【導(dǎo)讀】幫助您迅速有效地提升管理能力；哈佛管理導(dǎo)師涵括20多個(gè)主題，與經(jīng)理人每天的管理挑戰(zhàn)和日常職責(zé)密切相關(guān)，哈佛管理導(dǎo)師已經(jīng)成為經(jīng)理人必不可少的學(xué)習(xí)資源！制定現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表并設(shè)定截止日期。建立準(zhǔn)確并且可用的預(yù)算表。監(jiān)督預(yù)算并且保持項(xiàng)目正常進(jìn)行。與干系人就項(xiàng)目進(jìn)程和出現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并制定應(yīng)急計(jì)劃。布雷特負(fù)責(zé)推行公司的公共關(guān)系計(jì)劃。就在這個(gè)問題不斷的時(shí)候，布雷特收到了上司發(fā)來的備忘錄，要。盡管這個(gè)項(xiàng)目還在進(jìn)行，布雷特也可首先重新檢查一下項(xiàng)目的目標(biāo)、時(shí)間表和成果。中，布雷特都應(yīng)和他的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，并及時(shí)向上司匯報(bào)情況。定時(shí)間表、選擇項(xiàng)目管理軟件以及將延期的工作納入正常軌道。章和資料的列表，并附有簡(jiǎn)要的介紹。一旦新款汽車投入生產(chǎn)，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目亦告終結(jié)。車的生產(chǎn)、營銷、銷售和服務(wù)等工作將傳遞給公司的現(xiàn)有部門或業(yè)務(wù)單位。公司的各個(gè)層級(jí)均承擔(dān)項(xiàng)目。安排及協(xié)調(diào)項(xiàng)目活動(dòng)以便在規(guī)定時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。

　　

【正文】 dieKrunchies?。為了學(xué)習(xí) CornCrunchies 的經(jīng)驗(yàn)，海倫和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的核心成員用幾天的時(shí)間深入研究了保存的有關(guān)這個(gè)項(xiàng)目的文件。他們挑選了有用的報(bào)告模板、研究報(bào)告和甘特圖。他們還會(huì)見了 CornCrunchies 項(xiàng)目經(jīng)理和幾位關(guān)鍵參與者。 隨后，海倫的一位同事斯蒂芬得出了一個(gè)重要發(fā)現(xiàn)。 ?我在文件中發(fā)現(xiàn)的一份報(bào)告引用了我們的市場(chǎng)營銷人員與英國主要的食品分銷商 Fieldfresh 之間的會(huì)談內(nèi)容。根據(jù)此報(bào)告， Fieldfresh 將成為英國 CornCrunchies 產(chǎn)品的獨(dú)家分銷商，但是我們是與曼徹斯特食品分銷商合作。 ? ?我們都知道曼徹斯特食品分銷商一向比較差勁， ?海倫說 ?把這個(gè)報(bào)告復(fù)制一下。我們要讓 Fieldfresh 進(jìn)入分銷商候選人的行列。 ? 在這種情況下，海倫的團(tuán)隊(duì)在以前項(xiàng)目的文件中發(fā)現(xiàn)了一些有用的信息：經(jīng)過驗(yàn)證的方法（用于圍繞市場(chǎng)分析和計(jì)劃來組織工作）；報(bào)告表單以及潛在的海外分銷商。 如果您收集所有重要文件并用可訪問的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，您的項(xiàng)目將有可能成為后來項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的信息源泉。 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，所有的參與者都應(yīng)該聚集在一起，討論有哪些成績(jī)和哪些失誤。大家應(yīng)該陳述自己的成功、失誤、修正設(shè)想以及能夠更好地進(jìn)行控制的流程。該列表將成為項(xiàng)目文件記錄的一部分。 下表列出了參與者在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的會(huì)議上需要回答的部分問題。 ?? 