【導讀】幫助您迅速有效地提升管理能力；哈佛管理導師涵括20多個主題，與經(jīng)理人每天的管理挑戰(zhàn)和日常職責密切相關(guān)，哈佛管理導師已經(jīng)成為經(jīng)理人必不可少的學習資源！制定現(xiàn)實的時間表并設(shè)定截止日期。建立準確并且可用的預算表。監(jiān)督預算并且保持項目正常進行。與干系人就項目進程和出現(xiàn)的問題進行溝通。評估風險并制定應急計劃。布雷特負責推行公司的公共關(guān)系計劃。就在這個問題不斷的時候，布雷特收到了上司發(fā)來的備忘錄，要。盡管這個項目還在進行，布雷特也可首先重新檢查一下項目的目標、時間表和成果。中，布雷特都應和他的團隊進行溝通，并及時向上司匯報情況。定時間表、選擇項目管理軟件以及將延期的工作納入正常軌道。章和資料的列表，并附有簡要的介紹。一旦新款汽車投入生產(chǎn)，設(shè)計團隊的項目亦告終結(jié)。車的生產(chǎn)、營銷、銷售和服務等工作將傳遞給公司的現(xiàn)有部門或業(yè)務單位。公司的各個層級均承擔項目。安排及協(xié)調(diào)項目活動以便在規(guī)定時間內(nèi)實現(xiàn)既定的目標。

　　

【正文】 dieKrunchies?。為了學習 CornCrunchies 的經(jīng)驗，海倫和項目團隊的核心成員用幾天的時間深入研究了保存的有關(guān)這個項目的文件。他們挑選了有用的報告模板、研究報告和甘特圖。他們還會見了 CornCrunchies 項目經(jīng)理和幾位關(guān)鍵參與者。 隨后，海倫的一位同事斯蒂芬得出了一個重要發(fā)現(xiàn)。 ?我在文件中發(fā)現(xiàn)的一份報告引用了我們的市場營銷人員與英國主要的食品分銷商 Fieldfresh 之間的會談內(nèi)容。根據(jù)此報告， Fieldfresh 將成為英國 CornCrunchies 產(chǎn)品的獨家分銷商，但是我們是與曼徹斯特食品分銷商合作。 ? ?我們都知道曼徹斯特食品分銷商一向比較差勁， ?海倫說 ?把這個報告復制一下。我們要讓 Fieldfresh 進入分銷商候選人的行列。 ? 在這種情況下，海倫的團隊在以前項目的文件中發(fā)現(xiàn)了一些有用的信息：經(jīng)過驗證的方法（用于圍繞市場分析和計劃來組織工作）；報告表單以及潛在的海外分銷商。 如果您收集所有重要文件并用可訪問的形式進行存儲，您的項目將有可能成為后來項目團隊的信息源泉。 總結(jié)經(jīng)驗教訓 項目結(jié)束時，所有的參與者都應該聚集在一起，討論有哪些成績和哪些失誤。大家應該陳述自己的成功、失誤、修正設(shè)想以及能夠更好地進行控制的流程。該列表將成為項目文件記錄的一部分。 下表列出了參與者在總結(jié)經(jīng)驗教訓的會議上需要回答的部分問題。 ?? 回顧項目， ??我們的設(shè)想是否合理？ ?? 測試關(guān)鍵設(shè)想的工作進展如何？ ?? 在尋找解決業(yè)務問題的解決方案方面的工作做得如何？ ?? 我們是低估還是高估了任務時間？ ?? 我們的會議是否有效率？ ?? 如果明天重新開始， ?? 會有什么不同 ?? 的舉措？ 按主題（例如，計劃、預算編制和執(zhí)行等 ）系統(tǒng)地分組列出這些經(jīng)驗教訓。確保文件可供所有后來的項目團隊使用。除了項目的可交付成果以外，這些經(jīng)驗可能是團隊工作中最有價值的成果。 另請參見汲取教訓表。 