【正文】 機(jī)給人打電話，有可能使人聽(tīng)到你這邊呼呼而過(guò)的汽車經(jīng)過(guò)的聲音，也可能因?yàn)樾盘?hào)不好而中斷，這都會(huì)給對(duì)方留下不好的印象。 但是，只有最保守與最悲觀的人才會(huì)將應(yīng)用新技術(shù)視為打開(kāi) “ 潘多拉之盒 ” 。盡管手機(jī)給人們帶來(lái)了恐慌，卻仍然抵不過(guò)人們從它身上獲得的巨大便利和樂(lè)趣，所有不適都只是人們?yōu)檫@從未有過(guò)的偉大時(shí)代所必須付出的小小的美麗的代價(jià)。 一句老生常談在最后也許依然有效：必須記住，技術(shù)進(jìn)步并不 能許諾給我們一個(gè)美麗新世界，一切取決于我們?nèi)绾问褂盟? 辦公室智慧 電腦，若即若離 不識(shí)字的文盲越來(lái)越少，跟不上現(xiàn)代科技發(fā)展的功能型文盲卻在增加。聯(lián)合國(guó)重新定義了新世紀(jì)的文盲，其中第三類是不能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和管理的人。因此，有人戲稱， “ 新世紀(jì)里，一不小心你就成了文盲 ” 。更新觀念 ,更新知識(shí) ,更新技能 ,改變?nèi)松?!然而，卻有那么多的人越來(lái)越陷于電腦中，帶來(lái)很多的綜合癥狀 ?? ● 電腦恐懼癥 隨著電腦等高科技進(jìn)入人們的工作和生活，由此帶來(lái)的相關(guān)問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。有些員工開(kāi)始出 現(xiàn)的 “ 電腦恐懼癥 ” 就是其中之一。研究者提醒這類人士，要正確對(duì)待電腦，處理好電腦帶來(lái)的各種問(wèn)題，否則高科技和電子技術(shù)將給這些人的身心帶來(lái)煩擾。 大量管理資料下載 現(xiàn)在高科技和電子技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，人們不隨時(shí)緊追就可能落伍，一些人對(duì)此問(wèn)題處理不當(dāng)，很容易患上 “ 電腦恐懼癥 ” 。特別是年齡在 35 歲至 50 歲之間、工作表現(xiàn)良好的中年男士更易與此 “ 病 ” 結(jié)緣，而一旦患上“ 電腦恐懼癥 ” ，便意味著他們已經(jīng)步入了 “ 男性更年期 ” 。 患有 “ 電腦恐懼癥 ” 的男士，主要有以下幾個(gè)特征：首先是他們的年齡在 40 歲左右，因擔(dān)心公司里善于操作 電腦、辦事麻利的年輕人會(huì)超過(guò)自己，心里總是疑神疑鬼。二是突然變得心情沮喪、心神不寧、經(jīng)常失眠、易疲倦，感覺(jué)再也無(wú)法支撐下去，并開(kāi)始大量吸煙和酗酒。三是生理上開(kāi)始出現(xiàn)變化，如身體發(fā)胖，大量脫發(fā)、肌肉松弛、性能力減退等。四是開(kāi)始光顧健身房，希望擁有健美的體形，并一反常態(tài)地像年輕人一樣注重穿著打扮。五是經(jīng)常上酒吧舞廳，喜歡與年輕男人在一起，與年輕女子搞婚外情，最后發(fā)展到婚姻破裂，毀掉事業(yè)和家庭。 要解決這一問(wèn)題，首先要為中年男士創(chuàng)造一個(gè)寬松和諧的工作環(huán)境。其次他們自身要善于調(diào)節(jié)，以平常心對(duì)待一切。此外 ，妻子要多體貼、安慰和支持丈夫，幫助他們擺脫心理障礙，愉快地工作和生活。 ● 電腦失寫癥 隨著電腦的迅速普及和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，電腦所帶來(lái)的諸多負(fù)面影響中又多了一個(gè)新的課題 —— “ 電腦失寫癥 ” 。歐美等國(guó)已把 “ 電腦失寫癥 ” 做了專題研究。歐美等國(guó)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)展較快，許多兒童從小便學(xué)習(xí)電腦，許多青少年已習(xí)慣使用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)通信工具、電子賀卡等代替?zhèn)鹘y(tǒng)的交流方式，許多學(xué)生甚至在電腦里完成家庭作業(yè)或?qū)W術(shù)報(bào)告、畢業(yè)論文等原本需要手寫長(zhǎng)篇幅的文字 ?? 這就使得一些人患上了 “ 電腦失寫癥 ” ，這些人手寫的文字 網(wǎng)絡(luò)色彩重，讓普通人讀來(lái)生澀難懂。 在國(guó)內(nèi)， “ 電腦失寫癥 ” 人群也開(kāi)始逐漸浮出水面。一位山東女孩從學(xué)校畢業(yè)出來(lái)后找到份打字員的工作，沒(méi)想工作三個(gè)月下來(lái)，在領(lǐng)工資簽名的時(shí)候，居然連自己的姓名都寫不出來(lái)了，最后在同事的提醒下，才用筆一劃一劃地拼出自己的名字來(lái)。經(jīng)醫(yī)生診斷是患上了 “ 電腦失寫癥 ” 。平時(shí)，我們稍留意一下，就不難發(fā)現(xiàn)身邊也有些人不同程度地患有 “ 電腦失寫癥 ” 。