【正文】 行政助理 1．負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)事務(wù)安排，做好公司各部門的協(xié)調(diào)、溝通，處理日常工作； 2．協(xié)助辦理各項(xiàng)證照手續(xù)； 3．協(xié)助對公司日常車輛調(diào)度和車輛維護(hù)進(jìn)行管理； 4．對公司辦公設(shè)備進(jìn)行購置及維護(hù)，制定公司信息化建設(shè)方案，付諸實(shí)施； 5．合理配置公司資產(chǎn)，建立、健全管理體系，保證公司資產(chǎn)的完整性，發(fā) 揮最大效用； 6．落實(shí)公司各種會議安排，協(xié)調(diào)會務(wù)事務(wù)；做好公司各項(xiàng)后勤事務(wù)的具體落實(shí)； 7．制訂安全保衛(wèi)制度，消除安全隱患。 行政部 一、行政部職責(zé) 1．向公司高層決策者提供有關(guān)組織文化的建設(shè)方案，制定并推行公司各項(xiàng)管理制度以提升公司綜合管理水平； 2．根據(jù)公司總體發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃實(shí)施綜合行政管理，確保公司在經(jīng) 營過程中對人、財(cái)、物的需求； 3．建立和完善公司用工、薪酬體系和相關(guān)法律手續(xù)，負(fù)責(zé)安排公司中級職員的招聘和面試工作； 4．各部門經(jīng)理及時溝通，了解業(yè)務(wù)運(yùn)行情況及員工狀態(tài)，監(jiān)督業(yè)務(wù)考核計(jì)劃，確?？冃гu估的有效實(shí)施； 5．負(fù)責(zé)公司行政和日?；顒拥陌才偶肮疚捏w活動的組織； 6．保證公司機(jī)要文件、工程資料檔案的專人保管；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的購置調(diào)配、使用登記和保管維修；負(fù)責(zé)辦公用品購置、領(lǐng)用和管理，確保公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求； 7．協(xié)調(diào)與政府及相關(guān)職能部門的關(guān)系，確保公司的正常運(yùn)行和發(fā)展所需要的外部資源； 8．配合其它部門 做好大型推廣活動的組織、協(xié)調(diào)工作。負(fù)責(zé)工程款的撥付、核對。 成本會計(jì) 1．根據(jù)實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)依法進(jìn)行會計(jì)核算，實(shí)行會計(jì)監(jiān)督，以票據(jù)、憑證為依據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行確認(rèn)，如實(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營狀況； 2．負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)明細(xì)賬、總賬的登記、匯總，設(shè)置并登記輔助賬簿，進(jìn)行項(xiàng)目成本分析，編制財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告及項(xiàng)目成果報(bào)告 ，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息； 3．建立合同撥款管理臺賬，控制核對合同撥款金額，建立部門、個人往來帳，核算部門、個人承包指標(biāo)。 管理會計(jì) 管理會計(jì) 出納 （含內(nèi)勤、資料） 成本會計(jì) 53 1．負(fù)責(zé)公司的資金籌集，調(diào)度、融通、拆借及運(yùn)用。費(fèi)用發(fā)生后應(yīng)及時報(bào)銷，墊支金額超過 5000 元的由本部門自行解決，每年 12 月 31 日前所有備用金要報(bào)銷完畢，尚未使用完的備用金要?dú)w還結(jié)清； 2． 6． 3 根據(jù)工作需要，公司如遇到特殊情況需用 51 大額款項(xiàng)時（超過 2 萬元），經(jīng)辦人應(yīng)提前填寫借款單并通知財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部積極配合及時備款，保證公司工作順利開展。 2． 6． 1 為了加強(qiáng)現(xiàn)金管理，做到日清月結(jié)，準(zhǔn)確的核對現(xiàn)金庫存，定于每周三為現(xiàn)金報(bào)銷日，其他時間不辦理現(xiàn)金報(bào)銷業(yè)務(wù)。無合同（或協(xié)議）、工程價款單、正式發(fā)票或簽字手續(xù)不全者，不予辦理撥款手續(xù)。 49 出差地住宿及費(fèi)用參考標(biāo)準(zhǔn)如表所示：（特殊情況除外） 住宿 交通費(fèi) 通訊費(fèi) 餐費(fèi) 一類城市上海、廣州、深圳、天津、海南 其他城市 200 元 /人*天 長話費(fèi) 手機(jī)費(fèi) 200 元 /人*天 200 元 /人*天 150 元 /人*天 50 元 /人 *天 50 元 /人 *天 單人住宿可在此標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上浮 50% 2． 