某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施教材-wenkub
2023-03-10 10:26:33 本頁面
【正文】 2023 Requirements of business records management 企業(yè)檔案工作規(guī)范 進(jìn)行規(guī)范的內(nèi)容范圍 規(guī)范性引用文件 術(shù)語和定義 檔案工作總則 檔案工作組織 檔案工作制度 檔案業(yè)務(wù)工作 檔案信息化建設(shè) 檔案工作設(shè)施設(shè)備 一、對規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1： ISO 信息與文獻(xiàn) —— 文件管理 :通則 ISO 信息與文獻(xiàn) —— 文件管理 :指南 重點(diǎn) 2： GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 重點(diǎn) 3： GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范 二、對術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1：企業(yè)檔案工作 business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。 企業(yè)管理職責(zé) 履行法規(guī)、納入計劃、納入崗位職責(zé)、納入考核、工作質(zhì)量、資產(chǎn)處置、表彰與處分 企業(yè)部門職責(zé) 部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、承辦崗位負(fù)責(zé)制、檔案人員負(fù)責(zé)制 檔案部門職責(zé) 規(guī)劃工作、建章立制、具體實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督考核、移交檔案 檔案人員要求 ? 郭沫若《題贈檔案館》 ? 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 四、對檔案工作總則的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1：企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。 五、對檔案工作制度的重點(diǎn)理解 企業(yè)檔案工作制度 工作規(guī)章 管理制度 業(yè)務(wù)規(guī)范 明確職責(zé)、制定規(guī)定、責(zé)任追求、應(yīng)急預(yù)案 各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度。 重點(diǎn) 5：注重檔案分類與編號的規(guī)范化 重點(diǎn) 6：注重深度開發(fā) 七、對檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解 重點(diǎn) 1：在企業(yè)文件生成系統(tǒng)中嵌入文件歸檔的要求和功能。 制度與規(guī)范 文件形成管理 管理體制設(shè)計 價值鑒定 歸檔管理 利用與安全管理 實(shí)體分類信息分類 企業(yè)文檔 管理體系 自動化管理系統(tǒng) 檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn) 一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu) 文件檔案管理委員會 主管部門或企業(yè)檔案中心 檔案部門或崗位 信息管理部門 職能部門及下屬機(jī)構(gòu) 初始級 Initial 事務(wù)型 經(jīng)驗(yàn)型 價值型 特征 C 成熟度 M 一致型 持續(xù)型 可重復(fù)級 Repeatable 優(yōu)化級 Optimizing 已管理級 Managed 已定義級 Defined 價值 V 1 2 3 4 5 一般事務(wù)性工作。 專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。 歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。人依附于事 能動服務(wù) 全過程資源自動配置。 企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價 二、數(shù)據(jù)清理 計劃 調(diào)研 關(guān)聯(lián) 整合 責(zé)任 文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況 ,是相關(guān)管理工作順利開展的基礎(chǔ) .任何一種管理體制或管理手段的運(yùn)行 ,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎(chǔ)之上 .數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研和科學(xué)系統(tǒng)地分析予以實(shí)現(xiàn) . 企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序 開始（針對具體崗位） 文件類型及屬性認(rèn)定 符合 5 匯總上報 符合 4并完成 6 部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍 檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任 正式列入歸檔范圍 不予確認(rèn) 確認(rèn) 是否崗位發(fā)文 是否崗位辦理 是否崗位接收 是否不可或缺 是否完全不需要 是否部門核心數(shù)據(jù) 清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個環(huán)節(jié)而達(dá)成對信息資源的有效控制。 ? 首先，對一個具體的部門及其其中每個崗位進(jìn)行問卷調(diào)查，主要提問五個問題： 在你的工作中，收到什么信息？ 在你的工作中，處理什么信息？ 在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？ 在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？ 在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？ ? 在每個崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。 ? 當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會對接收者產(chǎn)生作用或意義。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。 XX有限公司文件清理工作問卷 時間： 部門： 答卷人： 項(xiàng)目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。 (來源原則、三個要求、常用分類法、檔號 ) ? 分類的程序 : 設(shè)計
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