【正文】 中被引用或涉及的表格，由檢查部匯總《 D系列記錄控制清單》提交總經(jīng)理審批。 記錄的保存期限：各職能部門(mén)在設(shè)置記錄表格的形式或樣式時(shí)，考慮體系、生產(chǎn)實(shí)際以及顧客的要求設(shè)定記錄的保存期限，并隨同記錄一起得到審批。 記錄表格的 編碼標(biāo)識(shí)執(zhí)行 — B901《文件控制程序》第 4條款規(guī)定 ,并在表格的右上角設(shè)置流水號(hào)“ NO”，確保任何一個(gè)記錄都能被方便地識(shí)別所對(duì)應(yīng)的 ISO9001過(guò)程條款號(hào)及順序號(hào)，并便于在目錄中登記，迅速檢索。 3 記錄的設(shè)置和審批 各部門(mén)應(yīng)充分考慮公司職能分配和程序的要求，結(jié)合實(shí)際，決定是否設(shè)置必須的記錄，并負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)記錄內(nèi)容的表格形式，也可以是文本形式、簿冊(cè)形式、電子形式、以及日志。 全面管理體系各項(xiàng)過(guò)程、條款、活動(dòng)的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)會(huì)同該項(xiàng)職能的執(zhí)行部門(mén)協(xié)商設(shè)計(jì)、策劃記錄結(jié)果 的表格樣式，也包括文件盒、袋以及文本報(bào)告等簡(jiǎn)易格式，并負(fù)責(zé)審批其適用性。 各負(fù)責(zé)部門(mén)對(duì)外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤 ,索取、購(gòu)買(mǎi)最新出版的標(biāo)準(zhǔn) ,并及時(shí)刷新涉及的其它文件。 技術(shù) 部 應(yīng)對(duì)公司適用的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)，在 — C902《采購(gòu)產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄》等文件中加以 進(jìn)一步明確規(guī)定。 8 外來(lái)文件的控制 使用和引用的外來(lái)文件應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)識(shí)別、審核，并交 檢查部 備案。若因任何原因保留作廢文件時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”或“參考”印章加以標(biāo)識(shí)，防止其非預(yù)期的再次使用。新版文件批準(zhǔn)發(fā)布的同時(shí)，舊版文件即行 作廢，由 檢查部 負(fù)責(zé)收回統(tǒng)一處理。 即時(shí)性文件在執(zhí)行中應(yīng)得到較為明確的評(píng)審意見(jiàn)，原審批部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新改進(jìn)的結(jié)果；若其內(nèi)容被證實(shí)對(duì) TMS 實(shí)現(xiàn)了增值和改進(jìn)， TMS 檢查部 應(yīng)將這些內(nèi)容納入到 TMS 的更改范圍，上升到手冊(cè)、程序文件或其它系列文件中。 文件更改或換頁(yè)經(jīng)批準(zhǔn)后，由 檢查部 按 — D405《文件發(fā)放登記表》的記載追溯到各個(gè)持有者所在場(chǎng)所，對(duì)所有已發(fā)出文件實(shí)施更改，并確 保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。評(píng)審的結(jié)果應(yīng)作為質(zhì)量改進(jìn)后文件更改的輸入。 即時(shí)性文件的內(nèi)容編寫(xiě)原則應(yīng)與 TMS 質(zhì)量手冊(cè)相一致，其審批權(quán)依文件性質(zhì)參考上述系列文件的層次權(quán)限，發(fā)放時(shí)仍需登記或以簡(jiǎn)要可行的方式保持追溯依據(jù)。 技術(shù)部 負(fù)責(zé) P、 S 系列的文件 編寫(xiě) 、發(fā)放 ，檢測(cè)中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量目標(biāo)及相關(guān)文件的編寫(xiě)和發(fā)放，設(shè)備科負(fù)責(zé)公司設(shè)備操作規(guī)程的編寫(xiě)和發(fā)放， 公司 全面管理體系其它文件的印制、 發(fā)放，以及更改控制和歸檔保存管理，均 由檢查部 負(fù)責(zé)，各部門(mén)對(duì)自己崗位執(zhí)行的文件和歸口資料負(fù)責(zé)使用狀態(tài)的控制和管理。 