【導讀】河南民安物業(yè)管理有限公司。第二章行政管理制度。第三章財務管理制度

　　

【正文】 可以傳達的信息直接對原內(nèi)容信息級別降級發(fā)布 。 ② 分類降級。對于公司核心信息原來的信息內(nèi)容不得降級，可以采取按照工作步驟或者工作性質(zhì)制定實施細則。 信息的傳播保密責任實行責任人制度。 絕密信息（一級）指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務狀況等信息，以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內(nèi)部高層信息。包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中，尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內(nèi)部高層信息。絕密信息（一級）傳達部門：總經(jīng) 理、副總經(jīng)理 、 總辦主任 、財務經(jīng)理 。 機密信息（二級）指通過高層審議向部門經(jīng)理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內(nèi)部信息。包括在各部門經(jīng)理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。機密信息（二級）傳達最低部門： 部門經(jīng)理、主管 。 保密信息（三級）指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內(nèi)部信息。包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。保密信息（三級）傳達部門：公司所有管理人員 普通信息（四級）指除了公司保密信息以外的公司內(nèi)部信息。 三、 信息管理規(guī)范 信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布，沒 有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。 信息發(fā)布標題簡明扼要，要求把握關鍵字。對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。 信息管理嚴格按照等級制度操作，各級信息要嚴格對非傳達部門保密。 四、 信息共享平臺規(guī)范 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 各部門計算機標識以部門名稱命名。對于同一部門多臺計算機的則依次編號。 各部門計算機開設一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。 公司集中設立內(nèi)部公共信息中心，并由信息管理員和檔案管理員進行信息發(fā)布與信息備案管理。 五、 信息管理的最終解釋權歸 總辦 ，由 總辦 負責執(zhí)行。 外出 用車管理規(guī)定 部門負責 人外出辦事，如無直達公交車，原則上可乘坐出租車。 其他員工外出辦事，如路途在 3公里（含 3公里）以內(nèi)，可騎自行車或乘公交車，原則上不予乘坐出租車，否則發(fā)生的費用自理。 事情緊急，或路途較遠（超過 3 公里），又沒有直通公交車的，可向部門經(jīng)理申請，經(jīng)同意后方可乘坐出租車。 凡未經(jīng)部門經(jīng)理同意私自乘坐出租車的，所發(fā)生的費用一律不予報銷。 因公辦事所乘坐出租車票和公交車票，需寫明時間、往返地點、事由，按公司規(guī)定報銷。 嚴禁各部門人員以無車為由，辦事不及時、拖拉而影響工作效率。 檔案管理制度 一、檔案管理 總則 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 公司檔案是指公司各個部門在從 公司經(jīng)營管理 等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、 印刷品 等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證 。 檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實加強領導 ，部門負責人為本部門檔案第一負責人 。 各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一 人事檔案 的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門的檔案，以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、 安全有效利用。 二、 管理結構和職責 總辦 是公司檔案管理的業(yè)務主管部門， 根據(jù)工作需要，應組織籌建公司檔案室， 總辦 對其他部門進行業(yè)務指導。其主要職責： ① 制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況； ② 對各部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導和交流，加強檔案管理意識； ③ 組織培訓各部門兼職檔案管理員； ④ 負責公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用； 部門應根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使 用頻度、重要性等特點，設立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理； 各部門應按照規(guī)范設立檔案 管理崗位，并指定兼職檔案管理員； 兼職檔案管理員負責本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務結點，其基本職責： ① 貫徹執(zhí)行公司有關檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項實施細則； ② 負責收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作提供服務； ③ 在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。 三、 公司 檔案 歸檔范圍和要求 公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分：公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各 個項目相關的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。 公司檔案，由 總辦 檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結束或特定時期向總辦移交； 會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據(jù)國家 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 財政部的有關政策歸檔和保管； 歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰； 本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件；公司全體員工都應無條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。 