【導(dǎo)讀】合異地項目公司的實際，特制定本辦法。經(jīng)營、管理和公務(wù)活動的重要工具。歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。到及時、準確、安全。公文處理嚴格執(zhí)行國家保密法律、法。規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。位及人員，變更或者撤消不適當?shù)臎Q定事項。適用于向外部宣布重要事項或者法定事項。關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。適用于向上級單位請求指示、批準。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　

【正文】 格項目通知；（長期） B、質(zhì)量事故報告及處理意見；（長期） （ 6）造價控制 A、工程款報審與支付；（短期） B、設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認； C、工程竣工決算審核意見書；（長期） （ 7）分包資質(zhì) A、分包 單位資質(zhì)材料；（長期） B、供貨單位資質(zhì)材料；（長期） C、實驗等單位資質(zhì)材料；（長期） （ 8）監(jiān)理通知 A、有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知；（長期） 51 B、有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知；（長期） C、有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知；（長期） （ 9）合同與其他事項管理 A、工程延期報告及審批；（永久） B、費用索賠報告及審批；（長期） C、合同爭議、違約報告及處理意見；（永久） D、合同變更材料；（長期） （ 10）監(jiān)理工作總結(jié) A、專題總結(jié)；（長期） B、月報總結(jié)；（長期） C、工程竣工總結(jié)；（長期） D、質(zhì)量評價意見報告；（ 長期） 施工文件 （ 1）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程 A、施工技術(shù)準備文件 ①施工組織設(shè)計；（長期） ②技術(shù)交底；（長期） ③圖紙會審記錄；（長期） ④施工預(yù)算的編制和審查；（短期） ⑤施工日志；（短期） B、施工現(xiàn)場準備 ①控制網(wǎng)設(shè)置資料；（長期） 52 ②工程定位測量資料；（長期） ③基槽開挖線測量資料；（長期） ④施工安全措施；（短期） ⑤施工環(huán)保措施；（短期） C、地基處理記錄 ①地基釬探記錄和釬探平面布點圖；（永久） ②驗槽記錄和地基處理記錄；（永久） ③樁基施工記錄；（永久） ④試樁記錄；（長期） D、 工程圖紙變更記錄 ①設(shè)計會議會審記錄；（永久） ②設(shè)計變更記錄；（永久） ③工程洽商記錄；（永久） E、施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗報告 ①砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗匯總表；（長期） ②砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料出廠質(zhì)量證明文件；（長期） ③砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗報告；（長期） ④預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄；（長期） 53 ⑤工程物資選樣送審表；（短期） ⑥進場物資批次匯總表；（ 短期） ⑦工程物資進場報驗表；（短期） F、施工試驗記錄 ①土壤（素土、灰土）干密度試驗報告；（長期） ②土壤（素土、灰土）擊實試驗報告；（長期） ③砂漿配合比通知單及砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告；（長期） ④混凝土配合比通知單及混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告；（長期） ⑤混凝土抗?jié)B試驗報告；（長期） ⑥商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告；（長期） ⑦鋼筋接頭（焊接）試驗報告；（長期） ⑧防水工程試水檢查記錄；（長期） ⑨樓地面、層面坡度檢查記錄；（長期） ⑩土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總 表。 