【導(dǎo)讀】第1頁共17頁網(wǎng)上共享\\qgc\qgc8\合同管理文件。x市地下鐵道總公司

　　

【正文】 共享 \\qgc\qgc8\合同管理文件 合同的編碼規(guī)則 合同編碼應(yīng)方便查找和管理，規(guī)定按以下規(guī)則使用英文字母、拼音字母及數(shù)字編制，詳見“合同編碼規(guī)則參考表” 。 合同編碼由六部分組成（如： JSASJXXXX0003153）： 第一部分：用代碼標(biāo)注合同類別（主體和性質(zhì)），分建設(shè)、運(yùn)營、資源、人事與行政、綜合共五種；代碼為 2 個(gè)拼音字母（后加注 19 表示地鐵線路）： 建設(shè)事業(yè) —— JS 運(yùn)營事業(yè) —— YY 資源事業(yè) —— ZY 人事與行政 —— RX 綜合管理 —— ZH 第二部分：用代碼標(biāo)注合同標(biāo)的金額的級別，分重大、大型、中型、小型四種；代碼為： 重大 —— A 大型 —— B 中型 —— C 小型 —— D 第三部分：用代碼標(biāo)注合同具體性質(zhì)，按照合同的具體種類，采 用 2 個(gè)拼音字母，詳見“合同編碼規(guī)則參考表”。 第四部分：用代碼標(biāo)注合同具體項(xiàng)目簽字日期，采用 6 個(gè)數(shù)字表示，詳見“合同編碼規(guī)則表”。 第五部分：用代碼標(biāo)注合同具體項(xiàng)目名，采用 24 個(gè)字母表示，詳見“合同編碼規(guī)則表”。 第六部分：用代碼標(biāo)注合同序號，按照各個(gè)具體項(xiàng)目合同發(fā)生的順序采用 199數(shù)字，詳見“合同編碼規(guī)則參考表”。 具體由各事業(yè)總部、職能部門和下屬公司在本合同管理辦法頒布后 30 天內(nèi)按以上規(guī)則制定并送企管總部合同部和財(cái)務(wù)總部審查，企管總部合同部和財(cái)務(wù)總部在收到報(bào)送資料后 15 天內(nèi)審定或提出補(bǔ)充修改意見。具 體合同編碼規(guī)則審定后，各職能部門、事業(yè)總部、公司遵照執(zhí)行。 合同管理辦法 第 14 頁 共 17頁 網(wǎng)上共享 \\qgc\qgc8\合同管理文件 合同臺帳的管理與合同文件申報(bào)制度 6． 1 合同臺帳的編制要求 各合同主辦部門必須對所有正在執(zhí)行的合同建立合符要求的合同管理臺帳，具體編制時(shí)使用 EXCEL 表，各部門的合同臺帳應(yīng)按合同性質(zhì)分類，每一類做一張 EXCEL表，永續(xù)編制，按合同執(zhí)行進(jìn)度更新，合同執(zhí)行完畢后剔除，具體格式見附件。 6． 2 合同臺帳和正在執(zhí)行的合同文件的申報(bào)要求 各合同主辦部門應(yīng)在每周一將已更新的上一周的合同管理臺帳的電子文件傳送給總公司企管總部合同部和財(cái)務(wù)總部備案。 對本合同管 理辦法頒布以前成立并正在執(zhí)行的合同，各主辦部門應(yīng)在本管理辦法頒布之日起， 15 個(gè)工作日內(nèi)將合同臺帳連同合同文件送企管總部和財(cái)務(wù)總部備案（有電子文件的只送電子文件，沒有電子文件的送合同文件復(fù)印件）。 6． 3 對本合同管理辦法頒布以前已執(zhí)行完畢合同進(jìn)行備案的要求 各主辦部門應(yīng)在本管理辦法頒布之日起， 30 個(gè)工作日內(nèi)將所有納入本合同管理范圍內(nèi)的、已執(zhí)行完畢的合同的匯總表連合同文件的電子文件送企管總部合同部備案。匯總表的具體格式見附件。 6． 4 新簽合同文件的備案要求 所有本管理辦法使用范圍內(nèi)的新簽合同文件，在簽字后 5 個(gè)工 作日內(nèi)由合同主辦單位送企管總部合同部合同文件正本一份（簽署的合同文件及其電子文件），送財(cái)務(wù)總部合同文件副本 3 份（簽署的合同文件及其電子文件）備案，接受企管總部和財(cái)務(wù)總部對合同的執(zhí)行的跟蹤檢查和管理工作。合同文件同時(shí)應(yīng)按總公司文檔管理有關(guān)規(guī)定送總公司資料室。 6． 