慶祝 為了標志項目的正式結(jié)束，要舉行慶?；顒庸紙F隊取得的成功。邀請所有的項目團隊成員和項目贊助人?？紤]邀請客戶、供應商和為團隊的成果貢獻力量的非項目員工。回顧團隊取得的成績以及項目為公司贏得的收益。如果項目未能完成全部目標，需突出強調(diào)人們所付出的努力以及所實現(xiàn)的目標。 最后，借此 機會感謝所有幫助和參與項目的人員。隨后，開啟香檳酒，慶祝項目結(jié)束！ 建立有效項目團隊的步驟 1. 招募成員。 o 確定實現(xiàn)項目團隊目標 o 的必備 o 技能。 o 確認哪些人具有所需的才干、知識和經(jīng)驗。 o 招募急缺技能人才或?qū)ふ曳椒訌姮F(xiàn)有團隊成員的技能。 o 尋找可以快速學習必要新技能的成員。 2. 確立一個明確的共同 3. 目標 4. 。 o 以簡潔、清晰的語言闡明項目團隊的目標， o 例如 “改進客服 o 流程， o 以便 95% 的來電 均由一名 o 服 o 務代表進行處理。 ” o 解釋說明該目標 o 是如何為公司愿景、價值觀和戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持的。 o 明確團隊的存續(xù)時間， o 即合作完成項目的全部時間。 5. 確立績效標 6. 準。 o 選擇體現(xiàn)團隊在項目中取得成功的衡量標 o 準， o 例如， o “80% 的客戶來電均在 3 分鐘之內(nèi)予以解決。 ” o 建立團隊在項目執(zhí)行過程中可以實現(xiàn)的階段里程碑績效標 o 準。 7. 通過營造支持環(huán)境鼓勵對項目目標 8. 的承諾。 o 促進團隊成員間的協(xié)作并強調(diào)集體成就。 o 借助語言的力量突出團隊的共同 o 努力， o 如 “我們的進步神速 ”或“面對項目的最后期限， o 我們的進展如何？ ” 9. 設(shè)立項目章程。 o 編制簡潔的書面文件以說明團隊欲完成項目的性質(zhì)及對結(jié)果的期望。 o 與團隊共同 o 制定實現(xiàn)項目目標 o 的具體措施。 構(gòu)建甘特圖的步驟 1. 將項目的第一階段至最后一個階段， 2. 沿頁面左側(cè)向下列出。 3. 在頂部或底部橫向添加時間范圍， 4. 從起始時間至最終期限。 5. 在第一階段的起始日期至預計完成日期之間畫出一空白矩形。 6. 為其余的每一階段畫出矩形；確保每一相關(guān)階段的起始點都在上一階段完成時或完成之后。 7. 對于獨立階段， 8. 根據(jù)該段工作的負責人員和監(jiān)督人員的偏好畫 出時間估算矩形。 9. 根據(jù)需要調(diào)整時間估算， 10. 以便整個項目在最后期限日或之前完成。 11. 適當添加里程碑事件的圖注說明。 12. 通過圖表指 13. 明負責完成特定活動的干系人團隊。 14. 向干系人和團隊成員展示該圖以獲取反饋信息。 15. 根據(jù)需要進行調(diào)整。 構(gòu)建關(guān)鍵路徑的步驟 1. 列出所有完成項目所必需的活動， 2. 并逐一地給予簡要描述。 3. 確定每項活動的預期時限。 4. 列出每項活動開始前必須完成的其他活動。 5. 另起一頁并在頂部或底部橫向添加時間范圍， 6. 從起始時間至最終期限。 7. 描繪關(guān)鍵路徑圖， 8. 用圓圈表示項目活動， 9. 箭頭表示任務持續(xù)時間。 10. 估算每一項活動的最早起始時間。 11. 估算每一項活動的最早結(jié)束時間。 12. 通過查找項目的最長任務序列確定關(guān)鍵路徑。 