【正文】 、秘書的素質(zhì) 4． 1 職業(yè)道德 ：秘書的工作機(jī)密性較強(qiáng)，有些事只能埋頭去做，而不能去說，不能公開宣揚(yáng)。 尊重領(lǐng)導(dǎo)，謙和待人 服從領(lǐng)導(dǎo)的指派，不能各行其是。不該看的不看；不該聽的不聽；不該說的不說；不該寫的不寫。 理解和領(lǐng)會能力 做到正確理解和領(lǐng)會對方的思想，聽得清，理解快，領(lǐng)會準(zhǔn)，記得牢。 表達(dá)能力 包括口語表達(dá)能力和書面表達(dá)能力。 五、秘書的主要工作內(nèi)容： 5． 1 領(lǐng)導(dǎo)的日程安排 預(yù)約客人；領(lǐng)導(dǎo)外出時交通工具及票的預(yù)約、購買，旅費(fèi)、押金的收付；感謝信及節(jié)假日賀 卡的寄發(fā)；計劃表的制作及更新；墻報的填制及更新； 文件的整理及歸檔；名片的準(zhǔn)備及預(yù)購；書籍的訂閱整理；各部門文件的呈報； 5． 2 領(lǐng)導(dǎo)日常生活的照顧 領(lǐng)導(dǎo)辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生；領(lǐng)導(dǎo)用餐、飲用水及零食點(diǎn)心的照料；領(lǐng)導(dǎo)的健康管理（藥品的準(zhǔn)備）；日用品的定期購買；代為處理領(lǐng)導(dǎo)的其他雜務(wù)。 5． 7 信息的收集與整理 收集領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種有關(guān)信息，復(fù)印、粘貼、裝訂成冊。 熟悉的客人可直呼其名或 職務(wù)。如果對方不愿 意說出姓名或打電話的來意，秘書也不要言語頂撞或不予理睬，仍要有 禮貌地問對方是否愿意留話。 客人來訪接 無論客人是有約而來還是無約而至，秘書都要面帶微笑起身迎候。如與領(lǐng)導(dǎo)無法聯(lián)系，需向客人致歉，語氣一定要婉轉(zhuǎn)， 請客人下次能夠事先預(yù)約，留下客人的聯(lián)系電話。 ? 有約接待：先向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)，經(jīng)得同意后，將來客引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)的辦公室（會 客室），招待（茶水、用 餐或預(yù)定客房的安排），客人走后，辦公室（會 客室）的及時打掃。只要遇 到領(lǐng)導(dǎo)不愿意接聽的電話，秘書就應(yīng)靈活應(yīng)對，把握談話的分寸，接領(lǐng) 導(dǎo)意圖妥善處理。做好電話轉(zhuǎn)達(dá)及領(lǐng)導(dǎo)不在時的記錄。 5． 9 接待工作 電話接待 ? 由于電話交談雙方不能看見對方表情，所以交談時最好也能保持微笑，稱謂要用敬語。 5． 5 辦公室內(nèi)日常性的事務(wù)工作 收發(fā)傳真，做好記錄；維護(hù)辦公室內(nèi)的各種辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)有損壞或需要更新的設(shè)備，應(yīng)及時告知資產(chǎn)管理員；監(jiān)督辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，督促清潔員；無論任何時候，如發(fā)現(xiàn)前臺秘書不在，應(yīng)主動代接前臺電話，代為接待來訪的客人，做好前臺的事務(wù)記錄；辦公室飲用水的購買及更換。注意說話的語氣、語調(diào)、語速及說話的距離，距離近時，音量小些，距離遠(yuǎn)時，音量大些，以對方能夠聽清楚為宜。 應(yīng)變能力 遇到緊急情況不慌亂，積 極想辦法，靈活處置。工作有條不紊，有始有終。評論 別人要實(shí)事求是 ,不可挾私褒貶。希望出人頭地、不愿腳踏實(shí)地埋頭苦干的人是干不好秘書這一工作的。是指 秘書對于自己范圍內(nèi)的工作，可以充分發(fā)揮自己的主動性和自己的聰明才智，進(jìn)行創(chuàng)造性工作。如為企業(yè)做好接待工作，管理檔案，籌備會議，上下級的聯(lián)絡(luò)等。高級秘書的主要職能是決策性輔助，參謀性服務(wù)。 1． 3 秘書的化妝 秘書的化妝以自然、悅目的淡妝為主，粉不能太厚、色不宜濃艷。花衣服上不宜再佩戴任何飾物。任何服裝都要求清潔、整齊、得體、穩(wěn)重，著裝不允許有掉鈕扣、開線、破損的現(xiàn)象。 借車流程：需借用車輛的部分使用人到車輛調(diào)度員處咨詢車輛資源狀況→填寫車輛借用單（附件 1）→車輛調(diào)度調(diào)配車輛→手續(xù)辦理結(jié)束，簽字確認(rèn)→記錄數(shù)據(jù)。 