5 正在會(huì)簽合同的周報(bào) 各主辦部門應(yīng)在本管理辦法頒布之日起，將所有納入本合同管理范圍內(nèi)的、正在會(huì)簽的合同的周報(bào)的電子文件送企管總部合同部備案。周報(bào)的具體格式見附件。 合同執(zhí)行的財(cái)務(wù)監(jiān)督 總公司財(cái)務(wù)總部是以上合同的財(cái)務(wù)監(jiān)管部門，對違反國家財(cái)務(wù)管理規(guī)定 的合同有最終否決權(quán)。 財(cái)務(wù)總部負(fù)責(zé)對不同的合同安排適當(dāng)人員進(jìn)行合同支付或收款管理，并及時(shí)書面知會(huì)項(xiàng)目主辦部門。 財(cái)務(wù)管理總部內(nèi)合同執(zhí)行的財(cái)務(wù)監(jiān)管的內(nèi)部管理流程在本管理辦法頒布后，由財(cái)務(wù)總部根據(jù)本管理辦法的要求制定并送企管總部會(huì)簽和備案。 合同管理辦法 第 15 頁 共 17頁 網(wǎng)上共享 \\qgc\qgc8\合同管理文件 企管總部合同部視情況需要，到財(cái)務(wù)總部了解合同財(cái)務(wù)監(jiān)管情況，財(cái)務(wù)總部應(yīng)給予積極配合并及時(shí)提供資料。 合同管理的總結(jié)與培訓(xùn) 8． 1 總結(jié)的時(shí)間要求 為加強(qiáng)合同執(zhí)行的事后監(jiān)督和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，從本管理辦法頒布之日起，各合同主辦部門在合同完畢后 20 個(gè)工作日內(nèi)，總結(jié)合同執(zhí)行情況，報(bào)總公 司企管總部備案。 8． 2 總結(jié)的內(nèi)容要求 總結(jié)報(bào)告必須包括對合同執(zhí)行關(guān)鍵控制點(diǎn)描述，對合同對方的評價(jià)，合同簽定前預(yù)測與合同實(shí)際執(zhí)行情況的對比分析。 8． 3 合同管理培訓(xùn)安排 為提高各部門合同管理的水平，總公司對各部門所有涉及合同管理的人員進(jìn)行系統(tǒng)的周期性的合同管理培訓(xùn)。培訓(xùn)計(jì)劃由總公司人力資源總部和企管總部合同部共同組織完成，每年至少培訓(xùn)一次，總公司企管總部合同部視具體情況有選擇地對各部門合同總結(jié)報(bào)告進(jìn)行評價(jià)，并把該材料編入合同管理培訓(xùn)資料庫。合同管理培訓(xùn)直接使用地鐵公司成功和不成功的合同案例做培訓(xùn)資料，培訓(xùn)面 向全公司所有與合同管理有關(guān)的人員。 獎(jiǎng)懲 9． 1 罰則 9． 1． 1 對推遲報(bào)送資料行為的罰則 各合同主辦部門不能按期提交符合要求的合同管理臺帳、合同文件和合同執(zhí)行總結(jié)報(bào)告（含電子文件），將受到批評，逾期 25 個(gè)工作日以上的，從第 26 個(gè)工作日起計(jì)，每逾期 10 工作日，扣減該部門經(jīng)辦人半月獎(jiǎng)金或效益工資，不足 10 個(gè)工作日的，按比例計(jì)算，逾期工作日的統(tǒng)計(jì)按全年累計(jì)統(tǒng)計(jì)計(jì)算，扣減每發(fā)生一次，則執(zhí)行一次，該部門負(fù)責(zé)人扣罰比例為經(jīng)辦人被扣罰金額的 15%，由企管總部合同部會(huì)人力資源總部、監(jiān)察審計(jì)室研究報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 9． 1． 2 對無正當(dāng)理由人為拆分合同行為的罰則 將 50 萬以上的合同人為拆分為數(shù)個(gè) 50 萬以下合同且無正當(dāng)理由的，立即扣減該事業(yè)總部或職能部門相當(dāng)于該違規(guī)合同金額的年度授信額度，并給予責(zé)任人（含部門領(lǐng)導(dǎo)）警告以上處分，追究由此造成的損失，視情節(jié)對負(fù)有直接責(zé)任的當(dāng)事人合同管理辦法 第 16 頁 共 17頁 網(wǎng)上共享 \\qgc\qgc8\合同管理文件 調(diào)離工作崗位。 9． 1． 