【正文】 如果您所收集的控制數(shù)據(jù)未引起反應(yīng)，那么您的系統(tǒng)就毫無(wú)用處。盡管預(yù)期可能很清楚，但是它們?nèi)匀豢赡軣o(wú)法擊中您項(xiàng)目核心部分的 “真正 ”問(wèn)題的要害。復(fù)查日程和預(yù)算以了解是否可以用其他任務(wù)的富余工時(shí)彌補(bǔ)延時(shí)。 不要安排過(guò)多的活動(dòng)，以免您難以監(jiān)控。對(duì)于每項(xiàng)工作的具體內(nèi)容以及這些工作應(yīng)如何分解為易于管理 的子單元，他們都爛熟于心。 14. 向干系人和團(tuán)隊(duì)成員展示該圖以獲取反饋信息。 5. 確立績(jī)效標(biāo) 6. 準(zhǔn)。 另請(qǐng)參見(jiàn)汲取教訓(xùn)表。他們挑選了有用的報(bào)告模板、研究報(bào)告和甘特圖。結(jié)束項(xiàng)目非常重要，因?yàn)檫@為每個(gè)人提供了一個(gè)機(jī)會(huì)來(lái)回顧已完成的工作：有哪些成績(jī)，有哪些失誤，哪些結(jié)果本來(lái)可以進(jìn)一步改善。這種快速的回轉(zhuǎn)時(shí)間使他們能夠快速了解情況， 4. 并迅速將新的信息應(yīng)用于剩余的項(xiàng)目工作。 應(yīng)對(duì)意料之外的風(fēng)險(xiǎn) 以上流程適用于可預(yù)見(jiàn)到的風(fēng)險(xiǎn)。然后考慮以下問(wèn)題：在這些方面可能出現(xiàn)哪些最壞的情況？最可能面臨哪些風(fēng)險(xiǎn)？ 2. 采取行動(dòng)避免風(fēng)險(xiǎn)或最大程度地降低風(fēng)險(xiǎn) 在最極端的情況下，可能需要更改項(xiàng)目范圍，以規(guī)避組織未做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備的風(fēng)險(xiǎn)。有些人會(huì)預(yù)見(jiàn)到其他人完全忽略的危險(xiǎn)。 控制系統(tǒng)必須使用信息來(lái)啟動(dòng)修正措施；否則， ?? 您所做的工作就只是監(jiān)測(cè)。 請(qǐng)考慮以下指導(dǎo)原則，以獲得高質(zhì)量的產(chǎn)品和結(jié)果： ?? 不 ?? 要為了滿足最后期限而 ??匆忙進(jìn)行質(zhì)量檢查。 根據(jù)估算成本監(jiān)控實(shí)際費(fèi)用時(shí)，應(yīng)密切注意以下可能使項(xiàng)目超過(guò)預(yù)算的常見(jiàn)或有費(fèi)用： ?? 長(zhǎng)期項(xiàng)目期間意外的通貨膨脹 ?? 無(wú)法控制貨幣匯率或預(yù)測(cè)匯率浮動(dòng) ?? 供應(yīng)商和分包商未提供約定價(jià)格 ?? 根據(jù)不同 ?? 的成本計(jì)算方法估算；例如小時(shí)與美元 ?? 為了保證項(xiàng)目 進(jìn)度而 ?? 產(chǎn)生的計(jì)劃外人員成本， ?? 包括增加的加班時(shí)間 ?? 預(yù)料之外的辦公場(chǎng)所或培訓(xùn)需要 ?? 解決意料之外的問(wèn)題所需的顧問(wèn)費(fèi)用或法律費(fèi)用 項(xiàng)目開(kāi)始之前，大多數(shù)或有費(fèi)用是無(wú)法預(yù)測(cè)的。 團(tuán)隊(duì)成員出席這次會(huì)議具有重要 的心理價(jià)值，尤其是對(duì)于地理位置分散的團(tuán)隊(duì)更是如此，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員以后可能很少有機(jī)會(huì)聚集在一起。 另請(qǐng)參見(jiàn)會(huì)議紀(jì)要表。請(qǐng)考慮將資源從非關(guān)鍵任務(wù)轉(zhuǎn)移到更關(guān)鍵的任務(wù)。 另請(qǐng)參見(jiàn)選擇項(xiàng)目管理軟件的技巧。您還可以看到：活動(dòng) A 和 E 是保證項(xiàng)目在最后期限內(nèi)完成的關(guān)鍵任務(wù)。這就是草擬進(jìn)度表；在所有人審閱過(guò)進(jìn)度表后，您可以對(duì)其加以完善。 靈活性實(shí)際上使項(xiàng)目經(jīng)理可以更有效地工作。 除了通常的計(jì)算機(jī)、筆、紙張和軟件以外， ?? 您可能還需要特殊的設(shè)備 ?? 。在團(tuán)隊(duì)環(huán)境中決定任務(wù)分配可以： ?? 使員工了解彼此的技能類型 ?? 確保任務(wù)與人員相匹配 ?? 幫助團(tuán)隊(duì)成員了解他們所具備 ?? 的有限資源 大多數(shù)團(tuán)隊(duì)組建專家認(rèn)為，團(tuán)隊(duì)不可能囊括您所需要的全部技能。而且，還需要召集團(tuán)隊(duì)并分派各項(xiàng)任務(wù)。 