電子文件歸檔與電子檔案管理制度-資料下載頁
2025-05-13 19:33本頁面
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【正文】 回形成部門，重新制作。 (3)移交手續(xù) 驗(yàn)收合格后，行政部檔案管理員在電子檔案入庫登記表上簽字蓋章。 一式 2 份，一份交電子文件形成單位，一份自存。 (4)存效性保證 每滿 1 年，檔案管理員對電子檔案涉及的形成部門和行政部的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 3 年。 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。 (5)查詢 電子檔案的封存載體不得外借，機(jī)密文檔不得私自拷貝。 查詢時(shí)，上傳文檔，員工根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)電子檔案的查詢，如需查詢超出自己權(quán)限的文檔時(shí)；普通文檔由行政經(jīng)理審批，機(jī)密文 檔由總經(jīng)理審批，檔案管理員方可給予該員工查詢的權(quán)限。 查詢者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。 具有保密要求的電子檔案，要有穩(wěn)妥的安全保密措施，查詢時(shí)要遵守公司保密規(guī)定。 電子檔案的銷毀鑒定 (1)電子檔案的銷毀鑒定，按公司檔案管理制度執(zhí)行。 (2)電子檔案的銷毀，檔案管理員在報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可實(shí)施。 (3)非保密電子檔案可在批準(zhǔn)后刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可 電子文件歸檔與電子檔案管 理制度 文件編號 文件版本 文件頁碼 公司受控文件，未經(jīng)允許，不得復(fù)印或泄露 擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。 統(tǒng)計(jì) 行政部辦公室檔案管理人 員及時(shí)按年度對電子檔案的保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以備總經(jīng)理抽查。 五 .處罰措施 不得上傳與工作無關(guān)數(shù)據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)給予責(zé)任人嚴(yán)重過失單處罰。 如未按規(guī)定及時(shí)上傳電子數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)丟失，對公司造成嚴(yán)重?fù)p失的，后果由當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。 六 .生效時(shí)間 該制度自發(fā)布之日起生效。
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