某建設項目檔案工作標準的理解與實施教材(編輯修改稿)
2025-03-09 10:26 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 、一般事務性工作。 兼職管理狀態(tài)。 文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。 無制度，無工作流程 專門性工作。 專人專崗，經(jīng)驗式管理。 有基本歸檔要求。 文檔留存界限不清晰 專業(yè)性工作。 專家式管理，已建立管理標準。 歸檔范圍及歸檔要求精細化、流程化。 基本利用 職能性資源管理工作。 全員式、全過程管理。 管理要求納入企業(yè)標準。人依附于事 能動服務 全過程資源自動配置。 管理體系可自動創(chuàng)新。 全方位服務，深度開發(fā)。 歷史留存與資源管理職業(yè)化。 企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價 二、數(shù)據(jù)清理 計劃 調(diào)研 關聯(lián) 整合 責任 文檔數(shù)據(jù)的實際狀況 ,是相關管理工作順利開展的基礎 .任何一種管理體制或管理手段的運行 ,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎之上 .數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細認真地調(diào)研和科學系統(tǒng)地分析予以實現(xiàn) . 企業(yè)基礎數(shù)據(jù)清理的工作程序 開始（針對具體崗位） 文件類型及屬性認定 符合 5 匯總上報 符合 4并完成 6 部門確認分類匯總，列入歸檔預備范圍 檔案部門整體協(xié)調(diào)確認，明確歸檔責任 正式列入歸檔范圍 不予確認 確認 是否崗位發(fā)文 是否崗位辦理 是否崗位接收 是否不可或缺 是否完全不需要 是否部門核心數(shù)據(jù) 清理基礎數(shù)據(jù)是一項細致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個環(huán)節(jié)而達成對信息資源的有效控制。 清理基礎數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項工作、各個部門、各個崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運行線路清晰，相關責任明確。 清理基礎數(shù)據(jù)必須要對企業(yè)的機構(gòu)設置、崗位設置、主要工作流程進行了解，并在此基礎上對數(shù)據(jù)狀況進行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動線路，為信息資源配置提供依據(jù)。 企業(yè)基礎數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例） 數(shù)據(jù)清理的方法 ? 基礎數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計的方法進行。 ? 首先，對一個具體的部門及其其中每個崗位進行問卷調(diào)查，主要提問五個問題： 在你的工作中，收到什么信息？ 在你的工作中，處理什么信息？ 在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？ 在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？ 在你的工作中，你認為最不需要的信息是什么？ ? 在每個崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負責的信息。 ? 對于無意義信息應向有關領導匯報，并建議其進一步查清這種信息是否可以清除。 數(shù)據(jù)互動規(guī)律 ? 數(shù)據(jù)互動反映了某種工作的開展狀況。在清理基礎數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動的規(guī)律性，對于分析數(shù)據(jù)價值，理順數(shù)據(jù)運行關系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。 ? 當一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會對接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位 ,會由于其既定的職責對該數(shù)據(jù)信息進行處理 ,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項工作，其實就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運動過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運動特征，以及由這種運動所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。 ? 一般來說 ,分析一個企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動規(guī)律是一個復雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進行直觀示意。 工作聯(lián)絡單 產(chǎn)品檢測報告 絨布檢驗報告 絨布不良明細表 成品入倉單 商務部 文控中心 財務 研發(fā)部 人力資源 實驗室 倉務部 品檢部 業(yè)務員業(yè)績考核 客戶 產(chǎn)品報價（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、 Email、投訴報告、客戶出貨明細表）打樣單、提貨通知單、 行政總務 商務部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會議及廠部例會紀錄文件 外廠 外發(fā)加工單 生產(chǎn)部 試驗產(chǎn) 品通知單、打樣單 客戶訂購合同及查詢價、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價單、調(diào)查表、 保衛(wèi)處 總經(jīng)理 Q: 行政總務部門和文控中心部門通商務部之間的業(yè)務、行政管理往來的具體情況是怎么樣的？（待對這兩個部門進行了調(diào)研之后確定）
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