【導讀】××××信息技術有限公司工程管理操作規(guī)范

　　

【正文】 人 市場部、工程服務部、執(zhí)行部門。 提交時間 每周三提交。 關鍵要素 必須按時提交。 階段工作確認書 描 述 描述項目階段工作完成情況及應提交文檔。 制 定 人 項目經理。 接 受 人 工程服務部、執(zhí)行部門總經理、客戶經理、客戶。 提交時間 每項目階段工作完成后的 1 個工作日。 關鍵要素 需用戶負責人簽章。 項目任務書 描 述 描述施工計劃分解成的任務的責任人、完成期限、完成情況。 制 定 人 工程服務部。 接 受 人 任務責任部門負責人。 提交時間 任務開始執(zhí)行的前 2 個工作日。 關鍵要素 相關部門負責人必須于 1 個工作日內反饋信息。 業(yè)務裁決書 描 述 描述工程實施中出現突發(fā)性地、難以協(xié)調地等問題。 制 定 人 不定。 接 受 人 工程服務部、技術總裁。 提交時間 發(fā)現問題時 12 個小時內。 關鍵要素 必需項目經理及部門總經理簽字。 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 23 頁 故障記錄表 描 述 記錄客戶在施工現場遇到的軟硬件問題。 制 定 人 客戶記錄。 接 受 人 市場部、工程服務部、執(zhí)行部門或現場項目組人員。 提交時間 發(fā)現問題后。 關鍵要素 必須有客戶主要工程負責人的確認。 必須在 24 小時內將處理情況反饋給客戶。 需求修改建議書 描 述 記錄在施工過程中客戶提出的細小修改。 制 定 人 客戶。 接 受 人 客戶經理、項目經理。 提交時間 不定時。 關鍵要素 必須有客戶主要工程負責人的確認。 必須在 24 小時內將處理情況反饋給客戶。 設備訂貨申請表 描 述 合同設備需求情況。 制 定 人 客戶經理。 接 受 人 技術總裁、采購負責人。 提交時間 按工程進度。 關鍵要素 核對設備清單。 催款通知書 描 述 合同階段款項和催款原由。 制 定 人 客戶經理。 接 受 人 客戶。 提交時間 階段工作完成時。 關鍵要素 需和雙方財務人員核對確認。 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 24 頁 設備交驗貨報告 描 述 交貨報告主要描述合同設備交 驗 貨的有關情況。 制 定 人 客戶經理。 接 受 人 客戶。 提交時間 設備到達客戶現場，安裝調試完畢后 1 日內。 關鍵要素 需交最終用戶主要工程負責人簽字確認。 合同設備清單 描 述 合同設備清單主要描述合同設備的具體型號、數量等。 制 定 人 市場部。 接 受 人 采購負責人、財務 部、工程服務部、客戶。 提交時間 合同簽定后 1 日內。 關鍵要素 交驗合同設備時需交最終用戶主要工程負責人簽字確認。 系統(tǒng)初驗證書 描 述 系統(tǒng)初驗報告主要描述以下內容 : A 合同設備清單 B 合同設備安裝情況 C 合同設備配置情況 D 合同設備運行情況 E 應用軟件功能描述 F 系統(tǒng)現場培訓情況 制 定 人 項目經理。 接 受 人 市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、財務部、客戶。 提交時間 系統(tǒng)初驗通 過后 1 個工作日內。 關鍵要素 用戶主要負責人簽字。 系統(tǒng)終驗證書 描 述 系統(tǒng)終驗報告主要描述以下內容 : A 合同設備清單 B 合同設備安裝情況 C 合同設備配置情況 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 25 頁 D 合同設備運行情況 E 應用軟件功能描述 F 服務保證期 G 合同執(zhí)行情況 制 定 人 項目經理。 接 受 人 市場部、工程服務部、執(zhí)行部門、財務部、客戶。 提交時間 系統(tǒng)終驗后 1 個工作日內。 關鍵要素 用戶主要 負責人簽字、用戶單位蓋章。 工程總結報告書 描 述 工程完成情況的描述、資金回籠情況、是否有遺留問題、是否有市場的二次開發(fā)、施工文檔清單。 制 定 人 項目經理。 接 受 人 技術總裁、市場部、工程服務部。 提交時間 工程竣工 2 個工作日內。 關鍵要素 文檔必須齊全；工程服務部歸檔。 7. 施工文檔管理 施工文檔編號規(guī)范 施工文檔編號共分 3 部分，中間由“ ”隔開： 1， 工程名稱縮寫，由 4 位拼音字母組成 2， 文檔類別： 4 位拼音字母 +2 位順序號 3， 制表日期： 6 位數字組成，年（ 2 位） +月（ 2 位） +日（ 2 位） 舉 例如下： 第二次工程會議紀要， 2021 年 5 月 15 日召開，編號如下： HNYDHYJY02000515 施工文檔歸檔 必須歸檔的文檔有： 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 26 頁 ? 合同、合同背景分析、 合同概況表、 最終技術方案、施工計劃書、工程 備忘錄、工程會議紀要、工程月報、工程簡報、工程周志、 工程工程任務書、故障記錄表、需求修改建議書、設備訂貨申請表、設備交貨報告、設備驗收報告 、合同設備清單、系統(tǒng)平臺驗收報告、系統(tǒng)初驗報告、系統(tǒng)終驗報告書、工程總結報告書的復印件工程服務部處歸檔。 ? 合同、設備驗收報告、系統(tǒng)初驗報告、系統(tǒng)終驗報告的愿件交財務 部歸檔。 