【正文】 4．落款：包括發(fā)文部門(mén)、發(fā)文日期、報(bào)送發(fā)的范圍、回復(fù)日期、擬稿人等五項(xiàng)內(nèi)容。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 32 第三章 行政管理制度 一、文件管理制度 （一）文件的分類 為便于查找和歸檔，公司及各部門(mén)制訂的各種文件必須使用統(tǒng)一的文件編號(hào)： 公司文件 京珠江駿景 [200 ]第號(hào)； 辦公室文件 京珠江駿景辦字 [200 ]第號(hào)； 銷售部文件 京珠江駿景銷字 [200 ]第號(hào)； 工程部文件 京珠江駿景工字 [200 ]第號(hào)； 財(cái)務(wù)部文件 京珠江駿景財(cái)字 [200 ]第號(hào)； （ 二）文件的格式： 由文件頭、標(biāo)題、正文、落款等四部份組成。 （ 4）負(fù)責(zé)處理突發(fā)事件。 （ 2）保證顧客的人身安全及 財(cái)務(wù)安全。 （ 5）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。 （ 3）隨時(shí)清除垃圾，確保售樓處清潔。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 31 （ 11）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。 （ 9）愛(ài)護(hù)電腦打印設(shè)備，積極做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。 （ 7）負(fù)責(zé)辦公用品的購(gòu)買、領(lǐng)用、登記工作。 （ 5）負(fù)責(zé)剪報(bào)及其他有關(guān)信息、資料的收集工作。 （ 3）根據(jù)公司檔案管理和保密制度，及時(shí)做好公司文件及各種資料的整理、分類、立卷、登記、裝訂、歸檔工作。 （十六）文員崗位職責(zé) （ 1）協(xié)助辦公室主任處理日常的事 務(wù)工作，電話聯(lián)絡(luò)，會(huì)議安排，文件傳閱、信函收發(fā)。 （ 12）計(jì)劃組織員工舉辦各種有益的娛樂(lè)、體育、旅游活動(dòng)。 （ 10）做好項(xiàng)目手冊(cè)的跟蹤工作，每月的完成情況表應(yīng)于次月 5日（節(jié)假日順延）前完成。 （ 8）負(fù)責(zé)公司的人事管理工作，統(tǒng)計(jì)職工考勤考績(jī)，次月 3 日（節(jié)假日順延）完成考勤統(tǒng)計(jì)結(jié)果。 （ 6）協(xié)助經(jīng)理做好員工的思想教育，業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平。 （ 4）組織召開(kāi)公司業(yè)務(wù)例會(huì)及其它會(huì)議，對(duì)公司重要工作部署的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促、檢查、催辦，保證公司運(yùn)作順暢。 （ 2）主動(dòng)配合公司領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)于職權(quán)范圍內(nèi)的事，大膽管理，認(rèn)真負(fù)責(zé)；經(jīng)常溝通與各部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋有關(guān)情 況，掌握公司發(fā)展動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。 （ 8） 做好已購(gòu)房客戶的個(gè)人及樓房資料，以備查考。 （ 8）負(fù)責(zé)樓款、有關(guān)代收稅費(fèi)的開(kāi)票工作。 （ 6）復(fù)核業(yè)主首期付款清單。 （ 4）統(tǒng)計(jì)員核對(duì)申辦按揭業(yè)主的首期樓款交付情況和有關(guān)代收稅費(fèi)情況，每半個(gè)月向售樓部報(bào)出“樓款催收表”。 （ 2）負(fù)責(zé)收款收據(jù)的領(lǐng)用、保管、核銷、盤(pán)點(diǎn)、移交工作。 （十四）統(tǒng)計(jì)兼開(kāi)票員崗位職責(zé) （ 1）負(fù)責(zé)匯總統(tǒng)計(jì)資料并保證其真實(shí)性，及時(shí)向經(jīng)理、總公司有關(guān)部門(mén)匯報(bào)。 （ 8）審核業(yè)主首期付款清單。應(yīng)保證銀行有足夠的存款余額以至不會(huì)開(kāi)出空頭支票，特別是對(duì)于一些銀行自動(dòng)扣款的費(fèi)用（例如：電費(fèi)，貸款利息等），大概在什么時(shí)候扣，扣多少要心中有數(shù)。 （ 6）負(fù)責(zé)目前現(xiàn)有的銀行帳戶的收支、報(bào)帳和與銀行核對(duì)，并逐步登記等工作。 （ 4）根據(jù)統(tǒng)計(jì)員開(kāi)出的收款收據(jù)，核實(shí)無(wú)誤后向客戶收取房款珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 28 及各種稅費(fèi)，并認(rèn)真清點(diǎn)現(xiàn)金及檢查支 票是否有誤。 （ 3）負(fù)責(zé)每日統(tǒng)計(jì)、核對(duì)項(xiàng)目公司的資金余額，要結(jié)出庫(kù)存現(xiàn)金的余額，并與實(shí)際庫(kù)存額核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或多余，應(yīng)及時(shí)查明原因。在貨幣資金的收付中有發(fā)現(xiàn)弄虛作假、營(yíng)私舞弊、欺騙上級(jí)等違法亂紀(jì)行為，出納人員應(yīng)堅(jiān)持原則，拒絕執(zhí)行。 （ 12）及時(shí)向財(cái)務(wù)部經(jīng)理反映核算工作中存在的問(wèn)題及建議，完成經(jīng)理下達(dá)的其他任務(wù)。 （ 10）對(duì)合同的付款認(rèn)真審核把關(guān)，將合同造冊(cè)，登記付款進(jìn)度。 （ 9）根據(jù)當(dāng)年實(shí)際費(fèi)用編制下年的費(fèi)用預(yù)算，并據(jù)此審核把關(guān)費(fèi)用的支付。反映和監(jiān)督財(cái)產(chǎn)物資保管、使用情況，不斷降低開(kāi)發(fā)成本，節(jié)約使用資金。 （ 6）嚴(yán)格遵守公 司的保密制度，保管好各項(xiàng)會(huì)計(jì)、工資獎(jiǎng)金資料；負(fù)責(zé)保管好財(cái)務(wù)印章；做好發(fā)票及收據(jù)的保管、使用和檢查工作。 （ 4）嚴(yán)格執(zhí)行公司的薪金管理制度，每月 10 日前根據(jù)員工考勤表和工資通知單做工資表、加班工資表，由項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后交出納發(fā)放；每月月底前根據(jù)當(dāng)月統(tǒng)計(jì)資料做獎(jiǎng)金提成總額表，項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，據(jù)此于下月 20 日前根據(jù)獎(jiǎng)金制度做好獎(jiǎng)金分配表，項(xiàng)目經(jīng)理、管線老總、財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后交出納發(fā)放。 （ 2）認(rèn)真審核原始憑證，并根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證辦理制證、記帳、算帳、登帳、結(jié)帳、報(bào)帳。 統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)目圖紙資料，及時(shí)匯報(bào)圖紙資料欠缺情況，避免影響工程的施工。 負(fù)責(zé)各級(jí)收 、發(fā)文，登記各項(xiàng)目施工圖紙的收發(fā)，有關(guān)文件及時(shí)交公司經(jīng)理審閱，并做好登記和工作的落實(shí)。 1 向項(xiàng)目公司工程負(fù)責(zé)人提供工程索賠的事實(shí)資料。 1 認(rèn)真做好施工過(guò)程中的施工協(xié)調(diào)工作。 1 協(xié)助建筑成品保護(hù)小組做好成品保護(hù)。 1 及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)狀況，及時(shí)掌握工程進(jìn)度，按時(shí)填報(bào)進(jìn)度表。 做好工程質(zhì)檢、計(jì)量和驗(yàn)方，并簽署 原始憑證，圖紙外的工程量應(yīng)會(huì)同審核部如實(shí)簽證。 做好現(xiàn)場(chǎng)原材料、構(gòu)件、制品和設(shè)備質(zhì)量檢查驗(yàn)證工作。 參加處理一般工程質(zhì)量、工程責(zé)任、工程安全事故，重大事故珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 25 上報(bào)總工室處理。 參加施工 圖紙會(huì)審和初審施工組織設(shè)計(jì)或施工方案，監(jiān)督施工單位嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)或施工方案施工。 （十）專業(yè)工程師崗位職責(zé) 服從項(xiàng)目公司工程部負(fù)責(zé)人安排的工作。 