【正文】 （人，原料，空間，錢，等等）？ Version Nov 2023 18 Page BB material S I G M A 范例：準(zhǔn)備一份小組授權(quán)書 目標(biāo) 練習(xí)建立小組授權(quán)書的關(guān)鍵組成部分（ 45分鐘） 說明 1. 復(fù)查你選擇的業(yè)務(wù)改進(jìn)機(jī)會(huì) 2. 回顧一遍上頁的授權(quán)書樣本 3. 完成授權(quán)書草稿 4. 使用 SMART標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估授權(quán)書草稿 5. 建立復(fù)查，修改并完成你的授權(quán)書的計(jì)劃 6. 準(zhǔn)備就你的授權(quán)書對(duì)團(tuán)體進(jìn)行 5分鐘的講演 業(yè)務(wù)改進(jìn)機(jī)會(huì) 業(yè)務(wù)專案 機(jī)會(huì)聲明 目的聲明 項(xiàng)目規(guī)模 項(xiàng)目計(jì)劃 小組挑選 小組授權(quán)書 SMART Version Nov 2023 19 Page BB material S I G M A 復(fù)習(xí)與過渡 在 ，我們學(xué)習(xí)了 ? 識(shí)別出改進(jìn)對(duì)客戶和業(yè)務(wù)目標(biāo)有重大影響的機(jī)會(huì)。 ? 確立小組授權(quán)書，它為小組確定了明確的改進(jìn)目標(biāo)和目的 在 ，記錄和分析流程，我們將學(xué)習(xí)如何： ? 識(shí)別并籌劃小組流程的關(guān)鍵要素 ? 繪制詳細(xì)的流程分解圖和職能分布流程圖 ? 管理流程的定性復(fù)查，識(shí)別并執(zhí)行改進(jìn)的快贏機(jī)會(huì)。 確認(rèn)業(yè)務(wù)機(jī)會(huì) 記錄并分析流程 確定客戶要求 組建有效小組 小組授權(quán)書 行動(dòng)計(jì)劃 Version Nov 2023 20 Page S I G M A 確定改進(jìn)機(jī)會(huì) 記錄并分析流程 Version Nov 2023 21 Page BB material S I G M A 目標(biāo) 了解用流程語言定義業(yè)務(wù)的重要性 ,建立小組目標(biāo)流程的流程分解圖 和職能分布流程圖的重要性 . 中心主題 ? 把一項(xiàng)業(yè)務(wù)看作是流程 ? 核心和啟動(dòng)流程 ? 流程的要素 ? 流程制圖技術(shù) ? 定性分析 確認(rèn)業(yè)務(wù)改進(jìn)機(jī)會(huì) 記錄并分析流程 確定客戶要求 組建有效的小組 流程圖 快贏分析 Version Nov 2023 22 Page BB material S I G M A 核心和啟動(dòng)流程 核心流程 核心流程被定義這一系列的行為 ,它們跨職能邊界并創(chuàng)造出交付給我們外 部客戶最終產(chǎn)品或服務(wù) 市場交易銷售 下定單 制造產(chǎn)品 交付產(chǎn)品 /服務(wù) 維持客戶 多數(shù)業(yè)務(wù)共同的核心流程 Version Nov 2023 23 Page BB material S I G M A 啟動(dòng)流程 啟動(dòng)流程是一系列的任務(wù)和活動(dòng) ,它們相對(duì)業(yè)務(wù)是內(nèi)部的 ,但是有助于核心流程的業(yè)績表現(xiàn) .因此 ,啟動(dòng)流程的客戶是業(yè)務(wù)流程 多數(shù)業(yè)務(wù)共同的啟動(dòng)流程 Version Nov 2023 24 Page BB material S I G M A 流程的要素 所有流程共同的要素 供應(yīng)商： 輸入： 產(chǎn)出： 客戶： 流程 開始邊界 結(jié)束邊界 Version Nov 2023 25 Page BB material S I G M A 流程制圖技術(shù) 這是一部分介紹兩種流程制圖和分析技術(shù)：分解圖和職能分布流程圖 分解圖 流程 子流程 Version Nov 2023 26 Page BB material S I G M A 流程制圖技術(shù) (續(xù) ) 職能分布圖 確定子流程 （比流程分解更詳細(xì)） 核心流程 .________ .________ .________ .________ 登錄次序 區(qū)分優(yōu)先次序 否 復(fù)查規(guī)格 是 原料激增 進(jìn)度表制作 否 檢查 是 分配 負(fù)責(zé)的 步驟 職員 主管 原料管理 進(jìn)度表制作人 Version Nov 2023 27 Page BB material S I G M A 流程分解圖 ? 