【正文】 建議制定“現(xiàn)金采購”控制方案，要求 做到“低成本采購而不損失現(xiàn)金。 建議制定措施，防止財務(wù)人員互相盜用密碼。 建議定期對財務(wù)人員進行職業(yè)遵法教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，編排每年考核計劃。 建議財務(wù)部制定保密措施，防止財務(wù)資料外傳。 建議制定一套酒店倉庫管理核查制度，管理公司不定期抽查執(zhí)行情況。采購部經(jīng)理接到總經(jīng)理審批后，發(fā) 回一份使用部門存查，一份交倉管作為貨到驗收依據(jù)，一份財務(wù)總監(jiān)存 查，一份自己存查，控制采購進度。 急需物資采購程序： 非定型及計劃外物資的請購程序，應(yīng)由使用部門根據(jù)營業(yè)上的需要，提 出急需購買物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，并說明此物品是一次性使 用還是今后長期使用情況。采購部經(jīng)理接到向財務(wù)總監(jiān)報告，財務(wù)總監(jiān)審批后再報總經(jīng)理審批。 (五 ) 成本管理規(guī)定： 酒店要給各營業(yè)部門定出合理的成本百分率； 各營業(yè)部門要按酒店要求嚴(yán)格控制經(jīng)營成本； 成本部經(jīng)理每月向財務(wù)總監(jiān)交酒店營業(yè)部門的經(jīng)營成本報表，報表制定 必須準(zhǔn)確、 真實； 成本部經(jīng)理每月要對酒店的經(jīng)營成本作分析，提供合理化建議； 嚴(yán)格控制各部門的報損報廢率，提倡損壞或報廢物資轉(zhuǎn)其它部門使用。 財務(wù)部協(xié)助各部門對每月之客人用品、消耗品及印刷品等根據(jù)各營業(yè)點之收入情況，出租房數(shù)、消費人數(shù)作分析比較，有效地控制開支。 (四 ) 費用管理規(guī)定： 酒店必須給各部門規(guī)定每月、季度、年度費用控制金額，各部門必須嚴(yán) 格按酒店規(guī)定費用額運作； 酒店要制定各項費用的開支標(biāo)準(zhǔn)、范圍、審批權(quán)限和報銷制度。銀行提款按酒 店規(guī)定手續(xù)辦理提款，填制記帳憑證入帳。 31 (二 ) 固定資產(chǎn)管理規(guī)定： 控制固定資產(chǎn)渠道，增加固定資產(chǎn)要經(jīng)董事審批； 酒店增建、改造、維修或重新裝修，由行政辦作預(yù)算上報董事會審批決定后執(zhí)行。嚴(yán)格控制庫存商 品，減少占用流動資金； 加快流動資金周轉(zhuǎn)，擴大經(jīng)營。 期滿要銷毀時，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后可銷毀。就是收益已實現(xiàn)，費用已發(fā)生，不論款項是否收 付，都應(yīng)作為本期收益或費用入帳。 第四節(jié) 財務(wù)部各項管理規(guī)定 一、財務(wù)計劃管理規(guī)定： (一 ) 酒店整體應(yīng)編制報表： 年度經(jīng)營計劃 (預(yù)算 ) 每年 12 月下旬管理公司審核； 每月經(jīng)營計劃 (預(yù)算 ) 每月下旬根據(jù)年度計劃和實際情況調(diào)整； 財務(wù)月報表 每月 15 日前上交月報表； 資金流動情況月報表 每月 15 日前上交月報表； 成本月報表 每月 15 日前上交月報表。接待來訪客人，文明待客，公平處事； 接受供應(yīng)商投訴，態(tài)度誠懇。 (三 ) 采購員： 加強與供貨單位進行聯(lián)系，優(yōu)先安排各部門急用物資采購； 到供貨單位了解，落實物資的規(guī)格、型號、數(shù)量，避免錯購物資； 嚴(yán)格遵守財務(wù)制度，購進物資應(yīng)到財務(wù)報帳，不得拖帳、掛帳； 與倉庫聯(lián)系，落實當(dāng)天實際到貨的品種、規(guī)格、 數(shù)量、并把好質(zhì)量關(guān)； 到部門了解物資使用情況； 下班前做好當(dāng)天工作情況記錄和明天工作計劃； 公平、公正采購物品，不貪污、不挪用、不收回扣。 (二 ) 采購主任： 直接對采購經(jīng)理負(fù)責(zé)，把上級審批采購單，組織采購，完成采購任務(wù)； 認(rèn)真核實各 部門的購物計劃，根據(jù)倉庫存庫的情況，定出實際采購計劃。