【正文】 （ 7）檔案保管必須有專人負責(zé)，以達到文檔管理要求，必須做到檔案標識清晰，分類明確。 （ 5）檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。 （ 4）原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要 性進行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。 （ 2）盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存，便于查找和利用。 （ 2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收，并分卷歸檔。 利用：按權(quán)限取用，領(lǐng)取時登記，使用后立即歸還。 彩田梅園 作為 高層住宅項目 ，其檔案資料是十分繁雜的，我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化的科學(xué)管理手段，明確指定檔案管理人員，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié)，對所有檔案資料進行嚴格、科學(xué)、集中的管理，達到提高物業(yè)管理水平、更好地服務(wù)業(yè)戶的目的。 公眾制度 (1) 彩田梅園業(yè)主管理委員會章程 整理歸檔 環(huán)境主管巡視檢查 發(fā)現(xiàn)問題，填寫保潔問題統(tǒng)計表，提出整改意見，迅速安排人員 保潔公司組織人員實施整改 環(huán)境主管監(jiān)督整改情況 檢查、考核工作績效，填寫整改統(tǒng)計表 整理、歸檔 (2) 彩田梅園業(yè)主公約 (3) 彩田梅園居民精神文明公約 (4) 裝修管理規(guī)定 (5) 用水管理規(guī)定 (6) 用電管理規(guī)定 (7) 煤氣使用管理規(guī)定 (8) 出租房管理規(guī)定 (9) 環(huán)境管理規(guī)定 (10) 治安管理規(guī)定 (11) 防火防風(fēng)管理規(guī)定 (12) 商鋪管理規(guī)定 (13) 業(yè)主（住戶）停車管理規(guī)定 (14) 摩托車、自行車管理規(guī)定 崗位職責(zé) (1)管理處經(jīng)理崗位職責(zé) (2)財務(wù)會計崗位職責(zé) (3)財務(wù)出納崗位職責(zé) (4)綜合服務(wù)客服主管崗位職責(zé) (5)綜合服務(wù)環(huán)境主管崗位職責(zé) (6)綜合服務(wù)行政主管崗位職責(zé) (7)工程主管崗位職責(zé) (8)保安隊長崗位職責(zé)巡邏崗 (9)治安管理員崗位職責(zé) (10) 車場管理員崗位職責(zé) (11) 監(jiān)控室保安員崗位職責(zé) (12) 設(shè)備運行管理員崗位職責(zé) (13) 維修管理員崗位職責(zé) (14) 后勤管理員崗位職責(zé) (15) 檔案管理員崗位職責(zé) (16) 行政人事管理員崗位職責(zé) (17) 保潔管理員崗位職責(zé) (18) 綠化管理員崗位職責(zé) (19) 客戶服務(wù)管理員崗位職責(zé) 備注：各崗位人員可根據(jù)具體情況設(shè)置，可 一人兼職數(shù)崗。 我公司在長期物業(yè)管理實踐 中，制訂了一系列的規(guī)章制度，形成了一套涵蓋物業(yè)管理運行和行政各要素的制度體系，為全面開展彩田梅園物業(yè)管理工作，實現(xiàn)我們的顧問管理目標，我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業(yè)有關(guān)人員根據(jù)我公司制度體系，結(jié)合彩田梅園的實際，制訂彩田梅園管理制度和管理體系。 模擬入住，測定綜合使用指標，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改 抄取水、電表底數(shù) 確保保修項目、期限、標準、責(zé)任方式， 重大保修項目（附細則與圖紙） 發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)績或過失 填寫優(yōu)績獎勵單或過失處罰單 報管理處實施并向全體員工通報 客戶服務(wù)中心統(tǒng)計、處理 處理完畢，及時向管理處領(lǐng)導(dǎo)匯報，并在處理單上簽字 匯總、統(tǒng)計、分析后的信息反饋至主任處 責(zé)任人采取正確行動處理問題 填寫督察問題處理單，交責(zé)任部門 發(fā)現(xiàn)管理事務(wù)存在問題 各部門主管每次例行巡視檢查 ： ： 保安部主管、保安班長檢查、登記 定 崗值勤 報 警 應(yīng)急分隊 發(fā)現(xiàn)問題 及時處理做好記錄 緊急通知中央控制室 通知管理處經(jīng)理（主任） 視情況通知派出所、消防隊等相關(guān)單位 交保安主管編號、存檔 記 錄 日常巡視檢查 發(fā) 現(xiàn) 運 行 故 障 申 報 維 修 填寫維修申報單 管理處無法維修，報公司視維修費用大小經(jīng)審批后實施 組織有關(guān)維修人員到現(xiàn)場維修 報工程主管、相關(guān)工程師至現(xiàn)場指導(dǎo)、監(jiān)督維修 維修完畢試運行合格 做好維修記錄 歸檔保存 環(huán)境主管巡視檢查 發(fā)現(xiàn)問題，填寫綠化問題統(tǒng)計表， 提出施工方案，安排人員施工、整改。 