任務(wù)（或整個(gè)項(xiàng)目）的完成很可能超出計(jì)劃的時(shí)限， ??降低這種風(fēng)險(xiǎn)的一種可行方法就是擴(kuò)充估算。在第一階段運(yùn)用 WBS 的目的僅僅是建立一個(gè)大致框架，一旦您全面了解自己的人員、預(yù)算和時(shí)間約束后，可隨時(shí)予以擴(kuò)充。未能充分傳達(dá)這一信息可能導(dǎo)致誤解和項(xiàng)目最終的失敗。 一旦干系人得到確認(rèn)，應(yīng)探詢他們對(duì)項(xiàng)目 ?成功 ?含意的理解。 ?? 定期評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)展和團(tuán)隊(duì)成員的看法。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo) 許多大型項(xiàng)目都擁有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者。如果會(huì)超越您的項(xiàng)目范圍，那么即使這些合理或緊迫的問(wèn)題亟待公司解決，也決不應(yīng)納入您的項(xiàng)目目標(biāo)體系之中。 ?? 時(shí)間： 取得項(xiàng)目應(yīng)交付成果所需的時(shí)間。 設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo) 下一步驟是界定您的項(xiàng)目目標(biāo)。 以這種方式回顧較前階段的任務(wù)和活動(dòng)并不意味著倒退或失敗。 ?? 盡量降低您的成本。 什么是項(xiàng)目管理？ 一個(gè)項(xiàng)目 是一系列相關(guān)活動(dòng)的集合，通常涉及一群人在一定時(shí)期內(nèi)為共同的目的或目標(biāo)進(jìn)行合作。您將會(huì)獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。也許他可以雇用臨時(shí)員工或者將自己的一些工作委托給其他團(tuán)隊(duì)去做。哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程 《哈佛管理導(dǎo)師》 MBA/EMBA學(xué)員，企業(yè)管理人員必修課，是迅速掌握商務(wù)技能及商務(wù)語(yǔ)言的有力工具，有效幫助您迅速有效地提升管理能力； 該課程由哈佛商學(xué)院的資深教授和管理領(lǐng)域公認(rèn)的專家結(jié)合自己多年的教學(xué)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)設(shè)計(jì)而成的。在該過(guò)程的每個(gè)步驟中，布雷特都應(yīng)和他的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，并及時(shí)向上司匯報(bào)情況。摘要頁(yè)面列出了參考資料的鏈接。例如，設(shè)計(jì)新款汽車就是一個(gè)項(xiàng)目。 通過(guò)在合理的計(jì)劃范圍內(nèi)探尋項(xiàng)目目標(biāo) ??的實(shí)現(xiàn)方式，??優(yōu)秀的項(xiàng)目管理者可以不 ?? 斷地降低成本。相反，它僅僅說(shuō)明您正在將新知識(shí)、新信息融入整個(gè)計(jì)劃，以便改善您的項(xiàng)目任務(wù)的績(jī)效。項(xiàng)目的成功取決于您實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的程度。 ?? 成本： 完成項(xiàng)目所需資金、人員和其他資源的數(shù)目 /數(shù)量。如果干系人要求您擴(kuò)大項(xiàng)目范圍，那么必須使其明確此舉對(duì)質(zhì)量、時(shí)間和成本的影響。該人員直接向項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，并掌管著一個(gè)或多個(gè)方面的工作。 ?? 確保所有成員的全情投入及其表達(dá)自我的權(quán)利。干系人的利益多種多樣，因此，他們對(duì)成功的定義很可能千差萬(wàn)別。 進(jìn)行高級(jí)別估算 忽略重要的工作或管理者明顯低估了項(xiàng)目涉及 的時(shí)間和資金，是許多項(xiàng)目失敗的原因。 另請(qǐng)參見(jiàn)獲得正確工作分解結(jié)構(gòu)的技巧。但必須公開(kāi)進(jìn)行這項(xiàng)活動(dòng)并充分了解自己行動(dòng)的前因后果。 