【導(dǎo)讀】合異地項(xiàng)目公司的實(shí)際，特制定本辦法。經(jīng)營(yíng)、管理和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文處理嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法。規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。位及人員，變更或者撤消不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。適用于向外部宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

　　

【正文】 格項(xiàng)目通知；（長(zhǎng)期） B、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見；（長(zhǎng)期） （ 6）造價(jià)控制 A、工程款報(bào)審與支付；（短期） B、設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)； C、工程竣工決算審核意見書；（長(zhǎng)期） （ 7）分包資質(zhì) A、分包 單位資質(zhì)材料；（長(zhǎng)期） B、供貨單位資質(zhì)材料；（長(zhǎng)期） C、實(shí)驗(yàn)等單位資質(zhì)材料；（長(zhǎng)期） （ 8）監(jiān)理通知 A、有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知；（長(zhǎng)期） 51 B、有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知；（長(zhǎng)期） C、有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知；（長(zhǎng)期） （ 9）合同與其他事項(xiàng)管理 A、工程延期報(bào)告及審批；（永久） B、費(fèi)用索賠報(bào)告及審批；（長(zhǎng)期） C、合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見；（永久） D、合同變更材料；（長(zhǎng)期） （ 10）監(jiān)理工作總結(jié) A、專題總結(jié)；（長(zhǎng)期） B、月報(bào)總結(jié)；（長(zhǎng)期） C、工程竣工總結(jié)；（長(zhǎng)期） D、質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告；（ 長(zhǎng)期） 施工文件 （ 1）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程 A、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件 ①施工組織設(shè)計(jì)；（長(zhǎng)期） ②技術(shù)交底；（長(zhǎng)期） ③圖紙會(huì)審記錄；（長(zhǎng)期） ④施工預(yù)算的編制和審查；（短期） ⑤施工日志；（短期） B、施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備 ①控制網(wǎng)設(shè)置資料；（長(zhǎng)期） 52 ②工程定位測(cè)量資料；（長(zhǎng)期） ③基槽開挖線測(cè)量資料；（長(zhǎng)期） ④施工安全措施；（短期） ⑤施工環(huán)保措施；（短期） C、地基處理記錄 ①地基釬探記錄和釬探平面布點(diǎn)圖；（永久） ②驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄；（永久） ③樁基施工記錄；（永久） ④試樁記錄；（長(zhǎng)期） D、 工程圖紙變更記錄 ①設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄；（永久） ②設(shè)計(jì)變更記錄；（永久） ③工程洽商記錄；（永久） E、施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告 ①砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗(yàn)匯總表；（長(zhǎng)期） ②砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料出廠質(zhì)量證明文件；（長(zhǎng)期） ③砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ④預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗(yàn)記錄；（長(zhǎng)期） 53 ⑤工程物資選樣送審表；（短期） ⑥進(jìn)場(chǎng)物資批次匯總表；（ 短期） ⑦工程物資進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表；（短期） F、施工試驗(yàn)記錄 ①土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ②土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ③砂漿配合比通知單及砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ④混凝土配合比通知單及混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ⑤混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ⑥商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告；（長(zhǎng)期） ⑦鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） ⑧防水工程試水檢查記錄；（長(zhǎng)期） ⑨樓地面、層面坡度檢查記錄；（長(zhǎng)期） ⑩土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總 表。 