【正文】 文件都應(yīng)蓋項(xiàng)目公司印章，任何文件蓋章需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 （四） 文件的收發(fā)、傳閱、催辦 凡公司及其有關(guān)部門發(fā)出文件，由公司辦公室使用《文件收發(fā)登記本》對文件名、收件人、時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行登記。各部 門收的由部門登記、編號。 收文部門應(yīng)按照文件的秘密等級，嚴(yán)格控制閱文的范圍，避免因泄密而給公司造成損失。 （五） 文件的保管、借閱、復(fù)制 公司及其各部門所發(fā)各種密級的文件，均留一 份在辦公室歸檔，永久保存、以備查閱； 發(fā)至各部門的文件，由所在部門指定專人負(fù)責(zé)保管（帶密級的文件除外）；除確有需要、并經(jīng)辦公室同意保留的文件外，所有文件都應(yīng)在每年終了的 20 天內(nèi)清理，并交辦公室集中統(tǒng)一銷毀。 外單位人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證 明，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。 資料檔案發(fā)生損毀，因保管員疏忽造成的，首次扣罰獎(jiǎng)金50元，再次扣罰 100 元，并給予行政處分；由于借閱者疏忽造成的，對借閱者進(jìn)行同樣處罰。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 35 下列文件資料未經(jīng)副經(jīng)理以上公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借出： （ 1）銀行貸款按揭所需的項(xiàng)目報(bào)建文件； （ 2）辦理產(chǎn)權(quán) 所需項(xiàng)目資料； （ 3）各種證書：建設(shè)用地批準(zhǔn)書；建設(shè)規(guī)劃用地許可證；規(guī)劃設(shè)計(jì)要點(diǎn)、方案批復(fù)；報(bào)建圖；建設(shè)工程規(guī)劃許可證；固定資產(chǎn)許可證；建筑許可證；報(bào)建審核書；國有土地使用權(quán)出讓合同；商品房預(yù)售許可證；產(chǎn)權(quán)證。 查閱借用檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄，否則，按公司有關(guān)規(guī)定處罰；由于泄漏機(jī)密而給公 司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，將追究其法律責(zé)任。 公司辦公室為公司文件及有關(guān)資料的管理工作責(zé)任部門。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 36 二、 會(huì)議管理制度 （一）會(huì)議的種類 全體員工會(huì)議 工作例會(huì) 各部門會(huì)議 （二）會(huì)議通知 按規(guī)定固定召開的會(huì)議不另行發(fā)出會(huì)議通知，參加會(huì)議的人員應(yīng)按要求準(zhǔn)備好有關(guān)資 料，按時(shí)參加會(huì)議，參加工作例會(huì)的各部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)在會(huì)議前準(zhǔn)備好有關(guān)工作的匯報(bào)資料； 公司臨時(shí)召開的會(huì)議，由辦公室負(fù)責(zé)通知； 部門臨時(shí)召開的會(huì)議，由部門自行通知。 因公外出不能回來參加會(huì)議者，需事先向主持人請假并得到批準(zhǔn)。 會(huì)議發(fā)言要簡明扼要、突出重點(diǎn)。 保持會(huì)議的嚴(yán)肅和秩序，盡量減少使用手提電話，尋呼機(jī)關(guān)閉響聲。 除部門會(huì)議外，其余會(huì)議決定的執(zhí)行和情況反饋的檢查，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，各部門應(yīng)予以積極支持。 公司召開的會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并整理資料歸檔，必要時(shí)印發(fā)會(huì)議紀(jì)要；部門召開的會(huì)議由部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理資料歸 檔備查。 通信設(shè)備類：電話總機(jī)和電話機(jī)、傳真機(jī) 文印設(shè)備類：復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)。 其他電器設(shè)備類：空調(diào)、電暖器、電風(fēng)扇等 （二）、責(zé)任部門和責(zé)任人 公司各部門文件資料的打印、復(fù)印、傳真工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，其他人員未經(jīng)辦公室同意，不得擅自動(dòng)用有關(guān)的電腦、傳真機(jī)等設(shè)備，違反者予以處罰并追究辦公設(shè)備管理人的責(zé)任；擅自 動(dòng)用辦公設(shè)備而造成損壞，必須賠償所引起的經(jīng)濟(jì)損失。 （ 2）非經(jīng)辦公室及上級領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不準(zhǔn)帶領(lǐng)或指示非本公司人員復(fù)印。 （ 4）使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況或故障，應(yīng)及時(shí)反映給辦公室人員或有關(guān)專業(yè)人員，不得擅自打開機(jī)箱蓋強(qiáng)行處理故障。 碎紙機(jī)管理規(guī)定 （ 1）碎紙機(jī)的使用應(yīng)本著愛護(hù)的原則，嚴(yán)格操作規(guī)程，禁止野蠻操作。 （ 3）用過程中如發(fā)現(xiàn)異 常情況或故障，應(yīng)及時(shí)反映給辦公室人員或有關(guān)專業(yè)人員，不得擅自打開機(jī)箱蓋強(qiáng)行處理故障。 嚴(yán)禁在電腦運(yùn)行時(shí)作搬移或挪動(dòng)等動(dòng)作，如由于搬移或挪動(dòng)而造成機(jī)器損害及故障的，將由當(dāng)事人承擔(dān)一切維修及維護(hù)費(fèi)用。 各部門員工，只能使用電腦里面的軟件，嚴(yán)禁私自修改軟件內(nèi)容或配置，特別是系統(tǒng)配置軟件和批處理軟件，如確因工作需要須增添、修改軟件，可提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一落實(shí)； 任何人員無論上下班，均不得利用公司電腦玩游戲或做與公司工作無關(guān)的事情，不得利用公司電腦、影音設(shè)備播放與業(yè)務(wù)無關(guān)的 CD 或 VCD，如果造成設(shè)備的損壞或故障，將由當(dāng)事人承擔(dān)一切維修及維護(hù)費(fèi)用。如確實(shí)因工作需要要求外來人員使用的，應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人簽名同意。未經(jīng)辦公室同意，各部門之間、各員工之間不得擅自調(diào)換。如果發(fā)現(xiàn)經(jīng)拆除后的配置跟原配置不相同，將由當(dāng)事人承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任。如因工作需要確實(shí)須拆裝，應(yīng)珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 40 寫書面請示，由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可后報(bào)經(jīng)辦公室同意，并由辦公室負(fù)責(zé)具體拆裝。若因泄密而造成損失者，一切責(zé)任由當(dāng)事人承擔(dān)。 公司各部門使用的電腦、電器及其配件如有故障須維修，應(yīng)由使用部門填寫好維修申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽名同意后，由辦公室查實(shí)并由專人落實(shí)維修，維修后由使用人填寫維修結(jié)果驗(yàn)收單。 1任何人員未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得私自拷貝公司文件或把存有公司文件資料的軟盤帶出公司，也不得將存有文件資料的軟盤借用給外單位人員，對造成公司文件資料泄密的，將按公司有關(guān)規(guī)定處理。 （ 2）公司各類電話（包括國內(nèi)長途、市內(nèi)電話）和傳真機(jī)是公司對外聯(lián)系的通訊工具，主要供業(yè)務(wù)工作之用，長話短說、盡量減少占用線路的時(shí)間。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 41 （ 4）要愛護(hù)電話機(jī)、傳真機(jī)等公共財(cái)物，各部門要指定專人人員負(fù)責(zé)管理，如有損壞要及時(shí)查明損壞原因、分清責(zé)任，并書面報(bào)公司辦公室處理。 （六）、影音設(shè)備的管理規(guī)定 公司的影音設(shè)備由領(lǐng)用部門指定專人負(fù)責(zé)，并應(yīng)制訂相關(guān)的管理規(guī)定。 使用設(shè)備期間如發(fā)現(xiàn)故障或其他異常情況，應(yīng)立即采取緊急措施（關(guān)機(jī)或斷電）并及時(shí)會(huì)知相關(guān)責(zé)任人或公司辦公室 。 安裝空調(diào)的房間可根據(jù)氣候條件自行選擇開關(guān)機(jī)臺(tái)數(shù)、運(yùn)行模式和調(diào)節(jié)冷暖溫度，但下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉空調(diào)。 售樓大廳的各種設(shè)備由銷售部指定專人負(fù)責(zé)，并根據(jù)具體業(yè)務(wù)需要制訂相關(guān)的管理辦法。 使用各種設(shè)備其間，如發(fā)現(xiàn)故障或其他異常情況應(yīng)立即采取珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 42 緊急措施（關(guān)機(jī) 或斷電）并及時(shí)反映給有關(guān)人員處理。