招募新的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 如果您尚未招募自己的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，那么應(yīng)根據(jù)分解工作結(jié)構(gòu)提供的信息，首先評(píng)估項(xiàng)目所需的各項(xiàng)技能。總會(huì)出現(xiàn)某些遺漏。嘗試預(yù)測(cè)項(xiàng)目所需的耗用品。隨著項(xiàng)目 的不斷開(kāi)展，最優(yōu)秀的管理者會(huì)不斷改進(jìn)，以便清除障礙并抓住重要機(jī)會(huì)。 管理者使用多種不同的工具來(lái)草擬進(jìn)度表： ?? 甘特圖 甘特圖在左側(cè)的列中列出項(xiàng)目任務(wù)， ?? 并指 ?? 明每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間色塊。根據(jù)此信息， ?? 您可能需要將大多數(shù)資源調(diào)配到執(zhí)行這些關(guān)鍵活動(dòng)上。 4. 優(yōu)化進(jìn)度表。例如，如果有 4 個(gè)人正在從事一項(xiàng)具有 4 到 5 天富裕時(shí)間的任務(wù)，則可以將部分或全部人員 轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵路徑任務(wù)幾天。 草擬進(jìn)度報(bào)告 除記錄會(huì)議備忘錄外，許多項(xiàng)目經(jīng)理還會(huì)創(chuàng)建進(jìn)度報(bào)告，跟蹤項(xiàng)目中正在執(zhí)行的所有工作。從最開(kāi)始就聚集在一起將樹(shù)立團(tuán)隊(duì)責(zé)任感，并使每位參與者都能感受到團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的重要性。正因如此，您需要時(shí)刻關(guān)注產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)字，留意偏離預(yù)算金額的明顯差異。出現(xiàn)問(wèn)題后解決問(wèn)題的成本通常遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于在這些問(wèn)題尚在控制范圍內(nèi)時(shí)處理和解決問(wèn)題的成本。如果質(zhì)量低于標(biāo) ?? 準(zhǔn)， ?? 請(qǐng)組建一個(gè)特別工作組， ?? 確定原因并解決問(wèn)題。與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、客戶或供應(yīng)商交談， ?? 可以獲得一些意外的信息。例如，臘腸生產(chǎn)商擔(dān)心生產(chǎn)或分銷渠道出現(xiàn)細(xì)菌污染，可能會(huì)決定只生產(chǎn)預(yù)先烹制好且在無(wú)菌條件下包裝的肉食。可是如何應(yīng)對(duì)無(wú)法預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)呢？例如，假設(shè)一種新技術(shù)在沒(méi)有任何征兆的情況下出現(xiàn)，使競(jìng)爭(zhēng)公司能夠推出一種新產(chǎn)品，而此產(chǎn)品將讓您的產(chǎn)品過(guò)時(shí)。許多公司將此方法稱為 ?快速反復(fù) 5. 原型 ?。這些回顧構(gòu)成了組織學(xué)習(xí)的核心，應(yīng)在組織發(fā)起的其他項(xiàng)目中充分利用這些信息。他們還會(huì)見(jiàn)了 CornCrunchies 項(xiàng)目經(jīng)理和幾位關(guān)鍵參與者。 慶祝 為了標(biāo)志項(xiàng)目的正式結(jié)束，要舉行慶?；顒?dòng)公布團(tuán)隊(duì)取得的成功。 o 選擇體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中取得成功的衡量標(biāo) o 準(zhǔn)， o 例如， o “80% 的客戶來(lái)電均在 3 分鐘之內(nèi)予以解決。 15. 根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。 分析每一任務(wù)。 以統(tǒng)一的增量單位記錄所有的時(shí)間單元，如：日或星期。 縮小項(xiàng)目范圍。如果您不了解潛在問(wèn)題的答案，那么您在這個(gè)未能顧及團(tuán)隊(duì)基本關(guān)切的項(xiàng)目上所投入的時(shí)間和資金都可能付之東流。任何控制系統(tǒng)都必須使用該信息來(lái)啟動(dòng)相關(guān)行動(dòng)；否則您所做的就僅是監(jiān)控而不是在練習(xí)控制。無(wú)論什么控制系統(tǒng)，您認(rèn)為其基本功能是什么？ 