一家公司的文員小張說(shuō)，她患了 “ 電腦失寫癥 ” ，原因是她經(jīng)常面對(duì)著電腦打字，腦子里所想所記的全是電腦輸入法，結(jié)果有一天她到招辦報(bào)名考試需要手寫 個(gè)人說(shuō)明時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)好多漢字忘了怎么寫了。 許多朋友聽(tīng)到 “ 電腦失寫癥 ” ，便聞 “ 癥 ” 色變，擔(dān)心自己也染上這個(gè) “ 時(shí)尚病 ” 。電腦一族不妨對(duì)照著專家提供的癥狀表現(xiàn)，檢查一下自己是否患有 “ 電腦失寫癥 ” 。 專家研究表明， “ 電腦失寫癥 ” 的出現(xiàn)是由于在電腦上敲字缺少筆跡的書寫感和印痕感，對(duì)大腦的語(yǔ)言中樞產(chǎn)生不了刺激作用，從而造成了失寫現(xiàn)象。 “ 電腦失寫癥 ” 主要表現(xiàn)在由于長(zhǎng)期連續(xù)地面對(duì)電腦打字，由于單調(diào)且重復(fù)的刺激腦皮層而造成的，造成對(duì)手寫漢字的暫時(shí)性失憶；對(duì)大量常用的漢字的失寫；手寫出來(lái)的文字潦草，難以 辨認(rèn)；用錯(cuò)別字、網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言或網(wǎng)絡(luò)符號(hào)代替一般的文字。 如果出現(xiàn) “ 電腦失寫癥 ” ，也不要過(guò)于驚慌；驚慌只會(huì)加重 “ 失寫癥 ” 。根據(jù)一些曾經(jīng)患過(guò) “ 電腦失寫癥 ”的朋友的體會(huì)，我們只要稍微改變一下使用電腦和工作、生活的習(xí)慣，就能起到很好的防治效果。 如有序地安排作息時(shí)間，不要長(zhǎng)時(shí)間地坐在電腦前工作，而且要注意使用多種漢字輸入法，比如用拼音和五筆間換著輸入文字。養(yǎng)成定期閱讀和手寫的習(xí)慣，多閱讀文章，能夠強(qiáng)化對(duì)漢字形狀的記憶。手寫不僅對(duì)人的心理和生理功能形成訓(xùn)練，而且對(duì)人的意志、耐力、毅力和神經(jīng)系統(tǒng)穩(wěn)定 功能也是必不可少的訓(xùn)練。對(duì)網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言有理智地接受，比如網(wǎng)上常喜歡用簡(jiǎn)單的字母代替語(yǔ)言，或用同音不同字的方法表示時(shí)，不要以為時(shí)髦便經(jīng)常使用。 在現(xiàn)代職場(chǎng)中，接收或發(fā)送商務(wù)電子郵件已經(jīng)是家常便飯，而且越來(lái)越成為一種趨勢(shì)，不懂得與伊妹兒親密接觸，那將會(huì)被人笑話，甚至?xí)o你自己帶來(lái)不小的損失。但是，也千萬(wàn)別和 “ 她 ” 過(guò)于親密，否則，將引火上身呢！因此，你必須記住下面一些與伊妹兒親密接觸的法則。 大量管理資料下載 ◎ 注意你的用詞。你也許認(rèn)為你寫得明白易懂，但有些用詞是會(huì)讓人誤解的。應(yīng)當(dāng)做到用詞精練并且達(dá)意。這樣可以 避免事后為了對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行解釋而浪費(fèi)高昂的長(zhǎng)途電話費(fèi)。 ◎ 不要給別人的電子郵箱造成負(fù)擔(dān)。尊重他人的 “ 電子空間 ” 。除非必要，否則不要給別人發(fā) Email，而且，只發(fā)給必要的人。許多人并不喜歡收到笑話或連鎖信之類的東西。記住，沒(méi)有人會(huì)喜歡垃圾郵件。當(dāng)未得到對(duì)方允許而發(fā)送郵件時(shí)，必須確保郵件內(nèi)容對(duì)收件者是有價(jià)值的。假如你沒(méi)有做到這一點(diǎn)，收件人很可能認(rèn)為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。 ◎ 在電腦上，沒(méi)有一樣?xùn)|西是保密的。即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤上讀取信息。在你按下 “ 發(fā)送 ” 鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會(huì)是如何 ── 比如被老板看見(jiàn)。首要的一條原則是，不要在工作時(shí)發(fā)送私人或是機(jī)密郵件。 ◎ 盡可能縮小郵件附件。附件越大，下載所需的時(shí)間就越長(zhǎng)，占據(jù)收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對(duì)于連篇累牘的文件，應(yīng)考慮使用傳真來(lái)代替電子郵件。不要想當(dāng)然。你也許是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)老手，熟悉網(wǎng)絡(luò)行話和圖釋，但不要假設(shè)收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。 ◎ 如何留下一個(gè)有效的語(yǔ)音信息的首要原則是：簡(jiǎn)明扼要、語(yǔ)速放慢。只留下接聽(tīng)者需要的內(nèi)容。當(dāng)你要表達(dá)問(wèn) 候時(shí)，也要注意內(nèi)容簡(jiǎn)短。