【導(dǎo)讀】深圳市某物業(yè)管理有限公司。（一）、總則Q/QHPM—GLZD—0101. （二）、公司概況Q/QHPM—GLZD—0102. （四）、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)Q/QHPM—GLZD—0104. （五）、公司組織架構(gòu)圖Q/QHPM—GLZD—0105. （三）、文件處理管理制度Q/QHPM—GLZD—0203. （四）、禮儀管理制度Q/QHPM—GLZD—0204. （十）、客戶投訴管理制度Q/QHPM—GLZD—0210. （十一）、消防工作制度Q/QHPM—GLZD—0211. （十六）、重大事件報(bào)告制度Q/QHPM—GLZD—0216. （十七）、辦公用品設(shè)備使用管理規(guī)定Q/QHPM—GLZD—0217. （一）、行政人事部工作職責(zé)Q/QHPM—GLZD—0401. 體的行為要求，自覺遵守，并以主人翁的姿態(tài)參與公司物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。深圳XX物業(yè)管理有限公司是一家新興的物業(yè)管理服務(wù)商，注冊(cè)成立于2020年5月，是衢州市物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)員單位。公司資質(zhì)齊備、制度完善，目前受托管理衢州清泰房地。目前公司共有員工40余人，其中中級(jí)專業(yè)職稱人員5人，所有管理人員均持有建設(shè)。衢州等星級(jí)酒店和名企大型住宅、國優(yōu)住宅小區(qū)項(xiàng)目多年工作經(jīng)歷?！皹淞⒎?wù)意識(shí)、端正服務(wù)態(tài)度、掌握服務(wù)技能、提

　　

【正文】 使用時(shí)間要求和原物抵換的方式進(jìn)行。 六、常用消耗性辦公用品 (如筆、信箋等 )，由領(lǐng)用人向部門主管提出申請(qǐng)，同意后到深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 保管員處登記領(lǐng)用。 七、舊報(bào)紙、書刊及廢舊物品等應(yīng)統(tǒng)一交給行政人事部集中處理。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0206 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào) ：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 電腦管理制度 第 1 頁 共 1 頁 電腦管理制度 為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)辦公電腦的管理，提高辦公自動(dòng)化水平和管理效率，保障電腦文件資料的安全性和保密性，根據(jù)電腦的操作和應(yīng)用特制訂本管理制度。 一、因電腦為高價(jià)值、敏感度極高之智能設(shè)備，且擔(dān)負(fù)著檔案管理、財(cái)務(wù)管理收費(fèi)管理等重要工作，因此任何不謹(jǐn)慎之操作或其疏漏均可能帶來嚴(yán)重?fù)p失。要做到管好、用好電腦，保證其系統(tǒng)安全高效， 二、使用電腦應(yīng)有電腦操作證，電腦設(shè)備包括硬件和軟件以及打印機(jī)等相關(guān)的外置設(shè)備等。 深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 三、電腦采用專人使用維護(hù)，未經(jīng)允 許任何人不得擅自使用電腦。 四、電腦僅限于日常辦公使用，不得私自用做其他用途。 五、按照使用基本程序操作開關(guān)電腦，不得越級(jí)操作，按照先檢查設(shè)備、開啟電源、開啟主機(jī)、開啟顯示屏，最后打開操作系統(tǒng)和軟件的方法進(jìn)行。 六、電腦上的文件數(shù)據(jù)應(yīng)按照文檔規(guī)范進(jìn)行分類處理，并及時(shí)作好數(shù)據(jù)備份。 七、工作時(shí)間不使用電腦時(shí)，電腦一律轉(zhuǎn)入休眠狀態(tài)，本人離開工作場(chǎng)地應(yīng)關(guān)閉電腦。 八、電腦應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)程序，電腦密碼不得告之非本機(jī)規(guī)定的人員操作，防止無關(guān)人員非法侵入，操作人員嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料的原稿、廢紙必須及時(shí)銷毀。 九 、嚴(yán)禁在工作時(shí)間玩撲克等各類游戲及觀看電影、炒股等。不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，嚴(yán)禁上不健康網(wǎng)站。 十、外帶軟盤、光盤、 U 盤等工作時(shí)，必須先執(zhí)行殺毒程序。不得私自下載與本職工作無關(guān)的內(nèi)容。 十一、不得在行政人事部電腦內(nèi)私自安裝與本職工作無關(guān)的軟件和個(gè)人資料。 十二、定期作好防毒處理、系統(tǒng)檢查和硬件保養(yǎng)，消除病毒隱患，作好系統(tǒng)更新，保證使用效率，每日作好電腦清潔衛(wèi)生工作。 十三、當(dāng)電腦出現(xiàn)無法啟動(dòng)關(guān)閉等故障，影響正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)交由電腦專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修檢查，保證數(shù)據(jù)的完整和系統(tǒng)的安全。 十四、離開下班 時(shí)，應(yīng)檢查電腦及外置設(shè)備是否關(guān)閉，電源是否切斷。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0207 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：印章管理制度 第 1 頁 共 1 頁 印章管理制度 第一節(jié) 管理原則 一、印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。 二、公司總經(jīng)理授權(quán)由行政人事部全面負(fù)責(zé)公司的印章 管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。 第二節(jié) 印章地領(lǐng)取和保管 深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 一、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 二、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 三、公司建立印章管理卡，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在卡上予以記錄。 四、印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。 第三節(jié) 印章地使用 一、公司各級(jí)人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)公司有關(guān)人員審核。 二、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該 印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。 三、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無誤的方可蓋章。 四、在逐級(jí)審核過程中被否決的，該文件予以退回。 五、公司總經(jīng)理對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。 六、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 七、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。 八、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期這個(gè)整理后交行政人事部歸檔。 九、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將 印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章使用單，載明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。 十、公章的使用決定權(quán)歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 第四節(jié) 責(zé)任 一、 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時(shí)向公司行政人事部報(bào)告。 二、 任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 公司管理制度體系文件 文件編 號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 1 頁 共 5 頁 檔案管理制度 第一條 管理原則： 一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。 二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。 