這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)強(qiáng)調(diào)反應(yīng)。 確認(rèn)該項(xiàng)目確實(shí)滿足組織的潛在需要不失為一個(gè)好主意。 采取后續(xù)措施彌補(bǔ)損失的時(shí)間。相反，應(yīng)將這些任務(wù)分解為持續(xù)期更短的子任務(wù)。 針對(duì)您的 WBS 設(shè)計(jì)的各項(xiàng)工作，逐一確認(rèn)其負(fù)責(zé)人員，并讓他們參與任務(wù)的分解過(guò)程。 12. 通過(guò)圖表指 13. 明負(fù)責(zé)完成特定活動(dòng)的干系人團(tuán)隊(duì)。 o 明確團(tuán)隊(duì)的存續(xù)時(shí)間， o 即合作完成項(xiàng)目的全部時(shí)間。除了項(xiàng)目的可交付成果以外，這些經(jīng)驗(yàn)可能是團(tuán)隊(duì)工作中最有價(jià)值的成果。為了學(xué)習(xí) CornCrunchies 的經(jīng)驗(yàn)，海倫和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的核心成員用幾天的時(shí)間深入研究了保存的有關(guān)這個(gè)項(xiàng)目的文件。在此階段，團(tuán)隊(duì)將向項(xiàng)目贊助人和干系人提供或報(bào)告項(xiàng)目結(jié)果，然后檢查自己的績(jī)效。他們?cè)u(píng)估這些試驗(yàn)的結(jié)果， 2. 并在前進(jìn)過(guò)程中不 3. 斷進(jìn)行調(diào)整。災(zāi)難來(lái)臨時(shí)，管理者和項(xiàng)目成員可以根據(jù)應(yīng)急方案立 即采取行動(dòng)；他們不必花數(shù)周時(shí)間來(lái)判斷應(yīng)該做什么，或者應(yīng)如何籌集應(yīng)對(duì)新情況的資金。問(wèn)問(wèn)自己：項(xiàng)目的哪些方面最為薄弱。 人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的看法會(huì)有很大差別。 不 ?? 斷問(wèn)自己：組織有哪些重要方面？我們準(zhǔn)備 ?? 做什么？項(xiàng)目的哪些部分是跟蹤和控制的重點(diǎn)？我們需要控制哪些要點(diǎn)？ ?? 在系統(tǒng)中建立修正措施。這樣，后續(xù)任務(wù)的結(jié)果將有希望達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。此時(shí)，您需要調(diào)查出現(xiàn)這種差異的原因，并盡可能糾正這種情況。務(wù)必邀請(qǐng)項(xiàng)目贊助人參加。隨后將經(jīng)過(guò)審批的記錄歸檔，參與者需要時(shí)可以再查閱。例如，將更多資源轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵路徑中的任務(wù)，可能能夠消除瓶頸。您可能需要獲得有關(guān)該計(jì)劃的可靠培訓(xùn)和技術(shù)支持。該圖表明：項(xiàng)目的最早完成時(shí)間為 11 天。 列出所需的任務(wù)、估計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間，并指明任務(wù)關(guān)系（哪些任務(wù)必須按照怎樣的順序完成，哪些任務(wù)可以并行完成）。由于很難預(yù)測(cè)項(xiàng)目中的每一筆支出，因此在編制預(yù)算期間靈活性非常重要。 ?? 耗用品。鼓勵(lì)員工談?wù)撟约旱膫€(gè)人技能，并讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)將人員初步分派到所列的任務(wù)下。成本估算則變?yōu)轭A(yù)算。 ?? 擴(kuò)充。日程安排的問(wèn)題可留待規(guī)劃階段再予以解決。章程以書(shū)面 的形式清晰表述了當(dāng)前工作的性質(zhì)和范圍，以及管理層對(duì)成果的期望。同時(shí)，確定向項(xiàng)目提供資源（人員、空間、時(shí)間、工具和資金）的人士。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)包括： ?? 與項(xiàng)目經(jīng)理就項(xiàng)目進(jìn)展及問(wèn)題進(jìn)行日常溝通。因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須借助領(lǐng)導(dǎo)技巧來(lái)影響團(tuán)隊(duì)成員的行為與績(jī)效。 為避免陷入 ?范圍蠕動(dòng) ?，必須抵制在項(xiàng)目中為所有人解決問(wèn)題的壓力。 