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【正文】 一、程序文件格式及基本內(nèi)容 程序文件的基本內(nèi)容一般包括以下幾點(diǎn)： 目的 說(shuō)明程序所控制的目的及活動(dòng)。 適用范圍 規(guī)定程序所涉及的有關(guān)產(chǎn)品、活動(dòng)、過(guò)程、部門、相關(guān)人員。 職責(zé) 規(guī)定實(shí)施該程序的部門或人員及其責(zé)任和權(quán)限。 工作程序 按活動(dòng)的順序?qū)懗鲩_(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)細(xì)節(jié)，采用過(guò)程方法、 PDCA 的思路。 “ 5W2H” ◆ （ WHAT）規(guī)定應(yīng)做什么 —— 目的。 ◆ （ WHO）明確誰(shuí)來(lái)做 —— 職責(zé)、人員能力。 ◆ （ WHY）為何 —— 目標(biāo)、接收 /驗(yàn)收準(zhǔn)則。 ◆ （ WHEN）規(guī)定活動(dòng)的時(shí)間 —— 時(shí)機(jī)、接口、進(jìn)度。 ◆ （ WHERE）說(shuō)明活動(dòng)地點(diǎn) —— 設(shè)施、環(huán)境。 ◆ （ WOW）如何 —— 步驟、方法、監(jiān)視、測(cè)量。 ◆ （ WOW MUCH）多少 —— 記錄、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。 引用的相關(guān)文件 包括相關(guān)程序文件、引用的作業(yè)文件、操作規(guī)程及其他技術(shù)文件以及所使用的記錄。 二、 程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編寫方法 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 程序文件在編寫前應(yīng)按如下方法進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)： （ 1）列出每個(gè)程序涉及的活動(dòng)及其對(duì)應(yīng)的要素 ； （ 2）按活動(dòng)的 順序展開(kāi)； （ 3）將具體活動(dòng)方法進(jìn)行分析寫入相應(yīng)的內(nèi)容； （ 4）程序文件實(shí)施后應(yīng)留下的記錄。 編寫方法 程序文件的編寫方法如下： （ 1）將程序文件結(jié)構(gòu)的流程進(jìn)行展開(kāi)； （ 2）將流程關(guān)鍵內(nèi)容作為程序文件的主要條款； （ 3）根據(jù)上述構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細(xì)則，作為主要條款的分條款； （ 4）結(jié)構(gòu)內(nèi)容應(yīng)主要描述“誰(shuí)”來(lái)實(shí)施，“如何”實(shí)施及實(shí)施后應(yīng)留下的記錄等。 三、程序文件的審查 程序文件審查的目的： （ 1） 保證程序文件符合社會(huì)責(zé)任體系標(biāo)準(zhǔn)要求； （ 2）保證程序文件的規(guī)定是切實(shí)可行的； （ 3）保證程序文件表述準(zhǔn) 確，可實(shí)現(xiàn)“理解的惟一性” （ 4）保證程序文件的結(jié)構(gòu)合理、便于管理，考慮文件控制的要求； （ 5）保證程序文件與社會(huì)責(zé)任手冊(cè)的銜接層次清楚； （ 6）保證各項(xiàng)活動(dòng)的接口協(xié)調(diào)統(tǒng)一。 程序文件審查的內(nèi)容： （ 1）文件格式是否正確，文件編號(hào)是否符合文件控制要求，文件控制、修改審批手續(xù)是否齊全？ （ 2）文件內(nèi)容是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，與其他社會(huì)責(zé)任體系文件是否協(xié)調(diào)一致，是否適合于社會(huì)責(zé)任體系運(yùn)作，是否具有可操作性？ 四、程序文件的管理 程序文件的控制與管理包括以下 4 個(gè)環(huán)節(jié)： 程序文件的審批 一般由起草人進(jìn)行文件起草 ，由審核人進(jìn)行審查，相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，最后由授權(quán)人批準(zhǔn)頒布。 程序文件的頒布 文件經(jīng)打印、校對(duì)、制作后批準(zhǔn)頒布，為便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。文件頒布應(yīng)盡可能在生效日期前。 程序文件的更改 文憑更改一般由原審批部門或人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，文件更改的生效日期要明確，更改內(nèi)容應(yīng)明確并及時(shí)地傳達(dá)到文件的使用者；程序文件的更改應(yīng)有修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)。 作廢文件管理 根據(jù)發(fā)文登記，及時(shí)更換或撤回作廢文件，作廢文件應(yīng)加蓋作廢章；需保留的作廢文件，應(yīng)明顯的標(biāo)識(shí)，隔離保存于規(guī)定的地方。 五、社會(huì)責(zé)任程序文件示例 程序文件示例 1：《法律法規(guī)和其他要求收集和更新程序》 目的 為了識(shí)別、獲取并更新適用于公司的社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求，特制定本程序。 適用范圍 本程序適用于全公司識(shí)別、獲取和更新社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)及其他要求的管理。 