【正文】 外來文件之管制：各 部門 于接收到外來重要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)數(shù)據(jù)、法律法規(guī)等資料時，需 交 文管中心 登錄于 [外來文件 登記 表 ]內(nèi)管 理之，外來文件管理等同三階文件管理。 各 部門 因業(yè)務(wù)移轉(zhuǎn)、遺失、組織擴編或其它因素，文件需申請補發(fā)時，須填寫 [文件資料增發(fā)借閱申請單 ]向文管中心 提出申請。 四階文件：質(zhì)量 、環(huán)境 管理體系涉及的質(zhì)量 、環(huán)境 結(jié)果記錄文件。 外來文件： 相關(guān)行業(yè)法律法規(guī)、引用之參考標(biāo)準(zhǔn)及客戶提供之圖面技術(shù)資料 受控文件 ：為公司 機密性文件， 分發(fā)至公司內(nèi)部、供貨商 之質(zhì)量體系所有 文件 以及外來文件 。 暫行文件須由文管 中心 于文件上加蓋“文件暫行章”，有效期限一個月，若超過有效期限，但文件仍為需求時 ， 請原發(fā)行 部門 以 [聯(lián)絡(luò)單 ]告知文管中心 及相關(guān)部門，若不為需求則文件由文管中心 回收。 記錄之保存：相關(guān)記錄之保存，依《 記錄管理控制 程序》實施。 文管中心 須建立 [受控文件清單 ]于計算機上，以便各 部門 查詢。 各 部門 收到各類正式文件后，不可 影印、手改或?qū)ν夥职l(fā)使用。 3. 定義： 一階文件： 質(zhì)量手冊 、環(huán)境管理手冊 二階文件：管理或控制程序文件 三階文件：體系涉及的第三層作業(yè)文件，管理 /作業(yè)辦法 /規(guī)范、操作規(guī)范 /保養(yǎng)說明書、 BOM 表、 工程圖面、零件規(guī)格書、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范 、控制計劃、 FMEA 等均屬之。 非受控文件 ：為一般性 文件， 公司管理 制度、分發(fā)至客戶或除供應(yīng)商外其他 部門 之參考性文件 。 文件之回收： 已發(fā)行之文件經(jīng)修訂重新發(fā)行時，需 先收回舊版文件再發(fā)放新版文件 ，并將其 回收記錄 登錄于 [文件分發(fā) /回收記錄表 ]內(nèi)。 文管中心 需 至少 每季度 核實一次內(nèi)部文件，若其有效性審查或更新已超過兩年的，須以 [聯(lián)絡(luò)單 ]通知承辦人或相關(guān) 職能人員，并要求其于三個工作日內(nèi)審查后回復(fù)文件是應(yīng)保留還是作廢。 現(xiàn)場使用之文件需置于作業(yè)場所，并妥善保管，非現(xiàn)場使用之文件由各使用 部門 指定人員妥善保管。 各 部門 須于文件接收時，于 [文件分發(fā) /回收記錄表 ]簽名接收。 2. 范圍： 適用于本公司質(zhì)量 、環(huán)境 管理體系中所涉及的所有文件、質(zhì)量 環(huán)境 記錄及外來文件 。 文件：信息及其承載媒介，可以是紙張、計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。 原稿之舊 版文件，若有因修訂而造成版本變更時，則前一版之文件需加蓋