第五章 物業(yè)管理各工作流程 對今后彩田梅園物業(yè)管理基本工作流程闡述如下： （一） 工作流程 彩田梅園花園 物 業(yè) 管 理 前 期 管 理 人 員 培 訓(xùn) 接 管 驗 收 項 目 跟 進 入住期管理 日 常 管 理 業(yè) 戶 入 住 裝 修 管 理 安 全 管 理 環(huán) 境 管 理 工程維護管理 品 質(zhì) 管 理 財 務(wù) 管 理 商 務(wù) 服 務(wù) 社區(qū)文化建設(shè) 文檔、物料管理 其它事務(wù)管理 ： ： ： 與地產(chǎn)公司、監(jiān)理公司、施工單位共同進行質(zhì)量驗收，如實填報質(zhì)量驗收單，發(fā)現(xiàn)問題，記錄在案，書面要求施工單位整改，明確復(fù)檢時間與罰則。 ，對參加培訓(xùn)人員進行一次全面考核，培訓(xùn)考核率 100%。 2．錄用與考核 （ 1）錄用：根據(jù)人員崗位編制、用工條件，經(jīng)考核、面試擇優(yōu)錄用，錄 用后經(jīng)上崗培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，試用 3— 6 個月，依據(jù)《勞動法》的規(guī)定，以勞動合同書的形式與員工確定勞動關(guān)系和合同期限； （ 2）考核：考核是檢驗工作成效、業(yè)績以及培訓(xùn)效果的重要手段，重視對員工的考核，制定考核制度和實施辦法 : ，考核整體目標完成情況。 （ 3）適當?shù)氖跈?quán)，結(jié)合“指令”的信息傳達、實施過程，進行必要的效果追蹤，增強員工的“參與感”。 （ 1）管理者對員工必須具備服務(wù)意識，重視每一個員工，注重員工的感受，在工作中結(jié)合“原則與彈性原則”，鼓勵員工的進步，修正員工的失誤。 (二 )員工管理 1． 人性化管理 具體的物業(yè)管理服務(wù)主要是由員工來實施的。 ISO9001： 2020 質(zhì)量體系確保規(guī)范化的物業(yè)管理服務(wù)。 、經(jīng)營理念和發(fā)展目標構(gòu)成公司特有的企業(yè)文化，使全體員工形成共同的價值觀和團隊意識，實現(xiàn)公司創(chuàng)建中國物業(yè)管理行業(yè)名牌企業(yè)戰(zhàn)略目標。 序號 培訓(xùn)目標 培訓(xùn) 時間 授 課方 參加 人員 培訓(xùn) 方式 考核方式 培訓(xùn)目標 15 公用設(shè)施及設(shè) 備維護標準及作業(yè)程序 一天 公司 管理、維修工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 明確公用設(shè)施維修范圍及標準 16 治安保衛(wèi)工作 目標及作業(yè)程序 一天 公司 保安員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉治安保衛(wèi)的范圍和目標 17 清潔衛(wèi)生標準 及作業(yè)程序 一天 公司 保潔員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉清潔衛(wèi)生范圍和目標 18 綠化標準及作業(yè)程序 一天 公司 綠化工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉綠化范圍和目標 19 各工種工作技 藝和服務(wù)語言規(guī)范及 人際溝通技巧 一天 公司 全體 人員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 行為、語言規(guī)范及技巧 20 消防職責(zé)及滅 火作戰(zhàn)實施程序和急救常識 一天 公司 全體 人員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 掌握應(yīng)急方案及常識 21 維修服務(wù)標準 及作業(yè)程序 一天 公司 管理、維修及服務(wù)人員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 了解代客服務(wù)范圍及要求 22 業(yè)主有關(guān)保密 事項和管理人員熟記事項 一天 公司 全體 人員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 確保業(yè)主資料保密和熟記 率達 100% （ 2）日常管理期員工培訓(xùn)計劃 序號 培訓(xùn)目標 培訓(xùn) 時間 授課方 參加人員 培訓(xùn) 方式 考核 方式 培訓(xùn)目標 1 電腦 網(wǎng)絡(luò)及管理培訓(xùn) 五天 聘請電腦專家授課 管理處管理人員 內(nèi)部 培訓(xùn) 考試 了解、掌握電腦網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)及應(yīng)用 