某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施教材(存儲版)
【正文】 來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對賬單（每月應(yīng)收貨款對賬單） 歸檔 公司程序文件 絨布各類花型圖紙 工作任務(wù)通知單、打樣單 試驗(yàn)通知單 絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、 生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)留樣 入倉單 (絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄 ) 生產(chǎn)訂單、糾正及 預(yù)防措施單 產(chǎn)品報價單 訂貨出貨統(tǒng)計報表、統(tǒng)計報表 出貨通知單、貨物運(yùn)輸單 常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉庫數(shù)據(jù)報表 外發(fā)加工成品明細(xì)碼單、送貨單 出貨明細(xì)表 數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計與使用 ? 目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種 :數(shù)據(jù)狀況問卷； 數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖； 數(shù)據(jù)匯總表 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷毀 .(有長期參考價值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅持以下幾個標(biāo)準(zhǔn) :有法律依據(jù)性 。要求主要檢查點(diǎn)明確并引導(dǎo)主動 ,主答與輔答默契。當(dāng)出現(xiàn)對同一個問題回答不一致的時候，現(xiàn)場要求職位低的服從職位高的 ,本單位人員盡量避免自己爭論。 三、驗(yàn)收檢查過程控制 ? 介紹情況和工作場所瀏覽最好控制在 1020分鐘之內(nèi)，要求介紹語言簡明 ,場所指示明確。 (來源原則、三個要求、常用分類法、檔號 ) ? 分類的程序 : 設(shè)計分類方案 劃分全宗 劃分大類 劃分屬類 給定編號 企業(yè)檔案分類方案 (示意圖 ) 一類 二類 三類 四類 其他類 A B C D 1 2 3 4 類列 類系 常用的分類方法 : 1. 職能分類 2. 時間分類 3. 作者分類 4. 專題分類 5. 項(xiàng)目分類 6. 型號分類 7. 區(qū)域分類 8. 外形分類 職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分 。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。 ? 首先，對一個具體的部門及其其中每個崗位進(jìn)行問卷調(diào)查，主要提問五個問題： 在你的工作中，收到什么信息？ 在你的工作中，處理什么信息？ 在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？ 在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？ 在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？ ? 在每個崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。人依附于事 能動服務(wù) 全過程資源自動配置。 專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。 重點(diǎn) 5：注重檔案分類與編號的規(guī)范化 重點(diǎn) 6：注重深度開發(fā) 七、對檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1：在企業(yè)文件生成系統(tǒng)中嵌入文件歸檔的要求和功能。 四、對檔案工作總則的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1：企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。 對《 企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀 DA/T 42 2023 Requirements of business records management 企業(yè)檔案工作規(guī)范 進(jìn)行規(guī)范的內(nèi)容范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 檔案工作總則 檔案工作組織 檔案工作制度 檔案業(yè)務(wù)工作 檔案信息化建設(shè) 檔案工作設(shè)施設(shè)備 一、對規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1： ISO 信息與文獻(xiàn) —— 文件管理 :通則 ISO 信息與文獻(xiàn) —— 文件管理 :指南 重點(diǎn) 2： GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 重點(diǎn) 3： GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范 二、對術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1：企業(yè)檔案工作 business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。變更需要將變更依據(jù)和變更后的具體圖紙進(jìn)行關(guān)聯(lián)。其他建設(shè)項(xiàng)目可參照本標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位應(yīng)在收到檔案驗(yàn)收申請報告的 10個工作日內(nèi)作出答復(fù)。
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