公司辦公室負(fù)責(zé)結(jié)果跟蹤。 四、考勤管理制度 工作時(shí)間 （ l）、每周實(shí)行五天工作制（具體出勤日期由各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行安排）。 值班的規(guī)定 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 43 各部門根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，自行安排人員值班，值班人員按值班要求的時(shí)間進(jìn)行打卡，此部分值班時(shí)間不計(jì)值班工資（除集團(tuán)公司有規(guī)定除外），但應(yīng)作為部門對員工的考核指標(biāo)之一。 （ 2）當(dāng)月累計(jì)遲到、早退 1 小時(shí)，扣發(fā)半天工資，累計(jì)超過 2 小時(shí)扣發(fā) 1 天工資，以此類推。 曠工規(guī)定 （ l）未經(jīng)請假而擅自不上班者，作曠工處理； （ 2）凡曠工者，按每曠工 1 天扣發(fā) 2 天工資處理。 事假 （ 1）員工確實(shí)需要本人離開工作崗位處理私人事務(wù)的假期為事假（包括病假）。全年事假不能超過 15天（不可抗力意外事件及病假除外）。 帶薪假規(guī)定 國家法定假日、年假、工傷假、婚價(jià)、生育、哺乳假、產(chǎn)護(hù)假、珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 44 喪假等假日按集團(tuán)公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （ 2）不得委托他人打卡或代人打卡；凡發(fā)現(xiàn)委托他人和代人打卡者，雙方扣發(fā)當(dāng)天工資執(zhí)行。 （ 5）員工請事假的，應(yīng)于前一天向相關(guān)負(fù)責(zé)人請假；請病假的， 應(yīng)當(dāng)天上班半小時(shí)內(nèi)向相關(guān)負(fù)責(zé)人請假，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)如實(shí)在卡上注明。 休帶薪假申請規(guī)定 （ 1）所有休假必須事先提前 15 天填寫《修假申請單》，經(jīng)所在珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 45 部門負(fù)責(zé)人、管線經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可作假 （ 2）請假的員工應(yīng)將自己的工作安排妥善，指定休假期間的工作代理人并交待所需代理的工作；無法自行安排的，必須報(bào)請部門負(fù)責(zé)人指派其他員工接替。 （ 4） 非購房客戶必須由相關(guān)部門人員陪同進(jìn)入。 （ 1） 任何人在進(jìn)入樣板間前必須穿上保潔鞋套，保安人員有權(quán)拒絕不穿鞋套人員進(jìn)入樣板間。 （ 3） 樣板間內(nèi)嚴(yán)禁非工作原因的人員滯留。 樣板間的開放及關(guān)閉 （ 1） 樣板間的開放時(shí)間：早上 7： 00 至晚間 20： 00 樣板間延遲開放時(shí)間需經(jīng)項(xiàng)目公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （ 3） 樣板間的關(guān)閉由保安員負(fù)責(zé)完成，在閉門前檢查各種設(shè)施、展示品及關(guān)閉電器空調(diào)電源，并關(guān)閉各樣 板間總電源和樣板間區(qū)域總開關(guān)。公司辦公室負(fù)責(zé)結(jié)果跟蹤。 樣板間的清潔保養(yǎng)工作 樣板間的清潔保養(yǎng)工作由公司保潔組完成，由公司辦公室 負(fù)責(zé)監(jiān)督。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 47 六、資產(chǎn)管理制度 項(xiàng)目公司的所有資產(chǎn)采購的行為人為項(xiàng)目公司辦公室或辦公室授權(quán)的其他部門或個(gè)人，公司不負(fù)責(zé)其他未經(jīng)授權(quán)的購買行為。 （一）、辦公用品的管理規(guī)定 辦公用品的請購 （ 1） 每月例 申請 為了便于辦公用品的采購作業(yè)及有效的管理，各部門在每月結(jié)束一周前提出下月辦公用品需求計(jì)劃，填寫“物品請購單”，經(jīng)辦公室統(tǒng)一匯總并參考庫存量情況及每月的平均需求用量，確認(rèn)外購最后由辦公室管線領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 辦公用品的采購 （ 1）辦公用品的采購原則上由公司辦公室統(tǒng)一完成。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 48 辦公用品的驗(yàn)收入庫 采購進(jìn)的辦公用品需按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，并對符合要求者辦理入庫并填寫“入庫單”，呈主管部門復(fù)核，對質(zhì)量等不符合要求的必須辦理退貨手續(xù)。 （ 2）辦公室按照各部門填寫的“物品請購單”內(nèi)容在采購?fù)瓿珊笠淮涡园l(fā)放； （ 3）各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則有計(jì)劃的領(lǐng)用辦公用品以杜絕浪費(fèi)。 （ 2）辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理，辦公用品管理員必須每月底進(jìn)行盤存并填寫“庫存物品盤存月報(bào)表”，呈部門主管復(fù)核。 （ 4） 凡屬各部門可共用或價(jià)格較高的大型辦公用品需放一固定地點(diǎn)，各部門用后歸還原處，以利于管理也利于其他員工使用。 （ 6）員工離職時(shí)應(yīng)歸還所領(lǐng)用的辦公用品（消耗品除外） （二）、日用易耗品的管理規(guī)定 日用易耗品的請購 （ 1）每月例申請 為了便于日用易耗品的采購作業(yè)及有效的管理，各部門在每月結(jié)束一周前提出下月日用易耗品需求計(jì)劃，填寫“物品請購單”，經(jīng)辦公室統(tǒng)一匯總并參考庫存量情況及每月的平均需求用量，最后由辦公室管線領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 日用易耗品的采購 （ 1）日用易耗品的采購原則上由公司辦公室統(tǒng)一完成。 日用易耗品的驗(yàn)收入庫 采購進(jìn)的日用易耗品需按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，并對符合要求者辦理入庫并填寫“入庫單”，呈主管部門復(fù)核，對質(zhì)量等不符合要求的必須辦理退貨手續(xù)。 （ 2）辦公室按照各部門填寫的“物品請購單”內(nèi)容在采購?fù)瓿珊蟀l(fā)放； （ 3）各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則有計(jì)劃的領(lǐng)用日 用易耗品以杜絕浪費(fèi)。 （ 2）辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)日用易耗品的管理，管理員必須每月底進(jìn)行盤存并填寫“庫存物品盤存月報(bào)表”，呈部門主管復(fù)核。 （三）、固定資產(chǎn)的管理規(guī)定 固定資產(chǎn)的請購 固定資產(chǎn)的請購由各部門直接填寫“物品請購單”，由辦公室參考總使用情況，確認(rèn)外購，最后由公司負(fù)責(zé)人及總公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 固定資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫 采購進(jìn)的固定資產(chǎn)由公司辦公室辦理入庫并填寫“入庫單”，呈主管部門復(fù)核。 固定資產(chǎn)的管理 （ 1）辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理，管理員必須為每一件固定資產(chǎn)填寫“固定資產(chǎn)管理卡”，每半年進(jìn)行清點(diǎn)并填寫“固定資產(chǎn)清單”，呈部門主管復(fù)核。固定資產(chǎn)損壞不能在使用時(shí)，由負(fù)責(zé)人填寫“物品報(bào)損單”，經(jīng)公司辦公室及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后報(bào)損。 （ 4） 嚴(yán)禁員工將公司固定資產(chǎn)私用。 鑰匙的備案 凡是由公司所管轄的建筑物的房門及公司所購買的固定資 產(chǎn)（各珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 52 種箱、柜）交付使用前，必須經(jīng)公司辦公室進(jìn)行鑰匙的備案工作，方可取得鑰匙的使用，辦公室由專人負(fù)責(zé)所有鑰匙的登記注冊及借用、備用登記工作，并對所有鑰匙進(jìn)行妥善管理。 （ 2）凡是擁有鑰匙使用權(quán)的員工不得私自將鑰匙借與他人，必須妥善保管，如果各房間及各種設(shè)備出現(xiàn)任何失竊或其他與鑰匙的使用有關(guān)的事故，公司將保留追究鑰 匙擁有人的相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。 （ 4）當(dāng)鑰匙擁有人因離職或其他原因放棄擁有鑰匙使用權(quán)的權(quán)利時(shí)，需將鑰匙歸還公司辦公室，雙方在《鑰匙備用申請表》相關(guān)條款簽字確認(rèn)。 珠江駿景家園項(xiàng)目公司管理手冊 53 七、 安全管理制度 （一）安全管理機(jī)構(gòu) 公司一切安全事物處理及突發(fā)事件的指揮機(jī)構(gòu)為公司安全管理小組，其對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。 員工在工作時(shí)間和工作場所發(fā)現(xiàn)火警、盜警，應(yīng)及時(shí)報(bào)告消防、公安部門；員工必須服從公司保安人員基于工作職責(zé)而提出的命令和要求，并積極參與和協(xié)助進(jìn)行防盜、防火、滅火等工作。