【正文】 小組準(zhǔn)備執(zhí)行流程的價(jià)值分析開(kāi)始于詢問(wèn)一些相關(guān)流程每個(gè)步驟 .這些問(wèn)題可能包括 : ? 客戶需要這個(gè)步驟嗎 ? ? 可以去除這個(gè)步驟嗎 ? ? 范例 :非增值活動(dòng) ? 校對(duì) ? 計(jì)算工作量 ? 檢查并核對(duì) ? 分類工作 ? 記錄信息 ? 檢查計(jì)算 ? 復(fù)查并批準(zhǔn) ? 推動(dòng)和確立 ? 監(jiān)控工作 ? 歸類 ? 返工的任何類型 Version Nov 2023 36 Page BB material S I G M A 快贏改進(jìn)機(jī)會(huì) 一些流程已經(jīng)被忽視了這么長(zhǎng)的時(shí)間 ,以致于一個(gè)簡(jiǎn)單的規(guī)劃練習(xí)可以揭示出許多容易和明顯的改進(jìn)機(jī)會(huì) .按常駐識(shí)評(píng)估每一步驟的價(jià)值對(duì)于識(shí)別出這些改進(jìn)機(jī)會(huì)是有幫助的 ,這稱為“快贏” .小組應(yīng)該自始自終地準(zhǔn)備好識(shí)別和抓住快贏的改進(jìn)機(jī)會(huì) 這樣 ,投資回報(bào)可以非常高 . 確定一項(xiàng)改進(jìn)機(jī)會(huì)為快贏的標(biāo)準(zhǔn) ? 容易執(zhí)行 :變革或改進(jìn)不需要大量的協(xié)作和計(jì)劃工作 ? 快速執(zhí)行 :變革或改進(jìn)不需要大量的時(shí)間 . ? 方便執(zhí)行 :變革或改進(jìn)不需要大量的資金 ,人力資源 ,設(shè)備或技術(shù)投資 . ? 在小組的控制中 :小組和它的管理能得到變革所需要的人的支持 .變革的規(guī)模是在小組能影響的范圍內(nèi) Version Nov 2023 37 Page BB material S I G M A 范例 :流程的定性復(fù)查 以上所列量張職能分布流程圖和相關(guān)的定性復(fù)查例子 哪一項(xiàng)活動(dòng)和 /或決定可被認(rèn)為是非增值的 ? 客戶 銷售 行政 帳戶經(jīng)理 風(fēng)險(xiǎn)管理 新帳戶流程 請(qǐng)求帳戶公開(kāi) ?收集信息 ?批準(zhǔn)請(qǐng)求 復(fù)查請(qǐng)求 記錄在案完成？ ?獲得帳戶信息 ?完成備忘錄 ?建立申請(qǐng)人 復(fù)查信息 批準(zhǔn)？ 復(fù)查信息 批準(zhǔn)？ ?通報(bào) ?請(qǐng)求授權(quán) 資料登錄到系統(tǒng) 分配到不同的債務(wù) 帳戶公開(kāi) 收到通知 Yes No Yes No No Yes Version Nov 2023 38 Page BB material S I G M A 以下表格用來(lái)分類職能分布流程圖中的各項(xiàng)活動(dòng)（參看前頁(yè)）注意非增值活動(dòng)的數(shù)量。）按正確的順序和位置把這些符號(hào)畫在瀏覽板報(bào)上。把那些之前沒(méi)有列出的活動(dòng)或任務(wù)建立新的便簽紙，并按次序相應(yīng)地插入，應(yīng)該列明更多的細(xì)節(jié)，但是不要列出每個(gè)任務(wù)或不重要的步驟，除非是絕對(duì)需要的，不要在便簽紙間連線 —— 這以后會(huì)做，現(xiàn)在如果過(guò)早做，只會(huì)使圖表復(fù)雜難懂。 2. 在便簽紅紙上，確立一份在上一練習(xí)中參與的所有部門和 /或職能名單，每張便簽紙列出一個(gè)職能或部門，把這些便簽紙按它們發(fā)生的次序垂直排列在瀏覽板報(bào)的左邊。 7. 當(dāng)說(shuō)明以下情況時(shí)，使用箭頭批出流程的方向： ? 在流程的一個(gè)特定點(diǎn)上，誰(shuí)做了什么 ? 每個(gè)步驟在哪里被執(zhí)行 ? 工作在各步驟所花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)度 ? 工作流出或流進(jìn)點(diǎn) ? 事件的順序 8. 構(gòu)造職能分布流程圖。 5. 列出構(gòu)成流程的步驟，活動(dòng)和決定，由集體討論產(chǎn)生這張列表，使每人在相同的水平思考。 確認(rèn)業(yè)務(wù)機(jī)會(huì) 記錄并分析流程 確定客戶要求 組建有效小組 小組授權(quán)書 行動(dòng)計(jì)劃 Version Nov 2023 20 Page S I G M A 確定改進(jìn)機(jī)會(huì) 記錄并分析流程 Version Nov 2023 21 Page BB material S I G M A 目標(biāo) 了解用流程語(yǔ)言定義業(yè)務(wù)的重要性 ,建立小組目標(biāo)流程的流程分解圖 和職能分布流程圖的重要性 . 