2 管理 技能知識培訓(xùn) 二天 聘請物管專家授課 管理處全體員工分批進行 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 提高員工的溝通技巧和管理水平 序號 培訓(xùn)目標 培訓(xùn) 時間 授課方 參加人員 培訓(xùn) 方式 考核 方式 培訓(xùn)目標 3 組織協(xié)調(diào)、公共關(guān)系 及公眾形象培訓(xùn) 二天 公司 管理處全體員工分批進行 內(nèi)部培訓(xùn) 知識考核 增強組織協(xié)調(diào)能力和公共關(guān)系處理，建立良好的公眾形 象 4 保安員隊列、戰(zhàn)術(shù)拳 術(shù)及體能等培訓(xùn) 七天 管理處保安員及骨干 輪崗培訓(xùn) 考核 掌握保安員現(xiàn)代軍事知識、提高防衛(wèi)能力 5 有關(guān) 主管單位安排、規(guī)定必須參加 的業(yè)務(wù)培訓(xùn) 有關(guān)管理服務(wù)人員 外部培訓(xùn) 考核 根據(jù)規(guī)定要求以提高業(yè)務(wù)管理水平 6 維修 服務(wù)人員升級培訓(xùn) 根據(jù)實際情況安排 有關(guān)主管部門 維修、服務(wù)人員 外部培訓(xùn) 確保每年該類人員10%以上達到中級技工等級證書 7 保安員隊列、體能、擒拿格斗及消防知識培訓(xùn) 每年確保十五天以上 公司 全體保安員工 內(nèi)部輪流培訓(xùn) 考核 提高保安員業(yè)務(wù)素質(zhì) 8 勞動 安全衛(wèi)生培訓(xùn) 一天 公司 管理處全體員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉、了解勞動安全衛(wèi)生知識 9 消防 技能訓(xùn)練及演習(xí) 三天 武漢市消防局 管理處全體義務(wù)消防員 內(nèi)部輪流培訓(xùn) 考核 掌握消防技能知識和實戰(zhàn)能力 （ 3）緊急事件處理培訓(xùn) 除了上述在職培訓(xùn)項目外，我們還將針對彩田梅園的實際情況，對管理處員工進行下述緊急事件處理培訓(xùn)： ； ； 、下水管道爆破； ； ； ； ； ； （ 4）公 眾形象規(guī)范培訓(xùn) 公眾形象是現(xiàn)代企業(yè)贏得市場的客觀要求，是企業(yè)文化的必然反映。 13 房屋整體布局、水電設(shè)施、消防設(shè)施 、環(huán)境導(dǎo)示系統(tǒng)等內(nèi)容介紹 二天 公司設(shè)計安裝單位 全體 人員 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉彩田梅園管理、運行。 （ 1）管理前期培訓(xùn) 序號 培訓(xùn)目標 培訓(xùn) 時間 授 課方 參加 人員 培訓(xùn) 方式 考核方式 培訓(xùn)目標 1 基礎(chǔ)培訓(xùn)，包括《員工手冊》、《勞動法》、公司質(zhì)量手冊、 程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和公司規(guī)章制度等 五天 公 司 全體新 員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 讓新員工了解公司的組織，企業(yè)文化、管理規(guī)章制度及公司各部門職能和運作方式 2 結(jié)合接管前期 人員培訓(xùn)計劃有關(guān)內(nèi) 容進行強化培訓(xùn) 二天 公司 全體新 員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 了解彩田梅園管理內(nèi)容、接管程序及運作方式 3 崗位職責(zé)及物 業(yè)管理制度 一天 公司 全體新 員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉本職工作程序，管理運作程序 4 物業(yè)管理方案和要求 一天 公司 全體新 員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 對彩田梅園物業(yè)管理有較深層次的認識 確定培訓(xùn)計劃 確定培訓(xùn)計劃 指定培訓(xùn)人員 準備培訓(xùn)條件 選定培訓(xùn)方法 設(shè)計培訓(xùn)課程 實施培訓(xùn)計劃 分析評估培訓(xùn)效果 評價培訓(xùn)工作的有效性 反 饋 序號 培訓(xùn)目標 培訓(xùn) 時間 授 課方 參加 人員 培訓(xùn) 方式 考核方式 培訓(xùn)目標 5 進行各工種專業(yè)培訓(xùn) 三天 各有關(guān)主管部門和協(xié)辦單位 全體新 員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 熟悉掌握本專業(yè)的工作技巧，適應(yīng)工作之要求 6 職業(yè)道德培訓(xùn) 三天 公司 全體新 員工 內(nèi)部培訓(xùn) 考核 加強職業(yè)道德建設(shè)，提高服務(wù)水平和管理水平 7