【正文】 準。 三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表 4），經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可銷毀。 四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表 5）。 六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。 六、各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表： 序號 印章 名稱 使用范圍 保管 部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對外所有正式文件 , 對內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財務(wù) 專用章 公司正式財務(wù)文件、報告、證明、票據(jù)等 財務(wù) 會計部 財務(wù)會計部經(jīng)理 財務(wù)報 表使用時，由財務(wù)會計部經(jīng)理審批，除支票用 印按照《 財務(wù) 管理制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見 合同管理規(guī)定 參見《合同管理規(guī)定》 財務(wù)合同需總經(jīng)理核準 4 法定代表 支票 財務(wù) 見《財務(wù)制 見《財務(wù) 12 人印（支票） 會計部 度》有關(guān)規(guī)定 制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財務(wù)報表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部章 公司物品進出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整 通知 ? 對口單位函件往來 人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項與外單位人員 出具證明，需總經(jīng)理審批 8 工程專用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來 工程建設(shè)維護中心 工程建設(shè)維護中心負責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。 13 六、 當印章管理人變動或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，填寫“印章管理登記表”。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。 員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書面申請，部門負責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。監(jiān)印人員對違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟責(zé)任，給予嚴厲的處分，并 賠償所發(fā)生的一切費用。 二、 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。 三、 證照的使用包括借用、復(fù)印等。 五、 證照借用程序： 借用人申請→部門負責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時限內(nèi)歸還證照保理人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準。 九、 證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 四、 法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準。 六、 嚴禁開出空白證明函或外借證明函。如 發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 第六章 會議管理制度 一、總經(jīng)理辦公例會 總經(jīng)理辦公例會分工作例會和專題會議。會議由總經(jīng)辦召集。 總經(jīng)理會議都應(yīng)做好會議記錄，必要時應(yīng)形成會議決議。 公司經(jīng)營班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理 召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。 15 會議由部門經(jīng)理召集、主持，由主管副總經(jīng)理核準。 部門經(jīng)理主持。 會議經(jīng)核準召開后，由總經(jīng)辦發(fā)《會議通知單》。 會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。 與會者應(yīng)做好會議準備，準時出席。 由會議主持人負責(zé)會議考勤工作。 第七章 物資管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規(guī)范、標準，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘?shù)取? 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原則上不再另行申請。 五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支 ，便條紙及信紙各一本。不夠用者，可經(jīng)部門主管批準后另行申請。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政部統(tǒng)一管理。對于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。 二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應(yīng)辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。 四、各部門需要使用車輛時，應(yīng)事先填寫《派車單》，經(jīng)本部門經(jīng)理核準 后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。 五、用車原則： 部門經(jīng)理級以上人員因工作需要可申請用車； 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經(jīng)理核準，方可申請用車。 經(jīng)呈準的私人性事務(wù)用車，申請人應(yīng)該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及 17 專職司機的誤餐補助等其它相關(guān)費用。 七、車輛的維修及保養(yǎng) 車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。 八、車輛安全 為保障行車安全，司機在行車前應(yīng)注意休息并不得飲酒； 每次出車前應(yīng)檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其它問題應(yīng)及時報告行政部 . 節(jié)假日或夜間，公司車輛原則上應(yīng)停放在公司指定的停車場。