【正文】 記錄表格上顯示，而是通過其在歸口的程序文件、單項制 度和作業(yè)指導書一起得到審批。 9 本章歸口的記錄 目錄 —— A+B 系列文件清單 文件發(fā)放登記表 C 系列文件控制清單 D 系列記錄控制清單 P 系 列文件控制清單 S 系列文件控制清單 小洋人乳業(yè)集團 B 系列程序文件 章節(jié)號： 4 編號 : — B901 記錄 控制程序 1 記錄的控制流程示意圖 2 職責 檢查部負責歸口管理本程序。確保新版文件在計算機存盤和備份后，及時將舊版文件清除。 6 文件 的評審和更改 各類文件除在發(fā)布前得到審核批準外，還應在管理體系運行中，結合日常檢查、內審和管理評審等活動，每年至少一次，由 檢查部 組織文件的歸口部門和主要使用人員，對現(xiàn)行文件的適宜性加以評審。 確保每一個作業(yè)場所都能獲得和使用唯一有效、最新版本的、適用的文件。 公司各職能部門的主管負責編制和審定所歸口的第二層 B 系列程序文件，同時負責組織編寫歸口管理的一般的 C 系列單項制度，報主管經(jīng)理批準。 技術部 負責 P、 S 系列的文件 編寫 、發(fā)放 ，檢測中心負責公司質量目標及相關文件的編寫和發(fā)放，設備科負責公司設備操作規(guī)程的編寫和發(fā)放， 公司 全面管理體系其它文件的印制、 發(fā)放，以及更改控制和歸檔保存管理，均 由檢查部 負責，各部門對自己崗位執(zhí)行的文件和歸口資料負責使用狀態(tài)的控制和管理。 即時性文件在執(zhí)行中應得到較為明確的評審意見，原審批部門應及時更新改進的結果；若其內容被證實對 TMS 實現(xiàn)了增值和改進， TMS 檢查部 應將這些內容納入到 TMS 的更改范圍，上升到手冊、程序文件或其它系列文件中。 技術 部 應對公司適用的外來標準，在 — C902《采購產(chǎn)品執(zhí)行標準檢索目錄》等文件中加以 進一步明確規(guī)定。 記錄表格的 編碼標識執(zhí)行 — B901《文件控制程序》第 4條款規(guī)定 ,并在表格的右上角設置流水號“ NO”，確保任何一個記錄都能被方便地識別所對應的 ISO9001過程條款號及順序號，并便于在目錄中登記，迅速檢索。各種記錄不能 遺失或涂改，凡是填寫后已經(jīng)傳遞、上報的任何記錄均不允許任何人再追加改動，當發(fā)現(xiàn)確屬與事實真相不符的錯誤記錄時，必須另附說明加以改正，并及時傳報，確保其影響的后果得到糾正。所到部門應給予配合。為保證會計帳目清楚無誤，財務和有關部門對各種應收、應付款項應堅持專項結帳，不準串項抵收抵付。季度和月度財務收支計劃分別于委初和月初 10 日內完成并下達。保證入庫貨物與所簽合同在品種、數(shù)量、規(guī)格、質量上的一致性。 3． 4 營業(yè)費用的支付審批程序 營業(yè)費用指公司在銷售產(chǎn)品、提供勞務等日常經(jīng)營過程中發(fā)生的各項費用 。 4． 3 結轉產(chǎn)品成品時，要準確、真實、不能弄虛作假、少攤或多攤成本。 2 人力資源的配置和管理 2． 1 全公司所有從事對產(chǎn)品質量有影響的工作人員，都應具備勝任其所從事的崗位工作相適應的能力，滿足規(guī)定職責的要求。根據(jù)經(jīng)營管理情況的需要，臨時確定的涉及全公司的培訓項目，由主管部 門編制“專項培訓計劃”申請并報人力資源部，由公司領導審批后實施。 4． 3 其他崗位人員的資格需經(jīng)公司培訓合格和本部門領導認可。 招標 建設項目確定后，必須向社會進行公開招標，由基建科在盡可能大的范圍內發(fā)布標書《工程對外承包招標書》，必須做到公開、公正、公平，堅決杜絕講人情、講關系等不正之風，以使公司能選擇最適宜的外包方。 3 日常維護 對于日常巡視和各單位報修的 問題，由基建科做出統(tǒng)一處理，本公司具有維修能力的， 基建科派人修復；需委托外單位的維修項目，應由申請部門填寫《基礎設施維修申請表》，報總經(jīng)理及相關部門批準后實施。 a) 三好：管好設備、用好設備、修好設備。 7 生產(chǎn)設備的封存和報廢 生產(chǎn)設備如達到折舊年限還能繼續(xù)使用，應由設備科組織技術、質 檢和生產(chǎn)部門進行鑒定確認，總經(jīng)理批準，才可以繼續(xù)超期服役。 3． 2 公司各部門發(fā)現(xiàn)辦公設備有異常情況，向辦公室提出修復申請，本公司有能力修復的可內部執(zhí)行，否則委托外部人員修理。 