高效會(huì)議心得-資料下載頁(yè)
2024-11-16 23:32本頁(yè)面
【正文】 議進(jìn)行梳理、分類，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。制定會(huì)議議程細(xì)分表一個(gè)大型會(huì)議議程、事項(xiàng)很多，為不使會(huì)議忙而出錯(cuò)，制訂會(huì)議日程表很重要。開(kāi)會(huì)當(dāng)中，主持人可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來(lái)檢查議程明細(xì)表上的每一項(xiàng)，看看過(guò)去執(zhí)行的情況，努力在計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議討論全部落實(shí)，并及時(shí)結(jié)束會(huì)議。利用議程明細(xì)表還可對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)整，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。巧妙控制會(huì)議過(guò)程為使會(huì)議自始至妖冶保持良好運(yùn)行狀態(tài)，會(huì)議必須進(jìn)行有效過(guò)程控制。會(huì)議開(kāi)始時(shí)應(yīng)由主持人說(shuō)明會(huì)義的和期望，明確誰(shuí)做會(huì)議記錄和誰(shuí)協(xié)助控制時(shí)間，并說(shuō)明會(huì)議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵(lì)提問(wèn)、不準(zhǔn)中途離開(kāi)等，以避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會(huì)議議題，防止跑題和偏題。同時(shí)還要設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束，并對(duì)每個(gè)議程擬定大致的時(shí)間限制。一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。善于對(duì)付“會(huì)議麻煩制造者”一個(gè)會(huì)議最怕的就是不配合的人，使會(huì)議難以順利達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，我們把這些人稱之為“會(huì)議麻煩制造者”，美國(guó)柯達(dá)公司把“會(huì)議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對(duì)付這六大類人的方法。遲到者對(duì)有各種借口常遲到者，采取重點(diǎn)盯人術(shù)。在會(huì)前特別打招呼，屢教不改者會(huì)后就作相應(yīng)處罰；對(duì)偶爾遲到者，會(huì)后多加補(bǔ)課，分發(fā)會(huì)議記錄；對(duì)重點(diǎn)人物的遲到，就是會(huì)上簡(jiǎn)要快速回顧剛才會(huì)議主要情況，會(huì)后分發(fā)會(huì)議記錄。對(duì)一般人物遲到，仍按時(shí)開(kāi)會(huì)；對(duì)重點(diǎn)人物遲到，就適當(dāng)延時(shí)開(kāi)會(huì)，但一般不超過(guò)20分鐘，盡量不要耽誤會(huì)議。攪局者攪局者往往對(duì)某個(gè)主題或計(jì)劃持有嚴(yán)重偏見(jiàn)，提不出正面建設(shè)的意見(jiàn)，為反對(duì)而反對(duì)。因此會(huì)議主持者往往應(yīng)在征求多數(shù)人的意見(jiàn)的情況，采取限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段、限制主題和要求并提出正反 兩個(gè)方面意見(jiàn)來(lái)干預(yù)隨意“炮火亂開(kāi)”的攪局者。心不在焉者這種人愛(ài)做小動(dòng)作，容易分心，有時(shí)還會(huì)嚴(yán)重干擾會(huì)議情緒。對(duì)付此種人，主持人就用眼睛不時(shí)關(guān)注他提醒他，或者穿插提問(wèn)，吸引其滿意注意，甚至可以讓這種人做會(huì)議記錄，寫(xiě)會(huì)議感想提建議，讓他無(wú)法分心。窮嘴多舌者這種人家辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費(fèi)大家時(shí)間；或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會(huì)議秩序。對(duì)此，主持人就限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會(huì)尾給這些人多留發(fā)言時(shí)間，以免偏離主題。干私活者這些人沒(méi)把會(huì)放在心上，在會(huì)上借機(jī)忙碌其他事。主持人應(yīng)在會(huì)前作出禁止會(huì)上處理其他事情的聲明。尤其是對(duì)愛(ài)干私活者更要挑明，指出其行為的不正當(dāng)性。應(yīng)付干私活者，非重要會(huì)議也可設(shè)在上班前后開(kāi)，或隔絕會(huì)場(chǎng)內(nèi)外環(huán)境，營(yíng)造嚴(yán)肅氣氛，同樣是好方法。爭(zhēng)寵者這種人往對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的某個(gè)主題或計(jì)劃一味迎合、贊賞，毫無(wú)主見(jiàn)地支持，對(duì)會(huì)議提不出任何建設(shè)性的反對(duì)意見(jiàn)。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見(jiàn)，以防會(huì)議被一片贊美聲所淹沒(méi)。做好會(huì)議記錄每一項(xiàng)會(huì)議一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整地會(huì)議記錄。會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有執(zhí)行人員、所負(fù)職責(zé)及完成期限，且必須在記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會(huì)議結(jié)束23天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄，所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋、執(zhí)行的職責(zé)。建立會(huì)后追蹤責(zé)任制看一次會(huì)議是否成功，要看會(huì)議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定，并且是切實(shí)有效的執(zhí)行。因此，會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)總結(jié)會(huì)議的主要決定和行動(dòng)方案，建立會(huì)議事后跟蹤程序，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，并確定由誰(shuí)進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。如有意外，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。在全球化的競(jìng)爭(zhēng)下，一家公司會(huì)不會(huì)開(kāi)會(huì)，關(guān)系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車(chē)大刀闊斧推行全員的會(huì)議革命，省下了六十億日元成本，未來(lái)三年預(yù)計(jì)還可省下三百億日元。葉茂中說(shuō)：“成功的會(huì)議是需要設(shè)計(jì)的。如果就像設(shè)計(jì)公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計(jì)會(huì)議，那么會(huì)議成功率就會(huì)越來(lái)越高，企業(yè)就越有競(jìng)爭(zhēng)力?！?br />
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