加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高整體業(yè)務(wù)水平。 選 定供應(yīng)商報財務(wù)總監(jiān)審批； 要熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn) 地。全面負(fù)責(zé)酒店日常物資采購供應(yīng)工作； 采購員安排： ? 食品采購員 ：負(fù)責(zé)食品、鮮貨、飲料、水 產(chǎn)、煙酒、干貨等采購； ? 能源五金采購員 ：負(fù)責(zé)五金設(shè)備、電器、零配件、柴油、汽油、石油氣、化工產(chǎn)品采購； ? 日用品采購員 ：負(fù)責(zé)百貨用品、勞保用品、印刷品、紙張、布草、服裝、鮮花、山貨、陶瓷、餐廳用具的采購； 嚴(yán)格執(zhí)行酒店采購制度，貫徹“優(yōu)質(zhì)低價”、“交期準(zhǔn)確”的原則，保障 酒店物資正常供應(yīng)和經(jīng)營管理； 熟悉和掌握業(yè)務(wù)情況，對貨源、供應(yīng)商情況了如指掌。 （五）收貨員 1. 根據(jù)酒店的有關(guān)規(guī)定和要求， 有效地檢驗到貨物品，必須符合酒店要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)； 2. 按照采購單、市場訂購單內(nèi)容和數(shù)量或重量進行核對正確后，辦理收貨手續(xù)； 3. 驗貨時如發(fā)現(xiàn)數(shù)量差錯，質(zhì)量不符合要求，應(yīng)拒絕收貨并及時報告主管； 4. 在辦理驗收手續(xù)后，應(yīng)及時通知有關(guān)部門取貨； 5. 復(fù)核每天收貨記錄，填制每日收貨匯總表； 6. 協(xié)助采購部經(jīng)理，跟綜和催收當(dāng)天應(yīng)到未到的物品； 7. 有條理地做好采購單及收貨記錄的存檔工作； 8. 服從分配，按時完成領(lǐng)導(dǎo)指派的工作； 9. 積極提出收貨中出現(xiàn)之問題作出改進的建議，如發(fā)覺供應(yīng)商有欺騙之行為，應(yīng)即時向上級反映，以避免酒店蒙受損失； 10. 完成成本經(jīng) 理臨時交辦的其他工作； 11. 對貴價物品特別留意，例如貴價食品、柴油、專業(yè)產(chǎn)品、需知會有關(guān)部門驗收后，方可收貨； 12. 在收貨過程中出現(xiàn)退貨、換貨或不正常之問題，完整記錄在收貨部登記本上，以備查閱； 13. 保持收貨部及收貨范圍之衛(wèi)生清潔； 14. 遵守操作守則，不接受供應(yīng)商提出之以利益換取收貨過程中之方便。 把貨物卡掛在顯眼位置； 熟悉貨物，明確負(fù)責(zé)保管貨物的范圍； 認(rèn)真填寫好當(dāng)天“工作日報表”，當(dāng)天帳目當(dāng)天銷； 檢查當(dāng)天的工作，整理好當(dāng)天的單據(jù)。不符合質(zhì)量 的貨物要退回，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)； 驗收進倉物資，如發(fā)現(xiàn)不符要求的，需填寫驗收報告，交上級審批。發(fā)現(xiàn)情況立 28 即向上級匯報； 認(rèn)真做好倉庫的安全、整潔工作，打掃倉庫，打開窗戶，注意防潮。保證倉存物資整齊美觀， 存放有條理； 負(fù)責(zé)抽查物品與登記是否物卡相符、帳卡相符、帳帳相符、帳實相符； 對下屬的素質(zhì)有培訓(xùn)之責(zé)，不斷提高下 屬業(yè)務(wù)水平和工作能力； 制定倉庫物資最高儲存量和最低儲存量定額，每月制“庫存物資余額 表”，提供采購部參考。嚴(yán)格把好物資進 倉的驗收關(guān)和物資出倉關(guān)； 建立倉庫管理制度，督促屬下加強庫存物資管理。 (三 ) 倉管主任： 負(fù)責(zé)主持倉庫管理的全面工作，做好倉庫的籌劃、調(diào)度和督導(dǎo)工作； 負(fù)責(zé)編制酒店物 資實際采購量的月度、年度計劃，既做到合理庫存不積 壓資金，又保證安全存貨量； 加強職業(yè)道德教育，嚴(yán)防屬下員工監(jiān)守自盜，以假換真，涂改存貨量。 編制成本月報表及經(jīng)營分析報表。 負(fù)責(zé)月末與保管員、電腦對賬。 