5 文件的編寫(xiě)、審批和發(fā)放 公司各種文件由各歸口部門(mén)在廣泛調(diào)查研究，征求各方面意見(jiàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行編寫(xiě)， A、 B類(lèi)文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，其它 C、 P 系列文件和 D 系列記錄由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 4 文件的分類(lèi)和標(biāo)識(shí) 的文件結(jié)構(gòu)劃分為 4 個(gè)層次、 6 個(gè)系列，為確保每一個(gè)文件存的屬性清晰、易于識(shí)別、能夠得到唯一性區(qū)分，制定文件的編號(hào)編碼規(guī)則如下： ＨＹ ． ． — 文件順序號(hào) 發(fā)布年份末位數(shù) 層次、系列代碼 A、 B、 C、 D、 P、 S 之一 歸口對(duì)應(yīng)的 ISO9001 條款號(hào) 本公司標(biāo)識(shí)代碼： 對(duì)于外來(lái)文件 ,仍使用原編碼號(hào)標(biāo)識(shí)，無(wú)編碼號(hào)或經(jīng)轉(zhuǎn)化成為內(nèi)部文件，在重新編印時(shí)均應(yīng)按公司以上辦法給予新的編碼標(biāo)識(shí)號(hào)。 在管理體系運(yùn)行中，每一文件在制定和修改發(fā)布前都得到評(píng)審、批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的，并保持清晰 ，易于識(shí)別、檢索和控制，包括適當(dāng)?shù)耐鈦?lái)文件。 公司各職能部門(mén)的主管負(fù)責(zé)編制和審定所歸口的第二層 B 系列程序文件，同時(shí)負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)歸口管理的一般的 C 系列單項(xiàng)制度，報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 B 系列程序文件 小洋人生物乳業(yè)集團(tuán)有限公司 20xx 年 7 月 1 日發(fā)布 20xx 年 7 月 1 日實(shí)施 B 系列文件控制清單 序號(hào) 文 件 名 稱(chēng) 文件編碼號(hào) 狀態(tài)記錄 頁(yè)號(hào) 1 文件控制程序 — B901 2 2 記錄控制程序 — B901 6 3 財(cái)務(wù)管理程序 — B901 8 4 人力資源與培訓(xùn)程序 — B901 11 5 基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)程 — B901 15 6 生產(chǎn)設(shè)備管理程序 — B902 17 7 總務(wù)管理程序 — B901 19 8 工藝策劃程序 — B901 21 9 市場(chǎng)開(kāi)發(fā)程序 — B901 23 10 訂單評(píng)審程序 — B902 25 11 交付與回款程序 — B903 27 12 顧客反饋與處理程序 — B904 29 13 產(chǎn)品研發(fā)程序 — B901 31 14 采購(gòu)程序 — B901 35 15 生產(chǎn)的控制程序 — B901 39 16 產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性控制程序 — B901 41 17 監(jiān)視和測(cè)量的控制程序 — B901 43 18 內(nèi)部質(zhì)量體系控制程序 — B901 47 19 過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量 — B901 51 20 產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量程序 — B901 53 21 不合格品控制程序 — B901 56 22 數(shù)據(jù)分析程序 — B901 60 23 糾正措施程序 — B901 62 24 預(yù)防措 施程序 — B901 65 25 26 27 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號(hào)： 4 編號(hào) : — B901 文件控制程序 1 文件 控制程序流程圖 2 職責(zé) 檢查部是本程序的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下貫徹落實(shí)最高理者所策劃的對(duì)公司 TMS 文件化工作。 公司總經(jīng)理組織各歸口部門(mén)和相關(guān)人員編寫(xiě)第一層 A 系列質(zhì)量手冊(cè)并使用其包括其他全局性 A 系列文件、第二層 B 系列程序文件以及重要的 C 系列單項(xiàng)制度， 并引用體系其它的作業(yè)文件、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量記錄等，履行批準(zhǔn)發(fā)布職權(quán)。 