3 其他對違規(guī)行為的罰則 合同主辦部門有以下行為之一者，視同違規(guī)，由企管總部合同部會(huì)同人力資源總部、審計(jì)監(jiān)察部提出建議，報(bào)總公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，扣減責(zé)任人 1 到 6 個(gè)月的獎(jiǎng)金或效益工資，直至調(diào)離工作崗位。 1. 不按本合同管理辦法執(zhí)行的行為； 2. 在合同會(huì)簽時(shí)使用不實(shí)資料或掩蓋有關(guān)合同情況，導(dǎo)致合同部錯(cuò)誤審批，總公司領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤決策； 3. 把已執(zhí)行完畢的合同拿來會(huì)簽的行為； 4. 私自處理合同應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的行為。 9． 1． 4 對嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任、損害公司利益的行為的罰則 若發(fā)現(xiàn)合同主辦部門有嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任、損害公司利益的行為，合同主辦部門的合同主辦人員和該單位內(nèi)各級分管經(jīng)理、正副總經(jīng)理要按責(zé)任大小分別承擔(dān)直接損失的相應(yīng)金額，必要時(shí)追究責(zé)任人有關(guān)法律責(zé)任。 9． 2 評比與獎(jiǎng)勵(lì) 每年企管總部合同部將組織全公司范圍內(nèi)各合同主辦部門上一年度合同管理評比，選出優(yōu)秀集體，報(bào)總公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，對該優(yōu)秀集體適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，由企管總部合同部和人力資源總部研究并提出獎(jiǎng)勵(lì)方案，報(bào)總公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 附則 ? 合同主辦部門是合同項(xiàng)目組織實(shí)施的部門，是合同項(xiàng)目成立和實(shí)施質(zhì)量的第一責(zé)任部門。合同會(huì)簽部門對合同相關(guān)項(xiàng)目的審查負(fù)責(zé)，企管總部合同部對納入本管理辦法范圍內(nèi)的合同負(fù)最終審查責(zé)任。 ? 所有與合同招投標(biāo)或合同談判有關(guān)的地鐵公司員工必須嚴(yán)守地鐵公司的商業(yè)秘密，不得以任何形式把未公開的商業(yè)信息透露給地鐵公司以外的任何人或地鐵公司內(nèi)部與合同無關(guān)的其他人。 ? 各合同主辦部門應(yīng)該按總公司有關(guān)聲像檔案管理辦法穗 鐵辦字（ 1994）第226 號和聲像材料編制規(guī)定穗鐵辦字 [1996]第 687 號及其他相關(guān)規(guī)定辦理資料存檔。 ? 本合同管理辦法的解釋由總公司企管總部合同部負(fù)責(zé)。 ? 本合同管理辦法自頒布之日起實(shí)施。 合同管理辦法 第 17 頁 共 17頁 網(wǎng)上共享 \\qgc\qgc8\合同管理文件 1本合同管理辦法的附件 1. 合同會(huì)簽表 2. 合同付款會(huì)簽審核表（建設(shè)事業(yè)合同、總公司其他合同） 3. 大型建設(shè)合同招標(biāo)管理流程及批準(zhǔn)權(quán)限示意圖 4. 合同管理程序圖（舉例） 5. 可行性研究報(bào)告編寫要點(diǎn) 6. 合同管理臺帳 7. 已執(zhí)行完畢的合同匯總表 8. 合同編碼規(guī)則參考表 9. 正在會(huì)簽合同的周報(bào) 10. 《計(jì)量支付與合同變更管理辦法》（ 20xx 年 2 月版，適用于 建設(shè)事業(yè)總部的合同，其他工程項(xiàng)目參照執(zhí)行，具體見總公司文件 :穗鐵企 [20xx]第 106 號） x 市地下鐵道總公司 20xx 年 3 月 11 日