回顧項(xiàng)目， ??我們的設(shè)想是否合理？ ?? 測(cè)試關(guān)鍵設(shè)想的工作進(jìn)展如何？ ?? 在尋找解決業(yè)務(wù)問題的解決方案方面的工作做得如何？ ?? 我們是低估還是高估了任務(wù)時(shí)間？ ?? 我們的會(huì)議是否有效率？ ?? 如果明天重新開始， ?? 會(huì)有什么不同 ?? 的舉措？ 按主題（例如，計(jì)劃、預(yù)算編制和執(zhí)行等 ）系統(tǒng)地分組列出這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。確保文件可供所有后來的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用。除了項(xiàng)目的可交付成果以外，這些經(jīng)驗(yàn)可能是團(tuán)隊(duì)工作中最有價(jià)值的成果。 另請(qǐng)參見汲取教訓(xùn)表。 慶祝 為了標(biāo)志項(xiàng)目的正式結(jié)束，要舉行慶祝活動(dòng)公布團(tuán)隊(duì)取得的成功。邀請(qǐng)所有的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目贊助人?？紤]邀請(qǐng)客戶、供應(yīng)商和為團(tuán)隊(duì)的成果貢獻(xiàn)力量的非項(xiàng)目員工?；仡檲F(tuán)隊(duì)取得的成績(jī)以及項(xiàng)目為公司贏得的收益。如果項(xiàng)目未能完成全部目標(biāo)，需突出強(qiáng)調(diào)人們所付出的努力以及所實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。 最后，借此 機(jī)會(huì)感謝所有幫助和參與項(xiàng)目的人員。隨后，開啟香檳酒，慶祝項(xiàng)目結(jié)束！ 建立有效項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的步驟 1. 招募成員。 o 確定實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目標(biāo) o 的必備 o 技能。 o 確認(rèn)哪些人具有所需的才干、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。 o 招募急缺技能人才或?qū)ふ曳椒訌?qiáng)現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)成員的技能。 o 尋找可以快速學(xué)習(xí)必要新技能的成員。 2. 確立一個(gè)明確的共同 3. 目標(biāo) 4. 。 o 以簡(jiǎn)潔、清晰的語言闡明項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)， o 例如 “改進(jìn)客服 o 流程， o 以便 95% 的來電 均由一名 o 服 o 務(wù)代表進(jìn)行處理。 ” o 解釋說明該目標(biāo) o 是如何為公司愿景、價(jià)值觀和戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持的。 o 明確團(tuán)隊(duì)的存續(xù)時(shí)間， o 即合作完成項(xiàng)目的全部時(shí)間。 5. 確立績(jī)效標(biāo) 6. 準(zhǔn)。 o 選擇體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中取得成功的衡量標(biāo) o 準(zhǔn)， o 例如， o “80% 的客戶來電均在 3 分鐘之內(nèi)予以解決。 ” o 建立團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中可以實(shí)現(xiàn)的階段里程碑績(jī)效標(biāo) o 準(zhǔn)。 7. 通過營造支持環(huán)境鼓勵(lì)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo) 8. 的承諾。 o 促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的協(xié)作并強(qiáng)調(diào)集體成就。 o 借助語言的力量突出團(tuán)隊(duì)的共同 o 努力， o 如 “我們的進(jìn)步神速 ”或“面對(duì)項(xiàng)目的最后期限， o 我們的進(jìn)展如何？ ” 9. 設(shè)立項(xiàng)目章程。 o 編制簡(jiǎn)潔的書面文件以說明團(tuán)隊(duì)欲完成項(xiàng)目的性質(zhì)及對(duì)結(jié)果的期望。 o 與團(tuán)隊(duì)共同 o 制定實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo) o 的具體措施。 構(gòu)建甘特圖的步驟 1. 將項(xiàng)目的第一階段至最后一個(gè)階段， 2. 沿頁面左側(cè)向下列出。 3. 在頂部或底部橫向添加時(shí)間范圍， 4. 從起始時(shí)間至最終期限。 5. 在第一階段的起始日期至預(yù)計(jì)完成日期之間畫出一空白矩形。 6. 為其余的每一階段畫出矩形；確保每一相關(guān)階段的起始點(diǎn)都在上一階段完成時(shí)或完成之后。 7. 對(duì)于獨(dú)立階段， 8. 根據(jù)該段工作的負(fù)責(zé)人員和監(jiān)督人員的偏好畫 出時(shí)間估算矩形。 9. 根據(jù)需要調(diào)整時(shí)間估算， 10. 以便整個(gè)項(xiàng)目在最后期限日或之前完成。 11. 適當(dāng)添加里程碑事件的圖注說明。 12. 通過圖表指 13. 明負(fù)責(zé)完成特定活動(dòng)的干系人團(tuán)隊(duì)。 14. 向干系人和團(tuán)隊(duì)成員展示該圖以獲取反饋信息。 15. 根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。 構(gòu)建關(guān)鍵路徑的步驟 1. 列出所有完成項(xiàng)目所必需的活動(dòng)， 2. 并逐一地給予簡(jiǎn)要描述。 3. 確定每項(xiàng)活動(dòng)的預(yù)期時(shí)限。 4. 列出每項(xiàng)活動(dòng)開始前必須完成的其他活動(dòng)。 5. 另起一頁并在頂部或底部橫向添加時(shí)間范圍， 6. 從起始時(shí)間至最終期限。 7. 描繪關(guān)鍵路徑圖， 8. 用圓圈表示項(xiàng)目活動(dòng)， 9. 箭頭表示任務(wù)持續(xù)時(shí)間。 10. 估算每一項(xiàng)活動(dòng)的最早起始時(shí)間。 11. 估算每一項(xiàng)活動(dòng)的最早結(jié)束時(shí)間。 12. 通過查找項(xiàng)目的最長任務(wù)序列確定關(guān)鍵路徑。 13. 通過將關(guān)鍵路徑上所有活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間相加， 14. 估算整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)期持續(xù)時(shí)間。 獲得正確工作分解結(jié)構(gòu)的技巧 首先確定項(xiàng)目成功所必須完成的最優(yōu)先任務(wù)。將這些任務(wù)分解為盡可能小的子任務(wù)單元。 當(dāng)細(xì)分的活動(dòng)和任務(wù)所需的工作時(shí)間與您計(jì)劃安排的最小時(shí)間單元相等時(shí)，即可停止再分解。例如，如果您希望安排一天的工作時(shí)限，那么就應(yīng)將工作分解為若干日結(jié)的任務(wù)。 針對(duì)您的 WBS 設(shè)計(jì)的各項(xiàng)工作，逐一確認(rèn)其負(fù)責(zé)人員，并讓他們參與任務(wù)的分解過程。對(duì)于每項(xiàng)工作的具體內(nèi)容以及這些工作應(yīng)如何分解為易于管理 的子單元，他們都爛熟于心。 分析每一任務(wù)?？紤]是否每一項(xiàng)任務(wù)都必不可少，是否可以重新設(shè)計(jì)某些任務(wù)以便耗時(shí)更少、成本更低。 通覽所有子任務(wù)并觀察它們的總和是否等于最高層級(jí)的任務(wù)，以此來檢查您的工作。切勿忽略任何重要的任務(wù)。 活動(dòng)細(xì)分的目標(biāo)層級(jí)是三至六層，更復(fù)雜的項(xiàng)目可以適當(dāng)增加。謹(jǐn)記只有超大型項(xiàng)目才可能超越 20 個(gè)層級(jí)。 雖然 WBS 中每一層級(jí)的任務(wù)都需要時(shí)間估算，但切記這僅僅是一種估計(jì)?？梢栽谀种贫?xiàng)目的詳盡日程表和預(yù)算時(shí)，再?zèng)Q定是否需要改動(dòng)。 