5 食堂、宿舍、浴室的管理 根據(jù)公司生產(chǎn)特點和國家關于食品行業(yè)的法律法規(guī)要求，制定了《食堂管理制度》、《職工宿舍管理制度》等，由辦公室及物業(yè)部進行日常管理。 3． 3 產(chǎn)品實現(xiàn)過程所需的文件 a) 技術部負責策劃編制質量計劃 —— 各種類型產(chǎn)品的工藝流程文件 文件； b) 加強標準化基礎工作，將所收集、確認和執(zhí)行的原輔材料策劃編制成《采購產(chǎn)品執(zhí)行標 準檢索目錄》，將 正在執(zhí)行的國家標準及 已備案的產(chǎn)品企業(yè)標準寫入《小洋人產(chǎn)品執(zhí)行標準檢索目錄》，用來指導質量管理體系的運行； c)檢測中心對公司所有驗收、驗證、檢驗和認可的活動規(guī)定必要的準則或標準，可直接 采用外來標準或自定企業(yè)標準，對此類技術標準使用特定的“ S”系列文件編號。 2 職責 2． 1 營銷中心 歸口管理本過程，負責組織策劃年度市場開發(fā)計劃，開展市場調查、收集整理市場信息等。 5 廣告宣傳 5． 1 根據(jù)既定的營銷目的和促銷策略，明確廣告主題以及向消費者傳遞信息的具體內容和形式，讓消費者留下“小洋人”形象與產(chǎn)品定位信息，以引起消費者興趣、激發(fā)其購買欲望。營銷中心話務人員在接到經(jīng)銷商的訂單（電話、傳真、電子郵件）時，應首先識訂貨要求，包括品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等，并通過以下活動加以確定： a）如 有文字或內容含糊不清之處，應及時與經(jīng)銷商溝通； b）對經(jīng)銷商的訂貨要求，以合適的方式進行分析、整理，便于評審。 5 本章 C 系列文件 《經(jīng)銷商 檔案 》 — C905 6 本章 D 系列記錄 《小洋人產(chǎn)品訂單》 — D903 小洋人乳業(yè)集團 B 系列程序文件 章節(jié)號： 7 編號 : — B903 交付與回款 程序 1 職責 1． 1 財務部負責貨款的回收與業(yè)務結算，準確開具增值稅發(fā)票，并定期對貨款回收情況進行分析； 1． 2 營銷中心負責實施具體的產(chǎn)品和交付活動，選擇和評價運輸單位，對運輸過程進行監(jiān)控。 3 交付過程控制 3． 1 公司運輸車輛分三種：客戶自己擔保的車輛（自提車）、公司協(xié)議車輛、配貨車輛，營銷中心下的物流中心制定了《運輸車輛管理制度》，對三種車輛進行規(guī)范管理。 3． 8 物流中心每月統(tǒng)計產(chǎn)品的銷售業(yè)績，同時要和財務部進行核對。 2． 5 對于確屬 本公司原因所導致、交付客戶時和消費者購買后才發(fā)現(xiàn)而投訴的不合格品，檢測中心必須啟動《糾正措施程序》，由公司領導召集相關部門，召開質量分析專題會議；查出問題的根本原因和相關的責任者，研究具體的解決方案，制定與問題性質相適應的糾正措施，同時營銷中心應積極采取與不合格品的影響或潛在影響的程度相適應的補救措施，如調換、補貨、賠償并賠禮道歉等，直到顧客滿意為止。本公司規(guī)定，經(jīng)總經(jīng)理批準的新產(chǎn)品研發(fā)過程中，涉及到其它部門，都必須綠燈讓行。 3． 4 評審確認的新產(chǎn)品開發(fā)任務， 總經(jīng)理以電話 、文字通知等方式通知 技術部，任務中要說明設計項目、進度安排及相關部門的職責等要求，技術部要在《新產(chǎn)品開發(fā)和工藝設計記錄表》中填寫第一段欄目。 6 設計驗證 6． 1 技術部依照新產(chǎn)品開發(fā)的進程及工藝特點，及時溝通公司其他部門 ,對新產(chǎn)品的開發(fā)和工藝設計的驗證予以適當安排 ,完成下列驗證 ,并將結果及所采取的措施進行記錄： a) 實施室驗證，對所研制的產(chǎn)品配方進行品嘗，對各項質量指標進行檢驗； b) 對生產(chǎn)工藝進行中試生產(chǎn)驗證，核實批量生產(chǎn)時的各項工藝參數(shù)、流程速度，和人員、設備的適應程度，對外包裝進行評價，必要時采取措施加以調整。更改評審及必要措施的記錄也同樣妥為保持。 2． 2． 2 對三類采購產(chǎn)品 ， 均實行樣品試用的控制要求 ， 以彌補公司檢測手段的欠缺 ， 降低風險。 2． 4 供方質量體系的評價 2． 4． 1 對提供 A、 B 類產(chǎn)品。 2． 2． 3 A、 B 類產(chǎn)品試用合格，將進入下一步對供方實施評價，而 C 類產(chǎn)品的樣品試用合格，則直接準予簽訂采購進貨合同。