競(jìng)爭(zhēng)性需求 任一項(xiàng)目都具有三種競(jìng)爭(zhēng)性需求： ?? 質(zhì)量： 項(xiàng)目需求的滿意程度。 ?? 這個(gè)備 ?? 選方案是能夠完全還是部分地解決問(wèn)題 ？ 根據(jù)您對(duì)以上及其他問(wèn)題的回答，選擇最佳備選方案。相同的重疊經(jīng)常出現(xiàn)在項(xiàng)目生命周期的后續(xù)階段。 遵照這些條件可以增加您組織工作的可預(yù)見(jiàn)性。 ?? 最后， ?? 參加 ?自測(cè) ?中的測(cè)驗(yàn)， ?? 并閱讀 ?學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 ?中的 ?在線文章 ?， ?? 至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。 自測(cè) 點(diǎn)擊 ?自測(cè) ?，可了解自己對(duì)所學(xué)內(nèi)容的掌握程度。也許他可以重新商定截止日期或者縮小項(xiàng)目范圍。 哈佛管理導(dǎo)師 涵括 20多個(gè)主題，與經(jīng)理人每天的管理挑戰(zhàn)和日常職責(zé)密切相關(guān)，哈佛管理導(dǎo)師已經(jīng)成為經(jīng)理人必不可少的學(xué)習(xí)資源！ 《哈佛管理導(dǎo)師》 Harvard ManageMentor PLUS 項(xiàng)目管理 整個(gè)主題 主題摘要 本主題將幫助您： ?? 界定項(xiàng)目范圍然后確定項(xiàng)目目標(biāo) ?? ?? 制定現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表并設(shè)定截止日期 ?? 建立準(zhǔn)確并且可用的預(yù)算表 ?? 監(jiān)督預(yù)算并且保持項(xiàng)目正常進(jìn)行 ?? 與干系人就項(xiàng)目進(jìn)程和出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行溝通 ?? 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并制定應(yīng)急計(jì)劃 主題列表 主題概述 如果是您，您會(huì)怎么做？ 主題列表 主題摘要 導(dǎo)師簡(jiǎn)介 主題使用說(shuō)明 核心概念 什么是項(xiàng)目管理？ 確定業(yè)務(wù)需求和項(xiàng)目目標(biāo) 理解競(jìng)爭(zhēng)需求與 ?范圍蠕變 ? 界定角色與職責(zé) 設(shè)立項(xiàng)目章程 進(jìn)行高級(jí)別估算 組建團(tuán)隊(duì)和分派任務(wù) 編制預(yù)算 制定進(jìn)度表 制定溝通計(jì)劃 啟動(dòng)項(xiàng)目 監(jiān)督和控制項(xiàng)目 管理風(fēng)險(xiǎn) 結(jié)束項(xiàng)目 步驟 建立有效項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的步驟 構(gòu)建甘特 圖的步驟 構(gòu)建關(guān)鍵路徑的步驟 技巧 獲得正確工作分解結(jié)構(gòu)的技巧 制定項(xiàng)目進(jìn)度的技巧 選擇項(xiàng)目管理軟件的技巧 使進(jìn)度落后項(xiàng)目重新趕上進(jìn)度的技巧 練習(xí) 說(shuō)明 工具 確定項(xiàng)目目標(biāo)工作表 項(xiàng)目章程工作表 高級(jí)別估算工作表 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員技能評(píng)估工作表 會(huì)議紀(jì)要表 項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)督工作表 汲取教訓(xùn)表 自測(cè) 說(shuō)明 學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章 文章 著作 網(wǎng)上課程 導(dǎo)師簡(jiǎn)介 瑪麗格雷絲杜菲 (Mary Grace Duffy) 瑪麗格雷絲杜菲，教育學(xué)博士，是 Cambridge Hill Partners 的合伙人。 在本主題中，您將學(xué)習(xí)如何 確定項(xiàng)目的范圍和使命，如何規(guī)劃日程、預(yù)算和任務(wù)，以及如何制定備份計(jì)劃，這樣即使您遇到障礙，也能保證項(xiàng)目正常進(jìn)行。 學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點(diǎn)擊 ?學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 ?，可閱