【正文】 小組準備執(zhí)行流程的價值分析開始于詢問一些相關流程每個步驟 .這些問題可能包括 : ? 客戶需要這個步驟嗎 ? ? 可以去除這個步驟嗎 ? ? 范例 :非增值活動 ? 校對 ? 計算工作量 ? 檢查并核對 ? 分類工作 ? 記錄信息 ? 檢查計算 ? 復查并批準 ? 推動和確立 ? 監(jiān)控工作 ? 歸類 ? 返工的任何類型 Version Nov 2023 36 Page BB material S I G M A 快贏改進機會 一些流程已經被忽視了這么長的時間 ,以致于一個簡單的規(guī)劃練習可以揭示出許多容易和明顯的改進機會 .按常駐識評估每一步驟的價值對于識別出這些改進機會是有幫助的 ,這稱為“快贏” .小組應該自始自終地準備好識別和抓住快贏的改進機會 這樣 ,投資回報可以非常高 . 確定一項改進機會為快贏的標準 ? 容易執(zhí)行 :變革或改進不需要大量的協作和計劃工作 ? 快速執(zhí)行 :變革或改進不需要大量的時間 . ? 方便執(zhí)行 :變革或改進不需要大量的資金 ,人力資源 ,設備或技術投資 . ? 在小組的控制中 :小組和它的管理能得到變革所需要的人的支持 .變革的規(guī)模是在小組能影響的范圍內 Version Nov 2023 37 Page BB material S I G M A 范例 :流程的定性復查 以上所列量張職能分布流程圖和相關的定性復查例子 哪一項活動和 /或決定可被認為是非增值的 ? 客戶 銷售 行政 帳戶經理 風險管理 新帳戶流程 請求帳戶公開 ?收集信息 ?批準請求 復查請求 記錄在案完成？ ?獲得帳戶信息 ?完成備忘錄 ?建立申請人 復查信息 批準？ 復查信息 批準？ ?通報 ?請求授權 資料登錄到系統 分配到不同的債務 帳戶公開 收到通知 Yes No Yes No No Yes Version Nov 2023 38 Page BB material S I G M A 以下表格用來分類職能分布流程圖中的各項活動（參看前頁）注意非增值活動的數量。）按正確的順序和位置把這些符號畫在瀏覽板報上。把那些之前沒有列出的活動或任務建立新的便簽紙，并按次序相應地插入，應該列明更多的細節(jié)，但是不要列出每個任務或不重要的步驟，除非是絕對需要的，不要在便簽紙間連線 —— 這以后會做，現在如果過早做，只會使圖表復雜難懂。 2. 在便簽紅紙上，確立一份在上一練習中參與的所有部門和 /或職能名單，每張便簽紙列出一個職能或部門，把這些便簽紙按它們發(fā)生的次序垂直排列在瀏覽板報的左邊。 7. 當說明以下情況時，使用箭頭批出流程的方向： ? 在流程的一個特定點上，誰做了什么 ? 每個步驟在哪里被執(zhí)行 ? 工作在各步驟所花費的時間長度 ? 工作流出或流進點 ? 事件的順序 8. 構造職能分布流程圖。 5. 列出構成流程的步驟，活動和決定，由集體討論產生這張列表，使每人在相同的水平思考。 確認業(yè)務機會 記錄并分析流程 確定客戶要求 組建有效小組 小組授權書 行動計劃 Version Nov 2023 20 Page S I G M A 確定改進機會 記錄并分析流程 Version Nov 2023 21 Page BB material S I G M A 目標 了解用流程語言定義業(yè)務的重要性 ,建立小組目標流程的流程分解圖 和職能分布流程圖的重要性 . 中心主題 ? 把一項業(yè)務看作是流程 ? 核心和啟動流程 ? 流程的要素 ? 流程制圖技術 ? 定性分析 確認業(yè)務改進機會 記錄并分析流程 確定客戶要求 組建有效的小組 流程圖 快贏分析 Version Nov 2023 22 Page BB material S I G M A 核心和啟動流程 核心流程 核心流程被定義這一系列的行為 ,它們跨職能邊界并創(chuàng)造出交付給我們外 部客戶最終產品或服務 市場交易銷售 下定單 制造產品 交付產品 /服務 維持客戶 多數業(yè)務共同的核心流程 Version Nov 2023 23 Page BB material S I G M A 啟動流程 啟動流程是一系列的任務和活動 ,它們相對業(yè)務是內部的 ,但是有助于核心流程的業(yè)績表現 .因此 ,啟動流程的客戶是業(yè)務流程 多數業(yè)務共同的啟動流程 Version Nov 2023 24 Page BB material S I G M A 流程的要素 所有流程共同的要素 供應商： 輸入： 產出： 客戶： 流程 開始邊界 結束邊界 Version Nov 2023 25 Page BB material S I G M A 流程制圖技術 這是一部分介紹兩種流程制圖和分析技術：分解圖和職能分布流程圖 分解圖 流程 子流程 Version Nov 2023 26 Page BB material S I G M A 流程制圖技術 (續(xù) ) 職能分布圖 確定子流程 （比流程分解更詳細） 核心流程 .________ .________ .________ .