【正文】 （五）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報。事后視情況，將對方的答復(fù)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。第九條 代行事務(wù)（一）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。（四）對領(lǐng)導(dǎo)召集的會議，秘書應(yīng)做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。（三）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知辦公室及與會者。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。（五）做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架的報紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過期報刊雜志及時下架交辦公室處理。（三）秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。第七條 內(nèi)務(wù)整理（一）秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行正常。（四）次年３月３１日前，秘書應(yīng)對所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。（二）急件須在２４小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。（二）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會見、會議中的講話進(jìn)行記錄整理。第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實。（三）秘書應(yīng)定期收集公司經(jīng)營管理方面的重要情報，主動以書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報。第四條 文書管理（一）秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。（三）秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，秘書應(yīng)及時提醒、催辦。若需來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙、畫報等。（五）秘書應(yīng)會同辦公室會務(wù)人員,落實領(lǐng)導(dǎo)會晤場地的水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)等事宜。（三）對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會晤，秘書應(yīng)及時將會晤的時間、地點預(yù)先告知辦公室，以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作人員。領(lǐng)導(dǎo)會晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。（二）管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。專職秘書工作管理制度為保證公司行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本制度。第二十一條 辦公室應(yīng)定期檢查各類防范設(shè)施的完好情況和安全防范措施的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。如值班人員下班時仍有員工在加班，則須做好交班工作。第五章 相關(guān)事項第二十條 公司實行值班制度。第十八條 除辦公設(shè)備以外的電力設(shè)施設(shè)備的維修應(yīng)由物業(yè)管理人員負(fù)責(zé)，公司人員不得擅自維修。第四章 用電安全管理第十六條 公司辦公區(qū)域應(yīng)根據(jù)配電容量配置設(shè)施設(shè)備，并留有余地。第十四條 公司印信須存放在保險柜內(nèi)或其他安全的地方，財務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)分開存放。第十二條 會議室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理。第三章 防盜安全管理第十條 財務(wù)部、工程檔案室等重要部門應(yīng)安裝防盜門窗。第八條 辦公區(qū)域嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。第六條 辦公室應(yīng)按照消防法規(guī)和消防部門的要求，對消防設(shè)施設(shè)備的配置情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。第四條 本辦法適用于公司本部辦公場所，工程管理現(xiàn)場辦公場所參照執(zhí)行。第二條 本制度中的安全管理，是指包括消防、防盜和用電等方面的安全管理。第十一條 環(huán)境管理用品的領(lǐng)用：清潔人員應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)工作需要填寫領(lǐng)用單，經(jīng)環(huán)境管理人員審核，辦公室經(jīng)理審批后領(lǐng)取。采購時應(yīng)對市場上清潔綠化用品的品牌、質(zhì)量、價格進(jìn)行調(diào)查，力求價廉物美。（二）綠化用品（自管型）：包括綠化植物、花肥、農(nóng)藥、剪刀及其他用品。環(huán)境管理人員應(yīng)對綠化租擺合同的履行進(jìn)行監(jiān)督，確保租擺植物的品種、數(shù)量、質(zhì)量、養(yǎng)護(hù)、更換周期符合合同的要求。第七條 綠化管理可根據(jù)實際需要采用自管型或租擺型的方式：（一）自管型綠化管理需自行采購綠化植物及相關(guān)用品，并對綠化植物進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)和定期更換。