浪費(fèi)你的時(shí)間。 ” 然后立即掛上電活，并帶著微笑。 ? 適當(dāng)打斷對方。 要打斷對方時(shí)，你可以采用和面談一樣的準(zhǔn)則 ，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結(jié)。 ? 注意不良習(xí)慣。 如果你發(fā)現(xiàn)你在電話中有某項(xiàng)不良習(xí)慣，就把紙條貼在電話機(jī)上來矯正。如果你有愛清嗓子，說口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習(xí)慣，這張?zhí)嵝涯愕募垥?huì)幫助你擺脫它們的危害。讓電話中的交談表現(xiàn)出你最好的一面吧！ ? 清晰 用電話向總公司報(bào)告業(yè)務(wù)的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報(bào)告才不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。說到名字時(shí)，他要說出名字的拼法，同時(shí)要求對方復(fù)述，以核對是否準(zhǔn)確，當(dāng)你用電話遞送消息時(shí)，即使是一般的社交 消息，你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。 不要讓手機(jī)成為手雷 “ 上世紀(jì) 60 年代開始，電視改變了我們的整個(gè)生活， 80 年代起 PC 改變了我們的工作方式。今天開始到未來的 10 年，移動(dòng)技術(shù)將徹底改變我們工作和生活的一切。 ” 幾乎沒有人會(huì)質(zhì)疑愛立信中國有限公司副總裁蔡桐木幾年前的這番話，值得商榷的只是時(shí)間問題，也許世界的變化并不如技術(shù)論者所期望的那樣迅速。 “ 那個(gè)東西曾經(jīng)是無比遙遠(yuǎn)的黑色磚頭，曾經(jīng)是被人炫耀地舉在腦袋上的身份象征，曾 經(jīng)是我們精打細(xì)算想要添置的 奢侈品?，F(xiàn)在，它成了和手表一樣的普通東西，成了老板招之即來的呼叫器，成了鍛煉拇指的健身器，成了各色段子的中轉(zhuǎn)站，成了游戲機(jī)，成了數(shù)碼相機(jī)，成了掌上電腦 ?? 手機(jī)正在變得像叮當(dāng)一樣無所不能。最后，大概所有人都會(huì)問一個(gè)問題，除了手機(jī)，我們還需要?jiǎng)e的嗎？ ” 有了手機(jī)，你不能再以 “ 現(xiàn)在不在 ” 的借口逃避不想接聽的電話，許多人因?yàn)槭謾C(jī)而被迫將 8 小時(shí)工作時(shí)間無限延長 ?? 正是現(xiàn)代社會(huì)中人們對時(shí)刻保持聯(lián)系的渴望催生了手機(jī)，他們害怕錯(cuò)過任何一條信息，努力讓自己生活在 “ 信息氣泡 ” 中，并且?guī)е?“ 氣泡 ” 跑來跑去。 大量管理資料下載 2020 年底馮小剛導(dǎo)演的賀歲片黑色喜劇《手機(jī)》就像是人們對手機(jī)的焦慮體驗(yàn)的一次總爆發(fā)，手機(jī)帶來了現(xiàn)代人的道德困境。美國《洛杉磯時(shí)報(bào)》認(rèn)為： “ 該影片或許是 90 年代探索互聯(lián)網(wǎng)給人際關(guān)系帶來沖擊的《電子情書》稍微黑暗的翻版。 ” 在現(xiàn)在的職場中，關(guān)于手機(jī)的使用，必須注意以下幾點(diǎn)： ● 和別人共享一個(gè)空間時(shí)，不要讓手機(jī)響?？梢愿臑殪o音模式。包括開會(huì)時(shí)、在餐館里、在火車上，等等。因?yàn)槭謾C(jī)鈴聲會(huì)打擾到別人！ ● 在一個(gè)擁擠的環(huán)境中接電話時(shí)，最好離開這個(gè)房間。廣播你們的談話永遠(yuǎn)都是不禮貌 的行為。 ● 即使你單獨(dú)一人，或者認(rèn)為自己離別人夠遠(yuǎn)了，也必須記?。河冒察o的、平常的聲音說話。不要大喊大叫。 ● 如果你給對方打電話，要讓對方知道你用的是手機(jī)。手機(jī)的技術(shù)是越來越先進(jìn)了，但還是有需要完善的地方，電話有時(shí)可能突然斷掉。 ● 永遠(yuǎn)不要用手機(jī)討論敏感或保密性的信息。竊聽的技術(shù)非常發(fā)達(dá)。你永遠(yuǎn)都不知道什么樣的人可能正站在你旁邊。 ● 開車時(shí)使用手機(jī)，一定要小心。開車時(shí)不要撥號(hào)。除非你有不需要用手的耳機(jī)或揚(yáng)聲器，否則就等停車后再撥。開車的同時(shí)拿著電話講話是很危險(xiǎn) 的。把車停在路邊或停車場再說會(huì)比較明智。 ● 給客戶打電話和有重要的事時(shí)，最好使用固定電話。用手