3 職責(zé) 人力 資源部負(fù)責(zé)獲取社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求并確認(rèn)其適用性，并追蹤其變更新的法律、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的情況。 各部門負(fù)責(zé)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求信息的傳遞。 4 工作程序 法律、法規(guī)及其他要求的識(shí)別 根據(jù) SA 8000 的標(biāo)準(zhǔn)和已識(shí)別出來(lái)的社會(huì)責(zé)任因素，逐項(xiàng)識(shí)別與之相對(duì)應(yīng)的法律、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求。 法律、法規(guī)及其他要求的獲取 從專業(yè)報(bào)紙、雜志及專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)等渠道獲取。 從本地勞動(dòng)局、社會(huì)保險(xiǎn)局、安全生產(chǎn)局、消防局、總工會(huì)等部門獲取相關(guān)資料。 確認(rèn)法律、法規(guī)及其他要求的適用性 人辦資源部根據(jù)公司需要，確認(rèn)社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)及其他適用性。 根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，確定公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中各個(gè)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)的適用性 人力資源部 將收集到的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的具體適用內(nèi)容傳達(dá)相關(guān)部門。 當(dāng)現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求有標(biāo)準(zhǔn)更新時(shí)，應(yīng)重新確認(rèn)。 人力資源部應(yīng)隨時(shí)獲取并每半年進(jìn)行一次社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)適用性評(píng)審。 社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的管理 人力資源部應(yīng)對(duì)獲取和確認(rèn)的社會(huì)責(zé)任法律、法規(guī)和其他要求妥善保管并建立臺(tái)賬，負(fù)責(zé)跟蹤其變化。 人力資源部及時(shí)將適用的法律、法規(guī)和其他要求及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)發(fā)到公司各有關(guān)部門，對(duì)過(guò)期或作廢的社會(huì)責(zé)任法規(guī)文件應(yīng)及時(shí)收回。 人 力資源部每半年要進(jìn)行一次法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求的獲取工作，同時(shí)每半年要監(jiān)督檢查各部門目標(biāo)、指標(biāo)、社會(huì)責(zé)任活動(dòng)表現(xiàn)與法律、法規(guī)及要求的符合性。 5 記錄 法律、法規(guī)及其要示一覽表 編號(hào) 序號(hào) 名稱 實(shí)施日期 變更情況 備注 編制： 審核： 程序文件示例 2：《童工拯救控制程序》 1 目的 為了確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)因任何原因進(jìn)入公司的童工，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求妥善處理童工事件，保障所遣散的童工健康、安全、教育和發(fā)展采取必要的拯救行動(dòng)，特制定本程序。 2 適用范圍 本程序適用于在公司調(diào)查和處理可能發(fā)生的所有童工事件。 3 職責(zé) 人力資源部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求 ,負(fù)責(zé)調(diào)查 、處理童工事件，確保童工得到妥善的照顧。 管理者代表負(fù)責(zé)確保本規(guī)定的監(jiān)督及童工拯救行動(dòng)的有效性。 4 工作程序 本嚴(yán)禁雇傷傭童工 (未滿 16 歲之人員 )從事工作 ,人力資源部應(yīng)定期抽查工人的實(shí)際年齡 ,鼓勵(lì)員工舉報(bào)使用虛假身份證件進(jìn)入公司的 ,盡早發(fā)現(xiàn)因任何原因進(jìn)入公司的童工。 如發(fā)現(xiàn)童工，必須立即停止其工作，指定專人負(fù)責(zé)送該童工到醫(yī)院檢查身體健康狀況，并通知當(dāng)?shù)貏趧?dòng)局。公司不得立即辭退童工，以致他們可能陷入更加嚴(yán)重的境地。 童工經(jīng)檢查如身體健康，則經(jīng)勞動(dòng)局同意安排專人將其送到父母身邊，公司負(fù)責(zé)全部費(fèi)用；如需要治療，則公司應(yīng)負(fù)擔(dān)全部費(fèi)用直到其痊愈。 根據(jù)需要，公司應(yīng)提供適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)資助和 其他資源，確保該童工完成法定的義務(wù)教育，直到超過(guò)兒童年齡為止。 公司有責(zé)任為誤招童提供足夠的兒童教育計(jì)劃。 