四、 檔案的管理 檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入； 檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當?shù)臏?、濕度，并應有防火、防蟲、防盜等措施。 檔案管理員應經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領導外，應采取補救措施，以減少檔案的損失； 檔案管理部門應建立登記制度，對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記； 各 服務中心 必須指定專人管理本 服務中心 的檔案，并及時與 總辦 檔案管理員對接； 常用 檔案在使用中，檔 案管理員必須保持一份復印件存檔，以便其他相關工作的查閱； 凡領用檔案原件交 相關 部門留存者，必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時間； 部門撤消或變動，以及項目結束時，應將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù)； 檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種； 檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。 五、 檔案的利用 積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查 閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用； 凡借閱檔案的人員，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應及時追查責任。 六、 檔案的銷毀 任何部門和個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案資料。 按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，一般內(nèi)部檔案須經(jīng) 總辦主任 批準。 經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案管理人員應認真填寫銷毀清單，并由專人監(jiān)督銷毀。 七、 附則 本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為 總辦 檔案管理員。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 各部門應參照本規(guī)范制定部門內(nèi) 實施細則，報 總辦 備案； 有關檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。 對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行，并且應采取一切補救措施。 八、 項目圖紙移交規(guī)定 針對 地產(chǎn) 公司開發(fā)的 新 項目，在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放 的圖紙 （包括各專業(yè)相關圖紙），作為公司的絕密文件，由專人負責保管。 工程 竣工驗收 后，地產(chǎn)公司 向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司 專人 接收 并 簽字確認。 服務中心 成立后 ， 項目資料移交 服務中心 ， 由 服務中心 具體按檔案管理制度中相關規(guī)定進行管 理 。 九、檔案管理流程圖： 項目資料 ： 公司證照卡 及榮譽證書、獎杯等實物 ： 相關部門分類整理 列出清單 部門經(jīng)理審查簽字 項目結束后移交公司檔案員 檔案管理員歸類、編目組卷 建立電子檔案 相關部門辦理 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 檔案借閱 ： 檔案 借閱登記表 及時存入公司檔案室 檔案管理員分類登記 建立電子檔案 填借閱申請單 總辦審批 登記借閱 按時歸檔 證件、證書領取 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 序號 借閱 檔案 借閱 時間 借閱 期限 歸還 時間 借閱 部門 借閱人 備注 檔案 銷毀清單 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 序號 銷毀檔案 名稱 頁碼 份數(shù) 經(jīng)辦人 備注 擬制： 審核： 審批： 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 電子郵件管理辦法 一、 規(guī)范目的：高效規(guī)范的傳遞信息，盡快實現(xiàn)辦公自動化 二、 適用范圍：公司所有電子郵件及其傳遞和存檔 三、 內(nèi)容： 郵件發(fā)送者應填寫主題，主題要求簡明扼要，凡 是沒有主題的文件，收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任，由郵件發(fā)送者按公司制度承擔 。 發(fā)送郵件時，發(fā)送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、 發(fā)送日期，如果有說明的簡短文字，也應在電子郵件正文中寫清楚。 篇幅中少于一百字的文字，直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office 軟件編輯輸入，并將 office 文件作為電子郵件的附件傳送。 對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件，被征求意見或被請示者為收 件人，其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應及時答復發(fā)件人， 被抄送 人可不答復。 所有 部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在 每天 上班后、下班前必須查 看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務等，按公司制度追究其相應責任。 凡是沒有正式定稿的文件，報告、表格等一般情況不得打印。 為了減輕公司郵件的負荷，工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關的郵件。 公司 總辦 應指導和協(xié)助職員對電子郵件進行檔案管理，作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息， 并報 總辦 備案。 四、 郵箱管理 總辦負 責 按公司部門及崗位 設置建立 相應的郵箱。 郵箱使用者應保護好郵箱密碼，如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露，請及時做出更改申請。 如果沒有得到授權，不能查看他人郵箱內(nèi)容。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 品質(zhì)部日常檢查制度 為了規(guī)范管理，提高服務質(zhì)量，加大檢查力度，確保質(zhì)量管理體系工作落到實處，使各項工作嚴格按照計劃進行，特制定本制度： 一、 檢查內(nèi)容： 各部門的培訓工作 ： ① 新入職人員的培訓工作； ② 在職人員的培訓工作； ③ 特殊崗位人員的培訓工作；