中心主題 ? 把一項(xiàng)業(yè)務(wù)看作是流程 ? 核心和啟動(dòng)流程 ? 流程的要素 ? 流程制圖技術(shù) ? 定性分析 確認(rèn)業(yè)務(wù)改進(jìn)機(jī)會(huì) 記錄并分析流程 確定客戶要求 組建有效的小組 流程圖 快贏分析 Version Nov 2023 22 Page BB material S I G M A 核心和啟動(dòng)流程 核心流程 核心流程被定義這一系列的行為 ,它們跨職能邊界并創(chuàng)造出交付給我們外 部客戶最終產(chǎn)品或服務(wù) 市場(chǎng)交易銷售 下定單 制造產(chǎn)品 交付產(chǎn)品 /服務(wù) 維持客戶 多數(shù)業(yè)務(wù)共同的核心流程 Version Nov 2023 23 Page BB material S I G M A 啟動(dòng)流程 啟動(dòng)流程是一系列的任務(wù)和活動(dòng) ,它們相對(duì)業(yè)務(wù)是內(nèi)部的 ,但是有助于核心流程的業(yè)績(jī)表現(xiàn) .因此 ,啟動(dòng)流程的客戶是業(yè)務(wù)流程 多數(shù)業(yè)務(wù)共同的啟動(dòng)流程 Version Nov 2023 24 Page BB material S I G M A 流程的要素 所有流程共同的要素 供應(yīng)商： 輸入： 產(chǎn)出： 客戶： 流程 開(kāi)始邊界 結(jié)束邊界 Version Nov 2023 25 Page BB material S I G M A 流程制圖技術(shù) 這是一部分介紹兩種流程制圖和分析技術(shù)：分解圖和職能分布流程圖 分解圖 流程 子流程 Version Nov 2023 26 Page BB material S I G M A 流程制圖技術(shù) (續(xù) ) 職能分布圖 確定子流程 （比流程分解更詳細(xì)） 核心流程 .________ .________ .________ .________ 登錄次序 區(qū)分優(yōu)先次序 否 復(fù)查規(guī)格 是 原料激增 進(jìn)度表制作 否 檢查 是 分配 負(fù)責(zé)的 步驟 職員 主管 原料管理 進(jìn)度表制作人 Version Nov 2023 27 Page BB material S I G M A 流程分解圖 ? 流程分解圖使用兩個(gè)級(jí)別確立了一個(gè)簡(jiǎn)單的流程描述 .第一級(jí)包括了流程的主要步驟 ,第二級(jí)列出了每個(gè)主要步驟下的子流程 ? 特征 ? 不需要特別的符號(hào)或工具 ? 不顯示延誤 ,決定和反饋路徑 ? 緊隨其后是一個(gè)更詳細(xì)的制圖技術(shù) ? 如何建立流程分解圖 ? ? 4到 8個(gè)主要步驟或階段以描述從開(kāi)始到結(jié)束的整個(gè)流程 .在一張瀏覽板報(bào)上平行地列出這些主要步驟 . ? 3到 7個(gè)子步驟 .列出每個(gè)主要步驟的相應(yīng)子步驟 ? ,作出必要的修正 .重新排列步驟 ,結(jié)合子步驟 ,修改主要步驟或子步驟的描述以使它們?cè)敿?xì)地描述流程 ? . Version Nov 2023 28 Page BB material S I G M A 職能分布流程圖 ? 與流程分解圖一樣 ,職能分布流程圖按順序顯示了流程的步驟 ,它也闡明了每個(gè)流程在那里和被誰(shuí)執(zhí)行 . 特征 ? 用如以下所列的符號(hào)來(lái)表示流程流向 ,決定要點(diǎn)和執(zhí)行活動(dòng) . ? 職能分布流程圖通常要用相當(dāng)多的時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備 ,但是它們對(duì)在執(zhí)行改進(jìn)前了解流程特別有幫助 .它們 需要熟悉流程每個(gè)領(lǐng)域人的輸入 . Version Nov 2023 29 Page BB material S I G M A 流程圖符號(hào) 開(kāi)始和結(jié)束 識(shí)別流程邊界 活動(dòng) 在做什么活動(dòng) .指出流程執(zhí)行的必要和不必要的活動(dòng) 決定 圖解說(shuō)明決定點(diǎn)和流程中的循環(huán)發(fā)生在那里 .也用來(lái)接受 ,拒絕 ,批準(zhǔn)等 . 箭頭 描繪流程途徑 /流向 . 