某建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的理解與實(shí)施教材(完整版)
【正文】 實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督考核、移交檔案 檔案人員要求 ? 郭沫若《題贈(zèng)檔案館》 ? 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 五、對(duì)檔案工作制度的重點(diǎn)理解 企業(yè)檔案工作制度 工作規(guī)章 管理制度 業(yè)務(wù)規(guī)范 明確職責(zé)、制定規(guī)定、責(zé)任追求、應(yīng)急預(yù)案 各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度。 制度與規(guī)范 文件形成管理 管理體制設(shè)計(jì) 價(jià)值鑒定 歸檔管理 利用與安全管理 實(shí)體分類信息分類 企業(yè)文檔 管理體系 自動(dòng)化管理系統(tǒng) 檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn) 一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu) 文件檔案管理委員會(huì) 主管部門或企業(yè)檔案中心 檔案部門或崗位 信息管理部門 職能部門及下屬機(jī)構(gòu) 初始級(jí) Initial 事務(wù)型 經(jīng)驗(yàn)型 價(jià)值型 特征 C 成熟度 M 一致型 持續(xù)型 可重復(fù)級(jí) Repeatable 優(yōu)化級(jí) Optimizing 已管理級(jí) Managed 已定義級(jí) Defined 價(jià)值 V 1 2 3 4 5 一般事務(wù)性工作。 歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。 企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評(píng)價(jià) 二、數(shù)據(jù)清理 計(jì)劃 調(diào)研 關(guān)聯(lián) 整合 責(zé)任 文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況 ,是相關(guān)管理工作順利開展的基礎(chǔ) .任何一種管理體制或管理手段的運(yùn)行 ,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎(chǔ)之上 .數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研和科學(xué)系統(tǒng)地分析予以實(shí)現(xiàn) . 企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序 開始（針對(duì)具體崗位） 文件類型及屬性認(rèn)定 符合 5 匯總上報(bào) 符合 4并完成 6 部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍 檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任 正式列入歸檔范圍 不予確認(rèn) 確認(rèn) 是否崗位發(fā)文 是否崗位辦理 是否崗位接收 是否不可或缺 是否完全不需要 是否部門核心數(shù)據(jù) 清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對(duì)信息資源的有效控制。 ? 當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會(huì)對(duì)接收者產(chǎn)生作用或意義。 XX有限公司文件清理工作問卷 時(shí)間： 部門： 答卷人： 項(xiàng)目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的?；蚴痉缎?。 ? 設(shè)備、系統(tǒng)演示根據(jù)具體內(nèi)容 ,選擇最為簡(jiǎn)單的事例，需要事先準(zhǔn)備好簡(jiǎn)練的演示案例。 ? 對(duì)于提問，回答時(shí)應(yīng)熱情簡(jiǎn)要，需要解釋的問題也應(yīng)簡(jiǎn)單回答，言多必失。 崗位 接待崗位應(yīng)有主有次 ,同時(shí)也要做到主次配合 ,及時(shí)補(bǔ)臺(tái)： 檔案主管明確，掌握整體情況； 業(yè)務(wù)分管人員對(duì)所分管的業(yè)務(wù)內(nèi)容熟悉，解答問題和演示工作狀況無誤； 庫房、機(jī)房、設(shè)備管理人員提前等待檢查 ,演示工作熟練。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來源部門或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是： 您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？ 公司外部 各部門 總 經(jīng) 辦 部門報(bào)告、各部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 書刊資料、獎(jiǎng)狀 /證書、 總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件 涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關(guān)通知類文件 工作計(jì)劃、通知、授權(quán)書、會(huì)議通知、 反饋各部門文件 總經(jīng)辦辦理的文件： 通知、會(huì)議記錄、人事任命、工作計(jì)劃、外部管理文件、會(huì)議通知、企業(yè)建設(shè)文件、 授權(quán)書、例會(huì)的會(huì)議記錄、部門文件 數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖 三、業(yè)務(wù)要點(diǎn) 文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé) ,也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 .檔案部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度 : 收發(fā)文登記制度 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 序號(hào) 文件名稱 來源 時(shí)間 簽收人 辦
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