【正文】 據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。 登記處理過程中的各類操作者（打印者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。 有效性：電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 3 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證 真實(shí)性：對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。 歸檔電子文件：具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。 明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。 電子文件：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 附件：用印申請單 附件： 科技發(fā)展有限公司用印申請單 年 月 日 申請部門 經(jīng)辦人 部門負(fù)責(zé) 人 用印事由或文件標(biāo)題 用印種類 用印數(shù) 用章人 公司章 合同章 領(lǐng)導(dǎo)批示 （簽字） 部門用印申請單 年 月 日 申請部門 經(jīng)辦人 用印事由或 文件標(biāo)題 用印數(shù) 部 門 章 枚 使用部門 經(jīng)理簽字 合同專用章（ ） 枚 枚 電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 1 范 圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公司活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。 第十九條 印章持有人在離職時，應(yīng)辦理印章移交手續(xù)。 第十七條 公司印章應(yīng)由辦公室依據(jù)公司有關(guān)批文啟用、回收和廢止，并建立印章管理登記本，記錄專人領(lǐng)取和歸還印章情況。 第十五條 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo) 簽字后的“用印申請單”，由印章管理部門留存，并按年度歸檔。 第十三條 禁止在空白憑證、表格和紙張上加蓋印章。重要印章應(yīng)存放于保險柜中。 第十一條 除遵循以上一般性原則外，印章還可根據(jù)公司授權(quán)委托書的規(guī)定，經(jīng)受權(quán)委托人簽字后使用。 第九條 常規(guī)計(jì)劃、報表等用印，按授權(quán)范圍由部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽字后方可用印。 第七條 開具公司介紹信以及其他一般事務(wù)性文函由辦公室經(jīng)理簽字后方可用印。 （二）使用“企業(yè)法定代表人名章”，須經(jīng)本人或被授權(quán)人簽字后方可用印。 第六條 非常規(guī)類用印，須嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，由用印申請人認(rèn)真填寫“用印申請單”（見附件），按要求辦理審批手續(xù)。 第三章 使用權(quán)限和程序 第四條 使用公司印章，應(yīng)遵循“先審批，后用印”的原則。 （三）“ 科技發(fā)展有限公司合同專用章”，僅限《合同書》及正式《買賣合同》業(yè)務(wù)專用。 第二條 辦公室是公司印章的統(tǒng)一管理部門，負(fù)責(zé)公司印章的刻制、啟用、發(fā)放、回收和廢止，并監(jiān)督印章的保管和使用。 部門經(jīng)理： 經(jīng)辦人： 電話： 附件 3： 傳真 收件人姓名： [單擊此處鍵入收件人姓名及單位 ] 發(fā)件人： [單擊此處鍵入姓名、電話 ] 收件人單位： [單擊此處鍵入收件人姓名及單位 ] 抄送： [單擊此處鍵入姓名 (單位 )] 收件人傳真： [單擊此處鍵入收件人傳真號碼 ] 頁數(shù)： [單擊此處鍵入頁數(shù) (含本頁 )] 收件人電話： [單擊此處鍵入收件人電話號碼 ] 日期： / / / AM PM 編號： 202000* ? 緊急 ? 請審閱 ? 請答復(fù) 簽發(fā)人： *如未能收齊上列總頁數(shù) ,請致電 與我司聯(lián)絡(luò) ,謝謝 ! 標(biāo)題 正文。 第十五條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。 第十三條 工作聯(lián)系單由各部門文書留存，年底按檔案管理要求送交辦公室統(tǒng)一歸檔。如：華泰工作聯(lián)系單 [2020]1 號。 第十一條 工作聯(lián)系單應(yīng)統(tǒng)一編號，編號 寫在信紙的右上方。 第四章 工作聯(lián)系單 第十條 工作聯(lián)系單是區(qū)別于公函的一種公文，公函按正式文件制發(fā)，工作聯(lián)系單用公司信紙打印。對于緊急、需審閱或答復(fù)的傳真應(yīng)標(biāo)注其上，以告之收件方。如：華泰辦傳 [2020]1 號。 （ 5）非正式傳真文件可在需處理事件完成后自行處理。 （ 3）按公司《關(guān)于收發(fā)傳真文件的管理辦法》要求 ,進(jìn)行傳真收取及發(fā)送管理。 第七條 傳真程序 （ 1）擬稿人按公司規(guī)定統(tǒng)一格式撰寫傳真。簽報格式見附件 2。如是請示內(nèi)容的簽報，可另 起一行空兩格，用“妥否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”作為結(jié)束語。主送名稱后標(biāo)全角冒號。 第四條 簽報的標(biāo)題用 3 號宋體字。 第三條 簽報應(yīng)統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：華泰 +部門代號 +簽 +[年份 ]+流水號。 （ 6）辦公室將簽批后的文 件復(fù)印件，交提報部門執(zhí)行， 提報部門根據(jù)簽批內(nèi)容負(fù)責(zé)具體實(shí)施。 （ 4）由辦公室文書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，呈送公司主管領(lǐng)導(dǎo)閱批。 （ 2）部門經(jīng)理核簽。公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。 第二章 簽 報 第一條 簽報是公司內(nèi)部各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)反映情況、請示和匯報工作的一種公文。 第二十一條 本規(guī)范自發(fā)布之日實(shí)行。 第十九條 公文中應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位。規(guī)章、制度、辦法或規(guī)定的結(jié)構(gòu)層次為：“第一章”，“第一條”，“（一） ” ，“ ”，“（ 1）”。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。引用公文，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。 第十五條 人名、地點(diǎn)、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。 第十三條 發(fā)布制度，應(yīng)采用公文形式辦理。 第十一條 向下級單位轉(zhuǎn)發(fā)公文如無補(bǔ)充內(nèi)容，不必抄報原發(fā)文機(jī)關(guān)，如有補(bǔ)充，必要時只抄報補(bǔ)充部分；轉(zhuǎn)發(fā)多單位轉(zhuǎn)發(fā)來的公文，如各轉(zhuǎn)發(fā)單位沒有補(bǔ)充內(nèi)容，應(yīng)只轉(zhuǎn)發(fā)原始發(fā)文單位的公文。 