駕駛?cè)藨?yīng)保障車輛的安全并承擔相應(yīng)的責(zé)任。指定駕駛?cè)巳绨衍囯S便交由其他人駕駛而發(fā)生違規(guī) ，車損等之罰款或損修全由指定駕駛?cè)素撠?zé)賠償； ２、無照駕駛發(fā)生車禍全部賠償由駕駛?cè)俗孕胸撠?zé)；有照駕駛?cè)缦当旧聿僮鞑划敯l(fā)生車禍全部由駕駛?cè)俗孕胸撠?zé)。 二、每周工作 日為 五天，星期六、星期日為法定休息日。 遲 到：考慮到市內(nèi)交通堵塞問題， 兩 次遲到不扣罰工資，但取消全勤獎，從第 三 次起，根據(jù)遲到次數(shù)每次扣罰工資 10 元。 曠工：員工無故不上班，且沒有向有關(guān)部門請假或無法出具有關(guān)的證明以 曠工處理。 因病、事假不能堅持上班者，需書面申請，經(jīng)部門經(jīng)理或 主管副總經(jīng)理 批準后方可安排休息。 并填寫“請假申請表”，以便行政部作考勤依據(jù)。否則，作假的時間部份作為曠工處理，最后考勤的結(jié)果統(tǒng)計，由行政部確定 后交人力資源部 。 行政部經(jīng)理負責(zé)處理日常的考勤工作方面的爭議問題，重大問題向總經(jīng)理申報處理。 19 第一節(jié) 出差 一、本公司員工出差分為： 市內(nèi)出差：出差當日可能返回者。 二、出差前應(yīng)填寫出差申請表，并到有關(guān)部門辦理出差借款等手續(xù)。原則上每人每日不超過本人出差補助標準的總計。未按時報銷者，財務(wù)可于當月工資中先予扣回，等報銷時再行核付。 長途出差： 4日內(nèi)由部門經(jīng)理核準， 4日以上由主管副總經(jīng)理核準，部門經(jīng)理以上人員由主管副總經(jīng)理核準。 二、出差途中除因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實際，需要延時外，應(yīng) 電話請示，不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。如有虛報除將其虛報款項追回外，并視其情節(jié)輕重，酌予懲處。 (市外差旅費標準參見附表 1) 出差住宿、交通及餐費補助標準（單位：元 /天）超標自付，欠標不補。 乘坐汽車、輪船的按實際長途出差需搭乘長途汽車的以 實際票面價報銷，火車以硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。 (通訊費用報銷標準參見附表 2) 二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機）和手機卡等，也不承擔因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。 四、員工應(yīng)將自己手機及呼機號碼在行政部登記備案，沒有登記的不予 以報銷。如無特殊原因在工作時間內(nèi)關(guān)閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將試情節(jié)輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。申請人可提出對供貨商的建議，由行政部統(tǒng)一采購。 辦公用品、辦公設(shè)施、房屋、倉庫、車輛的租 用。 貨物運輸、郵政、郵電服務(wù)。 辦公保險。這里的軟硬件設(shè)備包括各種電腦、服務(wù)器及周邊設(shè)備，如打印機、掃描儀、調(diào)制解調(diào)器、磁帶機等，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括交換機、路由器、布線系統(tǒng)、布線設(shè)備等，以及在上述設(shè)備上運行的系統(tǒng)軟件，各種應(yīng)用軟件，各種為建設(shè)信息系統(tǒng)而需進行外包的服務(wù)項目。 三、當行政部所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的 5%，或大于人民幣 100元，需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發(fā)采購訂單。 五、采購訂單應(yīng)依據(jù)采購申請，發(fā)給經(jīng)審核的供應(yīng)商。 六、所有收貨必須由獨立于采購人的收貨人完成。 七、庫管人員負責(zé)核實發(fā)票上的數(shù)量、金額是否和訂單一致，據(jù)此填寫收貨報告。簽字的收貨報告、采購申請單、發(fā)票交給財 務(wù)財務(wù)會計部作為付款憑證。對滯期 30 天的訂單將在跟蹤后，決定訂單有效性。 本辦法中所指的庫房管理包括：物資的驗收、保管、發(fā)放、回收、登記造冊等 工作。 第二節(jié) 物資運行流程 入庫程序： 采購員采購→供貨商供貨→采購員檢驗物資質(zhì)量→采購員填寫《入庫單》，并簽字→庫管員清點物質(zhì)數(shù)量，并在《入庫單》上簽字→登賬或錄入數(shù)據(jù)庫→財務(wù)稽核 領(lǐng)料程序： 需求單位需求部門填報物資需求計劃單→項目工程師公司領(lǐng)導(dǎo)審核、并簽字→領(lǐng) 22 料單位專人領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》，并簽字→庫管人員發(fā)料，并簽字→登賬或錄入數(shù)據(jù)庫→財務(wù)稽核 退庫程序： 領(lǐng)料人填寫《退料單》，并簽字→ 項目工程師領(lǐng)料人部門經(jīng)理 審核，并簽字→庫管人員驗收，并簽字→登賬或錄入數(shù)據(jù)庫→財務(wù)稽核 庫管人員在入庫單、領(lǐng)料單或退料單簽字后，應(yīng)在 24 小時內(nèi)及時登賬或錄入數(shù)據(jù)庫，并在登賬或錄入數(shù)據(jù)庫后 24 小時內(nèi)將單據(jù)或數(shù)據(jù)資料交財務(wù)稽核 第三節(jié) 物資的驗收 物資的驗收由采購員和庫管員共同完成。 庫管員對物資的數(shù)量負責(zé)。 嚴格做到五不點收：憑證手續(xù)不全不收；品種規(guī)格不符不收；品質(zhì)不符合要求不收；無計劃不收；逾期不收。 采購員在送貨單上注明到貨時間。 驗收合格后，采購員和庫管員均應(yīng)在《入庫單》上簽字確認。 第四節(jié) 物資的 發(fā)放 物資的發(fā)放應(yīng)依次進行。“五不發(fā)”：無計劃不發(fā)、手續(xù)不齊不發(fā)、涂改不清不發(fā)、規(guī)格型號不對不發(fā)、未驗收入庫不發(fā)。 23 庫管員接到《領(lǐng)料單》時，應(yīng)檢查其內(nèi)容是否填寫齊全以及是否有其部門經(jīng)理或指定專人的簽單，手續(xù)不全不予發(fā)放。 物資發(fā)放時間為：周一至周五（節(jié)假日除外） 上午 9： 0011： 40 下午 16： 0017： 10 此時段外，原則上不進行物資發(fā)放（非常緊急事件除外）。領(lǐng)用時間為每周五下午或節(jié)假日前一天的下午。 第五節(jié) 物資的回收 領(lǐng)料人對所領(lǐng)物資應(yīng)做到專物專用，不得隨意挪作他用，若有剩余應(yīng)及時辦理退庫。 退料單上應(yīng)注明退料原因，物資詳細情況。 庫管員應(yīng)按入庫驗收標準對所退物資進行驗收、清點。 第六節(jié) 物資的盤點 物資盤點分定期盤點與不定期盤點。 物資盤點的主要內(nèi)容：檢查物資的帳面 數(shù)量與實存數(shù)量是否相符；檢查物資的收發(fā)情況；檢查物資的堆放及維護情況；檢查各種物資有無超儲積壓及損壞；檢查安全消防設(shè)施。 24 盤點時相關(guān)人員（財務(wù)、庫管人員）必須在