5 支票管理規(guī)定 2． 5． 1 主辦部門或經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)需要須開支票時，首先填寫支票借款單，由部門經(jīng)理、主管經(jīng)理或總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后，到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票，簽發(fā)支票必須注明日期、收款單位、金額、用途，不準(zhǔn)開空頭支票； 部門經(jīng)理簽字 總 經(jīng) 理 簽 字 財(cái) 務(wù) 部 核準(zhǔn)申領(lǐng) 現(xiàn)金借款單 出差申請表 50 2． 5． 2 領(lǐng)票人在領(lǐng)取支票五日內(nèi)，持稅務(wù)局監(jiān)制的原始發(fā)票，填寫費(fèi)用報(bào)銷 單，由財(cái)務(wù) 部經(jīng)理審核票據(jù)，報(bào)主管經(jīng)理或總經(jīng)理審批后，到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。需自行購置工具書及資料，須提前填寫《圖書申購表》向行政部申報(bào)，購置后由行政部登記保管； 2． 4． 5． 2 物料及消耗品 ：包括清潔、洗滌用品、衛(wèi)生用品等公司日常消耗品，由行政部統(tǒng)一購置管理； 2． 4． 5． 3 汽車費(fèi)用： 為公司所屬或?yàn)楣舅褂密囕v的汽油費(fèi)、日常保養(yǎng)性維修費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、存車費(fèi)、過橋費(fèi)等，對車輛的油耗狀況、維修費(fèi)用等由行政部進(jìn)行詳細(xì)登記，統(tǒng)一管理； 2． 4． 5． 4 業(yè)務(wù)招待費(fèi)： 招待費(fèi)包括因業(yè)務(wù)需要招待客戶、關(guān)系單位的餐費(fèi)、禮品費(fèi)用等費(fèi)用。此類用品由行政部統(tǒng)一購置，特殊情況需自行購置的，應(yīng)提前請示行政部同意后方可自行購置。 2． 4． 4 費(fèi)用報(bào)銷程序 公司嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)確保對各項(xiàng)支出的有效管理和控制，并使簽字報(bào)銷程序規(guī)范、簡化。凡屬于總經(jīng)理日常費(fèi)用支出，財(cái)務(wù)部應(yīng)建立個人帳簿，以備公司董事會審核； （ 5）凡購置辦公用品、消耗品、汽車保險(xiǎn)、汽車油票等費(fèi)用支出由行政部統(tǒng)一辦理，由總經(jīng)理審 批、報(bào)銷。 審批權(quán)限規(guī)定如下： （ 1）差旅費(fèi)、出租車費(fèi)、招待、禮品、加班餐費(fèi)等費(fèi)用支出，由本部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部審核相關(guān)票據(jù)，由主管經(jīng)理審批后，到財(cái)務(wù)部取款。 2． 4． 3 費(fèi)用審批權(quán)限 報(bào)銷審批實(shí)行逐級簽字制度，各項(xiàng)費(fèi)用的審批以經(jīng)辦人的直接上級作為第一責(zé)任人，對費(fèi)用的合理性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，再按規(guī)定程序逐級報(bào)批。各部門將辦公用品、工具書、市內(nèi)出租車費(fèi)、出差費(fèi)、招待費(fèi)、加班餐費(fèi)等 有關(guān)費(fèi)用在年度末編制下一年度預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。在本制度中，費(fèi)用均納入部門費(fèi)用考核范圍，由財(cái)務(wù)部根據(jù)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行考核，考核結(jié)果與部門績效考核掛鉤。公司員工有義務(wù)本著合理、節(jié)約、有效的原則使用各項(xiàng)費(fèi)用。工程部工程款的撥付，由工程部經(jīng)理簽字后，報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字，并報(bào) 主管副總經(jīng)理 批準(zhǔn)簽字后，再到財(cái)務(wù)部取款； （ 5） 對銷售部直接負(fù)責(zé)的工程、銷售策劃及廣告費(fèi)用，由銷售部填制《價款單》后，報(bào)預(yù)算部、財(cái)務(wù)部審核簽字，并報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，再到財(cái)務(wù)部取款； （ 6） 工程項(xiàng)目竣工后，工程尾款的撥付由公司 售后服務(wù)部經(jīng)理簽字后，報(bào)預(yù)算部及財(cái)務(wù)部審核簽字，并報(bào)副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，再到財(cái)務(wù)部取款； （ 7） 每完成一次撥款后，各部門必須保存好與其相關(guān)的撥款單據(jù)并填寫“撥款記錄臺帳”以便查對，公司定于每月月底前各相關(guān)部門相互核對撥款情況，以避免出現(xiàn)漏洞； （ 8） 公司預(yù)算部于每月月底前，匯總項(xiàng)目累計(jì)撥款臺帳，詳細(xì)注明合同造價，分項(xiàng)目 工程結(jié)算造價，累計(jì)撥款數(shù)量及預(yù)提款數(shù)量，供公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門核查。 