2 建立周報(bào)、月報(bào)制度，每周五上午和每月二十五號(hào)上午應(yīng)向工程部書(shū)面報(bào)告進(jìn)度、質(zhì)量、形象進(jìn)度、下周計(jì)劃安排、需上級(jí)解決和協(xié)調(diào)的問(wèn)題等。 2 負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工安全及防火、文明施工的檢查監(jiān)督。 2 編制現(xiàn)場(chǎng)的各專業(yè)管理工作計(jì)劃。 編制單位工程監(jiān)理工作總結(jié)。 1 督促承建單位按時(shí)整理和預(yù)審工程竣工技術(shù)資料及竣工圖紙；組織建設(shè)項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和參加竣工項(xiàng)目驗(yàn)收工作。 1 負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)各施工單位之間的協(xié)調(diào)工作，主持現(xiàn)場(chǎng)定期及不定期的協(xié)調(diào)會(huì)。 1 負(fù)責(zé)工程投資控制、圖紙外工程量現(xiàn)場(chǎng)簽證工作，審核月度工程進(jìn)度款的支付和工程結(jié)算。 1 嚴(yán)格項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量檢查，對(duì)尚未進(jìn)行驗(yàn)收就進(jìn)行下道工序施工的，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量事故、拖延進(jìn)度的承包單位進(jìn)行處罰，承包單位還不能及時(shí)改正，應(yīng)部份扣發(fā)甚至全部扣發(fā)當(dāng)月進(jìn)度款。 主持處理一般工程質(zhì)量事故、責(zé)任和安全事故，若出現(xiàn)重大事故應(yīng)報(bào)總工室處理。 審核材料質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告和工程結(jié)構(gòu)試驗(yàn)報(bào)告，并跟蹤管理。 初審施工組織設(shè)計(jì)或方案及技術(shù)措施，監(jiān)督施工單位嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的組織設(shè)計(jì)或方案及技術(shù)措施施工。 主持檢查單位工程開(kāi)工準(zhǔn)備，初審開(kāi)工申請(qǐng)報(bào)告，簽署、起草珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 23 工期意見(jiàn)。 負(fù)責(zé)本項(xiàng)目公司建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、合同管理、信息管理及協(xié)調(diào)工作。 按公司的要求，積極參與各類型的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高專業(yè)職能。 與客戶保持長(zhǎng)久的聯(lián)系，幫助客戶解決有關(guān)樓盤(pán)問(wèn)題。 掌握有關(guān)的房地產(chǎn)法規(guī)及稅收費(fèi)用的規(guī)定以及公司的物業(yè)管理規(guī)定。 做好每位客戶的入場(chǎng)登記，積極多方收集有關(guān)房地產(chǎn)的資料，及時(shí)將客戶意見(jiàn)及其接收的信息傳遞給有關(guān)部門(mén)，按要求每日匯報(bào)接待客戶人次，每周上繳客戶來(lái)訪調(diào)查表。 熟悉公司業(yè)務(wù)，保持售樓部和示范單位的整潔，預(yù)先準(zhǔn)備好售樓應(yīng)備的資料。 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù) 。 負(fù)責(zé)接待要求高、意見(jiàn)多的顧客。 逢重要節(jié)日，負(fù)責(zé)安排統(tǒng)一向未收樓的業(yè)主或顧客寄發(fā)賀 卡。 向顧客圓滿解答銷售員未能解答的問(wèn)題。 詳盡了解樓盤(pán)，以便指導(dǎo)、輔助售樓人員的銷售活動(dòng)。 1 完成經(jīng)理和經(jīng)理會(huì)議交給的其它工作。 1 每月 11日、 26日上午前報(bào)出半月的“銷售統(tǒng)計(jì)表”，同時(shí)出當(dāng)期發(fā)生的“退房、換房、撻訂公司預(yù)留情況登記表”。 及時(shí)搜集市場(chǎng)信息，建立完整的信息檔案。 監(jiān)督售樓員的 工作情況，經(jīng)常對(duì)售樓員的銷售工作給予指導(dǎo)、培訓(xùn)，努力提高銷售業(yè)績(jī)。 