高效會議心得-資料下載頁
2025-11-07 23:32本頁面
【正文】 議進行梳理、分類，進行標(biāo)準(zhǔn)化管理。制定會議議程細分表一個大型會議議程、事項很多，為不使會議忙而出錯，制訂會議日程表很重要。開會當(dāng)中，主持人可以不時抽出一些時間來檢查議程明細表上的每一項，看看過去執(zhí)行的情況，努力在計劃規(guī)定的時間內(nèi)把會議討論全部落實，并及時結(jié)束會議。利用議程明細表還可對突發(fā)事件進行調(diào)整，以保證會議順利進行。巧妙控制會議過程為使會議自始至妖冶保持良好運行狀態(tài)，會議必須進行有效過程控制。會議開始時應(yīng)由主持人說明會義的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵提問、不準(zhǔn)中途離開等，以避免影響會議的正常進行。會議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題。同時還要設(shè)定時間，準(zhǔn)時開始和結(jié)束，并對每個議程擬定大致的時間限制。一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。善于對付“會議麻煩制造者”一個會議最怕的就是不配合的人，使會議難以順利達到計劃目標(biāo)，我們把這些人稱之為“會議麻煩制造者”，美國柯達公司把“會議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。遲到者對有各種借口常遲到者，采取重點盯人術(shù)。在會前特別打招呼，屢教不改者會后就作相應(yīng)處罰；對偶爾遲到者，會后多加補課，分發(fā)會議記錄；對重點人物的遲到，就是會上簡要快速回顧剛才會議主要情況，會后分發(fā)會議記錄。對一般人物遲到，仍按時開會；對重點人物遲到，就適當(dāng)延時開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。攪局者攪局者往往對某個主題或計劃持有嚴(yán)重偏見，提不出正面建設(shè)的意見，為反對而反對。因此會議主持者往往應(yīng)在征求多數(shù)人的意見的情況，采取限制時間量、設(shè)制時間段、限制主題和要求并提出正反 兩個方面意見來干預(yù)隨意“炮火亂開”的攪局者。心不在焉者這種人愛做小動作，容易分心，有時還會嚴(yán)重干擾會議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時關(guān)注他提醒他，或者穿插提問，吸引其滿意注意，甚至可以讓這種人做會議記錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。窮嘴多舌者這種人家辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費大家時間；或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，主持人就限制時間量、設(shè)制時間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會尾給這些人多留發(fā)言時間，以免偏離主題。干私活者這些人沒把會放在心上，在會上借機忙碌其他事。主持人應(yīng)在會前作出禁止會上處理其他事情的聲明。尤其是對愛干私活者更要挑明，指出其行為的不正當(dāng)性。應(yīng)付干私活者，非重要會議也可設(shè)在上班前后開，或隔絕會場內(nèi)外環(huán)境，營造嚴(yán)肅氣氛，同樣是好方法。爭寵者這種人往對領(lǐng)導(dǎo)提出的某個主題或計劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會議提不出任何建設(shè)性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片贊美聲所淹沒。做好會議記錄每一項會議一定要有一個準(zhǔn)確完整地會議記錄。會議的各項決議一定要有執(zhí)行人員、所負(fù)職責(zé)及完成期限，且必須在記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄，所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋、執(zhí)行的職責(zé)。建立會后追蹤責(zé)任制看一次會議是否成功，要看會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定，并且是切實有效的執(zhí)行。因此，會議結(jié)束時要及時總結(jié)會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項任務(wù)的責(zé)任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況。如有意外，可及時發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，關(guān)系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預(yù)計還可省下三百億日元。葉茂中說：“成功的會議是需要設(shè)計的。如果就像設(shè)計公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計會議，那么會議成功率就會越來越高，企業(yè)就越有競爭力?！?br />
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