如果你要離開(kāi)辦公室較長(zhǎng)一段時(shí)間，應(yīng)留下你何時(shí)回來(lái)以及你不在時(shí)是否有人檢查信箱的詳細(xì)信息。 ◎ 除非你確定你的新客戶習(xí)慣這種交流方式，否則不要給他們發(fā) Email。你習(xí)慣使用 Email 并不意味著所有的人都習(xí)慣。別人的名片上有 Email地址并不能說(shuō)明他們真的使用 Email。 ◎ 定期查收 Email。不要堆積郵件。 ◎ 在合理的時(shí)間段內(nèi)定期回復(fù) Email。慣例是 24 小時(shí)之內(nèi)。如果對(duì)方要求立即回復(fù)而你做不到，應(yīng)該讓他知道你何時(shí)能得到所需信息。 ◎ 如果必要，做好 Email 的備份。如果你發(fā)的 Email 時(shí)間性很強(qiáng)，最好使用 Email 信筒中提示你對(duì)方收到時(shí)間的功能。然后把這封 Email的內(nèi)容打印出來(lái)或保存在你的文檔中，以防萬(wàn)一。 ◎ 打開(kāi) Email 之前一定要先查毒 —— 尤其當(dāng)你的電腦處于某個(gè)局域網(wǎng)中，可能影響到整個(gè)部門甚至整個(gè)公司的時(shí)候。 2020 年的 “ 愛(ài)蟲(chóng)病毒 ” 只用了兩天就幾乎讓美國(guó)癱瘓。 “ 愛(ài)情后門 ” 亦是通過(guò)郵件附件在局域網(wǎng)傳播。如果是你打開(kāi)了帶病毒 Email，然后散布到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，你會(huì)顯得很愚蠢而且不專業(yè)。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，永遠(yuǎn)不要打開(kāi)不 認(rèn)識(shí)的人發(fā)來(lái)的郵件。 ◎ 不要發(fā)送任何涉及公司保密信息的 Email。因?yàn)橐坏┌l(fā)送出去，你不知道誰(shuí)會(huì)看到這條信息。 辦公室智慧 提高工作效率 (1) 檢查一下你的辦公室 每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無(wú)法正常工作、文件雜亂無(wú)章或是丟失、辦公室里人來(lái)人往使人根本無(wú)法高效工作 —— 這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動(dòng)地適應(yīng)這些情況而不是對(duì)它們加以改進(jìn)。 大量管理資料下載 檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的 8 種通病，然后加以改進(jìn)。 過(guò)時(shí)的技術(shù)設(shè)備 過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件和其他技術(shù)設(shè)備將會(huì)降低工作效率。例如，一名用性能低下的個(gè)人電腦的圖形設(shè)計(jì)人員每次打開(kāi)或保存一幅圖像時(shí)都要等待 2030 秒鐘；用低速撥號(hào)上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問(wèn)題，網(wǎng)頁(yè)可能打不開(kāi)，甚至?xí)斐呻娔X死機(jī)。 怎樣判斷技術(shù)設(shè)備是否過(guò)時(shí)呢？一條通用的準(zhǔn)則就是，如果你的計(jì)算機(jī)不能運(yùn)行一套關(guān)鍵軟件的最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。你在新設(shè)備上的投資將很快會(huì)在提高的工作效率中收回來(lái)。 工作空間安排不合理 花上幾天時(shí)間觀察公司的工作方式，找出由于工作空 間安排不合理造成的效率低下問(wèn)題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開(kāi)文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠(yuǎn)，每次電話會(huì)議結(jié)束后你都要重新輸入會(huì)議記錄。 要解決這些問(wèn)題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開(kāi)或是多拉一根電話線這樣簡(jiǎn)單。 效率低下的文件管理制度 文件管理的雜亂無(wú)章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。要解決這一問(wèn)題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件?？纯词欠裥枰黾游募?，使所有的員工都能夠容易地將文件歸類 ，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。 未加管制的信息流 由于電子郵件和移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場(chǎng)信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。