G、隱蔽工程檢查記錄 ①基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程；（長期） ②鋼結(jié)構(gòu)工程；（長期） ③防水工程；（長期） ④高程控制；（長期） 54 H、施工記錄 ①工程定位測量檢查記錄；（永久） ②預(yù)檢工程檢查記錄；（短期） ③冬施混凝土攪拌測溫記錄及冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄；（短期） ④煙道、垃圾道檢查記錄；（短期） ⑤沉降觀測記錄；（長期） ⑥現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄；（長期） ⑦結(jié)構(gòu)吊裝記錄；（長期） ⑧工程竣工測量記錄；（長期） ⑨新型建筑材料；（長期） ⑩施工新技術(shù)；（長期） I、工程質(zhì)量事故處理記錄；（永久） J、工程 質(zhì)量檢驗記錄 ①檢驗批質(zhì)量驗收記錄；（長期） ②分項工程質(zhì)量驗收記錄；（長期） ③基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄；（永久） ④幕墻工程驗收記錄；（永久） ⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄；（永久） （ 2）電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程 A、一般施工記錄 55 ①施工組織設(shè)計；（長期） ②技術(shù)交底；（短期） ③施工日志；（短期） B、圖紙變更記錄 ①圖紙會審；（永久） ②設(shè)計變更；（永久） ③工程洽商；（永久） C、設(shè)備、產(chǎn)品檢查、安裝記錄 ①設(shè)備、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書；（長期） ②設(shè)備 裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告；（長期） ③設(shè)備安裝記錄；（長期） ④設(shè)備試運行記錄；（長期） ⑤設(shè)備明細表；（長期） D、預(yù)檢記錄 E、隱蔽工程檢查記錄；（長期） F、施工試驗記錄 ①電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有限電視末端等測試記錄；（長期） ②樓宇自控、監(jiān)視、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄；（長期） ③ 變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄；（長期） ④給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等試 56 驗記錄；（長期） ⑤電氣照明、動力、給排水 、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄；（長期） ⑥電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄；平衡、運速、噪聲調(diào)整試驗報告；（長期） G、質(zhì)量事故處理記錄；（永久） H、工程質(zhì)量檢驗記錄 ①檢驗批質(zhì)量驗收記錄；（長期） ②分項工程質(zhì)量驗收記錄；（長期） ③分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄；（永久） （ 3）室外工程 A、室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件；（長期） B、室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件；（長 期） 竣工圖 （ 1）綜合竣工圖 A、綜合圖 ①總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；（永久） ②豎向布置圖；（永久） 57 ③室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖；（永久） ④電氣（包括電力、電視系統(tǒng)等）綜合圖；（永久） ⑤設(shè)計總說明書；（永久） B、室外專業(yè)圖 ①室外給水；（永久） ②室外雨水及污水；（永久） ③室外熱力；（永久） ④室外燃氣；（永久） ⑤室外電訊及電力；（永久） ⑥室外建筑小品；（永久） ⑦室外電視；（永久） ⑧室外消防；（永久） ⑨室外照明；（永久） ⑩室外水景 、道路及綠化；（永久） （ 2）專業(yè)竣工圖 A、建筑竣工圖；（永久） B、結(jié)構(gòu)竣工圖；（永久） C、裝飾裝修工程竣工圖 D、給排水工程（消防工程）竣工圖；（永久） E、電氣工程（智能化工程）竣工圖；（永久） F、采暖通風空調(diào)工程竣工圖；（永久） G、燃氣工程竣工圖；（永久） 58 竣工驗收文件 （ 1）工程竣工總結(jié) A、工程概況表；（永久） B、工程竣工總結(jié)；（永久） （ 2）竣工驗收記錄 A、單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄；（永久） B、竣工驗收證明書；（永久） C、竣工驗收備案表（包括各項專項驗收備案文件）；（ 永久） D、工程質(zhì)量保修書；（永久） （ 3）財務(wù)文件 A、決算文件；（永久） B、交付使用財產(chǎn)總表 。(永久 ) （ 4）聲像、縮微、電子檔案 A、聲像檔案 ①工程照片；（永久） ②錄音、錄像材料（永久） B、縮微品；（永久） C、電子檔案 ①光盤；（永久） ②磁盤；（永久） 第十一條 歸檔要求 59 （一） 歸檔的文件材料必須采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水或毛筆。禁止用紅色、純藍色墨水、圓珠筆或鉛筆、復(fù)寫紙等。 