第九條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，凡部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致，一律不得各 自向上或向下行文。 第七條 “報告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。 第六條 “請示”應(yīng)遵照“一文一事”的原則。 第五條 各部門應(yīng)根據(jù)自己的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。 （十九）公文用紙一律采用國際化標(biāo)準(zhǔn) A4型（ 210mm 297mm），單面印刷，左側(cè)裝訂。 （十八）印發(fā)單位和印發(fā)時間在最下行，用 3號仿宋體字。 （十七）校對和印制份數(shù)在抄送之下（無抄送單位在主題詞之下）占一行位置，用 3號仿宋體字?！爸黝}詞”用 3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用 3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1字。 （十四）成文日期右空 4字；加蓋印章應(yīng)上距正文 2mm— 4mm，端正、居中下壓成文時間。 （十三）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 （十二）公文除會議紀(jì)要外，一律加蓋印章。用印頁面必須有正文，公章位置上不壓正文，下騎年蓋月，印章加蓋應(yīng)清晰、端正。標(biāo)題下空 1行，左側(cè)頂格用 3號仿宋體字 標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送單位名稱后標(biāo)全角冒號。 標(biāo)題在文頭反線下空 2行，用 2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時給予省略外，其他文種可保留一級。 （七）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。 （五）常用主送單位對照表 主送單位 指向單位 公司所屬各部門 公司所有部門 （六）上行文件應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號。 （四）發(fā)文字號，一般包括：單位代字、年份、序號。由辦公室加蓋“急件”印章。用 3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3號黑體字頂格標(biāo) 識在版心右上角第 1行，秘密等級和保密期限之間用★隔開。 第四章 公文格式 第三條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、校對、打印份數(shù)、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 (三 )平級之間： “請會簽”：即對公文主辦部門提出的協(xié)商 事件發(fā)表意見； “請閱提意見”：即對公文提出事件發(fā)表意見。 第五條 公文處理常用規(guī)范性用語 （一）下級對上級： “請閱示”：即對提交的材料表示意見，多用于處理外來工作聯(lián)系單； “請批示”：即對下級提出的意見、建議和請求表示意見； “請審核”：即審查核定； “請審批”：即審核并批示； “請核簽”：即表示在總經(jīng)理簽發(fā)之前，先由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)； “請簽發(fā)”：即表示在審核同意或核簽后，簽名正式發(fā)出。 （八）結(jié)尾用語 大體分為兩種情況：一是一般性結(jié)尾用語，如“為要”、“為盼”、“為荷”等；二是為某種公文文種所特 有，如“特此通知”、“現(xiàn)予以公布”等。一般使用“懇請”、“切盼”、“請批示”、“請回復(fù)”等。”等。 （六）征詢用語 即表示征求、詢問受文者對有關(guān)事項(xiàng)的意見和態(tài)度的用語。 （五）表態(tài)用語 即表明發(fā)文者態(tài)度的用語。 （四）期請用語 即表示發(fā)文者的某種期望和要求的用語。 （三）引敘用語 即引敘來文時的用語。 （二）經(jīng)辦用語 即說明工作處理過程的已然時態(tài)，表明處理時間及經(jīng)過情況的用語。 第 四條 公文寫作常用規(guī)范性用語 （一）稱謂用語 即指代發(fā)文者和受文者名稱的用語。 第三章 公文語言 第三條 公文語言要嚴(yán)謹(jǐn)周密、簡明精練、莊重得體。 一般有兩種方式：①以會議紀(jì)要名稱為文頭的可不蓋章印發(fā)； ②會議紀(jì)要為附件的以通知印發(fā)。 （七）工作聯(lián)系單 平行單位或不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，用“工作聯(lián)系單”。 （五）通報 傳達(dá)重要精神或情況，表彰先進(jìn)，批評錯誤，用“通報”。 （三）決定 對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位或個人，變更或撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，用“決定”。 第二章 公文種類 第二條 本公司適用的 公文種類有以下幾種： （一）請示 向上級（指公司領(lǐng)導(dǎo)）請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。 第二十七條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。銷毀保密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 （二）歸檔電子文件的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。 第二十四條 公司發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)，部室發(fā)文由部門兼職文書負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向辦公室移交。 第二十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值進(jìn)行歸檔，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 第四章 公文歸檔 第二十一條 公文辦理完畢后，各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定，及時進(jìn)行整理、歸檔。 （五）重 要公文和有一定時限的公文，辦公室要催辦，主辦部門經(jīng)理也要及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦。一般公文處理時間不超過 7天；重要公文不超過 14天；緊急公文要按時限要求急速處理。公文辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門經(jīng)理要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。 第二十條 擬辦、批辦、承辦 （一）公司收文由辦公室經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 （二）各部門或個人收到的主送公司的正式公文及上級單位或領(lǐng)導(dǎo)的批示，應(yīng)及時送辦公室。 第十八條 辦理流程（詳見附件 3） 簽收－登記－擬辦－批辦－承辦－歸檔。 （三）出于安全考慮，電子公文上不加放電子圖章；如需電子公文上加放電子公章時，要確保電子公章的安全性。 第十六條 電子公文的制發(fā)