流程分解圖使用兩個(gè)級(jí)別確立了一個(gè)簡單的流程描述 .第一級(jí)包括了流程的主要步驟 ,第二級(jí)列出了每個(gè)主要步驟下的子流程 ? 特征 ? 不需要特別的符號(hào)或工具 ? 不顯示延誤 ,決定和反饋路徑 ? 緊隨其后是一個(gè)更詳細(xì)的制圖技術(shù) ? 如何建立流程分解圖 ? ? 4到 8個(gè)主要步驟或階段以描述從開始到結(jié)束的整個(gè)流程 .在一張瀏覽板報(bào)上平行地列出這些主要步驟 . ? 3到 7個(gè)子步驟 .列出每個(gè)主要步驟的相應(yīng)子步驟 ? ,作出必要的修正 .重新排列步驟 ,結(jié)合子步驟 ,修改主要步驟或子步驟的描述以使它們?cè)敿?xì)地描述流程 ? . Version Nov 2023 28 Page BB material S I G M A 職能分布流程圖 ? 與流程分解圖一樣 ,職能分布流程圖按順序顯示了流程的步驟 ,它也闡明了每個(gè)流程在那里和被誰執(zhí)行 . 特征 ? 用如以下所列的符號(hào)來表示流程流向 ,決定要點(diǎn)和執(zhí)行活動(dòng) . ? 職能分布流程圖通常要用相當(dāng)多的時(shí)間來準(zhǔn)備 ,但是它們對(duì)在執(zhí)行改進(jìn)前了解流程特別有幫助 .它們 需要熟悉流程每個(gè)領(lǐng)域人的輸入 . Version Nov 2023 29 Page BB material S I G M A 流程圖符號(hào) 開始和結(jié)束 識(shí)別流程邊界 活動(dòng) 在做什么活動(dòng) .指出流程執(zhí)行的必要和不必要的活動(dòng) 決定 圖解說明決定點(diǎn)和流程中的循環(huán)發(fā)生在那里 .也用來接受 ,拒絕 ,批準(zhǔn)等 . 箭頭 描繪流程途徑 /流向 . 輸入或輸出 顯示了重要的輸入或輸出 ,但沒有詳細(xì)描述 流程連接符號(hào) 連接流程到下一頁或下一個(gè)流程 . A 活動(dòng)號(hào)碼 按執(zhí)行次序顯示活動(dòng) D 決定號(hào)碼 按執(zhí)行次序顯示決定點(diǎn) 注意 :從菱形底部伸出的 “是 ”箭頭 ,象征達(dá)到客戶滿意 的最快途徑 No Yes Version Nov 2023 30 Page BB material S I G M A 如何建立 1. 確定流程的開始和終止邊界（開始和終止點(diǎn)） 2. 按次序列出每個(gè)流程步驟 3. 使用水平軸顯示執(zhí)行每個(gè)的步驟的位置 /責(zé)任，描述個(gè)人（通過職稱 /職位），或特別的位置或工作職能。 4. 在圖表頁上畫出一欄欄并標(biāo)出流程中的每個(gè)步驟。 5. 列出構(gòu)成流程的步驟，活動(dòng)和決定，由集體討論產(chǎn)生這張列表，使每人在相同的水平思考。 6. 識(shí)別流程實(shí)際執(zhí)行的次序，避免在這里有流程改進(jìn)的誘惑。 7. 當(dāng)說明以下情況時(shí)，使用箭頭批出流程的方向： ? 在流程的一個(gè)特定點(diǎn)上，誰做了什么 ? 每個(gè)步驟在哪里被執(zhí)行 ? 工作在各步驟所花費(fèi)的時(shí)間長度 ? 工作流出或流進(jìn)點(diǎn) ? 事件的順序 8. 構(gòu)造職能分布流程圖。 Version Nov 2023 31 Page BB material S I G M A 有用的提示 ? 使它簡單 .用盡可能少恩人詞標(biāo)注欄目標(biāo)題并描述工作步驟 ? 如果工作流進(jìn)并流出流程 :建立一個(gè)單獨(dú)欄并標(biāo)注“外面的” ,或建立另外一欄 ,其標(biāo)題反映流程的去向 (部門領(lǐng)導(dǎo) ,工程 ,等等 ) ? 包括參加到流程制圖小組中的個(gè)人 .這些人是最熟悉流程并必須接受將來流程變革的雇員 . ? 開始時(shí) ,很少存在對(duì)流程的共同認(rèn)識(shí) .對(duì)流程的獨(dú)特部分有詳細(xì)了解的小組成員總是不會(huì)考慮到每個(gè)部分怎樣聯(lián)系到整個(gè)流程的 . Version Nov 2023 32 Page BB material S I G M A 范例：職能分布流程圖 進(jìn)入次序 批準(zhǔn)貸款 獲得 制造 請(qǐng)求 行程安排 運(yùn)送 開帳單 銷售辦公室 定單部門 貸款/收集 存貨控制 運(yùn)輸 發(fā)/送 質(zhì)檢 購買 開帳單 應(yīng)收帳款 部門 子流程 A1 A2 A3 A4 A5 A11 A6 A7 A10 A9 A8 D1 D2 A12 A13 D3 A19 A14 A15 A16 A17 A18 A21 A20 A22 Version Nov 2023 33 Page BB material S I G M A 范例：職能分布流程圖 目標(biāo) 建立一個(gè)職能分布流程圖（ 45分鐘） 說明 1. 