并做到字跡工整、圖形清晰，無涂抹、 損壞現(xiàn)象。 （二）公司人員外出學(xué)習、考察和參加各種會議活動 收集 來的不同載體的文件材料在學(xué)習結(jié)束后要及時歸檔。 （三） 一項工作 （或會議）由幾個部門同時參與， 所 形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。 （四）屬于各部門歸檔范圍的文件材料，按業(yè)務(wù)范圍，由相 關(guān)人員（兼職檔案員）負責收集、整理歸檔。 （五）歸檔部門要確保文件資料齊全完整，并按規(guī)定劃分保管期限、編號、填寫目錄、裝訂。檔案的歸檔率、準確率，完整率達到 100%。 （六）歸檔時間 文書檔案：各部門要建立健全文書檔案日常收集制度，平時做好文件資料的收集工作，次年歸檔時，保證文件材料的齊全完整，并于次年三月底前全部整 理完后移交檔案室。 會計檔案：由財務(wù)部門按照歸檔要求，負責整理立卷，在財務(wù)部保管一年后編制移交清單，移交檔案室。 工程檔案： （ 1）項目 管理部 資料員按照建設(shè)工程文件的歸檔要求 60 收集、整理建設(shè)工程過程中的全部資料， 部門 負責人審定后，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)整理歸檔，并移交檔案室。 （ 2） 工程管理部 形成的工程項目文件檔案或電子文檔，工程竣工驗收后，電子文檔要整理分類，編制移交清冊，移交檔案室。向檔案室移交的 施工 圖等必須折疊成 A4 大小、按照歸檔要求裝訂成冊，填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。 （ 3）各部門在工程項 目立項審批及管理過程中所形成的文件資料，由承辦人負責隨辦隨歸，最遲不得超過一個星期。 （ 4）工程招標過程中所形成的招投標資料由負責招投標的管理部門按照工程檔案歸檔要求 ,在招標完成后一個月內(nèi)歸檔。歸檔時要整理裝訂成冊 ,編寫移交目錄，交檔案室。 聲像、電子檔案： 各部門在業(yè)務(wù)活動過 程中形成的照片、錄音、錄像、音像制品等 資料 在活動結(jié)束后一個月內(nèi)，由承辦人員進行剪輯、分類整理，并編寫說明、文件目錄，由部門負責人審定后，及時移交檔案室。以電子介質(zhì)存放的各類檔案，包括 A 盤、光盤、 U 盤、閃盤、移動硬盤等存儲器存儲的資料 ，次年三月底前整理完后移交檔案室。 實物檔案：公司各類證照、印章、標志物、書畫題字作品、紀念品、以及榮獲的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等，在活動結(jié)束一周后將所有實物移交檔案室整理歸檔。 61 第四章 檔案的整理 第十二條 公司在各項工作中形成的全部檔案為公司檔案全宗，檔案室對全部檔案進行管理。人事檔案由人力資源部負責整理歸檔和保管。 第十三條 檔案的整理是將歸檔文件進行分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的管理過程。 第十四條 檔案的分類 （一）分類原則：以公司工作中形成的全部檔案為對象，按 照檔案材料的形成規(guī)律和特點，保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。 （二）檔案分類：公司檔案分為文書檔案、會計檔案、工程檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案、銷售合同檔案共七大類。 （三）檔案整理 文書檔案按年度結(jié)合問題和保管期限進行分類整理。 會計檔案按年度結(jié)合類別進行分類整理。 工程檔案按工程項目進行分類整理。 聲像檔案按載體形式不同分類整理。 實物檔案按內(nèi)容形式不同分類整理。 人事檔案按姓名進行分類整理。 銷售合同檔案按工程項目進行分類整理。 第十五條 檔案的編號：各 類檔案 按檔案分類方案進行 62 編號。 文書檔案代號為 WS 會計檔案代號為 KJ 工程檔案代號為 GC 聲像檔案代號為 SX 實物檔案代號為 SW 人事檔案代號為 RS 銷售合同檔案代號為 HT （一）文書檔案 文書檔案按年度 —— 問題 —— 保管期限設(shè)置以下 6個類目： （ 1） 行政 計劃 管理 （ 2） 勞動人事 （ 3） 財務(wù)管理 （ 4） 項目工程管理 （ 5） 物業(yè)管理 （ 6）營 銷策劃 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期。永久代號為 Y，長期代號為 C，短期代號為 D。 檔號示意： 檔號： —— 1—— Y— 3… 件號 保管期限 問題 63 年度 一級類號 （二）會計檔案 會計檔案二級類目設(shè)置如下： ① 公司類會計檔案 ② XX 項目 會計檔案 ③ XX 項目 會計檔案 檔案三級類目按會計憑 證、會計賬簿、會計報告、其它來設(shè)置 會計檔案的排列與編號 會計檔案案卷排列按一級類目 —— 二級類目 —— 類別號 —— 年度 —— 案卷流水號來排列。 檔號示意： — 2020—— 4… 案卷順序號 年度 類別號 (憑證類 ) 二級類 (公司或項目 ) 一級類 （三）工程檔 案 工程檔案按工程項目進行分類，工程項目號 —— 子 64 項目代號 —— 工程階段號 —— 子項目案卷流水號。 工程階段號： ① 表示工程準備階段的文件材料。包括立項審批、征地文件資料、勘察、招投標、合同等文件材料。 ② 表示監(jiān)理文件資料 ③ 表示施工文件資料 ④ 表示竣工圖 ⑤表示竣工驗收文件資料 檔號示