G、隱蔽工程檢查記錄 ①基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程；（長(zhǎng)期） ②鋼結(jié)構(gòu)工程；（長(zhǎng)期） ③防水工程；（長(zhǎng)期） ④高程控制；（長(zhǎng)期） 54 H、施工記錄 ①工程定位測(cè)量檢查記錄；（永久） ②預(yù)檢工程檢查記錄；（短期） ③冬施混凝土攪拌測(cè)溫記錄及冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄；（短期） ④煙道、垃圾道檢查記錄；（短期） ⑤沉降觀測(cè)記錄；（長(zhǎng)期） ⑥現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄；（長(zhǎng)期） ⑦結(jié)構(gòu)吊裝記錄；（長(zhǎng)期） ⑧工程竣工測(cè)量記錄；（長(zhǎng)期） ⑨新型建筑材料；（長(zhǎng)期） ⑩施工新技術(shù)；（長(zhǎng)期） I、工程質(zhì)量事故處理記錄；（永久） J、工程 質(zhì)量檢驗(yàn)記錄 ①檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（長(zhǎng)期） ②分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（長(zhǎng)期） ③基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄；（永久） ④幕墻工程驗(yàn)收記錄；（永久） ⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（永久） （ 2）電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工? A、一般施工記錄 55 ①施工組織設(shè)計(jì)；（長(zhǎng)期） ②技術(shù)交底；（短期） ③施工日志；（短期） B、圖紙變更記錄 ①圖紙會(huì)審；（永久） ②設(shè)計(jì)變更；（永久） ③工程洽商；（永久） C、設(shè)備、產(chǎn)品檢查、安裝記錄 ①設(shè)備、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書；（長(zhǎng)期） ②設(shè)備 裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報(bào)告；（長(zhǎng)期） ③設(shè)備安裝記錄；（長(zhǎng)期） ④設(shè)備試運(yùn)行記錄；（長(zhǎng)期） ⑤設(shè)備明細(xì)表；（長(zhǎng)期） D、預(yù)檢記錄 E、隱蔽工程檢查記錄；（長(zhǎng)期） F、施工試驗(yàn)記錄 ①電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有限電視末端等測(cè)試記錄；（長(zhǎng)期） ②樓宇自控、監(jiān)視、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄；（長(zhǎng)期） ③ 變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測(cè)試記錄；（長(zhǎng)期） ④給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門等試 56 驗(yàn)記錄；（長(zhǎng)期） ⑤電氣照明、動(dòng)力、給排水 、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行記錄；（長(zhǎng)期） ⑥電梯接地電阻、絕緣電阻測(cè)試記錄；空載、半載、滿載、超載試運(yùn)行記錄；平衡、運(yùn)速、噪聲調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告；（長(zhǎng)期） G、質(zhì)量事故處理記錄；（永久） H、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄 ①檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（長(zhǎng)期） ②分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（長(zhǎng)期） ③分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（永久） （ 3）室外工程 A、室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件；（長(zhǎng)期） B、室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件；（長(zhǎng) 期） 竣工圖 （ 1）綜合竣工圖 A、綜合圖 ①總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；（永久） ②豎向布置圖；（永久） 57 ③室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖；（永久） ④電氣（包括電力、電視系統(tǒng)等）綜合圖；（永久） ⑤設(shè)計(jì)總說明書；（永久） B、室外專業(yè)圖 ①室外給水；（永久） ②室外雨水及污水；（永久） ③室外熱力；（永久） ④室外燃?xì)?；（永久? ⑤室外電訊及電力；（永久） ⑥室外建筑小品；（永久） ⑦室外電視；（永久） ⑧室外消防；（永久） ⑨室外照明；（永久） ⑩室外水景 、道路及綠化；（永久） （ 2）專業(yè)竣工圖 A、建筑竣工圖；（永久） B、結(jié)構(gòu)竣工圖；（永久） C、裝飾裝修工程竣工圖 D、給排水工程（消防工程）竣工圖；（永久） E、電氣工程（智能化工程）竣工圖；（永久） F、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖；（永久） G、燃?xì)夤こ炭⒐D；（永久） 58 竣工驗(yàn)收文件 （ 1）工程竣工總結(jié) A、工程概況表；（永久） B、工程竣工總結(jié)；（永久） （ 2）竣工驗(yàn)收記錄 A、單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；（永久） B、竣工驗(yàn)收證明書；（永久） C、竣工驗(yàn)收備案表（包括各項(xiàng)專項(xiàng)驗(yàn)收備案文件）；（ 永久） D、工程質(zhì)量保修書；（永久） （ 3）財(cái)務(wù)文件 A、決算文件；（永久） B、交付使用財(cái)產(chǎn)總表 。(永久 ) （ 4）聲像、縮微、電子檔案 A、聲像檔案 ①工程照片；（永久） ②錄音、錄像材料（永久） B、縮微品；（永久） C、電子檔案 ①光盤；（永久） ②磁盤；（永久） 第十一條 歸檔要求 59 （一） 歸檔的文件材料必須采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水或毛筆。禁止用紅色、純藍(lán)色墨水、圓珠筆或鉛筆、復(fù)寫紙等。 并做到字跡工整、圖形清晰，無涂抹、 損壞現(xiàn)象。 （二）公司人員外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議活動(dòng) 收集 來的不同載體的文件材料在學(xué)習(xí)結(jié)束后要及時(shí)歸檔。 （三） 一項(xiàng)工作 （或會(huì)議）由幾個(gè)部門同時(shí)參與， 所 形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。 （四）屬于各部門歸檔范圍的文件材料，按業(yè)務(wù)范圍，由相 關(guān)人員（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。 （五）歸檔部門要確保文件資料齊全完整，并按規(guī)定劃分保管期限、編號(hào)、填寫目錄、裝訂。檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率，完整率達(dá)到 100%。 （六）歸檔時(shí)間 文書檔案：各部門要建立健全文書檔案日常收集制度，平時(shí)做好文件資料的收集工作，次年歸檔時(shí)，保證文件材料的齊全完整，并于次年三月底前全部整 理完后移交檔案室。 會(huì)計(jì)檔案：由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，在財(cái)務(wù)部保管一年后編制移交清單，移交檔案室。 工程檔案： （ 1）項(xiàng)目 管理部 資料員按照建設(shè)工程文件的歸檔要求 60 收集、整理建設(shè)工程過程中的全部資料， 部門 負(fù)責(zé)人審定后，在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔，并移交檔案室。 （ 2） 工程管理部 形成的工程項(xiàng)目文件檔案或電子文檔，工程竣工驗(yàn)收后，電子文檔要整理分類，編制移交清冊(cè)，移交檔案室。向檔案室移交的 施工 圖等必須折疊成 A4 大小、按照歸檔要求裝訂成冊(cè)，填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。 （ 3）各部門在工程項(xiàng) 目立項(xiàng)審批及管理過程中所形成的文件資料，由承辦人負(fù)責(zé)隨辦隨歸，最遲不得超過一個(gè)星期。 （ 4）工程招標(biāo)過程中所形成的招投標(biāo)資料由負(fù)責(zé)招投標(biāo)的管理部門按照工程檔案歸檔要求 ,在招標(biāo)完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。歸檔時(shí)要整理裝訂成冊(cè) ,編寫移交目錄，交檔案室。 聲像、電子檔案： 各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)過 程中形成的照片、錄音、錄像、音像制品等 資料 在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，由承辦人員進(jìn)行剪輯、分類整理，并編寫說明、文件目錄，由部門負(fù)責(zé)人審定后，及時(shí)移交檔案室。以電子介質(zhì)存放的各類檔案，包括 A 盤、光盤、 U 盤、閃盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)器存儲(chǔ)的資料 ，次年三月底前整理完后移交檔案室。 實(shí)物檔案：公司各類證照、印章、標(biāo)志物、書畫題字作品、紀(jì)念品、以及榮獲的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等，在活動(dòng)結(jié)束一周后將所有實(shí)物移交檔案室整理歸檔。 61 第四章 檔案的整理 第十二條 公司在各項(xiàng)工作中形成的全部檔案為公司檔案全宗，檔案室對(duì)全部檔案進(jìn)行管理。人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)整理歸檔和保管。 第十三條 檔案的整理是將歸檔文件進(jìn)行分類、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的管理過程。 第十四條 檔案的分類 （一）分類原則：以公司工作中形成的全部檔案為對(duì)象，按 照檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。 （二）檔案分類：公司檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案、銷售合同檔案共七大類。 （三）檔案整理 文書檔案按年度結(jié)合問題和保管期限進(jìn)行分類整理。 會(huì)計(jì)檔案按年度結(jié)合類別進(jìn)行分類整理。 工程檔案按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類整理。 聲像檔案按載體形式不同分類整理。 實(shí)物檔案按內(nèi)容形式不同分類整理。 人事檔案按姓名進(jìn)行分類整理。 銷售合同檔案按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類整理。 第十五條 檔案的編號(hào)：各 類檔案 按檔案分類方案進(jìn)行 62 編號(hào)。 文書檔案代號(hào)為 WS 會(huì)計(jì)檔案代號(hào)為 KJ 工程檔案代號(hào)為 GC 聲像檔案代號(hào)為 SX 實(shí)物檔案代號(hào)為 SW 人事檔案代號(hào)為 RS 銷售合同檔案代號(hào)為 HT （一）文書檔案 文書檔案按年度 —— 問題 —— 保管期限設(shè)置以下 6個(gè)類目： （ 1） 行政 計(jì)劃 管理 （ 2） 勞動(dòng)人事 （ 3） 財(cái)務(wù)管理 （ 4） 項(xiàng)目工程管理 （ 5） 物業(yè)管理 （ 6）營(yíng) 銷策劃 文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期。永久代號(hào)為 Y，長(zhǎng)期代號(hào)為 C，短期代號(hào)為 D。 檔號(hào)示意： 檔號(hào)： —— 1—— Y— 3… 件號(hào) 保管期限 問題 63 年度 一級(jí)類號(hào) （二）會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案二級(jí)類目設(shè)置如下： ① 公司類會(huì)計(jì)檔案 ② XX 項(xiàng)目 會(huì)計(jì)檔案 ③ XX 項(xiàng)目 會(huì)計(jì)檔案 檔案三級(jí)類目按會(huì)計(jì)憑 證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、其它來設(shè)置 會(huì)計(jì)檔案的排列與編號(hào) 會(huì)計(jì)檔案案卷排列按一級(jí)類目 —— 二級(jí)類目 —— 類別號(hào) —— 年度 —— 案卷流水號(hào)來排列。 檔號(hào)示意： — 2020—— 4… 案卷順序號(hào) 年度 類別號(hào) (憑證類 ) 二級(jí)類 (公司或項(xiàng)目 ) 一級(jí)類 （三）工程檔 案 工程檔案按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，工程項(xiàng)目號(hào) —— 子 64 項(xiàng)目代號(hào) —— 工程階段號(hào) —— 子項(xiàng)目案卷流水號(hào)。 工程階段號(hào)： ① 表示工程準(zhǔn)備階段的文件材料。包括立項(xiàng)審批、征地文件資料、勘察、招投標(biāo)、合同等文件材料。 ② 表示監(jiān)理文件資料 ③ 表示施工文件資料 ④ 表示竣工圖 ⑤表示竣工驗(yàn)收文件資料 檔號(hào)示