【導(dǎo)讀】工程技術(shù)人員，世紀(jì)博雅裝飾伴隨著中國(guó)裝飾行業(yè)的發(fā)展逐步成長(zhǎng)起來。理，發(fā)生上述任何一項(xiàng)內(nèi)容，必須到資產(chǎn)管理員處填表登記。復(fù)印費(fèi)、清潔用品、水電費(fèi)。核定包干費(fèi)用，在此費(fèi)用內(nèi)采購(gòu)物品，如有超支由所在店面承擔(dān)。導(dǎo)簽字，憑單到司機(jī)班領(lǐng)車使用，司機(jī)必須見單派車。如有緊急情況需要乘坐。出租車時(shí)，必須經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人同意。事會(huì)批準(zhǔn)后，交由人事主管辦理招聘事宜；用期，試用期最長(zhǎng)不超過6個(gè)月，最短不低于2個(gè)月。試用期過后，公司將對(duì)員工在此期間的工作表現(xiàn)作出考評(píng)，并記錄在案，試用合格者，由公司與其簽訂勞動(dòng)合同。新聘員工應(yīng)在正式報(bào)到之日起1月內(nèi)，將本人正式人事檔案轉(zhuǎn)。到正式聘用與社會(huì)保險(xiǎn)和其它福利的辦理及享有?；橐觥⑸闆r。為便于管理，員工不得向公司隱瞞和其它員工的親屬關(guān)系。違反上述條款，將導(dǎo)致開除。若確屬工作所需，由部門經(jīng)。，并據(jù)此對(duì)該員工進(jìn)行年度評(píng)價(jià)。士談?wù)撔劫Y問題，如有違反，公司將從嚴(yán)查處，并有可能導(dǎo)致辭退。

　　

【正文】 1． 3 秘書的化妝 秘書的化妝以自然、悅目的淡妝為主，粉不能太厚、色不宜濃艷。 1． 4 秘書的發(fā)型 沒有特定的要求，只要與本身的氣質(zhì)相符，做到清潔、干凈即可。禁忌 怪異發(fā)型及涂染鮮艷的色彩。 二、秘書的分類 按主要職能分為普通秘書和高級(jí)秘書。高級(jí)秘書的主要職能是決策性輔助，參謀性服務(wù)。針對(duì)我們輕舟公司而言，主要以普通秘書為主。 普通秘書的主要職能是效率性輔助，即事務(wù)性服務(wù)：一是為自己的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如替領(lǐng)導(dǎo)管理時(shí)間，準(zhǔn)備出 差，收集各種信息資料，準(zhǔn)備會(huì)議資料等；二是為本企業(yè)服務(wù)。如為企業(yè)做好接待工作，管理檔案，籌備會(huì)議，上下級(jí)的聯(lián)絡(luò)等。 三、秘書的特點(diǎn) 針對(duì)秘書這一職位來看，可歸納出兩個(gè)特點(diǎn)：一是輔助性工作。秘書相對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)或其所在的部門，總是從屬性的，要根據(jù)上級(jí)的決定、指示來辦事。二是工作的主動(dòng)性。是指 秘書對(duì)于自己范圍內(nèi)的工作，可以充分發(fā)揮自己的主動(dòng)性和自己的聰明才智，進(jìn)行創(chuàng)造性工作。但秘書必須明確自己的職責(zé)范圍，明確哪些是自己應(yīng)按常規(guī)處理的日常事務(wù)，哪些是必須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后才能處理的，哪些是屬于自己不該知道的問題應(yīng)該 回避，哪些問題應(yīng)該嚴(yán)守機(jī)密 。 四、秘書的素質(zhì) 4． 1 職業(yè)道德 ：秘書的工作機(jī)密性較強(qiáng)，有些事只能埋頭去做，而不能去說，不能公開宣揚(yáng)。有的時(shí)候還要加班加點(diǎn)的做事，這就要求秘書要有埋頭奉獻(xiàn)的精神。希望出人頭地、不愿腳踏實(shí)地埋頭苦干的人是干不好秘書這一工作的。 遵章守紀(jì) 遵守公司的各種規(guī)章制度，養(yǎng)成照章辦事的好習(xí)慣。 尊重領(lǐng)導(dǎo)，謙和待人 服從領(lǐng)導(dǎo)的指派，不能各行其是。與同事友善相處，不挑撥離間。評(píng)論 別人要實(shí)事求是 ,不可挾私褒貶。 嚴(yán)守機(jī)密 嚴(yán)守機(jī)密是秘書必須遵守的紀(jì)律，要養(yǎng)成職業(yè)習(xí)慣。不該看的不看；不該聽的不聽；不該說的不說；不該寫的不寫。 嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí) 是一說一，是二說二，不弄虛作假。工作有條不紊，有始有終。 4． 2 工作能力 專業(yè)能力 了解工作對(duì)象，掌握工作規(guī)律和方法，主動(dòng)、自如的工作。 理解和領(lǐng)會(huì)能力 做到正確理解和領(lǐng)會(huì)對(duì)方的思想，聽得清，理解快，領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，記得牢。 條理能力 能把繁雜的事務(wù)處理得井井有條。 應(yīng)變能力 遇到緊急情況不慌亂，積 極想辦法，靈活處置。 協(xié)調(diào)能力 協(xié)調(diào)上下級(jí)之間、部門之間和員工之間的關(guān)系。 表達(dá)能力 包括口語表達(dá)能力和書面表達(dá)能力。口語表達(dá)做到口齒清楚，表達(dá)準(zhǔn)確，得體的手勢(shì)及表情。注意說話的語氣、語調(diào)、語速及說話的距離，距離近時(shí)，音量小些，距離遠(yuǎn)時(shí)，音量大些，以對(duì)方能夠聽清楚為宜。書面表達(dá)做到語言表述簡(jiǎn)捷流暢，文章格式規(guī)范得當(dāng)，措辭嚴(yán)謹(jǐn)。 五、秘書的主要工作內(nèi)容： 5． 