負(fù)責(zé)樣板房、展廳的管理及物品保管、秩序維護(hù)工作，保持良好的銷售環(huán)境。 配合、協(xié)助公司人事部門(mén)對(duì)公司銷售人員的定編、招聘、審批、培訓(xùn)、錄用及解決其銷售人員的調(diào)配等工作。 銷售部 （三）銷售部經(jīng)理崗位職責(zé) 根據(jù)公司下達(dá)的銷售業(yè)務(wù)指令，協(xié)助經(jīng)理作好售樓處日常銷售工作，包括統(tǒng)籌、組織、安排具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)以及協(xié)調(diào)銷售人員之間 的工作。 負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍的年度總結(jié)報(bào)告。 負(fù)責(zé)根據(jù)公司目標(biāo)，制定各部門(mén)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，并領(lǐng)導(dǎo)各部門(mén)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。 （二）副經(jīng)理崗位職責(zé) 協(xié)助經(jīng)理對(duì)公司進(jìn)行全面管理，在經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)工作。 1審批公司的各類合同，同時(shí)作為十萬(wàn)元以下的合同付款簽 定者及二十萬(wàn)元以下有合同的付款的主要審批者，并嚴(yán)格把關(guān)。 1協(xié)助處理工程索賠事項(xiàng)，主持處理項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)生的重大 質(zhì)量事故、責(zé)任事故或安全事故，并提供處理建議。 核實(shí)簽署工程、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)審定。 審批項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告，發(fā)布項(xiàng)目開(kāi)工命令。 主持大型建設(shè)項(xiàng)目和特殊工程設(shè)計(jì)方案的會(huì)審和選定。 落實(shí)公司董事會(huì)下達(dá)的與本公司有關(guān)的一切任務(wù)、計(jì)劃、指 示，并向公司董事會(huì)如實(shí)反映公司的各種情況； 負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)公司的 銷售目標(biāo)，并參與制定有關(guān)的計(jì)劃、方案等。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 18 （ 7） 天上報(bào)現(xiàn)金收支情況日?qǐng)?bào)表 ,每月編制現(xiàn)金流量表 。 （ 3） 從集團(tuán)資金調(diào)度員的資金統(tǒng)籌調(diào)撥安排； （ 4） 真復(fù)核認(rèn)購(gòu)書(shū)，對(duì)符合規(guī)定的加蓋銷售專用章； （ 5） 時(shí)掌握每一帳戶資金余額 ,對(duì)銀行自動(dòng) 扣付的款項(xiàng)做到心中 有數(shù)，不開(kāi)空頭支票、遠(yuǎn)期支票，不透支資金 。 3．出納方面 （ 1）準(zhǔn)確收取各種應(yīng)收款項(xiàng)并及時(shí)送存銀行 ,確保資金安全 。 2做好公司的其他后勤管理； （四）項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部 權(quán)責(zé) 1．會(huì)計(jì)方面 （ 1）、嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家財(cái)政、稅收政策和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，認(rèn)真執(zhí)行公司的規(guī)章制度，按規(guī)定辦理會(huì)計(jì)事務(wù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算及帳務(wù)處理工作； （ 2）定編制報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、完整、編報(bào)及時(shí)；及時(shí)申報(bào)繳納稅款； （ 3）及時(shí)完成工資、獎(jiǎng)金的核發(fā)工作； （ 4）加強(qiáng)成本控制意識(shí)，準(zhǔn)確核算成本，及時(shí)反映成本執(zhí)行情況，按月編制工程成本表，按季編制行政費(fèi)用及廣告費(fèi)預(yù)算與實(shí)際對(duì)照表； （ 5）嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司《合同管理辦法》，負(fù)責(zé)項(xiàng)目公司合同會(huì)簽的審核，每周提供《合同會(huì)簽表》； 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 17 （ 6） 格執(zhí)行集團(tuán)公司的《合同付款審批管理辦法》，認(rèn)真審核合同 付款依據(jù)的完整性、必要性； 2．