某建設項目檔案工作標準的理解與實施教材-資料下載頁
2025-02-19 10:26本頁面
【正文】 檔 范 圍 文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時間 :根據(jù)企業(yè)活動的特點 ,確定文件何時歸檔 . 技術保障 歸檔要求 :明確便于長遠和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性 ,確定原件與復制件的數(shù)量關系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責任保障 立卷工作 案卷 :是指一組具有有機聯(lián)系的 ,價值、密級基本相同的 ,便于存取的企業(yè)文件的最小組合 . 封面 卷內(nèi)目錄 歸檔文件 備考表 組織案卷的要領 : 有機聯(lián)系 ,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量 . 盒內(nèi) ,重新編頁號 .(裝訂或不裝訂 ) 錄、封面和備考表 . ? 歸檔的文件可以立卷 .保存。立卷工作的主要內(nèi)容是分析歸檔文件之間的 有機聯(lián)系 ,并按照 便于存取 的原則和其他立卷要求將文件順序裝入裝具內(nèi) . 立卷 頁號 卷內(nèi)目錄 備考表 封面 存址號 內(nèi)容特征 形式特征 檔案的分類 ? 檔案分類是指根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學、適用的方法，對檔案進行分門別類，從而使庫藏全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關系和平行關系的庫藏系統(tǒng)。 (來源原則、三個要求、常用分類法、檔號 ) ? 分類的程序 : 設計分類方案 劃分全宗 劃分大類 劃分屬類 給定編號 企業(yè)檔案分類方案 (示意圖 ) 一類 二類 三類 四類 其他類 A B C D 1 2 3 4 類列 類系 常用的分類方法 : 1. 職能分類 2. 時間分類 3. 作者分類 4. 專題分類 5. 項目分類 6. 型號分類 7. 區(qū)域分類 8. 外形分類 職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分 。 其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分 . 企業(yè)文檔的價值認定 ? 企業(yè)所保存的文檔資料 ,由于其作用的范圍和作用的程度不同 ,所以對其價值確定也不能相同 .針對公司的具體情況 ,建議從以下幾個方面入手開展這項工作 : ? ,改為 :是檔案的 ,一律長期保存 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷毀 .(有長期參考價值的圖書期刊標準等文獻例外 ) ? ,應堅持以下幾個標準 :有法律依據(jù)性 。 。或示范性 。 . ? ,凡是列入歸檔范圍的文件 ,均作為公司檔案處理 . ? . ? ,可以僅保存電子文本 ,不必保存紙本 . 檔案專項驗收工作的準備與開展 一、驗收檢查的內(nèi)容重點及評分標準 ? 檔案工作保障體系（ 20分） ? 應歸檔文件材料的質(zhì)量與移交歸檔（ 70） ? 檔案接收后的管理 （ 10分） 二、驗收檢查活動的接待 環(huán)境 檔案部門應在驗收組到來前 ,將工作環(huán)境進行必要的布置 ,以滿足接待的需要 :可以座談的場所； 主要參觀點； 主要儀器設備； 實物和工具。 崗位 接待崗位應有主有次 ,同時也要做到主次配合 ,及時補臺： 檔案主管明確，掌握整體情況； 業(yè)務分管人員對所分管的業(yè)務內(nèi)容熟悉，解答問題和演示工作狀況無誤； 庫房、機房、設備管理人員提前等待檢查 ,演示工作熟練。 路線 檢查線路應事先合理設計 ,一般順序是：集中介紹 庫房設施 驗卷 專門技術檢查 座談 姿態(tài) 工作人員精神飽滿，熱情大方，回答問題簡明扼要，虛心聽取專家意見，及時記錄。 三、驗收檢查過程控制 ? 介紹情況和工作場所瀏覽最好控制在 1020分鐘之內(nèi)，要求介紹語言簡明 ,場所指示明確。 ? 庫房內(nèi)的檢查時間最好控制在 3040分鐘之內(nèi)。要求主要檢查點明確并引導主動 ,主答與輔答默契。若專家分散查看，應控制檢查點不超過三個，且每個點必須有工作人員陪同解答演示。 ? 設備、系統(tǒng)演示根據(jù)具體內(nèi)容 ,選擇最為簡單的事例，需要事先準備好簡練的演示案例。如果專家隨機提出演示要求，則根據(jù)具體情況靈活處理 ,把主要情況表示清楚即可，不引申 ,不節(jié)外生枝。 ? 對于提問，回答時應熱情簡要，需要解釋的問題也應簡單回答，言多必失。一般應事先對主要問題的回答要點做統(tǒng)一部署。當出現(xiàn)對同一個問題回答不一致的時候，現(xiàn)場要求職位低的服從職位高的 ,本單位人員盡量避免自己爭論。
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