如果您決定擴(kuò)充時(shí)間估算方案以降低任務(wù)延期的風(fēng)險(xiǎn)，那么應(yīng)告知其他干系人您的擴(kuò)充內(nèi)容。確保所有人都了解延遲交付期限的后果。 制定項(xiàng)目進(jìn)度 的技巧 選擇最有效的工具創(chuàng)建日程草案，例如甘特圖、計(jì)劃評(píng)審技術(shù)圖以及關(guān)鍵路徑圖。您可以使用紙、筆或項(xiàng)目管理軟件創(chuàng)建這些圖表；只要運(yùn)用您最為熟練的方法即可。 了解哪些工作具有嚴(yán)格的時(shí)限，而哪些更具靈活性。 避免在您的日程表中安排持續(xù)期超過四至六個(gè)星期的任務(wù)。相反，應(yīng)將這些任務(wù)分解為持續(xù)期更短的子任務(wù)。 不要安排過多的活動(dòng)，以免您難以監(jiān)控。 以統(tǒng)一的增量單位記錄所有的時(shí)間單元，如：日或星期。 設(shè)定日程安排時(shí)，避免 “必須延遲原始目標(biāo)日期 ”這樣的臆斷。 您應(yīng)保持一定的靈活性，以便處理日程安排執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)問題。 尋找能夠提高日程的準(zhǔn)確性、有效性的方法。例如，探詢您的時(shí)間估算是否準(zhǔn)確。思考是否遺漏了某些任務(wù)。預(yù)計(jì)潛在的 “瓶頸 ”。 選擇項(xiàng)目管理軟件的技巧 任何項(xiàng)目管理軟件都應(yīng)： 應(yīng)對(duì)甘特圖、計(jì)劃評(píng)審技術(shù)圖和關(guān)鍵路徑計(jì)算方法的發(fā)展與變革。 制定日程表和預(yù)算。 利用日歷輔助項(xiàng)目日程安排，但應(yīng)留出周末和節(jié)假日。 為應(yīng)急計(jì)劃和更新設(shè)定不同的適用場(chǎng)合。 切勿為個(gè)人和團(tuán)隊(duì)安排過多的任務(wù)。 使進(jìn)度落后項(xiàng)目重新趕上進(jìn)度的技巧 重新協(xié)商。與干系人討論工作延期的可能性及其后果。 采取后續(xù)措施彌補(bǔ)損失的時(shí)間。復(fù)查日程和預(yù)算以了解是否可以用其他任務(wù)的富余工時(shí)彌補(bǔ)延時(shí)。 縮小項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目是否存在可舍棄的非必要單元以降低成本、節(jié)省時(shí)間？ 利用更多的資源。您是否可以在項(xiàng)目中應(yīng)用更多的人員或設(shè)備？如果可以，那么在運(yùn)用更多資源所耗費(fèi)的成本與工作時(shí)限的重要性之間進(jìn)行權(quán)衡。 接受替換。例如，如果項(xiàng)目因某些部分部件的耽擱而延誤，那么您是否可以換用更易于獲得的部件？ 尋找備選來源。當(dāng)缺少某種條件而導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度拖后時(shí)，是否存在可提供這種條件的其他來源？ 接受分期交付。您是否可以接受延續(xù)工作的必要理由，并推遲交付時(shí)間？ 提供獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于按項(xiàng)目時(shí)限如期交工或如期交付部件，您是否提供獎(jiǎng)金或其他的激勵(lì)手段？ 要求遵從承諾。強(qiáng)調(diào)員工履行其如期完成項(xiàng)目承諾的重要性。對(duì)履行承諾的要求必須得到高級(jí)管理層的支持。 練習(xí) 練習(xí)是基于場(chǎng)景的在線活動(dòng)，為您提供了參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)的機(jī)會(huì)，您可在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)?jiān)L問此在線活動(dòng)。 自測(cè) 您已被安排分管一個(gè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目具有明確的既定期望和清晰的職責(zé)描述。在開始制定計(jì)劃前，您首先應(yīng)該做什么？ 確認(rèn)該項(xiàng)目正在解決正確 的問題。 確認(rèn)該項(xiàng)目確實(shí)滿足組織的潛在需要不失為一個(gè)好主意。盡管預(yù)期可能很清楚，但是它們?nèi)匀豢赡軣o法擊中您項(xiàng)目核心部分的 “真正 ”問題的要害。