捷億隆機(jī)械公司文件管理控制程序文件-資料下載頁(yè)
2025-07-13 19:48本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】增加環(huán)境管理體系文件控制內(nèi)容。420xx/11/11依新組織架構(gòu)修訂部門(mén)名稱；變更文管中心職責(zé)。620xx-10-19依新組織架構(gòu)修訂部門(mén)名稱；對(duì)文件制訂/修訂/廢止核準(zhǔn)權(quán)限，修改三階文件審核人權(quán)限6D4湯賽杰。有效的管制，防止誤用失效或作廢的文件和資料。適用于本公司質(zhì)量、環(huán)境管理體系中所涉及的所有文件、質(zhì)量環(huán)境記錄及外來(lái)文件。司計(jì)算機(jī)共享區(qū)，以提供各部門(mén)確認(rèn)文件最新版本與版次之依據(jù)。出之文件負(fù)保管之責(zé)，并配合文管中心做文件之更新及維護(hù)。合文件編寫(xiě)要求則退回主導(dǎo)部門(mén)重寫(xiě)。止申請(qǐng)單]，經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后呈權(quán)責(zé)主管審核、核準(zhǔn)即可由文管中心登錄、發(fā)行。準(zhǔn)即可由文管中心登錄、發(fā)行。心管制章，屬非正式文件，不得使用；原稿或原稿電子檔不蓋管制章由文管中心留存。發(fā)借閱申請(qǐng)單]向文管中心提出申請(qǐng)。暫行文件須由文管中心于文件上加蓋“文件暫行章”，有效期限一個(gè)月，若超過(guò)有效期限，各部門(mén)因故遺失文件時(shí)或在三日內(nèi)找不回舊版之受控文件，
【正文】 文件需置于作業(yè)場(chǎng)所，并妥善保管，非現(xiàn)場(chǎng)使用之文件由各使用 部門(mén) 指定人員妥善保管。 文管中心 須建立 [受控文件清單 ]于計(jì)算機(jī)上，以便各 部門(mén) 查詢。 外來(lái)文件之管制：各 部門(mén) 于接收到外來(lái)重要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)數(shù)據(jù)、法律法規(guī)等資料時(shí)，需 交 文管中心 登錄于 [外來(lái)文件 登記 表 ]內(nèi)管 理之，外來(lái)文件管理等同三階文件管理。 記錄之保存：相關(guān)記錄之保存，依《 記錄管理控制 程序》實(shí)施。 文管中心 需 至少 每季度 核實(shí)一次內(nèi)部文件，若其有效性審查或更新已超過(guò)兩年的，須以 [聯(lián)絡(luò)單 ]通知承辦人或相關(guān) 職能人員，并要求其于三個(gè)工作日內(nèi)審查后回復(fù)文件是應(yīng)保留還是作廢。 對(duì)于所有受控文件，都應(yīng)作為保密文件對(duì)待，不得隨意外借。 圖面及技術(shù)性文件編碼原則等控制見(jiàn) 【 圖面、技術(shù)資料管理 辦法 】 。 文件編碼原則變更前之發(fā)行文件管理 本文件之編碼原則與 【文件編寫(xiě) 作業(yè)規(guī)范 】中 所規(guī)定條項(xiàng)自 20xx 年 11 月 20 日起實(shí)施，自然更換所有文件。各類(lèi)文件在未完全更換之前，允許兩種編碼原則與格式同時(shí)存在。 6. 相關(guān)文件： 文件編寫(xiě)作業(yè)規(guī)范 記錄管理控制程序 圖面、技術(shù)資料管理辦法 7. 相關(guān) 記錄 ： 受控 文件清單 文件制 訂 /修訂 /廢止申請(qǐng)單 文件分發(fā) /回收記錄表 文件資料增 發(fā) /借閱申請(qǐng)單 文件資料 遺失 申請(qǐng)單 外來(lái)文件登記表 文件 /記錄作廢銷(xiāo)毀記錄 8. 作業(yè)流程圖： 責(zé)任 部門(mén) 作業(yè)流程 相關(guān)記錄 各 部門(mén) 文件制 訂 /修訂 /文件 制（ 修 ） 訂 提出申請(qǐng) 各 部門(mén) 各部門(mén) 權(quán)限人員 文管中心 文管中心 保管 部門(mén) 廢止申請(qǐng)單 文件分發(fā) /回收記錄表 受控文件清單 外來(lái)文件登記表
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