并負責對供方選定和采購文件的審批及進貨產(chǎn)品的核銷。 7 設計確認 7． 1 當新產(chǎn)品驗證成功之后，技術部應負責將表明設計開發(fā)結果的產(chǎn)品企業(yè)標準等有關文 件，整理齊全，報送政府主管機關，經(jīng)審查下發(fā)批文后，即可正式小批量試生產(chǎn)，申報國家授權的檢驗機關，對新產(chǎn)品進行檢驗，確認符合報批的企業(yè)標準，獲得由其頒發(fā)的檢驗報告文書，新產(chǎn)品開發(fā)即告結束。 4． 2 以上所有輸出文件都應當以能夠對設計輸入進行驗證的方式提出，并在形成最后結果轉入后續(xù)工作之前，得到有關領導的批準，以確保： a）滿足設計輸入提出的各項要求； b）能夠為采購和生產(chǎn)部門提 供適當?shù)男畔ⅲ? c）包含和引用產(chǎn)品的驗收準則，如：規(guī)定化驗和檢驗的位置及方法，對原材料的采購和控制要求及其供方的選擇評價準則； d）參照 HACCP 的要求，規(guī)定產(chǎn)品和加工過程中關鍵控制點的安全性、要求和工藝特性參數(shù)等。 3 設計 輸入 3． 1 本公司新產(chǎn)品開發(fā)中 ,設計輸入的主要來源有： a) 由 營銷中心 負責從營銷區(qū)域、直接／間接與消費者接觸的調查結果，體現(xiàn)顧客對本公司產(chǎn)品的口味、質地、價位、外觀等多方面要求； b) 名經(jīng)銷商 的市場反饋信息； c) 總經(jīng)理直接組織的專項調查和社會咨詢結果； d) 由公司各部門、員工提供的有價值的信息，包括資料、圖片和競品； e) 同行業(yè)的發(fā)展動態(tài)和業(yè)績效果綜合信息。 3 經(jīng)銷商退貨處理 3． 1 當經(jīng)銷商提出退貨時，必須提出退貨申請，符合公司退貨條件的， 由業(yè)務人員填寫“退貨處理單”報營銷部長審批后，由檢測中心、成品庫保管員、車間共同驗收，由成品庫保管人員確認退貨單位，退貨名稱、規(guī)格、批號、及退貨數(shù)量等信息，并填寫 《 產(chǎn)成品退貨驗收單 》 ，按《產(chǎn)品退貨管理規(guī)定》辦理相關的退貨手續(xù)。 4 本章 C 系列文件 《運輸車輛管理制度》 — C906 《成品庫管理規(guī)定》 — C907 《成品出廠放行程序》 — C102 《裝卸工崗位工作流程及管理規(guī)定》 — C103 5 本章 D 系列記錄 《發(fā)貨清單》 — D904 《運輸協(xié)議》 — D905 小洋人乳業(yè)集團 B 系列程序文件 章節(jié)號： 7 編號 : — B904 顧客反饋處理程序 1 職責 1． 1 營銷中心負責顧客反饋、報怨等信息的接收、整理和處理。 3． 3 成品庫管員依據(jù)“發(fā)貨清單”進行發(fā)貨。 2 財務收款與結算 2． 1 財務部根據(jù)《經(jīng)銷商檔案》情況建立經(jīng)銷商的“經(jīng)銷商貨款明細表”，對各經(jīng)銷商來往帳目及結算情況、帳款余額進行詳細登記。 3． 2 評審內容 a）訂單內容是否得到準確理解； b）經(jīng)銷商的訂貨要求是否符合公司規(guī)定； c）雙方對訂單內容不一致的要求是否已得到解決； d）公司是否有能力滿足經(jīng)銷商訂單要求； e）客戶是否將貨款匯到公司帳戶。根據(jù)區(qū)域目標市場需求、特征、價格、覆蓋率等因素，選擇適合的廣告代理公司和廣告媒體，確定廣告預算，簽定廣告代理合同，報相關領導批準后實施。 3 市場調查與信息收集 3． 1 新產(chǎn)品開發(fā)前的市場調查 為保證新產(chǎn)品開發(fā)的質量，必須進行前期市場調查，以充分了解和確認有關目標消費群體，及其在口味、價格、包裝、服務等方面的要求，作為新產(chǎn)品開發(fā)和工藝 設計的輸入。 f)通過查閱資料、學習調研、專家咨詢等途徑，跟蹤搜集與本公司產(chǎn)品、工藝、材料相關的國際、國家和行業(yè)標準的情報，并設法獲得最新版本的標準文件。 1． 2 品控 中心負責按產(chǎn)品的工藝流程收集、編制相應的檢驗文件。 4 工作環(huán)境 4． 1 污水處理廠負責收集環(huán)保方面的有關法律法規(guī)，特別是污染物排放標準，接受政府部門的監(jiān)測管理，落實環(huán)保治理措施，新建項目和技術改造項目要符合環(huán)保法規(guī)和標準。暫時不用設備應封存并掛牌