高效會(huì)議管理(ppt53)-會(huì)議管理-資料下載頁
2025-08-07 18:06本頁面
【導(dǎo)讀】大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其基本走向??花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多??開會(huì)的頻率越來越高??因?yàn)闀?huì)議通常都沒有很好的組織和召。因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論？因?yàn)殚_會(huì)加了多久的班？因?yàn)殚_會(huì)失去多少關(guān)鍵時(shí)刻？眾多訊息一次交流。融合意見凝聚共識(shí)。分派工作，公平合理。人多口雜，討論耗時(shí)。特殊問題還是個(gè)別溝通。別人發(fā)言比自己開口多。Delay重要工作或客戶。從量上來看，會(huì)議的支出會(huì)增加企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本。從質(zhì)上來看，有效率的會(huì)議可以為企業(yè)節(jié)省更多的。評(píng)估會(huì)議的價(jià)值，要同時(shí)兼顧“會(huì)議是否有效”以。斷，無法正常進(jìn)行。鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。引退，致使會(huì)議失敗。皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。舉行團(tuán)體會(huì)議要慎重。參會(huì)人員對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。盡可能不要安排與會(huì)。劃或參會(huì)人員無法到場(chǎng)的情況。相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。決新問題，并形成建議。會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。
【正文】 徐成紅 ? 會(huì)議中的說話技巧 ◆測(cè)試?yán)斫馇闆r。 “ 剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？ ”或者說 “ 您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？ ” 這就是測(cè)試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。 ◆總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如： “ 剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三 ……” 。 ◆排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。 ◆就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。 高效會(huì)議管理 徐成紅 會(huì)議主持人職責(zé) 高效會(huì)議管理 徐成紅 ? 營(yíng)造和諧氣氛 ? 照議程進(jìn)行 ? 正確總結(jié)討論內(nèi)容 ? 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 ? 幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法 ? 尊重少數(shù)人的意見 ， 避免會(huì)中意見一面倒的情況 ? 減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論 ? 保持中立態(tài)度 高效會(huì)議管理 徐成紅 與會(huì)者的準(zhǔn)備工作 ? 確認(rèn)自己在會(huì)前收到的議程表 。 ? 對(duì)自己負(fù)責(zé)的議題有充分的了解 ， 并有充分的資料提供給其他與會(huì)者 。 ? 除非已被指定對(duì)某議題發(fā)表演講 ， 否則有義務(wù)在會(huì)中主動(dòng)提出建設(shè)性的意見 。 ? 努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn) ， 他們的興趣所在 ， 是否有權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn) ? 找出可能存在的你的反對(duì)者 ， 并預(yù)先與其協(xié)商 、 折中 高效會(huì)議管理 徐成紅 與會(huì)者的責(zé)任 ? 發(fā)言內(nèi)容要有組織 ? 適時(shí)發(fā)言 ? 一次只討論一個(gè)重點(diǎn) ? 口齒清晰 ， 陳述有力 ? 一針見血 ? 音量適當(dāng) ? 解釋方式讓人易懂 ? 口吻要自信 ? 在要點(diǎn)處可稍加大音量 高效會(huì)議管理 徐成紅 對(duì)會(huì)議記錄的建議 ? 重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。 ? 大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任 ? 會(huì)議記錄者的筆記要流暢，用電腦打出來，方便參閱。 高效會(huì)議管理 徐成紅 會(huì)議記錄包括的內(nèi)容 ? 討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí) ? 有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對(duì)意見如何 ? 分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。 ? 標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單 在會(huì)議結(jié)束的 23天內(nèi)將會(huì)議記錄發(fā)到每一位與會(huì)者手中 高效會(huì)議管理 徐成紅 會(huì)后跟進(jìn) ? 參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn) ◆拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，對(duì)與自己工作相關(guān)的信息作出標(biāo)注。 ◆考慮一下會(huì)議上分配給自己的任務(wù)的完成方案。 ◆要考慮是否召開自己部門的會(huì)議進(jìn)行動(dòng)員安排。 高效會(huì)議管理 徐成紅 主持人的會(huì)后跟進(jìn) ? 聯(lián)系缺席同事，詢問缺席原因。如有需要，討論有關(guān)事項(xiàng)。 ? 跟近計(jì)劃，了解實(shí)施情況。 ? 如計(jì)劃進(jìn)行十分順利，取消下次會(huì)議，改用公文報(bào)告進(jìn)度，讓有關(guān)的人知道。 ? 檢討會(huì)議得失。 高效會(huì)議管理 徐成紅 謝謝！
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