回顧一遍前一頁的說明和有用的提示。 2. 在便簽紅紙上，確立一份在上一練習(xí)中參與的所有部門和 /或職能名單，每張便簽紙列出一個(gè)職能或部門，把這些便簽紙按它們發(fā)生的次序垂直排列在瀏覽板報(bào)的左邊。 3. 在新的瀏覽板上，排列流程分解圖中的子流程和活動(dòng)，當(dāng)流程發(fā)生時(shí)，從左到右，從上到下的移動(dòng)。把那些之前沒有列出的活動(dòng)或任務(wù)建立新的便簽紙，并按次序相應(yīng)地插入，應(yīng)該列明更多的細(xì)節(jié)，但是不要列出每個(gè)任務(wù)或不重要的步驟，除非是絕對(duì)需要的，不要在便簽紙間連線 —— 這以后會(huì)做，現(xiàn)在如果過早做，只會(huì)使圖表復(fù)雜難懂。 4. 同樣，在便簽紙上建立任何必要的如上頁描述的流程圖符號(hào)（決定方塊，開始 /終止點(diǎn)，輸入 /產(chǎn)出和流程連接符號(hào)。）按正確的順序和位置把這些符號(hào)畫在瀏覽板報(bào)上。 5. 職能 分布流程一旦完成，把這些符號(hào)連線，準(zhǔn)備把它顯示給其他參與者。 Version Nov 2023 34 Page BB material S I G M A 定性分析 ? 介紹改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn) ? 在對(duì)流程的詳細(xì)衡量和分析之前 ,小組常?？梢宰R(shí)別出重大改進(jìn)的快速和簡單的機(jī)會(huì) .有時(shí)這些“快贏”對(duì)現(xiàn)實(shí)小組的改進(jìn)目標(biāo)是足夠的 . ? 為客戶增值的 為客戶增值的 只有當(dāng)滿足下列條件時(shí) ,一項(xiàng)活動(dòng)可以被認(rèn)為是為客戶增值的 : ? 客戶認(rèn)可 這個(gè)價(jià)值 ? 它把產(chǎn)品朝客戶期望的方向改變 ? 它第一次就被正確執(zhí)行 為運(yùn)作增值的 一項(xiàng)活動(dòng)是為運(yùn)作增值的 ,如果它不是為客戶增值的活動(dòng)而是 : ? 需要維持組織的能力來完成為客戶增值的活動(dòng) ? 合同或其他法律規(guī)章所需 ? 健康 ,安全檢查 ,環(huán)境和個(gè)人發(fā)展所需 ? 第一們就被正確執(zhí)行 Version Nov 2023 35 Page BB material S I G M A 增值分析 ? 小組準(zhǔn)備執(zhí)行流程的價(jià)值分析開始于詢問一些相關(guān)流程每個(gè)步驟 .這些問題可能包括 : ? 客戶需要這個(gè)步驟嗎 ? ? 可以去除這個(gè)步驟嗎 ? ? 范例 :非增值活動(dòng) ? 校對(duì) ? 計(jì)算工作量 ? 檢查并核對(duì) ? 分類工作 ? 記錄信息 ? 檢查計(jì)算 ? 復(fù)查并批準(zhǔn) ? 推動(dòng)和確立 ? 監(jiān)控工作 ? 歸類 ? 返工的任何類型 Version Nov 2023 36 Page BB material S I G M A 快贏改進(jìn)機(jī)會(huì) 一些流程已經(jīng)被忽視了這么長的時(shí)間 ,以致于一個(gè)簡單的規(guī)劃練習(xí)可以揭示出許多容易和明顯的改進(jìn)機(jī)會(huì) .按常駐識(shí)評(píng)估每一步驟的價(jià)值對(duì)于識(shí)別出這些改進(jìn)機(jī)會(huì)是有幫助的 ,這稱為“快贏” .小組應(yīng)該自始自終地準(zhǔn)備好識(shí)別和抓住快贏的改進(jìn)機(jī)會(huì) 這樣 ,投資回報(bào)可以非常高 . 確定一項(xiàng)改進(jìn)機(jī)會(huì)為快贏的標(biāo)準(zhǔn) ? 容易執(zhí)行 :變革或改進(jìn)不需要大量的協(xié)作和計(jì)劃工作 ? 快速執(zhí)行 :變革或改進(jìn)不需要大量的時(shí)間 . ? 方便執(zhí)行 :變革或改進(jìn)不需要大量的資金 ,人力資源 ,設(shè)備或技術(shù)投資 . ? 在小組的控制中 :小組和它的管理能得到變革所需要的人的支持 .變革的規(guī)模是在小組能影響的范圍內(nèi) Version Nov 2023 37 Page BB material S I G M A 范例 :流程的定性復(fù)查 以上所列量張職能分布流程圖和相關(guān)的定性復(fù)查例子 哪一項(xiàng)活動(dòng)和 /或決定可被認(rèn)為是非增值的 ? 客戶 銷售 行政 帳戶經(jīng)理 風(fēng)險(xiǎn)管理 新帳戶流程 請(qǐng)求帳