第六條 環(huán)境管理的要求（一）清潔管理的要求：清潔人員應(yīng)在員工上班前和下班后做好日常保潔工作；地面（地毯）保持整潔、無污跡；天花板、墻面、墻角保持無灰塵、無蛛網(wǎng)；會議室保持整齊、潔凈，茶具充足，并及時清洗、消毒，做到無污漬；洗手間保持空氣清新、無異味，場地整潔，衛(wèi)生用品齊備，不斷檔；門窗、走廊、樓梯、踢腳線、空調(diào)送風(fēng)口等部位保持無灰塵、無污跡；窗簾、垃圾筒、燈具、電源開頭及插座等設(shè)施保持無破損、無塵垢；辦公設(shè)施設(shè)備擺放整齊，無灰塵、無污跡；各辦公室的茶具按時清倒，無遺漏；綠化植物無灰塵，花盆內(nèi)無茶葉、煙蒂等雜物；1辦公垃圾和洗手間垃圾及時收集，做到無積壓。第二章 環(huán)境管理的范圍和要求第五條 環(huán)境管理的范圍：（一）清潔管理的范圍：包括公司院落、辦公室、會議室、洗手間、走廊、樓道等部位。 第三條 辦公室為公司辦公區(qū)域環(huán)境的歸口管理部門。辦公區(qū)域環(huán)境管理制度第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司辦公區(qū)域的環(huán)境管理，保持環(huán)境的整潔、清新、怡人，維護(hù)良好的企業(yè)形象，特制訂本制度。（七）要找的部門或人員不明確的聯(lián)系電話，轉(zhuǎn)辦公室負(fù)責(zé)人。（五）詢問公司內(nèi)部部門或人員電話號碼的來電，酌情答復(fù)。（三）找總經(jīng)理以下員工的電話，應(yīng)答復(fù)：“請稍等”，即切轉(zhuǎn)相應(yīng)分機(jī)；分機(jī)占線，應(yīng)答復(fù)：“對不起，電話占線，請稍后再撥”；分機(jī)無人接聽，應(yīng)答復(fù)：“對不起，無人接聽”，并詢問是否需要留言或切轉(zhuǎn)其他分機(jī)。第四條 總機(jī)話務(wù)工作的程序：（一）原則上電話鈴響三聲之前接聽，接聽電話時必須先道：“您好！新中大。第二條 辦公室為公司總機(jī)話務(wù)的歸口部門。第二十九條　公司主管及以上職級的員工，通訊工具全天24小時處于待機(jī)狀態(tài)，如有特殊情況，應(yīng)事先通知主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室。第二十七條 值班人員的通訊工具應(yīng)全天24小時處于待機(jī)狀態(tài)，如有特殊情況，應(yīng)事先通知直接領(lǐng)導(dǎo)或辦公室。第二十六條 公司部門副經(jīng)理(含)以上人員實行節(jié)假日電話值班制，值班名單及輪序由辦公室制定。若對此類情況視而不見，則作為值班人員失職論處。第二十五條 值班中若發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告辦公室或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并負(fù)責(zé)跟蹤處理。第二十四條 值班人員須提前15分鐘上班、延遲30分鐘下班，了解辦公區(qū)當(dāng)日水、電、設(shè)備等供應(yīng)、運(yùn)行情況，不少于2次對值班區(qū)域進(jìn)行督查，以確保辦公環(huán)境的整齊和有序。第六章 值班制度第二十三條 公司各部門每天安排一人以上輪流值班，值班人員名單及輪值順序由各部門按月制定后報辦公室。第五章 員工服務(wù)規(guī)范第二十一條 員工接待來賓和訪客應(yīng)舉止大方，熱情周到，及時聯(lián)絡(luò)對口部門或人員，必要時應(yīng)做好記錄。員工禁止染彩發(fā)，頭發(fā)要保持清潔，注意服裝及個人衛(wèi)生。因故無工作裝的女員工，夏季穿正裝襯衣、長褲或正裝套裙，著正裝皮鞋、涼鞋均可，穿涼鞋要求穿絲襪，鞋跟為中、低跟。每周六可不穿著工作服，但應(yīng)佩戴工作牌；應(yīng)穿著整潔、大方，不得穿無領(lǐng)T恤衫、無袖衫、超短裙、西裝短褲、拖鞋等。第四章 著裝與禮儀第十八條 公司的正式員工統(tǒng)一添置工作裝。第十六條 考勤的內(nèi)容包括出勤、加班、遲到、早退、曠工、公差、病假、事假等。 第三章 考勤管理第十四條 員工應(yīng)按規(guī)定時間上、下班，不得遲到、早退，特殊情況須向主管領(lǐng)導(dǎo)說明或請假。對無指定接聽人員的電話，應(yīng)先判斷自己是否可以處理，不能處理可及時告訴對方，轉(zhuǎn)接到可以處理的人，并將所談內(nèi)容簡要轉(zhuǎn)告接收人。工作期間應(yīng)避免撥打與工作無關(guān)的私人電話，如確有要事，應(yīng)控制通話時間。認(rèn)真傾聽來電人的語意，并記下要點，未聽清時，及時請對方重述，結(jié)束時禮貌道別，待對方掛斷后再放話筒。第十二條 未經(jīng)主管人員或部門負(fù)責(zé)人允許，嚴(yán)禁進(jìn)入財務(wù)部、倉庫及其他禁入重地。第十一條　員工應(yīng)厲行節(jié)約，不浪費(fèi)水、電、辦公用品等。第十條 工作時間嚴(yán)禁在電腦上玩游戲及瀏覽非法網(wǎng)站等。第八條 不得有意破壞或?qū)⒐镎紴橐延校靖黝愇锲返氖褂弥幌抻诠緲I(yè)務(wù)活動，不得以個人目的使用。第六條 辦公場所禁止堆放雜物，工作臺面必須保持整潔、有序，不得擺放與工作無關(guān)的物品；來訪人員離開后應(yīng)立即清理桌面茶杯等物品。 第四條 上班期間不得吃零食、串崗、扎堆聊天、大聲喧嘩,嚴(yán)禁看報紙、雜志、電視。第二章 辦公紀(jì)律第三條 工作時間應(yīng)堅守工作崗位，不得擅離職守。辦公守則第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司員工日常工作行為，樹立良好的企業(yè)形象，特制訂本制度。居住人員自行負(fù)責(zé)居住房屋的環(huán)境衛(wèi)生，不得擅自改造、破壞房屋結(jié)構(gòu)及房屋內(nèi)的設(shè)備；房屋設(shè)備、設(shè)施若有人為損壞等破壞，由居住人員負(fù)責(zé)修復(fù)，修復(fù)費(fèi)用由居住人員承擔(dān)。第十二條 費(fèi)用及管理公寓宿舍租金統(tǒng)一由公司承擔(dān)；除房屋租金以外的其他費(fèi)用，如：物業(yè)管理費(fèi)、水費(fèi)、電費(fèi)、煤氣費(fèi)、供暖費(fèi)、有線電視費(fèi)、電話費(fèi)等由居住人員按實際使用數(shù)量均攤。 第十條 公司宿舍由辦公室統(tǒng)一安排、統(tǒng)一調(diào)配。第八條 入住員工違反宿舍紀(jì)律，辦公室可根據(jù)公司獎懲條例的有關(guān)規(guī)定酌情處罰。