8. 出差審批、報銷流程 目的 規(guī)范公司項目管理，使公司領導能及時了解項目資源情況，對其進行合理編 制，以達到控制、節(jié)約項目成本及對項目中出現的問題能及時協(xié)調和決策。 出差審批流程 報銷流程 9. 工程驗收管理 工程驗收費用管理 定義 工程驗收費用是指根據工程工程合同相關驗收條款而組織的工程驗收會議所出差人員填寫工程任務書、工程告知書、出差審批單 項目經理、部門總經理簽字 技術總 裁審批 財務借支 項目人員填 寫報銷單 部門總經理審核 項 目成員將用戶簽字確認的工程任務書遞交工程服務部歸檔、審核 技術總 裁審批 財務報銷 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 27 頁 產生的費用，如會務費，專家評審費，邀請?zhí)貏e費等，但不包含業(yè)務招待費。 借支流程 A 根據預計費用額度填寫借支單，報技術總裁批準。 B 到財務部辦理借支手續(xù)。 報銷 流程 A 填寫報銷單，經主管總經理批準。 B 到財務部辦理報銷手續(xù)。 費用歸屬 本費用計入合同成本。 說明 ? 此費用本著嚴格控制，厲行節(jié)約的原則，在不影響驗收結果的前提下，盡量避免此費用的發(fā)生。 ? 此費用只有在工程合同規(guī)定的初驗或終驗環(huán)節(jié)。 應收帳款管理 責任 客戶經理有責任做好工程合同應收賬款回籠負的工作，應把合同資金回籠工作放在不可忽視的地位。 客戶經理根據工程合同和相應階段的驗收文件，與用戶處理合同資金回籠問題，如果處理時間超過合同付款期限，客戶經理必須在過期限后第六個工作日將實際處理情況和遇到的問題，連同驗收文件的復印件一起，通報主管總經理、工程服務部，并同時通報財務部，以便于研究組織進行合同尾款的追繳工作。 考核 合同資金回籠作為考核客戶經理工作業(yè)績和獎金標準的一項依據。 合同施工終結 工程合同規(guī)定的相關驗收條款執(zhí)行完畢，合同資金全部回籠，表示合同施工終結，但并不表明施工服務終結。 10. 工程超預算處理 工程超預算處理是指在施工過程中工期延誤，由此造成的相關部門費用超出工程施工預算的處理，其處理權在主管總經理，存在工期延誤的關鍵點有： 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 28 頁 1） 合同設備晚到的原因 由于設備晚 到導致的工期延誤的責任由市場部承擔。 2） 工程協(xié)調的原因 由于工程協(xié)調的原因導致的工期延誤的責任由客戶經理承擔。 3） 系統(tǒng)安裝的原因 由于系統(tǒng)平臺安裝的原因導致的工期延誤的責任由項目組承擔。 4） 應用軟件開發(fā)的原因 由于應用軟件開發(fā)的原因導致的工期延誤的責任由項目組承擔。 5） 客戶違約的原因 由于客戶的原因導致的工期延誤，客戶經理或項目經理必須以備忘錄的形式對其加以說明，由客戶簽署書面意見，其延誤部分的施工費用公司承擔。 6） 不可抗拒因素 由于不可抗拒因素而導致的工期延誤，其費用由公司承擔。 11. 施工文檔格式（見附件） 附件：各施 工文檔格式 合同概況表 合 同 概 況 表 工程合同名稱 合同履行地 合同總金額 合同甲方簽字人 合同乙方簽字人 合同最遲交貨期 合同提交日期 合同提交附帶材料 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 29 頁 合同內容概要描述 合同提交人簽字 聯(lián)系電話 項目任務書 科技股份有限公司項目任務書 項目名稱 項目編號 任務起止時間 要求完成時間 項目來源 項目下達時間 項目歸口單位 項目類別 項目下達單位 項目下達人 項目承擔單位、總經理 項目 經理 項目組成員 項目任 務主要內容： 下達單位 總經理 簽章 （蓋章） 年 月 日 項目承擔單位 總經理簽章 （蓋章） 年 月 日 項目經理 簽章 （蓋章） 年 月 日 施工計劃書 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 30 頁 科技工程項目施工計劃書 工程項目名稱： 合同號： 項目組編號： 工程施工地點： 工程施工部門： 成員： 工程項目經理： 項目總預算（元） 項目預計獎勵（元） 工程說明： 工程進度安排： 施工部門組意見 年 月 日 工程服務部意見 年 月 日 工程告知書 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 31 頁 工程告知書 : 根據項目施工計劃及貴單位的要求，我方人員將于 年 月 日抵達施工地點，我們將本著“熱誠服務、用戶第一”的原則，完成工作任務，同時請貴單位給予工作上的配合和支持。謝謝！ 科技股份有限公司 （蓋章） 年 月 日 項目名稱 施工地點 建設單位 開始時間 完成時間 工程師名單 項目經理 電話 具體工作任務安排： 需貴單位配合事項： 工程備忘錄 工 程 備 忘 錄 工程名稱 工程階段 工程備忘時間 工程單位 甲方： 乙方： 施工地點 信息技術有限公司 工程管理操作規(guī)范 第 32 頁 備忘內容： 甲方代表（簽字、日期）： 乙方代表（簽字、日期） ： 工程會議紀要 工 程 會 議 紀 要 工程名稱 會議時間 會議地點 參加人員 會議議題 提 交 抄 交 會議內容紀要： 經討論，與會者在以下幾方面達成了一致： .甲、乙方代表（簽章）、日期： 信息技術有限公司 工程管理