對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)有困難的兒童，本公司應(yīng)盡一切能力承擔(dān)其教育費(fèi)用。 公司應(yīng)調(diào)查誤招童工的原因，采取有效的措施杜絕類似情況再發(fā)生。 5 相關(guān)文件 《禁止使用童工規(guī)定》 《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》 《中華人民共和國(guó)義務(wù)教育法》 6 記錄 誤招童工登記檔案 編號(hào) 序 號(hào) 姓名 性別 出生日期 教育程度 體檢情況 家庭地址 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 入廠日期 備注 編制： 審核： 程序文件示例 3：《未成年工教育程序》 1 目的 為了確保公司未成年工得到適當(dāng)?shù)慕逃?，持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本程序。 2 適用 范圍 本程序適用于公司內(nèi)所有未成年工，即當(dāng)?shù)貜?qiáng)制教育法律規(guī)定的或正在求學(xué)當(dāng)中的未成年人。 3 職責(zé) 人力 資源部負(fù)責(zé)根據(jù)公司政策和標(biāo)準(zhǔn)要求制定和實(shí)施未成年工教育計(jì)劃。 管理者代表負(fù)責(zé)確保本規(guī)定的監(jiān)督及未成年工教育計(jì)劃行動(dòng)的有效性。 4 工作程序 公司建立未成年工教育狀況檔案，登記公司內(nèi)所有未成年工的年齡、受教育狀況及輟學(xué)原因等。 公司制定具體措施，避免招用在校未成年學(xué)生。若該未成年工正在求學(xué)中，公司應(yīng)提供適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)資助和其他資源，確保他們完成法定義務(wù)教育；如果 他們需要工作，則不可安排他們?cè)谏险n時(shí)間工作，并保證每日上課、工作及交通（工作地點(diǎn)與學(xué)校之間）時(shí)間總和不超過(guò) 10H。 公司應(yīng)該跟蹤未成年工教育的實(shí)施情況，必要時(shí)及時(shí)調(diào)整。 5 記錄 未成年工狀況檔案 編號(hào)： 序 號(hào) 姓名 性別 出生日期 教育程度 輟學(xué)原因 家庭地址 聯(lián)系 人 聯(lián)系電話 入廠日期 備注 編制： 審核： 程序文件示例 4：《對(duì)危險(xiǎn)源辯識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制程序》 1 目的 通過(guò)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、使組織能夠持續(xù)地識(shí)別、評(píng)價(jià)和控制其職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)，特別對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)，不可容許風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)控制，最大限度地消除或降低風(fēng)險(xiǎn)，減少人身危害和財(cái)產(chǎn)損失。 2 適用范圍 本程序適用于公司生產(chǎn)及辦公場(chǎng)所范圍內(nèi)職業(yè)健康安全有關(guān)的危 險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃及其實(shí)施。 3 職責(zé) 生產(chǎn)技術(shù)部是該程序的主管部門，對(duì)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn) 評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制措施實(shí)施安全過(guò)程監(jiān)控。 負(fù)責(zé)組織制定公司危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制措施實(shí)施安全過(guò)程監(jiān)控。 負(fù)責(zé)制定公司的“危險(xiǎn)源辨識(shí) /風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表”、和“重大 /不可容許風(fēng)險(xiǎn)清單”。 各部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)的危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，制定相應(yīng)的“危險(xiǎn)源辨識(shí) /風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表”和“風(fēng)險(xiǎn)控制策劃表”、“重大 /不可容許風(fēng)險(xiǎn)清單”并經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。 管理者代表負(fù)責(zé)審批確認(rèn)公司的“重大 /不可容許風(fēng)險(xiǎn)清單”。 4 工作程序 危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃的基本步驟：業(yè)務(wù)活動(dòng)分類 —— 危險(xiǎn)源辨識(shí) —— 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià) —— 判定風(fēng)險(xiǎn)是否容許 —— 編制風(fēng)險(xiǎn)控制措施計(jì)劃（如有必要） —— 評(píng)審措施計(jì)劃的充分性。