輸入或輸出 顯示了重要的輸入或輸出 ,但沒(méi)有詳細(xì)描述 流程連接符號(hào) 連接流程到下一頁(yè)或下一個(gè)流程 . A 活動(dòng)號(hào)碼 按執(zhí)行次序顯示活動(dòng) D 決定號(hào)碼 按執(zhí)行次序顯示決定點(diǎn) 注意 :從菱形底部伸出的 “是 ”箭頭 ,象征達(dá)到客戶滿意 的最快途徑 No Yes Version Nov 2023 30 Page BB material S I G M A 如何建立 1. 確定流程的開(kāi)始和終止邊界（開(kāi)始和終止點(diǎn)） 2. 按次序列出每個(gè)流程步驟 3. 使用水平軸顯示執(zhí)行每個(gè)的步驟的位置 /責(zé)任，描述個(gè)人（通過(guò)職稱 /職位），或特別的位置或工作職能。 — SMART— S pecific ?它解決了真正的業(yè)務(wù)問(wèn)題嗎？ M easureable ?我們能衡量問(wèn)題，建立基線并 設(shè)定改進(jìn)目標(biāo)嗎？ A ttainable ?目的是可達(dá)到的嗎？項(xiàng)目的完成日 是現(xiàn)實(shí)的嗎？ R elevant ?它有聯(lián)系到業(yè)務(wù)目標(biāo)嗎？ T ime Bound ?我們已經(jīng)設(shè)定了完成日嗎？ Version Nov 2023 15 Page BB material S I G M A 范例：評(píng)估小組授權(quán)書 目標(biāo) 練習(xí)評(píng)估小組授權(quán)書（ 20分鐘） 說(shuō)明 評(píng)估下頁(yè)的小組授權(quán)書 1. 回顧一遍小組授權(quán)書樣本 2. 識(shí)別出三個(gè)潛在的改進(jìn) 3. 使用 SMART標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)估授權(quán)書 4. 準(zhǔn)備討論你的結(jié)論 Version Nov 2023 16 Page BB material S I G M A 范例：小組授權(quán)書 業(yè)務(wù)專案 我們目前的 X產(chǎn)品平均遞送時(shí)間是 72小時(shí) .客戶要求 48小時(shí) .我們的競(jìng)爭(zhēng)者可以滿足 48小時(shí)的要求 .結(jié)果是 ,我們最近 10個(gè)月中每個(gè)月?lián)p失了 %的客戶 ($75,000/月 ),在同樣的 10個(gè)月內(nèi)新的銷售額下降了 10%($60,000/月 ).降低我們的遞送時(shí)間 ,我們預(yù)計(jì)現(xiàn)有客戶基礎(chǔ)下降可低于 %, 新的銷售額將在原有的基礎(chǔ)上上升 ($60,000/月 )18%($108,000) 機(jī)會(huì)闡述 我們現(xiàn)有平 72小時(shí)的遞送定單周期 .我閃的客戶要求為 48小時(shí) .我們的流程現(xiàn)在運(yùn)作在 . 目的聲明 ? 在第四個(gè)季度 ,減少?gòu)慕拥娇蛻綦娫挼娇蛻羰盏疆a(chǎn)品的周期 時(shí)間到 48小時(shí) ?減少誤差數(shù) 10倍 ,從 20,000到年底的 2,000 ?提高流程標(biāo)準(zhǔn)差到 項(xiàng)目范圍 ?定單處理 核心流程 ?開(kāi)始 : 進(jìn)入系統(tǒng)的電話 ?終止 : 客戶手上的產(chǎn)品 ?包含所有的的部門 ?核心流程 – 有關(guān)的 ?啟動(dòng)流程 – 有關(guān)的 項(xiàng)目計(jì)劃 小組挑選 Albert Anderson 擔(dān)保人 Barry Bechtel 黑帶大師 Carrie Carlson 黑帶 Denise Davidson 調(diào)度主管 Eric Edwards 高級(jí)調(diào)度員 Frank Fischer 行政經(jīng)理 Gwen Givens 裝卸員 Hillary Hinson 裝卸員 產(chǎn)品交付 步驟第 1 周 第 2 周 第 3 周 第 4 周 第 5 周組成小組授權(quán)書定案收集資料分析資料選擇解決方案符合管理要求開(kāi)發(fā)執(zhí)行計(jì)劃結(jié)案和認(rèn)可時(shí)間Version Nov 2023 17 Page BB material S I G M A 項(xiàng)目計(jì)劃 目的 ? 項(xiàng)目計(jì)劃識(shí)別出必要的步驟以解決問(wèn)題并制訂完工進(jìn)度表 里程碑 ? 必須執(zhí)行什么關(guān)鍵步驟（高級(jí)別 57步驟）來(lái)完成項(xiàng)目？ ? 項(xiàng)目計(jì)劃中的重要里程碑是什么？（例如：開(kāi)始日期，主要步驟完成日