某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施教材-資料下載頁(yè)
2025-02-19 10:26本頁(yè)面
【正文】 檔 范 圍 文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價(jià)值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時(shí)間 :根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn) ,確定文件何時(shí)歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長(zhǎng)遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 立卷工作 案卷 :是指一組具有有機(jī)聯(lián)系的 ,價(jià)值、密級(jí)基本相同的 ,便于存取的企業(yè)文件的最小組合 . 封面 卷內(nèi)目錄 歸檔文件 備考表 組織案卷的要領(lǐng) : 有機(jī)聯(lián)系 ,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量 . 盒內(nèi) ,重新編頁(yè)號(hào) .(裝訂或不裝訂 ) 錄、封面和備考表 . ? 歸檔的文件可以立卷 .保存。立卷工作的主要內(nèi)容是分析歸檔文件之間的 有機(jī)聯(lián)系 ,并按照 便于存取 的原則和其他立卷要求將文件順序裝入裝具內(nèi) . 立卷 頁(yè)號(hào) 卷內(nèi)目錄 備考表 封面 存址號(hào) 內(nèi)容特征 形式特征 檔案的分類(lèi) ? 檔案分類(lèi)是指根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，從而使庫(kù)藏全部檔案成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫(kù)藏系統(tǒng)。 (來(lái)源原則、三個(gè)要求、常用分類(lèi)法、檔號(hào) ) ? 分類(lèi)的程序 : 設(shè)計(jì)分類(lèi)方案 劃分全宗 劃分大類(lèi) 劃分屬類(lèi) 給定編號(hào) 企業(yè)檔案分類(lèi)方案 (示意圖 ) 一類(lèi) 二類(lèi) 三類(lèi) 四類(lèi) 其他類(lèi) A B C D 1 2 3 4 類(lèi)列 類(lèi)系 常用的分類(lèi)方法 : 1. 職能分類(lèi) 2. 時(shí)間分類(lèi) 3. 作者分類(lèi) 4. 專(zhuān)題分類(lèi) 5. 項(xiàng)目分類(lèi) 6. 型號(hào)分類(lèi) 7. 區(qū)域分類(lèi) 8. 外形分類(lèi) 職能分類(lèi)方法適用于一級(jí)類(lèi)目的區(qū)分 。 其他分類(lèi)方法則適用于二級(jí)以下類(lèi)目的劃分 . 企業(yè)文檔的價(jià)值認(rèn)定 ? 企業(yè)所保存的文檔資料 ,由于其作用的范圍和作用的程度不同 ,所以對(duì)其價(jià)值確定也不能相同 .針對(duì)公司的具體情況 ,建議從以下幾個(gè)方面入手開(kāi)展這項(xiàng)工作 : ? ,改為 :是檔案的 ,一律長(zhǎng)期保存 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷(xiāo)毀 .(有長(zhǎng)期參考價(jià)值的圖書(shū)期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn) :有法律依據(jù)性 。 ?；蚴痉缎?。 . ? ,凡是列入歸檔范圍的文件 ,均作為公司檔案處理 . ? . ? ,可以?xún)H保存電子文本 ,不必保存紙本 . 檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的準(zhǔn)備與開(kāi)展 一、驗(yàn)收檢查的內(nèi)容重點(diǎn)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) ? 檔案工作保障體系（ 20分） ? 應(yīng)歸檔文件材料的質(zhì)量與移交歸檔（ 70） ? 檔案接收后的管理 （ 10分） 二、驗(yàn)收檢查活動(dòng)的接待 環(huán)境 檔案部門(mén)應(yīng)在驗(yàn)收組到來(lái)前 ,將工作環(huán)境進(jìn)行必要的布置 ,以滿足接待的需要 :可以座談的場(chǎng)所； 主要參觀點(diǎn)； 主要儀器設(shè)備； 實(shí)物和工具。 崗位 接待崗位應(yīng)有主有次 ,同時(shí)也要做到主次配合 ,及時(shí)補(bǔ)臺(tái)： 檔案主管明確，掌握整體情況； 業(yè)務(wù)分管人員對(duì)所分管的業(yè)務(wù)內(nèi)容熟悉，解答問(wèn)題和演示工作狀況無(wú)誤； 庫(kù)房、機(jī)房、設(shè)備管理人員提前等待檢查 ,演示工作熟練。 路線 檢查線路應(yīng)事先合理設(shè)計(jì) ,一般順序是：集中介紹 庫(kù)房設(shè)施 驗(yàn)卷 專(zhuān)門(mén)技術(shù)檢查 座談 姿態(tài) 工作人員精神飽滿，熱情大方，回答問(wèn)題簡(jiǎn)明扼要，虛心聽(tīng)取專(zhuān)家意見(jiàn)，及時(shí)記錄。 三、驗(yàn)收檢查過(guò)程控制 ? 介紹情況和工作場(chǎng)所瀏覽最好控制在 1020分鐘之內(nèi)，要求介紹語(yǔ)言簡(jiǎn)明 ,場(chǎng)所指示明確。 ? 庫(kù)房?jī)?nèi)的檢查時(shí)間最好控制在 3040分鐘之內(nèi)。要求主要檢查點(diǎn)明確并引導(dǎo)主動(dòng) ,主答與輔答默契。若專(zhuān)家分散查看，應(yīng)控制檢查點(diǎn)不超過(guò)三個(gè)，且每個(gè)點(diǎn)必須有工作人員陪同解答演示。 ? 設(shè)備、系統(tǒng)演示根據(jù)具體內(nèi)容 ,選擇最為簡(jiǎn)單的事例，需要事先準(zhǔn)備好簡(jiǎn)練的演示案例。如果專(zhuān)家隨機(jī)提出演示要求，則根據(jù)具體情況靈活處理 ,把主要情況表示清楚即可，不引申 ,不節(jié)外生枝。 ? 對(duì)于提問(wèn)，回答時(shí)應(yīng)熱情簡(jiǎn)要，需要解釋的問(wèn)題也應(yīng)簡(jiǎn)單回答，言多必失。一般應(yīng)事先對(duì)主要問(wèn)題的回答要點(diǎn)做統(tǒng)一部署。當(dāng)出現(xiàn)對(duì)同一個(gè)問(wèn)題回答不一致的時(shí)候，現(xiàn)場(chǎng)要求職位低的服從職位高的 ,本單位人員盡量避免自己爭(zhēng)論。
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