3 文件控制總原則 28 更改性質(zhì) 顧客要求和管理體系需要 跟蹤最新版本 確認(rèn)使用 登記受控 制版印刷 計(jì)劃任務(wù) 外部文件 策劃、編碼 計(jì)劃任務(wù) ISO9001： 20xx 要求 組織編寫(xiě) 審核定稿 批準(zhǔn)發(fā)布 制版印刷 計(jì)劃任務(wù) 發(fā)放控制 使用控制 失效處理 更改程序 使每一個(gè)文件（手冊(cè)中的每一過(guò)程）從策劃、編寫(xiě)、制訂到發(fā)布、使用、修改直至最后作廢銷(xiāo)毀的完整周期內(nèi)，其狀態(tài)始終處于統(tǒng)一的控制、管理之中，隨時(shí)能識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，甚至于被保留的作廢文件。 確保每一個(gè)作業(yè)場(chǎng)所都能獲得和使用唯一有效、最新版本的、適用的文件。 除以上文件外，公司日常管理溝通過(guò)程所用的即時(shí)性文件，若屬公司領(lǐng)導(dǎo)審批的使用《發(fā)文格式》 ，若屬各部門(mén)審批的，由發(fā)文負(fù)責(zé)人自行掌握，可采用任何方便有效的格式 ，但需確保已經(jīng)批準(zhǔn)的有效文件的基本信息。 受控文件的發(fā)放范圍，由文件歸口部門(mén)負(fù)責(zé)確定，以保證全公司所有必要的部門(mén)和場(chǎng)所都能得到所使用文件的有效版本。 當(dāng) TMS 的受控文件被頻繁使用后正常破損，可以舊換新，新版本沿用原分發(fā)號(hào)；文件持有者確已丟失文件時(shí)，應(yīng)到辦公室申明理由，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可補(bǔ)發(fā)新文件，給予一個(gè)新的分發(fā)號(hào)，對(duì)丟失文件的原分發(fā)號(hào)聲明作廢。 6 文件 的評(píng)審和更改 各類(lèi)文件除在發(fā)布前得到審核批準(zhǔn)外，還應(yīng)在管理體系運(yùn)行中，結(jié)合日常檢查、內(nèi)審和管理評(píng)審等活動(dòng)，每年至少一次，由 檢查部 組織文件的歸口部門(mén)和主要使用人員，對(duì)現(xiàn)行文件的適宜性加以評(píng)審。 文件無(wú)論劃改或換頁(yè)，均在文件底版上履行更改批準(zhǔn)手續(xù)，對(duì)換頁(yè)的批準(zhǔn)和原頁(yè)底版應(yīng)予保存，做為更改、備查和追溯的依據(jù)。 文件在發(fā)放后所發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、白字等情況，只要不影響體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量的，可由歸口主管人員在平時(shí)積累記錄，待有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的更改時(shí)，將其一并改正。 7 文件的換版與作廢 文件經(jīng)多次更改或需進(jìn)行重大修改時(shí)，應(yīng)按 條款確定更換新版。確保新版文件在計(jì)算機(jī)存盤(pán)和備份后，及時(shí)將舊版文件清除。 即時(shí)性文件到一定時(shí)效期限可自行作廢，各發(fā)文單位不再收回處理。當(dāng)外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)、文 件是合訂本、工具書(shū)形式時(shí)，可以用書(shū)名簡(jiǎn)化登記。辦公室 應(yīng)對(duì)全公司使用外來(lái)文件標(biāo)準(zhǔn)的書(shū)籍實(shí)施發(fā)放控制，加蓋“受控”印章。 9 本章歸口的記錄 目錄 —— A+B 系列文件清單 文件發(fā)放登記表 C 系列文件控制清單 D 系列記錄控制清單 P 系 列文件控制清單 S 系列文件控制清單 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號(hào)： 4 編號(hào) : — B901 記錄 控制程序 1 記錄的控制流程示意圖 2 職責(zé) 檢查部負(fù)責(zé)歸口管理本程序。 標(biāo)準(zhǔn)表格設(shè)計(jì) 檢索查閱 過(guò)程管理要求 編碼標(biāo)識(shí) 印制發(fā)放 公司歸檔 傳遞上報(bào)、留存 填報(bào)記錄 更改程序修改表格 統(tǒng)計(jì)分析 各部門(mén)保存 啟用審批 銷(xiāo)毀處理 各執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)按照文件要求，授權(quán)指定專(zhuān)人填報(bào)各項(xiàng)記錄并按規(guī)定程序傳遞、上報(bào)和保存。 記錄的設(shè)置及其表格設(shè)計(jì)應(yīng)體現(xiàn)簡(jiǎn)化、明確、統(tǒng)一、可操作的原則，與工作、生產(chǎn)和人員的實(shí)際情況相適應(yīng)，并與質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求相一致。在數(shù)量較少，能夠識(shí)別情況下，允許對(duì)上述要求適當(dāng)簡(jiǎn)化。 