13. 通過將關(guān)鍵路徑上所有活動的持續(xù)時間相加， 14. 估算整個項目的預期持續(xù)時間。 獲得正確工作分解結(jié)構(gòu)的技巧 首先確定項目成功所必須完成的最優(yōu)先任務。將這些任務分解為盡可能小的子任務單元。 當細分的活動和任務所需的工作時間與您計劃安排的最小時間單元相等時，即可停止再分解。例如，如果您希望安排一天的工作時限，那么就應將工作分解為若干日結(jié)的任務。 針對您的 WBS 設(shè)計的各項工作，逐一確認其負責人員，并讓他們參與任務的分解過程。對于每項工作的具體內(nèi)容以及這些工作應如何分解為易于管理 的子單元，他們都爛熟于心。 分析每一任務?？紤]是否每一項任務都必不可少，是否可以重新設(shè)計某些任務以便耗時更少、成本更低。 通覽所有子任務并觀察它們的總和是否等于最高層級的任務，以此來檢查您的工作。切勿忽略任何重要的任務。 活動細分的目標層級是三至六層，更復雜的項目可以適當增加。謹記只有超大型項目才可能超越 20 個層級。 雖然 WBS 中每一層級的任務都需要時間估算，但切記這僅僅是一種估計?？梢栽谀种贫椖康脑敱M日程表和預算時，再決定是否需要改動。 如果您決定擴充時間估算方案以降低任務延期的風險，那么應告知其他干系人您的擴充內(nèi)容。確保所有人都了解延遲交付期限的后果。 制定項目進度 的技巧 選擇最有效的工具創(chuàng)建日程草案，例如甘特圖、計劃評審技術(shù)圖以及關(guān)鍵路徑圖。您可以使用紙、筆或項目管理軟件創(chuàng)建這些圖表；只要運用您最為熟練的方法即可。 了解哪些工作具有嚴格的時限，而哪些更具靈活性。 避免在您的日程表中安排持續(xù)期超過四至六個星期的任務。相反，應將這些任務分解為持續(xù)期更短的子任務。 不要安排過多的活動，以免您難以監(jiān)控。 以統(tǒng)一的增量單位記錄所有的時間單元，如：日或星期。 設(shè)定日程安排時，避免 “必須延遲原始目標日期 ”這樣的臆斷。 您應保持一定的靈活性，以便處理日程安排執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)問題。 尋找能夠提高日程的準確性、有效性的方法。例如，探詢您的時間估算是否準確。思考是否遺漏了某些任務。預計潛在的 “瓶頸 ”。 選擇項目管理軟件的技巧 任何項目管理軟件都應： 應對甘特圖、計劃評審技術(shù)圖和關(guān)鍵路徑計算方法的發(fā)展與變革。 制定日程表和預算。 利用日歷輔助項目日程安排，但應留出周末和節(jié)假日。 為應急計劃和更新設(shè)定不同的適用場合。 切勿為個人和團隊安排過多的任務。 使進度落后項目重新趕上進度的技巧 重新協(xié)商。與干系人討論工作延期的可能性及其后果。 采取后續(xù)措施彌補損失的時間。復查日程和預算以了解是否可以用其他任務的富余工時彌補延時。 縮小項目范圍。項目是否存在可舍棄的非必要單元以降低成本、節(jié)省時間？ 利用更多的資源。您是否可以在項目中應用更多的人員或設(shè)備？如果可以，那么在運用更多資源所耗費的成本與工作時限的重要性之間進行權(quán)衡。 接受替換。例如，如果項目因某些部分部件的耽擱而延誤，那么您是否可以換用更易于獲得的部件？ 尋找備選來源。當缺少某種條件而導致項目進度拖后時，是否存在可提供這種條件的其他來源？ 接受分期交付。您是否可以接受延續(xù)工作的必要理由，并推遲交付時間？ 提供獎勵。