2． 3． 2 工程撥款 2． 3． 2． 1 工程款審批 （ 1） 各相關(guān)部門應(yīng)每月月底根據(jù)合同要求和進(jìn)度情況向預(yù)算部提供下月資金使用計(jì)劃（見附表二），由預(yù)算部進(jìn)行審核，公司總經(jīng)理要求各部門對下月資金使用計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和 批準(zhǔn)資金使用計(jì)劃； （ 2） 凡在資金計(jì)劃內(nèi)撥款，由相關(guān)部門經(jīng)理填制《撥款單》（見附表）后，由預(yù)算部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，并經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部方可撥款； （ 3） 對計(jì) 劃外撥款，各責(zé)任部門應(yīng)注明理由，由預(yù)算部、財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，由主管副總經(jīng)理簽字，最后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)、確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部方可撥款。注明現(xiàn) 金借款或支票借款； 2． 3． 1． 2 所有借款，無論金額大小均需總經(jīng)理審批； 2． 3． 1． 3 企業(yè)資金往來付款均須填寫“資金往來申請單”； 2． 3． 1． 4 借款程序： 2． 3． 1． 5 嚴(yán)格控制空白支票（限額支票）的領(lǐng)用，除特殊原因外，原則上不允許領(lǐng)用空白支票。 2． 資金管理程序 2． 1 集團(tuán)往來資金的取得 ： 2． 1． 1 根據(jù)公司運(yùn)營情況，向集團(tuán)財(cái)務(wù)部報(bào)送年、季、月、旬資金使用計(jì)劃； 43 2． 1． 2 往來撥款申報(bào)時間：用款期前 15日。財(cái)務(wù)人員對不真實(shí)、不合法的原始憑證不予受理；對記載不準(zhǔn)確不完整的原始憑證予以退回，并要求更正、補(bǔ)充； 1． 3． 3 財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與實(shí)務(wù)款項(xiàng)不符實(shí)，應(yīng)及時逐級向部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)書 面報(bào)告，并請求查明原因，做出處理。 1． 2 預(yù)算管理 42 1． 2． 1 公司各部門的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用均須事先制定“資金收支預(yù)算計(jì)劃”，并納入公司總體資金預(yù)算計(jì)劃中，嚴(yán)格按所訂計(jì)劃實(shí)施執(zhí)行； 1． 2． 2 公司各部門應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求制定出科學(xué)合理的部門預(yù)算計(jì)劃，并于每個 旬、月、季、年度之前上報(bào)財(cái)務(wù)部、預(yù)算部； 1． 2． 3 公司各部門須根據(jù)本部門業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收支情況及時做好統(tǒng)計(jì)，并于每旬、月、季、年度末上報(bào)財(cái)務(wù)部、預(yù)算部。 8． 5 行政部應(yīng)保存好《發(fā)文登記本》及《公司對外發(fā)文審批表》。 8． 3 公司發(fā)文由各科室起草，并填報(bào)《公司對外發(fā)文審批表》，由經(jīng)理審批，行政部蓋章，并由行政部發(fā)給受文單位 ，受文單位接收人應(yīng)在我公司發(fā)文本上簽字。 8． 公司對外收發(fā)文制度 8． 1 公司對外收發(fā)文由行政部統(tǒng)一管理。 如有損失，應(yīng)詳細(xì)記錄，并要 41 求借閱人員立即修補(bǔ)或限時修補(bǔ)。 7． 3 檔案借閱規(guī)定 7． 3． 1 需要借閱檔案的員工必須嚴(yán)格履行檔案借閱、調(diào)閱制度； 7． 3． 2 資料員應(yīng) 嚴(yán)格履行工作職責(zé)，按照各項(xiàng)規(guī)定辦事，做好檔案的保密、利用等工作。 