統(tǒng)計(jì)方面 （ 1）認(rèn)真審核認(rèn)購(gòu)書(shū)各項(xiàng)條款是否符合公司規(guī)定； （ 2）及時(shí)統(tǒng)計(jì)樓盤(pán)銷售資料并錄入電腦、進(jìn)行歸檔； （ 3）定期編報(bào)并準(zhǔn)時(shí)報(bào)送各種對(duì)內(nèi)（集團(tuán)總部）對(duì)外（統(tǒng)計(jì)局）統(tǒng)計(jì)報(bào)表； （ 4） 時(shí)核對(duì)實(shí)收款，每天編制《統(tǒng)計(jì)與出 納實(shí)收款核對(duì)清單》、每 月編制《統(tǒng)計(jì)與會(huì)計(jì)實(shí)收款調(diào)節(jié)表》，對(duì)差異逐項(xiàng)查明原因； （ 5） 助售樓部催收樓款 ,每半月向售樓部提供 樓款催收表 。 2負(fù)責(zé)對(duì)主管級(jí)以下員工的聘用、考核、辭退、提升、 及其工資獎(jiǎng)金一定比例的調(diào)整權(quán)。 負(fù)責(zé)公司年度工作計(jì)劃，或受經(jīng)理（總經(jīng)理）委托組織制定 年度工作計(jì)劃和年終工作總結(jié)； 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊(cè) 15 對(duì)公司各職能部門(mén)或職能小組執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)章、制度進(jìn)行 監(jiān)督； 主持公司階段性工作，督促 和催辦年度計(jì)劃目標(biāo)執(zhí)行情況的監(jiān) 督和檢查，保證公司運(yùn)作順暢； 主持公司工作例會(huì)，做好公司的周工作計(jì)劃和月工作總結(jié)； 協(xié)助經(jīng)理（總經(jīng)理）做好員工的思想教育和組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)， 加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平； 督促文員做好文件檔案的整理、歸檔的保管； 負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)地的管理和辦公設(shè)施的保管，協(xié)助集團(tuán)做好 固定資產(chǎn)、低值易耗品管理； 1組織或負(fù)責(zé)對(duì)本公司員工的考勤和綜合考核，考核要有辦 公司室主任意見(jiàn)（專業(yè)考核由集團(tuán)各職能部門(mén)負(fù)責(zé)）； 1協(xié)助公司貫徹和執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī) 及政策，在集團(tuán)的指 導(dǎo)下落實(shí)政府及政府各職能部門(mén)下達(dá)的有關(guān)決議、決定、命令、 條例、辦法及通知； 1做好本公司貴賓的接待工作，做好公司大事記工作； 1跟進(jìn)公司工程進(jìn)展，督促公司樓盤(pán)銷售工作的統(tǒng)計(jì)； 1跟進(jìn)公司開(kāi)發(fā)過(guò)程，跟進(jìn)公司小區(qū)配套設(shè)施的建設(shè)，跟進(jìn) 與政府有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系與溝通； 1跟進(jìn)公司項(xiàng)目手冊(cè)所載內(nèi)容的落實(shí)； 1協(xié)助本公司做好小區(qū)配套設(shè)施移交協(xié)議的簽訂及配套設(shè) 施的移交。 1認(rèn)真、按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù) （二）項(xiàng)目公司工程部 管理權(quán)責(zé) 1. 工程技術(shù)業(yè)務(wù)上接受總工室、工程部、質(zhì)監(jiān)部的指導(dǎo)，負(fù)責(zé)本 項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制和合同、信息管理及組織協(xié)