每月末將需結(jié)賬的賬表，轉(zhuǎn)會計室，并及時與會計室對賬。 負(fù)責(zé)核對供應(yīng)商送來的結(jié)賬單，認(rèn)真核對，正確填寫支票。 準(zhǔn)確核對收貨單、入庫單、出庫單，及時輸入電腦。 1 完成上級分配的其它工作。 1 檢查各類成本會計檔案的保管工作。 1 每月負(fù)責(zé)結(jié)轉(zhuǎn)餐廳之間、廚房之間的往來調(diào)拔，復(fù)核電腦明細(xì)賬與總 賬以及廚房、庫房、會計室的賬目相符。 1 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，每日審核招待用餐情況，月底正確劃分計算成本。 1 每次大型宴會、要進行菜單投料，賬款回收的審核。 協(xié)助降低購物成本，掌握新產(chǎn)品供應(yīng)來源和季節(jié)性價格等資料，及時向有關(guān)部門提供信息。 做好新菜單 更新、核算工作，確保成本率符合標(biāo)準(zhǔn)。 與采購、餐飲部門定期進行市場調(diào)研分析，合理地控制進貨價。 編制當(dāng)月成本報告及相關(guān)的報告，并呈送上級管理部門。 三、成本經(jīng)理及成本核算人員崗位職責(zé)： (一 ) 成本經(jīng)理： 負(fù)責(zé)審核每日各種物品、食品的進、銷、存情況。庫存現(xiàn)金按規(guī)定限額執(zhí)行，不 得挪用庫存現(xiàn)金，不得以白頭單抵庫； 嚴(yán)格執(zhí)行外匯管理規(guī)定，不得私自套換外幣，不得違章代辦兌換外幣手 續(xù)； 如需在銀行提取現(xiàn)金，經(jīng)辦理好審批手續(xù)后方可進行，不能私自提取銀 行現(xiàn)金。送 呈財務(wù)總監(jiān)； 報銷單據(jù)除按會計審核程序?qū)徍送?，還須經(jīng)財 務(wù)總監(jiān)審批后才可付款。當(dāng)天收入的現(xiàn)金和轉(zhuǎn)帳票據(jù)， 要在當(dāng)天下午四時前送銀行，不得積壓； 26 在電腦記載現(xiàn)金日記帳和銀行存款帳，按記帳規(guī)定結(jié)出每頁借貸發(fā)生額 累計總數(shù)和當(dāng)天余額，要日清月結(jié)。交稽核審查無誤后才能下班。一切營業(yè)收入現(xiàn)金，未經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，不得在營業(yè)收入現(xiàn)金中借出給任何部門或任何人； 接受信用咭結(jié)帳時，要認(rèn)真負(fù)責(zé)按照規(guī)定和操作程序執(zhí)行。按不同幣種，不同票證，分別填寫營業(yè)日報表。按當(dāng)天牌價折算外幣，對簽名結(jié)算者必 須有依據(jù)，對有權(quán)簽單者不拒簽； 每日收入現(xiàn)金發(fā)現(xiàn)長款或短款，如實向領(lǐng)導(dǎo)匯報。小心操作所使用的電腦終端機、電話中 繼機、計費機、電腦收銀機、計算器、驗鈔機等設(shè)備，做好清潔保養(yǎng)工 作； 準(zhǔn)確打印各項收費帳單、發(fā)票。做到帳實相符，發(fā)現(xiàn)不符，查明情況上 報； 監(jiān)督倉庫的月末盤點，盤點表與帳部核對，出現(xiàn)差異及時查明原因。包括內(nèi)容、用途、審批手續(xù)、原始單據(jù)金額的大小碼，并填制相 對應(yīng)的會計科目的記帳憑證； 根據(jù)已審核的記帳憑證輸入電腦，并用記帳程序逐一用電腦記載各業(yè)務(wù) 事項； 記帳必須日清月結(jié)，不得積壓。保證營收帳目準(zhǔn)確，對復(fù)核帳單、報表簽名負(fù)責(zé)； 復(fù)核夜班完成的營業(yè)日報表、開房率、房租收入；團隊、散客、商務(wù)客 平均房價是否正確；餐廳平均消費、人數(shù)是否正確，簽名確認(rèn)； 查核前一天稽核報告，處理遺留有關(guān)問題，復(fù)核早班所核單據(jù)； 做好屬下員工考勤登記排班，處理稽核日常事務(wù)； 負(fù)責(zé)對屬下員工培訓(xùn)工作，研究稽查工作，提高稽核水平； 不斷補充完善現(xiàn)行稽查制度； （八）稽核員（日間、夜間稽核）： 每天看各 班次收款員送審的賬單、原始單，核查數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。 