7． 2 工程檔案立檔要求： 7． 2． 1 公司內(nèi)部工程檔案按項(xiàng)目進(jìn)行分類收集、整理，立卷： （ 1）每個項(xiàng)目按前期、配套、工程、驗(yàn)收資料、合同協(xié)議五部分進(jìn)行整理立卷； （ 2）對每個部分分別編寫目錄、打制頁號； （ 3）整理后的資料應(yīng)達(dá)到用檢索工具能夠準(zhǔn)確地找到所需檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)。公司各部門（財(cái)務(wù)部除外）工作中、工作后形成或辦理的檔案資料，應(yīng)及時送交資料室歸檔保存。 6． 4 雜志的管理辦法（同本規(guī)定）。 6． 3 圖書借閱和歸還 6． 3． 1 員工向行政部借閱相關(guān)工具書籍時，由行政部在《圖書資料借閱登記》上詳細(xì)登記。 6． 2 圖書的登記和保管 6． 2． 1 各部門購置的工具書籍應(yīng)由行政部對書名、作者、出版社名、購買日期、價格及其他相關(guān)資料進(jìn)行逐一登記，并加蓋“受控”章后，方可傳閱。 6． 1 圖書、資料的購置 6． 1． 1 各部門根據(jù)工作需要可隨時申購專業(yè)書籍。 6． 專業(yè)圖書資料的購置和管理 為加強(qiáng)公司員工對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，各部門可以根據(jù)實(shí)際工作需要購置專業(yè)書籍和資料。若領(lǐng)導(dǎo)不便駕駛車輛，由專職司機(jī)負(fù)責(zé)駕駛，并負(fù)責(zé)車輛的保養(yǎng)、維護(hù)，保證車 輛的安全性能和技術(shù)性能； 5． 1． 2 公司各部門日常辦公用車或急需安排因公接送事宜，須事先通知行政部，由行政部根據(jù)事情的輕重緩急進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，填寫派車單； 5． 1． 3 為保證辦公用車正常使用，司機(jī)在未接到派車單之前，一律不準(zhǔn)為任何部門、任何人私下服務(wù)； 5． 1． 4 個人因私用車，需事先征得領(lǐng)導(dǎo)同意，隨后通知行政部安排，嚴(yán)禁因私駕車辦事影響正常工作。特殊辦公用品行政部無法采購時，可以經(jīng)行政部統(tǒng)一授權(quán)由相關(guān)部門自行采購； 36 4． 3． 3 行政部為每人每個部門設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄單》并統(tǒng)一保管，領(lǐng)用辦公用品時分別登錄，并用以控制文具領(lǐng)用狀況； 4． 3． 4 新進(jìn)人員到職時由所在部門提出辦公用品申請，向行政部請領(lǐng)辦公用品并列入領(lǐng)用卡；人員離職時，應(yīng)將剩余文具及列管用品一并交行政部。 4． 3 辦公用品的管理 4． 3． 1 管理性辦公用品的保管應(yīng)列入移交，如有故障和損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購； 4． 3． 2 辦公用品的申領(lǐng)應(yīng)于每月一日前由各部門提交《辦公用品計(jì)劃匯總表》，由行政部統(tǒng)一購買后發(fā)放。 4． 辦公用品及消耗品的使用管理 4． 1 辦公用品分類 35 4． 1． 1 消耗品：筆記本、曲別針、膠帶、便簽、訂書針等； 4． 1． 2 管制消耗品：簽字筆、文件夾、涂改液、電池、白板筆等； 4． 1． 3 管制品： 剪刀、美工刀、訂書機(jī)、日期章、計(jì)算器、印臺等。 3． 3 辦公設(shè)備的保養(yǎng)與維修 3． 3． 1 公司 行政部每月上旬為各部門聯(lián)網(wǎng)電腦做殺毒軟件升級； 3． 3． 2 公司各部門計(jì)算機(jī)的使用、清潔和保養(yǎng)工作，由各部門指定專人負(fù)責(zé)，要求各部門采取必要的措施，確保本部門的計(jì)算機(jī)始終處于清潔、良好的運(yùn)行狀態(tài)； 3． 3． 3 公司原則上要求除專業(yè)維修人員外，員工不得隨意拆卸本部門的計(jì)算機(jī)及其他相關(guān)設(shè)備。公司所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件和進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)游戲。各部門使用相關(guān)軟件時應(yīng)到行政部登記申領(lǐng)，軟件使用完畢后，及時交還行政部。 3． 辦公設(shè)備的管理 3． 1 固定資產(chǎn) 的購置 3． 1． 1 本規(guī)定所指的固定資產(chǎn)是指包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、照相機(jī)等單位價值在 2020元以上的辦公設(shè)備和儀器。 2． 4 合同保存 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的合同文本，由財(cái)務(wù)部保存合同副本一份和《合同審核單》，預(yù)算部留存合同副本一份，執(zhí)行部門留合同副本或合同復(fù)印件負(fù)責(zé)實(shí)施，合同正本留行政部存檔。 2．