、批準(zhǔn)，與其它文件不同，并不在記錄表格上顯示，而是通過(guò)其在歸口的程序文件、單項(xiàng)制 度和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)一起得到審批。 4 記錄表格的使用 記錄表格必須由各部門(mén)按照文件要求，在現(xiàn)場(chǎng)能夠即時(shí)獲取，記錄的填寫(xiě)應(yīng)盡量在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)完成，決不允許超出期限的事后追憶或編造。 每頁(yè)記錄應(yīng)有記錄編號(hào)及必要的流水代號(hào)或具體的時(shí)間，使其成為唯一性標(biāo)識(shí)，便于追溯。 5 記錄的收集、歸檔、貯存、檢索、保護(hù)和處置 檢查部應(yīng)督促公司各部門(mén)指派專(zhuān)人按時(shí)收集各種記錄，整理后裝訂成冊(cè)。 對(duì)接收或收集的歸檔記錄，由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)貯存管理。計(jì)算機(jī)備份的記錄，應(yīng)采取防磁、防碰、防熱等措施 .妥善保管。 6 記錄的查閱 公司內(nèi)部人員為開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析需查閱記錄時(shí)，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，到該記錄的保管場(chǎng)所查閱。顧客或其他外部人員查閱記錄，須征得管理者代表或總經(jīng)理的同意。 7 本章歸口的 D系列記錄 D系列記錄控制清單 — D902 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號(hào)： 6 編號(hào) : — B901 財(cái)務(wù)管理程序 1 總則 1． 1 根據(jù)企業(yè)原則，公司的會(huì)計(jì)工作由董事會(huì)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并定期向董事會(huì)匯報(bào)財(cái)務(wù)狀況。 1． 2 財(cái)會(huì)人員應(yīng)按《會(huì)計(jì)法》和公司的財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)財(cái)務(wù)收支的原始憑證要認(rèn)真進(jìn)行審核，實(shí)行有效監(jiān)督。 1． 3 公司的一切貨幣收支，均由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸口管理，任何部門(mén)不得截留、坐 支收入。 1． 4 未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人嚴(yán)禁以公司名義對(duì)外提供借款擔(dān)保。 2 財(cái)務(wù)收支計(jì)劃 2． 1 財(cái)務(wù)收支計(jì)劃是公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的重要組成部分財(cái)務(wù)收支計(jì)劃分為年度、季度、月度 財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。 2． 3 財(cái)務(wù)收支計(jì)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)編制。 2． 4 年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃應(yīng)于元月 20 日前編制完畢。各有關(guān)部門(mén)的計(jì)劃比財(cái)務(wù)計(jì)劃日期提前一個(gè)月上報(bào)財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行分析、考核，并將執(zhí)行情況、考核結(jié)果上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。 3． 2 貨款的支付審批程序 （ 1）公司所需的各種物資，均由供應(yīng)部統(tǒng)一對(duì)外簽訂購(gòu)貨合同（具體按物資采購(gòu)程序辦理），合同簽字蓋章生效后，在 2 日內(nèi)送交財(cái)務(wù)部一份，作為財(cái)務(wù)支付貨款的基本依據(jù)。支付時(shí)要填寫(xiě)《付款申請(qǐng)書(shū)》，按審批程序批準(zhǔn)后，方可辦理付款手續(xù)； （ 4）供應(yīng)部應(yīng)負(fù)責(zé)購(gòu)貨合同條款的履行，包括自簽訂合同開(kāi)始到最終驗(yàn)收收入庫(kù)的全過(guò)程管理。如現(xiàn)出與原合同不符時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并向供貨方調(diào)補(bǔ)，未調(diào)補(bǔ)齊財(cái)務(wù)部不得辦理付款。