員工宿舍應(yīng)建立輪流值日制度，各室輪值人員必須負(fù)責(zé)所在宿舍的清潔衛(wèi)生和安全防范，并督促每位入住員工搞好個人衛(wèi)生。第二章 宿舍的類型第四條 宿舍的類型分為集體宿舍和公寓宿舍。 第二條 辦公室為公司員工宿舍的歸口管理部門。第四章　注意事項第十條 業(yè)務(wù)招待中，嚴(yán)禁業(yè)務(wù)招待人員假公濟(jì)私，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理，并處以報銷金額5倍的罰款。凡因工作需要，在本地非定點酒店消費(fèi)的，須報總經(jīng)理審批，餐飲招待由招待部門自行安排，住宿招待由公司辦公室統(tǒng)一安排。 第七條 各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)招待，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)招待申請單》，報總經(jīng)理審批；大型或重要的業(yè)務(wù)招待需報總經(jīng)理審批實施。第三章 管 理 第六條 各部門，應(yīng)本著從嚴(yán)控制的原則，加強(qiáng)對本部門業(yè)務(wù)招待工作的管理。臨時的業(yè)務(wù)招待須報經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后實施。第二章　計 劃第四條 公司大型、重要的業(yè)務(wù)招待，職能部門應(yīng)會同辦公室事先訂有計劃，并納入季度和月度工作計劃中。第二條 本制度中的業(yè)務(wù)招待，是指公司在對外交流、交往過程中，因經(jīng)營管理活動的需要，所進(jìn)行的包括餐飲、住宿、旅游、購物、休閑、娛樂、交通等內(nèi)容的招待行為。第二十七條 每月5日前，公司各有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)上月重要來訪來賓的參觀考察情況，填寫《來訪接待匯總反饋表》，報辦公室備案。第二十五條 重要接待任務(wù)完成后，接待人員應(yīng)收集客人的意見、建議，總結(jié)本次接待工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出對今后接待工作的改進(jìn)意見，并填寫《來訪接待情況反饋單》，3天內(nèi)交辦公室，報總經(jīng)理審閱。 第六章 接待費(fèi)用與信息反饋第二十四條 公司各部門的接待費(fèi)用在公司業(yè)務(wù)費(fèi)中列支。第二十二條 接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守本單位商業(yè)機(jī)密；對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。第五章 行為規(guī)范第二十條 接待禮儀：（一）儀表：面容清潔，衣著得體；（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；（三）言語：語氣溫和，禮貌文雅；（四）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。第十八條 對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡介等相關(guān)資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準(zhǔn)備簽到冊、名片盒等。確定來賓訪問路線并檢查相關(guān)設(shè)施，確保電梯安全完好，環(huán)境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設(shè)置和內(nèi)容正確，攝像機(jī)、照相機(jī)電源充足。第十五條 重要接待計劃還應(yīng)考慮以下內(nèi)容：（一）是否安排車輛接送；（二）是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響、投影、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等；（三）是否制作歡迎牌、指示牌；（四）是否安排禮儀；（五）是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿；（六）是否安排攝影攝像；（七）是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料； （八）是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標(biāo)準(zhǔn)； （九）是否安排住宿，是否在房內(nèi)放置鮮花水果；（十）是否安排游覽、購物、娛樂；（十一）是否需要贈送禮品；（十二）其它需要說明的事項。（二）來賓基本情況來訪單位名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；來訪具體時間、人數(shù)，當(dāng)?shù)嘏阃瑏碓L的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；來訪的目的和要求；在本地逗留的天數(shù)。對時間緊迫的臨時重要接待任務(wù)，可先在電話中請示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。第四章 計劃與準(zhǔn)備 第十二條 辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)單位重要來訪預(yù)約時，應(yīng)在《來訪接待登記表》中作登記。第十條 用車標(biāo)準(zhǔn)： （一）一般公務(wù)來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度； （二）列入計劃的重要來賓來訪用車公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計劃中明確。第九條 招待原則和標(biāo)準(zhǔn)：參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐。（四）其他來訪客人。第三章 類型與標(biāo)準(zhǔn)第七條 本辦法所指接待對象，按來訪事由不同，主要分成以下幾種類型：（一）公務(wù)來訪 政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查