1 領(lǐng)導(dǎo)的日程安排 預(yù)約客人；領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)交通工具及票的預(yù)約、購(gòu)買，旅費(fèi)、押金的收付；感謝信及節(jié)假日賀 卡的寄發(fā)；計(jì)劃表的制作及更新；墻報(bào)的填制及更新； 文件的整理及歸檔；名片的準(zhǔn)備及預(yù)購(gòu)；書籍的訂閱整理；各部門文件的呈報(bào)； 5． 2 領(lǐng)導(dǎo)日常生活的照顧 領(lǐng)導(dǎo)辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生；領(lǐng)導(dǎo)用餐、飲用水及零食點(diǎn)心的照料；領(lǐng)導(dǎo)的健康管理（藥品的準(zhǔn)備）；日用品的定期購(gòu)買；代為處理領(lǐng)導(dǎo)的其他雜務(wù)。 5． 3 文檔、文件的打印、整理及歸檔； 各部門文件的打印（需填寫登記本）；本部門文件的整理及歸檔（需每月裝訂成冊(cè)，年底匯總裝訂） 5． 4 會(huì)議、會(huì)晤的準(zhǔn)備、服務(wù)及記錄 公司內(nèi)部會(huì)議室的使用安排；會(huì)議通知的撰寫與發(fā)放；外 部會(huì)議（宴會(huì)）地點(diǎn)的選定；會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置及所需物品的準(zhǔn)備；會(huì)議資料的準(zhǔn)備與發(fā)放；會(huì)議期間的來賓接待；會(huì)場(chǎng)上所需的各種點(diǎn)心、小吃及用餐的安排；如需記錄要安排記錄人員；會(huì)議散場(chǎng)后的處理工作。 5． 5 辦公室內(nèi)日常性的事務(wù)工作 收發(fā)傳真，做好記錄；維護(hù)辦公室內(nèi)的各種辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)有損壞或需要更新的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)告知資產(chǎn)管理員；監(jiān)督辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，督促清潔員；無論任何時(shí)候，如發(fā)現(xiàn)前臺(tái)秘書不在，應(yīng)主動(dòng)代接前臺(tái)電話，代為接待來訪的客人，做好前臺(tái)的事務(wù)記錄；辦公室飲用水的購(gòu)買及更換。 5． 6 文書制作 公司內(nèi)部通知的撰寫、打印及發(fā)放；圖表制作；會(huì)議紀(jì)要的整理及打印。 5． 7 信息的收集與整理 收集領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種有關(guān)信息，復(fù)印、粘貼、裝訂成冊(cè)。 5． 8 環(huán)境的整理 辦公室內(nèi)空氣的調(diào)整（換氣與溫度）；辦公室內(nèi)的裝飾及各種布局的建議、綠植擺放；照明設(shè)備的管理（如出現(xiàn)問題后及時(shí)找人或想辦法解決）。 5． 9 接待工作 電話接待 ? 由于電話交談雙方不能看見對(duì)方表情，所以交談時(shí)最好也能保持微笑，稱謂要用敬語。男性統(tǒng)稱為“先生”；女性年輕的稱“小姐”，年長(zhǎng)的稱“女士”。 熟悉的客人可直呼其名或 職務(wù)。如果沒有聽清對(duì)方談話，一定要再次問清，“對(duì)不起，請(qǐng)您再說一遍，好嗎？”不可以說“聽不見”等不禮貌的語言，通話中要用“您好”“謝謝”“抱歉”“請(qǐng)”“再見”等禮貌用語，通話結(jié)束，等對(duì)方掛斷電話后再掛機(jī)。做好電話轉(zhuǎn)達(dá)及領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)的記錄。 ? 接到陌生人的電話，一定要問清對(duì)方的單位、姓名及來意。如果對(duì)方不愿 意說出姓名或打電話的來意，秘書也不要言語頂撞或不予理睬，仍要有 禮貌地問對(duì)方是否愿意留話。如果領(lǐng)導(dǎo)交待過不認(rèn)識(shí)或不通報(bào)姓名者不 許打擾，可以表示領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或談重要的事不方便接電話（這就需要 秘書的靈活隨機(jī) 能力，既不能讓客人尷尬，也不能讓領(lǐng)導(dǎo)為難）。只要遇 到領(lǐng)導(dǎo)不愿意接聽的電話，秘書就應(yīng)靈活應(yīng)對(duì)，把握談話的分寸，接領(lǐng) 導(dǎo)意圖妥善處理。 ? 同時(shí)接到兩個(gè)電話，如果第一個(gè)電話不能很快談完時(shí)，則請(qǐng)對(duì)方稍候或 表示會(huì)盡快給對(duì)方回電話，然后再第二個(gè)電話。 客人來訪接 無論客人是有約而來還是無約而至，秘書都要面帶微笑起身迎候。無論來客的身份、地位是否有高低之別，來者都是客，一定要尊重對(duì)方，不可以拿勢(shì)利的眼光來看待人。 ? 有約接待：先向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)，經(jīng)得同意后，將來客引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)的辦公室（會(huì) 客室），招待（茶水、用 餐或預(yù)定客房的安排），客人走后，辦公室（會(huì) 客室）的及時(shí)打掃。 ? 無約接待：要有禮貌地詢問客人的來意，有否預(yù)約，跟領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系后 作好妥善處理。如與領(lǐng)導(dǎo)無法聯(lián)系，需向客人致歉，語氣一定要婉轉(zhuǎn)， 請(qǐng)客人下次能夠事先預(yù)約，留下客人的聯(lián)系電話。