對于按項目時限如期交工或如期交付部件，您是否提供獎金或其他的激勵手段？ 要求遵從承諾。強調(diào)員工履行其如期完成項目承諾的重要性。對履行承諾的要求必須得到高級管理層的支持。 練習 練習是基于場景的在線活動，為您提供了參與互動場景練習的機會，您可在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對您所做選擇的即時反饋。有關(guān)詳細信息，請訪問此在線活動。 自測 您已被安排分管一個項目，該項目具有明確的既定期望和清晰的職責描述。在開始制定計劃前，您首先應該做什么？ 確認該項目正在解決正確 的問題。 確認該項目確實滿足組織的潛在需要不失為一個好主意。盡管預期可能很清楚，但是它們?nèi)匀豢赡軣o法擊中您項目核心部分的 “真正 ”問題的要害。如果您不了解潛在問題的答案，那么您在這個未能顧及團隊基本關(guān)切的項目上所投入的時間和資金都可能付之東流。 另請參見 項目管理 : 核心概念 , 確定業(yè)務需求和項目目標 為什么說花時間為您的項目確定所有干系人是十分關(guān)鍵的？ 為的是確保項目目標滿足每一個人的成功期望。 您需要準確掌握項目的成功對于深受項目結(jié)果影響的人員或部門意味著什么。您在管理項目第一階段的關(guān)鍵任務之一就是將干系人的期望融入?yún)f(xié)調(diào)一致、易于管理的項目目標體系之中。 另請參見 項目 管理 : 核心概念 , 界定角色與職責 在管理項目的界定和組織階段，建議您要小心 “范圍蠕變 ”。這個詞是什么意思？ 范圍蠕變就是無意識地屈從于壓力，去做更多原計劃之外的事。 當您探尋每位干系人對成功的界定標準時，可能希望努力解決超越自己項目范圍的問題。但謹防在未充分考慮絕大多數(shù)干系人的關(guān)鍵利益的情況下盲目屈從于擴大項目范圍的壓力。 另請參見 項目管理 : 核心概念 , 理解競爭需求與 “范圍蠕變 ” 當您在確立項目目標時，哪三個因素通常決定了您可能考慮的內(nèi)容？ 時間、成本與質(zhì)量。 時間、成本和質(zhì)量是決定您項目目標的三個最重要的變量，變動其中任何一個變量，都會改變您的結(jié)果。 另請參見 項目管理 : 核心概念 , 理解競爭需求與 “范圍蠕變 ” 當您創(chuàng)建 WBS 分析時做些什么？ 您把整個項目分為較小的任務，然后再將這些較小的任務分為您所期望的任務量。 通過 WBS（工作分解結(jié)構(gòu)），可將一個復雜的活動細分為較小的任務，直至無法再分解為止。這個結(jié)果會讓您有一種人手不足、資金短缺、時間緊迫的感覺。 另請參見 項目管理 : 核心概念 , 進行高級別估算 在執(zhí)行項目期間您應選擇一個監(jiān)督和控制系統(tǒng)。無論什么控制系統(tǒng)，您認為其基本功能是什么？ 這個系統(tǒng)應強調(diào)反應。 如果您所收集的控制數(shù)據(jù)未引起反應，那么您的系統(tǒng)就毫無用處。任何控制系統(tǒng)都必須使用該信息來啟動相關(guān)行動；否則您所做的就僅是監(jiān)控而不是在練習控制。 另請參見 項目管理 : 核 心概念 , 監(jiān)督和控制項目 您需要跟蹤必須完成的任務，完成它們所需的時間，以及任務完成的順序。哪個項目管理工具可幫助您？ 甘特圖。 甘特圖是許多項目經(jīng)理用來制定工作時間表的工具。它在左欄列出項目的任務并指明每項任務的時限。這些色塊根據(jù)任務關(guān)系表明每項任務的開始時間和結(jié)束時間。