如果您不了解潛在問題的答案，那么您在這個(gè)未能顧及團(tuán)隊(duì)基本關(guān)切的項(xiàng)目上所投入的時(shí)間和資金都可能付之東流。 另請(qǐng)參見 項(xiàng)目管理 : 核心概念 , 確定業(yè)務(wù)需求和項(xiàng)目目標(biāo) 為什么說花時(shí)間為您的項(xiàng)目確定所有干系人是十分關(guān)鍵的？ 為的是確保項(xiàng)目目標(biāo)滿足每一個(gè)人的成功期望。 您需要準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目的成功對(duì)于深受項(xiàng)目結(jié)果影響的人員或部門意味著什么。您在管理項(xiàng)目第一階段的關(guān)鍵任務(wù)之一就是將干系人的期望融入?yún)f(xié)調(diào)一致、易于管理的項(xiàng)目目標(biāo)體系之中。 另請(qǐng)參見 項(xiàng)目 管理 : 核心概念 , 界定角色與職責(zé) 在管理項(xiàng)目的界定和組織階段，建議您要小心 “范圍蠕變 ”。這個(gè)詞是什么意思？ 范圍蠕變就是無意識(shí)地屈從于壓力，去做更多原計(jì)劃之外的事。 當(dāng)您探尋每位干系人對(duì)成功的界定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可能希望努力解決超越自己項(xiàng)目范圍的問題。但謹(jǐn)防在未充分考慮絕大多數(shù)干系人的關(guān)鍵利益的情況下盲目屈從于擴(kuò)大項(xiàng)目范圍的壓力。 另請(qǐng)參見 項(xiàng)目管理 : 核心概念 , 理解競(jìng)爭(zhēng)需求與 “范圍蠕變 ” 當(dāng)您在確立項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，哪三個(gè)因素通常決定了您可能考慮的內(nèi)容？ 時(shí)間、成本與質(zhì)量。 時(shí)間、成本和質(zhì)量是決定您項(xiàng)目目標(biāo)的三個(gè)最重要的變量，變動(dòng)其中任何一個(gè)變量，都會(huì)改變您的結(jié)果。 另請(qǐng)參見 項(xiàng)目管理 : 核心概念 , 理解競(jìng)爭(zhēng)需求與 “范圍蠕變 ” 當(dāng)您創(chuàng)建 WBS 分析時(shí)做些什么？ 您把整個(gè)項(xiàng)目分為較小的任務(wù)，然后再將這些較小的任務(wù)分為您所期望的任務(wù)量。 通過 WBS（工作分解結(jié)構(gòu)），可將一個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)細(xì)分為較小的任務(wù)，直至無法再分解為止。這個(gè)結(jié)果會(huì)讓您有一種人手不足、資金短缺、時(shí)間緊迫的感覺。 另請(qǐng)參見 項(xiàng)目管理 : 核心概念 , 進(jìn)行高級(jí)別估算 在執(zhí)行項(xiàng)目期間您應(yīng)選擇一個(gè)監(jiān)督和控制系統(tǒng)。無論什么控制系統(tǒng)，您認(rèn)為其基本功能是什么？ 這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)強(qiáng)調(diào)反應(yīng)。 如果您所收集的控制數(shù)據(jù)未引起反應(yīng)，那么您的系統(tǒng)就毫無用處。任何控制系統(tǒng)都必須使用該信息來啟動(dòng)相關(guān)行動(dòng)；否則您所做的就僅是監(jiān)控而不是在練習(xí)控制。 另請(qǐng)參見 項(xiàng)目管理 : 核 心概念 , 監(jiān)督和控制項(xiàng)目 您需要跟蹤必須完成的任務(wù)，完成它們所需的時(shí)間，以及任務(wù)完成的順序。哪個(gè)項(xiàng)目管理工具可幫助您？ 甘特圖。 甘特圖是許多項(xiàng)目經(jīng)理用來制定工作時(shí)間表的工具。它在左欄列出項(xiàng)目的任務(wù)并指明每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)限。這些色塊根據(jù)任務(wù)關(guān)系表明每項(xiàng)任務(wù)的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。