這些外來(lái)因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。 減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過(guò)濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開(kāi)。在辦公室時(shí)關(guān)掉移動(dòng)電話。只將電子郵件地址或是移動(dòng)電話號(hào)碼告訴相關(guān)的人。 組織拙劣的會(huì)議 召開(kāi)不必要、沒(méi)有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：?jiǎn)T工們被召集起來(lái)開(kāi)會(huì)討論某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)議拖得過(guò)長(zhǎng)，決定卻未能做出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問(wèn)題。 開(kāi)會(huì)之前要看看這一問(wèn)題能否通過(guò)打電話或是其他方式解決。如果確實(shí)需要開(kāi)會(huì)，要限制時(shí)間，用議事日程使會(huì)議不要跑題。指定會(huì)議主持人，其責(zé)任是在有跑題跡象時(shí)采取行動(dòng)，使會(huì)議回到正軌。 低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源 依靠不可靠或是過(guò)時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。 大量管理資料下載 只 訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物，鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。也就是說(shuō)不訂那些沒(méi)人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來(lái)的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版 —— 這樣搜索起來(lái)就非常方便快捷。 干擾 許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說(shuō)話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開(kāi)關(guān)門的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。 重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問(wèn)題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者 降低嗓門。用屏風(fēng)、植物等在開(kāi)放的辦公地點(diǎn)中營(yíng)造私人空間，減少視覺(jué)干擾。 混亂 許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn) —— 沒(méi)有雜物，非常整齊。混亂會(huì)造成干擾，降低工作效率。 環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過(guò)道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。 高效率的辦公環(huán)境 書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人 ?? 如果你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善一下辦公室的管理了。建議采取以下 5 個(gè)步驟，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境。 ◆ 將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方 隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過(guò)期的文件、不用的信箋、從來(lái)不開(kāi)的臺(tái)燈 ??不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。 ◆ 將過(guò)期的文件加以清理存放 沒(méi)有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜 “ 瘦身 ” —— 對(duì)過(guò)期文件加以清理存放。 如果一個(gè)文件你在過(guò)去 12 個(gè)月里都沒(méi)有找來(lái)看過(guò)，那么它就在此列。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。 ◆ 注意你的電腦顯示器 在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時(shí)，要釋放更多的空間是比較