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正文內(nèi)容

文件收發(fā)及檔案管理制度-資料下載頁(yè)

2024-11-15 22:15本頁(yè)面
  

【正文】 司辦公室,其他部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,方可擬定發(fā)文。,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第八條 發(fā)文的范圍:、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要,均屬發(fā)文范圍。:(1)公布單位規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng);(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);(6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng);、技術(shù)、管理工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。第九條 發(fā)文程序規(guī)定:,應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng);,主辦部門(mén)應(yīng)以不違反國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;,做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。,擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單,詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿; ,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé));,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚; ,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā); ; ,應(yīng)由擬稿人校對(duì),并簽名;,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況,向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。第十條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě),辦公室主任簽字,并填寫(xiě)文件借閱單,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十二條 辦公室主任對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十三條 文件的歸檔范圍::(1)政府部門(mén)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等;(3)公司及部門(mén)各種會(huì)議記錄;(4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等;(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等;(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;(9)工作日志和公司大事記;(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。,由各部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十四條 立卷要求、名稱、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。,要求在下7月份以前整理完 第十五條 文件的時(shí)效性是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的,超過(guò)這個(gè)時(shí)間段,該文件上記載的信息則是無(wú)效的,只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷(xiāo)毀管理程序。第十六條 文件銷(xiāo)毀流程對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件(紙張),辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門(mén)辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù),認(rèn)真填寫(xiě)文件資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表,對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,并登記造冊(cè)。第十七條 文件銷(xiāo)毀要求經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。對(duì)銷(xiāo)毀的檔案,必須化為紙漿或焚毀,不準(zhǔn)出賣(mài)和作它用。參與銷(xiāo)毀文檔的員工要在“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽字,以示負(fù)責(zé),未經(jīng)審批,任何人不得私自銷(xiāo)毀檔案材料。
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