長期借用車輛需經(jīng)用車人部分第一負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）審批后借車。 1 嚴(yán)禁往綠植花盆里倒剩水、扔煙頭。 員工外出公干前，其負(fù)責(zé)的辦公設(shè)備在沒有別人借用的前提下，必須將設(shè) 備關(guān)閉后才可離開。 嚴(yán)禁將文件隨處亂丟、亂放，無用的文件或廢紙要將其碎紙?zhí)幚砗髞G掉。 辦公室內(nèi)必須身穿職業(yè)正裝。 6．所有入職新員工在上班第一天應(yīng)詳細(xì)閱讀本制度，并作閱讀登記。 、增加或刪節(jié)本制度及細(xì)則中之內(nèi)容。知情不報者，公司將有可能予以開除。 4．員工在辦公區(qū)、施工現(xiàn)場以及其它禁煙區(qū)域嚴(yán)禁吸煙，違者罰款 200元。 2．當(dāng)有意外發(fā)生時，員工應(yīng)及時通知部門或分公司經(jīng)理。 2．員工應(yīng)合理使用公司財物和其它公司資源，不可為私人目的擅自挪用。 五、公司財物 1．公司因工作需要為員工配備的制服、工具、設(shè)備和儀器等所有物品，領(lǐng)用人均應(yīng)登記簽收并負(fù)責(zé)保管。 2．員工應(yīng)認(rèn)真保管個人胸牌，不得借與他人使用。 三、商業(yè)道德 公司要求所有員工在工作中或與客戶及業(yè)務(wù)合作伙伴交往中，遵循商業(yè)道德，本著誠實(shí)、守信、廉潔、公平的合作理念，確保公司利益不因欺詐或貪污而受損。注意銷毀日常廢棄的含有公司機(jī)密的文件，防 止泄露。未經(jīng)公司許可，員工不得向外界泄露公司業(yè)務(wù)資料。 九、出差費(fèi)用報銷制度 ，應(yīng)事先經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn) ,報企業(yè)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理審批； 1 周內(nèi)，與財務(wù)部結(jié)算出差費(fèi)用。若因緊急事件而無法事先請假，應(yīng)及時通知上一級主管領(lǐng)導(dǎo)，并在事后補(bǔ)辦請假手續(xù)。 員工直系親屬去世，可享有 3天喪假；旁系親屬去世，可享有 1 天喪假。男員工因妻子生產(chǎn)，可享有 3天陪產(chǎn)假。 病假期間薪金計算方式如下： * 病假扣除當(dāng)日工資 50%，全年病假累積 30 天，當(dāng)年不再享受公司帶薪休假。 在公司連續(xù)工作滿一年，可享受 7個有效工作日休假；在本公司連續(xù)工作滿三年，可享受 10 個有效工作日休假。 6．請假時需注意事項： ? 事假要出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的假條； ? 病假要出示醫(yī)院的診斷證明或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的假條； ? 婚假要出示結(jié)婚證明； ? 產(chǎn)假要出示醫(yī)院婦產(chǎn)科證明； ? 喪假要出示相關(guān)證明； ? 工傷假要出示指定醫(yī)院的證明并經(jīng)公司驗認(rèn)； ? 探親假要出示有公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的假條； ? 帶薪年假要出示有本部門領(lǐng)導(dǎo)及公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見的假條。請假超過 1周的，應(yīng)提前 10 天提出申請。無法事先填寫請假申請表的，事后須補(bǔ)辦手續(xù)并注明情況。 4．如員工因意外或緊急事件而不能按時上班，必須及時通知上一級主管領(lǐng)導(dǎo)，并盡可能告知其詳細(xì)情況。因公務(wù)外出或其它原因不能簽到或打卡，需經(jīng)上一級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則按缺勤論處。上午、下午不到下班時間 ,均視為遲到或早退 。 （三）立即開除 有下列情況之一者，將導(dǎo)致被立即開除： ? 員工工作嚴(yán)重失職，并給公司帶來重大經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)的損失； ? 員工嚴(yán)重違反公司規(guī)章 制度，并給公司帶來重大經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失； ? 受到留用察看處分的員工，在留用察看期結(jié)束時仍未達(dá)到改進(jìn)要求； ? 在留用察看期內(nèi)，再次受到任何處分