加強對商務(wù) 客戶的溝通聯(lián)系，廣交朋友，把前臺收銀變成穩(wěn)定和擴大客 源的陣地； 檢查早班追收情況，督促收款員做好 VIP 團的結(jié)算工作； 每月打印應(yīng)收表數(shù)份，留底一份，其余交財務(wù)總監(jiān)； 協(xié)助酒店應(yīng)收人員處理應(yīng)收款； 管理和督導(dǎo)酒店日常的兌換外幣業(yè)務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題及時向財務(wù)總監(jiān)匯報； 認(rèn)真復(fù)核每天的營業(yè)報表 (包括對支票、牌價、現(xiàn)金、取存款等復(fù)核 )； 1不定期檢查出納員的尾箱庫存，確保錢帳相符； 1嚴(yán)密監(jiān)控，防止下屬盜用客人信用卡密碼及多收客人帳款。 (六 ) 前臺收銀領(lǐng)班： 24 加強該班收款員上、下班時間簽到、簽退情況； 檢查收款員儀容儀表及崗位衛(wèi)生，東西堆放有無紊亂現(xiàn)象； 提供最好的服務(wù)做到微笑、主動、熱情、耐心、周到。注意收款員儀容儀表，檢查收款員有無上班時間看書、 看報、或竄崗等。認(rèn)真處理工作中出 現(xiàn)問題，及時匯報； 建立收款員個人檔案，將收款員平時表現(xiàn)記錄下來，定期評估優(yōu)劣獎懲； 不定期突擊檢查收款員備用金，并將抽查結(jié)果記錄下來。提出處理 意見，向財務(wù)總監(jiān)報告。 (四 ) 電腦主管： 帶領(lǐng)屬下員工遵守酒店各項規(guī)章制度，并對屬下員工進行出勤考核； 組織屬下員工進行業(yè)務(wù)技術(shù)的交流，了解他們的技術(shù)熟練程序，鼓勵其 不斷提 高技術(shù)水平； 督促屬下員工嚴(yán)格執(zhí)行電腦管理規(guī)定和操作程序，保證電腦主機、各終 端機、打字機的正常使用； 認(rèn)真研究本職，不斷完善電腦軟件的功能程序，并負(fù)責(zé)培訓(xùn)終端機操作 人員； 領(lǐng)導(dǎo)和督促各技術(shù)人員經(jīng)常巡檢終端機、收銀機，對電腦、收銀機等設(shè) 備進行經(jīng)常性維修保養(yǎng)工作。 負(fù)責(zé)檢查員工的紀(jì)律，做好員工思想工作，完成上級分配下來的其它工作。 協(xié)助解決客人對營運上的投訴，協(xié)調(diào)其它部門的有關(guān)工作。 監(jiān)督審查酒店的財務(wù)收入情況，確保酒店一切營業(yè)收入按照有關(guān)法規(guī)和制 度進行。 負(fù)責(zé)審核日收入報表、日審報告；負(fù)責(zé)審核各項月報表并確保真實、準(zhǔn)確的反映給總會計師和財務(wù)總監(jiān)；參加酒店有關(guān)經(jīng)營管理活動的會議，向領(lǐng)導(dǎo)提供審核信息和改善酒店經(jīng)營管理的建議。 完成總會計師交辦的其他工作。 督促下屬人員認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家稅收、外匯管理及結(jié)算制度等有關(guān)規(guī)定。 隨時掌握酒店在各個銀行存款的余額情況，提出合理的調(diào)用資金方案。 負(fù)責(zé)填報“經(jīng)濟效益月報表” 月末負(fù)責(zé)編報“資產(chǎn)負(fù)債表 ”、“損益表”、“營業(yè)費用表”、“管理費用表”、“債權(quán)債務(wù)表”及“營業(yè)部門回收情況表”。定期匯總會計憑證，發(fā)現(xiàn)問題及時更正。 負(fù)責(zé)財務(wù)部員工的人事安排和工資、獎勵的評定；負(fù)責(zé)財務(wù)人員的思想教育和技能培訓(xùn)。 負(fù)責(zé)酒店的財產(chǎn)管理，督導(dǎo)財產(chǎn)會計完成清產(chǎn)核資工作；監(jiān)督執(zhí)行財產(chǎn)物資批報手續(xù)，確保酒店的財產(chǎn)安全與完整。 負(fù)責(zé)審核應(yīng)付賬款日報表、日收入報表、日審報告；負(fù)責(zé)審核各項月報表和年度報表并確保真實、準(zhǔn)確的反映給財務(wù)總監(jiān)；參加酒店有關(guān)經(jīng)營管理活動的會議，向領(lǐng)導(dǎo)提供財務(wù)信息、財務(wù)指導(dǎo)和改善