三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理，項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。 第二條 歸集整理： 深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整 理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。 二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應(yīng)即追查歸入，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦，與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。 五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 第三條 分類編號(hào) 一、檔案分類 （一）、檔案 范圍 各部門制定的 管理規(guī)定。 工程維修保養(yǎng)合同。 小區(qū)社區(qū)文化。 人事調(diào)動(dòng)。 主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。 重大事故報(bào)告。 重大采購合同。 （二）、各部門檔案范圍 行政人事部行政 （ 1）、通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。 （ 2）、公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。 （ 3）、公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。 （ 4）、公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。 （ 5）、通報(bào)表揚(yáng)。 （ 6）、機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè) 范圍報(bào)告、批復(fù)。 （ 7）、公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。 （ 8）、公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案管理制度 第 2 頁 共 5 頁 （ 9）、公司大事記。 （ 10）、公司固定資產(chǎn)說明書。 行政人事部人事 （ 1）、中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。 （ 2）、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。 （ 3）、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。 （ 4）、員 工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。 （ 5）、員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。 （ 6）、職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。 （ 7）、員工花名冊(cè)。 （ 8）、采購合同。 深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 安護(hù)部 （ 1）、上級(jí)公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。 （ 2）、小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。 財(cái)務(wù)部 （ 1）、上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理，各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。 （ 2）、小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。 （ 3）、上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。 工程部 （ 1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。 （ 2）、工程 重大技改項(xiàng)目、圖紙。 （ 3）、工程重大事故報(bào)告。 （ 4）、工程重大投訴訴處理資料。 （ 5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。 （ 6）、小區(qū)維修資料。 客戶服務(wù) （ 1）、合同（防蟻、綠化、清潔）。 （ 2）、寫字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。 （ 3）、重大投訴、重大事故處理意見。 （ 4）、用戶資料。 （ 5）、裝修指南。 （ 6）、用戶手冊(cè)。 二、檔案編號(hào)： （一）、按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。 （二）、按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。 （三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。 第四條 立卷目錄 一、立 卷： 就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 3 頁 共 5 頁 （一）、根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。 （二）、在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。 （三）、制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部 3CM 位置處，并排列在檔案柜中； （四）、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 二、編制目錄： （一）、檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》； （二）、每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 中，以便查閱。 第五條 檔案保管： 一、 保管期限 （一）、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 （二）、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部 門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注 （三）、永久保存： ； ； ； 股東會(huì)紀(jì)錄； ； ； ；； 。 （四）、 10 年保存： 、決算書類； ； ； 定須保存 10 年的文書。 （五）、 5 年保存： ； 5 年的文書。 （六） 、 1 年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。 （七）、規(guī)章由規(guī)章管理 部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 二、保管要求 （一）、便于查閱。 （二）、保證檔案的安全。 （三）、防止檔案的損壞。 （四）、采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。 三、保管職責(zé)： （一）、財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。 （二）、綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； ISO9000 質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。 （三）、工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴 資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。 （四）、各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。 （五）、各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 4 頁 共 5 頁 （六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。 （七）、檔案管理員定期將《檔案目錄》輸 入電腦，以便查詢。 （八、）檔案原則上保管原件。 第六條 檔案保密： 一、檔案密級(jí) 分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通； （一）、絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； （二）、機(jī)密檔案包括： ISO9000 質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案； （三）、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 深圳市 某 物業(yè)管理有限公司 二、檔案查閱 （一）查閱權(quán)限 總經(jīng)理可查閱公司 所有檔案。 總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 （二）檔