________ 登錄次序 區(qū)分優(yōu)先次序 否 復查規(guī)格 是 原料激增 進度表制作 否 檢查 是 分配 負責的 步驟 職員 主管 原料管理 進度表制作人 Version Nov 2023 27 Page BB material S I G M A 流程分解圖 ? 流程分解圖使用兩個級別確立了一個簡單的流程描述 .第一級包括了流程的主要步驟 ,第二級列出了每個主要步驟下的子流程 ? 特征 ? 不需要特別的符號或工具 ? 不顯示延誤 ,決定和反饋路徑 ? 緊隨其后是一個更詳細的制圖技術 ? 如何建立流程分解圖 ? ? 4到 8個主要步驟或階段以描述從開始到結束的整個流程 .在一張瀏覽板報上平行地列出這些主要步驟 . ? 3到 7個子步驟 .列出每個主要步驟的相應子步驟 ? ,作出必要的修正 .重新排列步驟 ,結合子步驟 ,修改主要步驟或子步驟的描述以使它們詳細地描述流程 ? . Version Nov 2023 28 Page BB material S I G M A 職能分布流程圖 ? 與流程分解圖一樣 ,職能分布流程圖按順序顯示了流程的步驟 ,它也闡明了每個流程在那里和被誰執(zhí)行 . 特征 ? 用如以下所列的符號來表示流程流向 ,決定要點和執(zhí)行活動 . ? 職能分布流程圖通常要用相當多的時間來準備 ,但是它們對在執(zhí)行改進前了解流程特別有幫助 .它們 需要熟悉流程每個領域人的輸入 . Version Nov 2023 29 Page BB material S I G M A 流程圖符號 開始和結束 識別流程邊界 活動 在做什么活動 .指出流程執(zhí)行的必要和不必要的活動 決定 圖解說明決定點和流程中的循環(huán)發(fā)生在那里 .也用來接受 ,拒絕 ,批準等 . 箭頭 描繪流程途徑 /流向 . 輸入或輸出 顯示了重要的輸入或輸出 ,但沒有詳細描述 流程連接符號 連接流程到下一頁或下一個流程 . A 活動號碼 按執(zhí)行次序顯示活動 D 決定號碼 按執(zhí)行次序顯示決定點 注意 :從菱形底部伸出的 “是 ”箭頭 ,象征達到客戶滿意 的最快途徑 No Yes Version Nov 2023 30 Page BB material S I G M A 如何建立 1. 確定流程的開始和終止邊界（開始和終止點） 2. 按次序列出每個流程步驟 3. 使用水平軸顯示執(zhí)行每個的步驟的位置 /責任，描述個人（通過職稱 /職位），或特別的位置或工作職能。 — SMART— S pecific ?它解決了真正的業(yè)務問題嗎？ M easureable ?我們能衡量問題，建立基線并 設定改進目標嗎？ A ttainable ?目的是可達到的嗎？項目的完成日 是現實的嗎？ R elevant ?它有聯系到業(yè)務目標嗎？ T ime Bound ?我們已經設定了完成日嗎？ Version Nov 2023 15 Page BB material S I G M A 范例：評估小組授權書 目標 練習評估小組授權書（ 20分鐘） 說明 評估下頁的小組授權書 1. 回顧一遍小組授權書樣本 2. 識別出三個潛在的改進 3. 使用 SMART標準來評估授權書 4. 準備討論你的結論 Version Nov 2023 16 Page BB material S I G M A 范例：小組授權書 業(yè)務專案 我們目前的 X產品平均遞送時間是 72小時 .客戶要求 48小時 .我們的競爭者可以滿足 48小時的要求 .結果是 ,我們最近 10個月中每個月損失了 %的客戶 ($75,000/月 ),在同樣的 10個月內新的銷售額下降了 10%($60,000/月 ).降低我們的遞送時間 ,我們預計現有客戶基礎下降可低于 %, 新的銷售額將在原有的基礎上上升 ($60,000/月 )18%($108,000) 機會闡述 我們現有平 72小時的遞送定單周期 .我閃的客戶要求為 48小時 .我們的流程現在運作在 . 目的聲明 ? 在第四個季度 ,減少從接到客戶電話到客戶收到產品的周期 時間到 48小時 ?減少誤差數 10倍 ,從 20,000到年底的 2,000 ?提高流程標準差到 項目范圍 ?定單處理 核心流程 ?開始 : 進入系統的電話 ?終止 : 客戶手上的產品 ?包含所有的的部門 ?核心流程 – 有關的 ?啟動流程 – 有關的 項目計劃 小組挑選 Albert Anderson 擔保人 Barry Bechtel 黑帶大師 Carrie Carlson 黑帶 Denise Davidson 調度主管 Eric Edwards 高級調度員 Frank Fischer 行政經理 Gwen Givens 裝卸員 Hillary Hinson 裝卸員 產品交付 步驟第 1 周 第 2 周 第 3 周 第 4 周 第 5 周組成小組授權書定案收集資料分析資料選擇解決方案符合管理要求開發(fā)執(zhí)行計劃結案和認可時間Version Nov 2023 17 Page BB material S I G M A 項目計劃 目的 ? 項目計劃識別出必要的步驟以解決問題并制訂完工進度表 里程碑 ? 必須執(zhí)行什么關鍵步驟（高級別 57步驟）來完成項目？ ? 項目計劃中的重要里程碑是什么？（例如：開始日期，主要步驟完成日